يشير مصطلح “السجل التجاري” إلى قاعدة بيانات تسجل معلومات حول الشركات المسجلة. يجري الاحتفاظ بقاعدة البيانات هذه من الهيئات الحكومية مثل وزارة التجارة والصناعة، وهي مصدر أساسي للمعلومات مع تحديثها باستمرار.
في هذا المقال، سوف نتعرف إلى أهمية السجل التجاري وكيف يؤدي دورًا حاسمًا في تعزيز الشفافية والمساءلة والحوكمة الرشيدة للشركات. كما سنعرف شروط السجل التجاري، وكيفية تنظيمه، وأنواع المعلومات التي يحتوي عليها.
وعمومًا، يُعد السجل التجاري أداة حيوية لتعزيز الشفافية والمساءلة في عالم الأعمال، وفهم أهميته أمر بالغ الأهمية لأي شخص مهتم بعالم الشركات.
اقرأ أيضًا: الميزانية العمومية: ما هي؟ وكيف تُعِدها؟ وكيف تقرأها؟
ما هو السجل التجاري وما هي أهميته؟
السجل التجاري هو قاعدة بيانات عامة تحتوي على معلومات عن الشركات المسجلة لدى السلطات الحكومية ذات الصلة. تتضمن هذه المعلومات اسم الشركة ورقْم التسجيل والهيكل القانوني والملكية والمديرين والمسؤولين والمعلومات المالية.
تكمن أهمية السجل التجاري في دوره في تعزيز الشفافية والمساءلة والحوكمة الرشيدة للشركات. وبإتاحة هذه المعلومات للجمهور، يساعد السجل في ضمان عمل الشركات بطريقة مسؤولة وأخلاقية.
يستطيع المستثمرون والدائنون الاستعانة بالسجل التجاري لشركة معينة للتحقق من الوضع القانوني لها، والأداء المالي وهيكل الملكية، مما يساعد على بناء الثقة فيها.
وللسجل التجاري أيضًا دور هام في الرقابة التنظيمية. إذ تتمكّن الجهات الحكومية من استخدام المعلومات المذكورة في السجل لمراقبة الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة، والتحقيق في أي مخالفات مشتبه بها من الشركات.
وتساعد شروط السجل التجاري في ردع الاحتيال والأنشطة غير القانونية الأخرى، وحماية مصالح أصحاب المصلحة.
عمومًا، للسجل التجاري أهمية كبيرة للشركات، ذلك أنَّه يساعد على ضمان أن تعمل الشركات بطريقة مسؤولة وأخلاقية، وأن يكون لدى المستثمرين والدائنين وأصحاب المصلحة الآخرين إمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات مستنيرة.
اقرأ أيضًا: حاسبة الضريبة: أفضل أدوات حساب الضرائب المجانية
محتويات السجل التجاري
قد تختلف محتويات السجل التجاري باختلاف البلد. ومع ذلك، عادةً ما يجري تضمين المعلومات التالية فيه:
- معلومات الشركة: مثل اسم الشركة ورقْم التسجيل والهيكل القانوني وتفاصيل تعريف إضافية.
- معلومات الملكية: كتفاصيل عن مساهمي الشركة أو أعضائها، ومنها أسماؤهم وعناوينهم ونِسب ملكيتهم.
- المديرون والمسؤولون: بذكر معلومات عن مديري الشركة ومسؤوليها، مثل أسمائهم وعناوينهم ومناصبهم الوظيفية.
- المعلومات المالية: كتفاصيل حول الأداء المالي للشركة، مثل الإيرادات السنوية وصافي الدخل والأصول.
- المكتب والعنوان المسجلان: أي المكتب المسجل وعنوان الشركة، واللذَين يكونان عادةً الموقع الذي تُقدَّم فيه المستندات القانونية.
- سجل الإيداع: وفيه تاريخ مِلفات الشركة لدى الهيئة الحكومية ذات الصلة، مثل التقارير السنوية، أو التغييرات التي تطرأ على مديري الشركة أو مسؤوليها، أو التغييرات في هيكلها القانوني.
- معلومات أخرى ذات صلة: كتفاصيل عن الأنشطة التجارية للشركة، وتصنيف الصناعة، وغيرها من المعلومات ذات الصلة التي قد تطلبها الهيئة الحكومية المسؤولة عن صيانة السجل.
