تعدُّ الفوترة أمرًا ضروريًّا لأي عملية بيع سلع أو خِدمات، إذ تتضمن إنشاء الفواتير وتتبع المدفوعات وإدارة معلومات العملاء. وفي حين يمكن تنفيذ هذه المهام يدويًّا، يمكن أن يؤدي استخدام برنامج فواتير إلى تسهيل هذه العملية وتبسيطها.
برامج الفوترة هي برامج مصممة تحديدًا لمساعدة الشركات والأفراد على إدارة عمليات الفوترة وأتمتتها. تأتي هذه البرامج في أشكال عديدة، مثل برنامج الفواتير المتخصص بمهام معينة مثل برنامج فواتير الكهرباء، أو مثل تلك التي يمكن إدماجها مع برامج محاسبية أخرى.
اقرأ أيضًا: نموذج الفاتورة الإلكترونية الصحيح
الغرض من برامج الفواتير
الغرض الأساسي من برامج الفوترة هو تبسيط عملية إنشاء وإرسال الفواتير، إضافة إلى تتبع المدفوعات وإدارة معلومات العملاء. باستخدام برنامج الفوترة، تستطيع الشركات والأفراد توفير الوقت وتقليل الأخطاء في عمليات الفوترة.
كما تساعد برامج الفوترة الشركات على زيادة الكفاءة والإنتاجية، وتحسين رضا العملاء.
وبتمكّنك من أتمتة المهام المتكررة، تستطيع شركتك توفير وقت وموارد ثمينة تستطيع استثمارها في مجالات أخرى في مشروعك.
اقرأ أيضًا: طريقة عمل فاتورة إلكترونية سليمة في السعودية
أنواع برامج الفواتير
عندما يتعلق الأمر ببرامج الفوترة، يكون هنالك عدة أنواع متاحة، لكل منها عدد من الميزات والفوائد الخاصة بها.
من أكثر برامج الفوترة شيوعًا برامج الفوترة السحابية وبرامج الفوترة التي تعتمد على سيرفرات داخلية، وبرامج الفوترة مفتوحة المصدر. فلنتحدث عنها بمزيد من التفصيل:
- برامج الفوترة السحابية: يجري استضافة برامج الفوترة المستندة إلى السحابة على خوادم بعيدة، ويُوصَل إليها عبر الإنترنت. يُعرف هذا النوع من برامج الفوترة أيضًا باسم “البرامج كخدمة – Software-as-a-service”.
من مزايا برامج الفوترة السحابية سهولة الوصول إليها من أي مكان، مع وجود اتصال بالإنترنت وتوفير تحديثات تلقائية ومتطلبات أقل للحواسيب.
إضافة إلى أن الشركات لن تقلق بشأن النسخ الاحتياطي للبيانات، إذ يتولى مزود الخدمة عادةً هذه المهام. ومع ذلك، فإنَّ أحد مساوئ برامج الفوترة السحابية أنَّ عملها يعتمد على سرعة استجابة مزود الخدمة وتحديثاته الأمنية.
- برامج الفوترة التي تعتمد على سيرفرات داخلية: يجري تثبيت برامج الفوترة هذه داخل الشركة، وتُشغَّل بالاعتماد على الخوادم الخاصة للشركة.
تشمل مزايا برامج الفوترة هذه التحكم الكامل في البرامج والبيانات، إضافة إلى إتاحة تخصيص البرنامج لكي يكون برنامج فواتير يعمل حسب احتياجات العمل المحددة.
كما أن من مميزاته أن الشركات ستتمتع بمزيد من التحكم في أمان البيانات ووقت التشغيل، لكن وفي المقابل، عادة ما تستهلك برامج الفوترة هذه المزيد من موارد الحواسيب، ويمكن أن تكون أكثر تكلفة على الأمد الطويل.
- برامج الفوترة مفتوحة المصدر: وهي برامج مجانية تكون ذات مصدر ترخيص مفتوح (بخلاف برامج الفوترة التي تعتمد على سيرفرات داخلية).
تشمل مزايا برامج الفوترة هذه انخفاض تكاليفها، وقدرتها على تخصيص البرامج لتناسب احتياجات العمل، إضافة إلى تمكين الشركات من السيطرة الكاملة على البرامج والبيانات.
