نفذت المملكة العربية السعودية نظام الفواتير الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية)، الذي يتطلب من جميع الشركات العاملة في الدولة إصدار ومشاركة فواتيرها إلكترونيًّا. يهدف هذا النظام إلى تحسين الكفاءة العامة لنظام ضريبة القيمة المضافة في الدولة من خلال تقليل الأعمال الورقية وتوفير الشفافية للحكومة. يُطلق نظام الفوترة الإلكترونية الجديد على مرحلتين، المرحلة الأولى موجودة بالفعل والمرحلة الثانية على وشك التنفيذ اعتبارًا من 1 يناير 2023. ستقدم هذه المقالة نظرة عامة على أساسيات طريقة عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية.
فهم أساسيات الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
لائحة الفواتير الإلكترونية السعودية هي النظام الرسمي لإصدار وإرسال واستلام الفواتير الإلكترونية. إنها إلزامية لجميع دافعي الضرائب داخل البلد وتنطبق على أي نوع من الأعمال أو الخِدمات، مثل البيع بالتجزئة والبيع بالجملة والضيافة والخِدمات المهنية الأخرى. يجب أن تتوافق جميع الفواتير الإلكترونية مع المعايير التي وضعتها الحكومة السعودية.
يعتمد نظام الفوترة الإلكترونية على نظام متدرج في الوقت الفعلي لجمع البيانات ونقلها وللتخزين الرقْمي. أنظمة دافعي الضرائب مرتبطة بخادم الهيئة العامة للضرائب. هذا يسمح بنقل البيانات بين دافعي الضرائب ومصلحة الضرائب.
تُخزّن الفواتير الإلكترونية على خادم داخلي أو في السحابة، اعتمادًا على تفضيل دافع الضرائب. يجب أن تكون جميع الفواتير الإلكترونية متوافقة مع المعايير التي وضعتها الحكومة، ويجب أن تتضمن معلومات أساسية، مثل اسم المورد وعنوانه ورقْم التعريف وتاريخ الإصدار ووصف السلع والخِدمات المقدمة والمبلغ الإجمالي الذي يتعين دفعه / تحصيله، والضرائب المطبقة.
يتطلب نظام الفوترة الإلكترونية أيضًا توقيع جميع المستندات إلكترونيًّا من الطرفين للحفاظ على دقة الفاتورة وصحتها. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب النظام تخزين جميع الفواتير ثلاث سنوات على الأقل. باستخدام هذا النظام، يمكن للشركات تقليل أعمالها الورقية وزيادة الكفاءة.
قد يهمك: ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية المتوافق مع القوانين في السعودية؟
متطلبات عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
من أجل إنشاء فاتورة إلكترونية سعودية، يجب الوفاء بمتطلبات معينة لضمان الدقة والامتثال للوائح ZATCA. يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية الحقول الإلزامية التالية:
- اسم البائع
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة
- وقت إصدار الفاتورة
- إجمالي ضريبة القيمة المضافة
- القيمة الإجمالية للفاتورة بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يشمل رمز الاستجابة السريعة معلوماتٍ، مثل: اسم المشتري ورقْم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، ورقْم الفاتورة الضريبية وتاريخها، وإجمالي السلع أو الخِدمات. علاوة على ذلك، يجب إصدار الفاتورة وحفظها بتنسيق إلكتروني يجري إنشاؤه من خلال نظام إلكتروني، وأن تحتوي على فاتورة ضريبية وفاتورة ضريبية مبسطة ومستندات داعمة أخرى.
قد يهمك: إليك برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية.
طريقة عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
تعتبر عملية عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية عملية مباشرة نسبيًّا. أولاً: يجب أن يحصل البائع على فاتورته من نظام ZATCA، ثم يجب عليه تحديد معلومات فاتورته، مثل نوع الفاتورة وتاريخ ووقت الإصدار وأي إجماليات ضريبية. يجب أن تتضمن الفاتورة أيضًا حقولًا إلزامية، مثل اسم البائع ورقْم تسجيل ضريبة القيمة المضافة ووقت الإصدار وإجمالي ضريبة القيمة المضافة والقيمة الإجمالية للفاتورة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة. بعد ذلك، يجب على البائع إنشاء رمز الاستجابة السريعة لربط الفاتورة بنظام ZATCA. أخيرًا، يجب على البائع التوقيع رقْميًّا على الفاتورة وإرسالها إلى عملائه. يجب تنفيذ جميع هذه الخطوات في الوقت الفعلي حتى تكون الفاتورة الإلكترونية صالحة.