يتبع هيكل السجل التجاري نموذجًا موحدًا، إذ يكون لكل شركة مُدخّل فريد خاص بها في قاعدة البيانات.
في بعض الحالات، قد تكون المعلومات الموجودة في السجل متاحة للجمهور عبر الإنترنت، لكن في حالات أخرى، قد تكون متاحة فقط في المكتب الفعلي أو بتقديم طلب إلى الجهة الحكومية ذات الصلة.
عمومًا، صُمم هيكل ومحتويات السجل التجاري لتوفير معلومات دقيقة ومحدثة عن الشركات المسجلة، وهو أمر ضروري لتعزيز الشفافية والمساءلة والحوكمة الجيدة للشركات.
اقرأ أيضًا: قائمة التدفقات النقدية: ما هي؟ وما مكوناتها؟ وكيف تعدها؟
كيفية الوصول إلى السجل التجاري لأي شركة؟
تختلف عملية الوصول إلى السجل التجاري من بلد لآخر. لكن فيما يلي بعض الطرائق الشائعة للوصول إلى السجل التجاري:
- قواعد البيانات على الإنترنت: توفر العديد من الوكالات الحكومية الآن قواعد بيانات متاحة على الإنترنت تتيح للمستخدمين البحث عن المعلومات والوصول إليها بشأن الشركات المسجلة.
غالبًا ما تكون قواعد البيانات هذه مجانية الاستخدام، وتوفر طريقة ملائمة للوصول إلى السجل من أي مكان متصل بالإنترنت.
- مكاتب السجلات العامة: في بعض الحالات، يمكن الوصول إلى السجل التجاري من مكتب السجلات العامة أو أي هيئة حكومية أخرى.
قد يتعيَّن على المرء زيارة المكتب شخصيًّا للوصول إلى السجل، وقد يضطر إلى دفع رسوم في مقابل نسخ المستندات أو المعلومات الأخرى.
- خِدمات طرف ثالث: توجد أيضًا خِدمات الجهات الخارجية التي توفر الوصول إلى السجلات التجارية للشركات في مقابل رسوم معينة.
قد تقدم هذه الخِدمات ميزات إضافية مثل إمكانات البحث المتقدم أو الوصول إلى السجلات التجارية في ولايات قضائية متعددة.
للوصول إلى السجل التجاري لأي شركة، قد يتعيَّن على المستخدمين تقديم معلومات تعريف مثل اسم الشركة أو رقْم التسجيل. كما قد تطلب بعض الولايات القضائية من المستخدمين التسجيل للحصول على حساب أو تقديم دليل على هُويتهم قبل الوصول إلى أي سجل تجاري.
اقرأ أيضًا: ما هو الفرق بين دائن ومدين؟
ما هي شروط السجل التجاري؟
وضعت وزارة التجارة في المملكة العربية السعودية عددًا من الشروط والضوابط لمن يرغب في استخراج سجل تجاري، ومنها:
- أن يتوفر محل مخصص من أجل مزاولة مهنة النشاط التجاري. وفي حالة عدم امتلاكه لمحل فعليه أن يُرفِق صورة لعقد الإيجار.
- تحديد عنوان محل الإقامة الفعلية للنشاط التجاري.
- إدخال الاسم الكامل للشخص المتقدم وتاريخ ميلاده كما هو موجود في بياناته الشخصية.
- تحديد نوع النشاط التجاري.
- توفير المبلغ المالي المطلوب من أجل تنفيذ النشاط التجاري.
- تعبئة خانة المركز الرئيسي الموجود على ورق قيد السجل التجاري.
- عند الرغبة في تعديل البيانات التي أُدخلت، يجب مراجعة السجل التجاري خلال ثلاثين يومًا من تاريخ طلب الحصول على السجل التجاري.
- يجب ألا يكون المتقدم للحصول على السجل التجاري موظفًا لدى الدولة أو يعمل في مؤسسة حكومية.
- تقديم شهادة توضح الاشتراك بالغرفة التجارية والصناعية خلال ثلاثين يومًا من قيد السجل التجاري.
اقرأ أيضًا: ما هي استخدامات برنامج الجداول الحسابية؟
أسئلة شائعة
-
ما هي شروط السجل التجاري للأجانب؟
- أن يلتزم المستثمرون بالمشاريع الاستثمارية التي حددتها الحكومة للمستثمرين غير السعوديين.