ومع ذلك، تستهلك برامج الفوترة مفتوحة المصدر عادةً موارد أكثر، وتكون الشركات نفسها مسؤولة عن النسخ الاحتياطي للبيانات وحمايتها.
اقرأ أيضًا: ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية المتوافق مع القوانين في السعودية؟
عند اختيار برنامج الفوترة، يجب على الشركات وضع ميزانيتها وقدراتها التكنولوجية واحتياجاتها في الحسبان.
تعد برامج الفوترة السحابية خِيارًا رائعًا للشركات التي تريد حلّاً منخفض التكلفة وسهل الاستخدام، والبرامج التي تعتمد على سيرفرات داخلية هي أكثر ملاءمة للشركات الكبيرة التي تمتلك الكثير من الموارد التكنولوجية.
أما برامج الفوترة مفتوحة المصدر فهي خِيار جيد للشركات التي ترغب في التحكم الكامل في برنامج الفوترة الخاص بها، وفي تخفيف العبء عن مواردها التكنولوجية.
الميزات التي قد يتضمنها أفضل برنامج فواتير
تتضمن برامج الفوترة عددًا من الميزات تتباين حسب البرنامج نفسه واحتياجات العمل. وأكثر تلك الميزات شيوعًا ما يلي:
- إنشاء فواتير المبيعات: في الغالب نجد أنَّ أفضل برنامج فواتير مبيعات يتيح للشركات إنشاء وإرسال فواتير ذات مظهر احترافي بسهولة إلى عملائها.
قد تتضمن هذه الفواتير قوالب قابلة للتخصيص، مع إمكانية تضمين أنواع مختلفة من المعلومات، مثل أوصاف المنتج أو الخدمة والأسعار والضرائب.
- برامج الفوترة المجانية: تقدم بعض برامج الفوترة إصدارًا مجانيًّا من برامجها بصورة برنامج فواتير مجاني للكمبيوتر قد يتضمن ميزاتٍ ووظائفَ محدودة. تعد هذه البرامج خِيارًا رائعًا للشركات الناشئة، أو التي لديها ميزانية محدودة.
- التكامل مع مايكروسوفت إكسل: تسمح هذه الميزة للشركات بإنشاء وإدارة الفواتير باستخدام Microsoft Excel.
وبرنامج فواتير Excel قد يكون خيارًا مفيدًا للشركات والأفراد الذين لديهم دراية بهذا البرنامج، ويرغبون في استخدام البرنامج الذي يتقنون العمل عليه.
- الفوترة الإلكترونية: يتيح أي برنامج فواتير إلكترونية للشركات إرسال فواتيرها إلكترونيًّا بالبريد الإلكتروني مثلاً. وذلك يوفر الوقت ويقلل من إهدار الورق، كما يسهِّل على العملاء إجراء المدفوعات.
أفضل الممارسات لاستخدام برامج الفوترة
لاستخدام برامج الفوترة استخدامًا جيدًا، وتحسين كفاءة العمل وتقليل الأخطاء، على الشركات والأفراد اتباع عدة إرشادات، أذكُر لك منها ما يلي:
- تخصيص البرنامج لاحتياجات العمل: تقدم معظم برامج الفوترة قوالبَ وإعداداتٍ قابلة للتخصيص.
لذا يجب أن تستهلك الشركات ما يكفيها من وقت لتخصيص البرنامج ليناسب لاحتياجاتها الخاصة، مثل إعداد معدلات الضرائب، وإضافة شعارها وعلامتها التجارية، وإنشاء قوالب فواتير مخصصة.
- تدقيق البيانات وتحديثها: البيانات الدقيقة ضرورية لعملية الفوترة؛ لذا يجب أن تحرص الشركات على تحدّيث معلومات العملاء والمنتجات باستمرار، وأن تتأكد من أنَّ أي تغييرات ستنعكس على الفور في برنامج الفوترة.
- استخدام البرنامج بانتظام: يجب أن تتأكد الشركات من أنَّها تستخدم برنامج الفوترة بانتظام، مثل إنشاء وإرسال الفواتير وتتبع المدفوعات وإدارة معلومات العملاء.