إليك كيف يسهل فوم عملية أتمتة الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع قوانين ZACTA:
بعد تسجيل الدخول إلى ڤوم، حدد نوع الفاتورة المقصودة، أهي فاتورة ضريبية أم ضريبية مبسطة. فإذا افترضنا -للتوضيح- أنها فاتورة ضريبية، فمن قائمة المبيعات اضغط على فواتير المبيعات، ومن ثَم سيجري تحويلك إلى الصفحة التالية، فاضغط على زر + كما في الصورة:
بعدها مباشرة سيجري تحويلك إلى صفحة مفصلة لوضع جميع المعلومات التي يجب توافرها في الفاتورة، ثم تأتي المرحلة الأخيرة وهي حفظ الفاتورة وإرسالها:
هذا فضلاً عن أنه يمكنك دائمًا الرجوع في أي وقت إلى جميع فواتيرك عند الضغط على فواتير المبيعات لمتابعة تفاصيلها، ثم -وهو الأهم- حالتها: هل دفعت؟ أم تأخرت؟ أم لم تدفع بعد؟
فهم الأنواع المختلفة للفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
في المملكة العربية السعودية نوعان من الفواتير الإلكترونية: الفواتير ذاتية الدفع وفواتير الطرف الثالث. تُنشأ الفواتير ذاتية الدفع بواسطة صاحب العمل أو شركة محاسبة خارجية، ثم يجري إرسال هذه الفواتير إلى الهيئة العامة للضرائب للموافقة عليها. يجري إنشاء الفواتير الصادرة من جهات خارجية بواسطة مزود خدمة تابع لجهة خارجية ثم تُرسل مباشرةً إلى دافع الضرائب. يجب أن يتوافق كلا النوعين من الفواتير مع لوائح الفاتورة الإلكترونية للدولة حتى تُقبل. بالإضافة إلى ذلك، يجب تخزين الفواتير في خادم داخلي في المملكة العربية السعودية أو في السحابة، وفقًا للوائح سلطة الضرائب الخاصة بهم. يمكن استخدام أدوات الأتمتة لتبسيط عمل إنشاء فاتورة إلكترونية دقيقة ومتوافقة، ويجب على الشركات التأكد من أن بيانات الفواتير دقيقة ومحدثة.
نظرة عامة على الخطوات المختلفة لعمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
إنشاء الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية عملية من مرحلتين. تتطلب المرحلة الأولى إدماج رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة، في حين تتطلب المرحلة الثانية توقيعًا إلكترونيًّا. خلال المرحلة الأولى، يجب أن تحتوي الفاتورة على العناصر التالية: اسم البائع ورقْم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، ووقت الإصدار، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة والقيمة الإجمالية للفاتورة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة. تتطلب المرحلة الثانية توقيعًا إلكترونيًّا يجب الحصول عليه من مصلحة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA). يجب على دافع الضرائب أيضًا أن يُدمج في النظام تفاصيل الحساب المصرفي ورقْم التسجيل الضريبي. بمجرد تضمين جميع المعلومات الضرورية، يمكن مشاركة الفاتورة مع مصلحة الضرائب والعملاء. يمكن استخدام أدوات الأتمتة لتبسيط العملية وضمان الدقة والامتثال.
قد يهمك: دليل مختصر لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية في السعودية.
نصائح وحيل لعمل فاتورة إلكترونية سعودية دقيقة ومتوافقة
عند إنشاء فاتورة إلكترونية في المملكة العربية السعودية، من المهم التأكد من تضمين الفاتورة كافة المعلومات الضرورية. تأكد من أن القيمة الإجمالية للفاتورة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة، دقيقة وأن جميع الحقول الإلزامية مملوءة جيدًا. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من إدماج رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة، إذ إنه مطلب للامتثال للوائح الفواتير الإلكترونية السعودية. استخدم أدوات الأتمتة للمساعدة في تبسيط العملية، لأنه يمكنها المساعدة في ضمان الدقة ومنع الأخطاء. أخيرًا، تأكد من الاحتفاظ بسجلات دقيقة، إذ سيكون ذلك مهمًّا لعمليات التدقيق وفحوصات الامتثال المستقبلية.