- أن يكون المستثمر عاقلًا وذا خبرة في مجال الاستثمار.
- أن يكون المستثمر مؤهلاً لممارسة الاستثمار في المملكة.
- أن يتوافق مجال الاستثمار مع المجالات والاتفاقات المتاحة التي عقدتها المملكة مع الدول الأخرى.
- أن تتوافق مواصفات ومزايا المنتجات والمواد الخام الخاصة في المشروع مع أنظمة المملكة.
- أن يكون المستثمر حسن السير والسلوك.
- عدم صدور أحكام نهائية ضد المستثمر في بلده.
- عدم وجود مخالفات تجارية أو مالية ضمن بلد المنشأ أو خارجها.
- يستطيع أي من المستثمرين المقيمين الحصول على عدة تراخيص من أجل مزاولة ذات النشاط.
اقرأ أيضًا: رأس المال العامل: مفهومه، فائدته وكيفية حسابه
-
ما هي عيوب أو معوقات السجل التجاري؟
والسجلات التجارية وإن كانت أداة قيمة لتعزيز الشفافية والمساءلة في عالم الأعمال، فإنَّ لها بعض القيود التي يجب الانتباه إليها. فيما يلي بعض الأمثلة لها:
- محدودية النطاق: لا تقدم السجلات التجارية سوى معلومات عن الشركات المسجلة، مما يعني أنَّه قد لا يجري تضمين المشاريع التجارية أو الشركات غير المسجلة التي تعمل في ولايات قضائية أخرى.
هذا قد يُصعِّب الحصول على نظرة شاملة لأنشطة الشركة أو أدائها المالي.
- قِدم وعدم كفاية المعلومات: مع أنَّ الشركات مطالَبة بتقديم معلومات معينة للجهة الحكومية المسؤولة عن صيانة السجل، فقد لا تكون هذه المعلومات دائمًا كاملة أو محدثة.
على سبيل المثال، ربما لم تحدّث الشركة معلوماتها لتبين التغييرات في الملكية أو الإدارة، مما قد يجعل من الصعب الحصول على صورة دقيقة للوضع الحالي للشركة.
- محدودية إمكانية الوصول: في حين توفر العديد من الولايات القضائية قواعد بيانات عبر الإنترنت للوصول إلى السجلات التجارية، فقد تكون هناك قيود على من يمكنه الوصول إلى المعلومات.
على سبيل المثال، قد تسمح بعض السلطات القضائية للمستخدمين المسجلين فقط أو الأطراف المصرح لهم بالوصول إلى السجل، وهو ما قد يحد من فائدة المعلومات لبعض المستخدمين.
- عدم وجود سياق محدد: عادةً ما توفر السجلات التجارية معلومات واقعية عن الشركات المسجلة، ولكنَّها قد لا توفر سياقًا أو نظرة ثاقبة لعمليات الشركة أو أدائها.
هذا قد يُصعِّب فهم الوضع المالي للشركة، أو فهم العوامل الأخرى التي قد تكون هامة لاتخاذ قرارات مستنيرة.
- محدودية الإلزام: في حين تساعد السجلات التجارية في تعزيز الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة، فقد تكون هناك آليات إنفاذ محدودة لضمان إبلاغ الشركات عن معلوماتها بدقة.
قد يؤدي هذا إلى عدم الدقة أو التناقض في المعلومات المقدمة، مما قد يجعل من الصعب الاعتماد على السجل لاتخاذ قرارات هامة.
اقرأ أيضًا: أفضل نموذج دراسة جدوى جاهز للتحميل مجانًا
في الختام
بتوفير معلومات دقيقة ومحدّثة عن الشركات المسجلة، يساعد السجل التجاري في ضمان أن تلتزم الشركات بالقوانين واللوائح ذات الصلة ، وأن يتمكن المستثمرون وأصحاب المصلحة وغيرهم من الأطراف المهتمة من الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.
كما أنَّه من الهام معرفة شروط السجل التجاري، وعيوبه التي تتمثل في المعلومات غير المكتملة أو القديمة، ومحدودية الوصول إليه، وغير ذلك.
في حال رغبت في معرفة معلومات أخرى عن السجل التجاري، مثل شروط السجل التجاري للموظف، فتواصل مع فوم.
لقد خصصت لكَ فوم برنامجًا سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات، وبحسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.