هذا من شأنه أن يساعد على تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة.
- تتبع المدفوعات ومتابعة الفواتير المتأخرة: يجب على الشركات أن تتبّع مدفوعاتها بانتظام، وأن تتابع فواتيرها لضمان سداد المدفوعات في الوقت المحدد، وعدم تأثر التدفق النقدي للشركة.
- استخدام التقارير والتحليلات: تتضمن معظم برامج الفوترة ميزات إعداد التقارير والتحليلات التي تتيح للشركات تتبع مبيعاتها وإيراداتها وبياناتها المالية الأخرى.
يجب على الشركات الاستفادة من هذه الميزات لمراقبة أدائها المالي واتخاذ قرارات مستنيرة تعتمد على البيانات.
- نسخ البيانات احتياطيًّا بانتظام: يجب على الشركات أن تجري عملية نسخ احتياطي لبياناتها المخزنة في برنامج الفوترة بصورة منتظمة.
يساعد ذلك على ضمان عدم فقد البيانات في حالة وقوع خلل غير متوقع، مثل فشل النظام أو حدوث خرق أمني.
اقرأ أيضاً: مقارنة بين أفضل البرامج المحاسبية في السعودية وكيف تحدد أنسبها لك
أسئلة شائعة
-
ما هي المعلومات التي تتضمنها فاتورة المبيعات؟
عادة ما تتضمن فاتورة المبيعات معلومات عن المنتج والكميات المباعة والحسومات (الخصومات) التي حصل المشتري عليها، والمبلغ الإجمالي للفاتورة بعد إضافة الضرائب المستحقة.
كما يجب أن تشمل الفاتورة ملخصًا مختصرًا لشروط البيع، مثل مدة التأخر المقبولة (Acceptable Lag Time) بين فترتي البيع والسداد.
-
ما هو الفرق بين فاتورة البيع وفاتورة الشراء؟
فاتورة البيع هي إقرار من البائع بالمواد المشتراة وكمياتها وما كان من حسم (خصم) عليها وأي أشياء أخرى ذات صلة. أما فاتورة الشراء فتقدَّم في نهاية عملية البيع بهدف إثبات السلع التي اشتُريت.
-
كيف يمكنني استخدام برنامج إكسل Excel ليكون برنامج فواتير؟
- افتح برنامج الإكسل وأنشئ مصنفًا جديدًا.
- أنشئ ورقة جديدة بالنقر على زر “ورقة جديدة” أسفل الشاشة.
- أنشئ جدولاً لسرد العناصر الموجودة في الفاتورة. يجب أن يتضمن الجدول أعمدة لوصف العنصر، والكمية، والسعر، والتكلفة الإجمالية.
- استخدم المعادلات لحساب التكلفة الإجمالية لكل عنصر (الكمية مضروبة في السعر)، والحساب الإجمالي للفاتورة.
- أضف ترويسة إلى الفاتورة تتضمن نوع تجارتك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
- إذا كنت تود أن تكون فاتورتك أنيقة شاملة لكل احتياجاتك، فاستخدم قالب فاتورة مصممًا مسبقًا. يحتوي الإكسل على كثير من قوالب الفواتير المجانية، كما باستطاعتك تنزيلها من الإنترنت.
- بمجرد اكتمال فاتورتك، تستطيع طباعتها أو حفظها بصيغة PDF للفوترة الإلكترونية.
في الختام
تعد برامج الفوترة أداة قيّمة للشركات من جميع الأحجام والأنواع، وسواء اخترت برنامج فواتير متخصصًا، أم أردت استخدام برنامج الإكسل، فتأكد من مراعاة الاحتياجات والميزانية المحددة لشركتك أو لنفسك عند اختيار أداة الفوترة.
لكن باستخدام البرنامج المناسب، ستتمكن من إنشاء فواتير ذات مظهر احترافي وتتبع المدفوعات وإدارة معلومات العملاء بسهولة، كما ستتمكن من توفير الوقت وتقليل الأخطاء، مما يسمح لك بالتركيز في تنمية أعمالك.
ولهذا، خصصتْ لكَ فوم برنامج فواتير سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات لك خاصة، وبحسْم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.