كيفية استخدام أدوات الأتمتة لتبسيط عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
يعد استخدام أدوات الأتمتة وسيلة فعالة لتبسيط عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية. يمكن أن تساعد أدوات الأتمتة في تبسيط عملية إنشاء الفاتورة بسرعة وبدقة. يمكن أن تساعد أدوات الأتمتة أيضًا على تقليل الأخطاء والتأكد من أن جميع التفاصيل دقيقة ومتوافقة مع لوائح الفوترة الإلكترونية السعودية. يمكن أن تساعد الأنظمة الآلية أيضًا على تقليل الوقت المستغرق لإنشاء فاتورة إلكترونية سعودية، والتي يمكن أن تكون مفيدة عند التعامل مع عدد كبير من الفواتير. يمكن أن تساعد أدوات الأتمتة أيضًا على استخراج البيانات وتحليلها والتحقق من صحتها، والتأكد من أن الفاتورة تفي بجميع المتطلبات وأنها دقيقة. يمكن أن تساعد أدوات الأتمتة أيضًا في تسوية الفواتير، مما يضمن صحة جميع التفاصيل وأن الفاتورة متوافقة مع لوائح الفواتير الإلكترونية السعودية.
مراجعة أفضل الممارسات عند عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
عند عمل فاتورة إلكترونية سعودية، من المهم اتباع اللوائح التي وضعتها هيئة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA) والهيئة العامة للزكاة والدخل (GAZT). يتضمن ذلك ضمان تضمين جميع العناصر والحقول الإلزامية للفاتورة الضريبية عند إصدار الفاتورة الإلكترونية، مثل: اسم البائع ورقْم تسجيل ضريبة القيمة المضافة ووقت الإصدار وإجمالي ضريبة القيمة المضافة والقيمة الإجمالية للفاتورة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة.
من المهم أيضًا التأكد من أن جميع البيانات دقيقة، وأن أي تناقضات بين المعلومات الفعلية والمبلّغ عنها يجري تصحيحها على الفور. بالإضافة إلى ذلك، من المهم التأكد من أن جميع المستندات ذات الصلة متاحة للمراجعة من السلطات، مثل أوامر الشراء وإشعارات التسليم والفواتير. علاوة على ذلك، من الضروري استخدام حل برمجي مناسب للتأكد من أن الفاتورة متوافقة مع جميع اللوائح. أخيرًا، من المهم الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع المعاملات لضمان الامتثال.
فهم أهمية الضمان عند عمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
عند إنشاء فاتورة إلكترونية في المملكة العربية السعودية، من المهم فهم أهمية الضمان عندما يتعلق الأمر بدقة الفاتورة وتوافقها. الضمانات هي أي معلومات أو مستندات إضافية يجب أن تصاحب الفاتورة لتحديد المشتري أو البائع تحديدًا صحيحًا. يمكن أن يشمل ذلك وثائق مثل إثبات التسليم والفواتير والعقود. من دون هذه المستندات، قد تُخترَق دقة الفاتورة وتوافقها. يمكن أن يؤدي هذا إلى أخطاء في البيانات التي يجري إدخالها في النظام، والتي بدورها قد تؤدي إلى حسابات ضريبية غير صحيحة أو مشكلات أخرى. من المهم التأكد من تضمين جميع المستندات المطلوبة عند إنشاء فاتورة إلكترونية في المملكة العربية السعودية لضمان الدقة والتوافق.
دور اللوائح والامتثال عند إنشاء الفاتورة الإلكترونية السعودية
من أجل ضمان امتثال الشركات لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، من الضروري فهم اللوائح التي وضعتها مصلحة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA). يجب تضمين جميع العناصر والحقول الإلزامية في الفاتورة الضريبية في أثناء إصدار الفاتورة الإلكترونية، وهذه العناصر والحقول مثل اسم البائع ورقْم تسجيل ضريبة القيمة المضافة ووقت إصدار الفاتورة وإجمالي ضريبة القيمة المضافة والقيمة الإجمالية للفاتورة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة. بالإضافة إلى ذلك، يجب توقيع الفواتير إلكترونيًّا بتوقيع رقْمي. يجب على الشركات أيضًا التأكد من امتثالها لقوانين وأنظمة الضرائب المحلية. قد يؤدي عدم الالتزام بهذه المتطلبات إلى فرض عقوبات وغرامات. على هذا النحو، من المهم فهم اللوائح والتأكد من أن جميع الفواتير الإلكترونية متوافقة. يمكن أن تساعد أدوات الأتمتة في تبسيط عملية إنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية المتوافقة، مما يسهل على الشركات ضمان الامتثال.
فوائد الاحتفاظ بسجلات دقيقة بنظام آلي لعمل فاتورة إلكترونية سعودية
يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الفواتير أمرًا ضروريًّا للشركات في المملكة العربية السعودية الخاضعة للوائح الفواتير الإلكترونية. يمكن أن يساعد النظام الآلي في ضمان تسجيل جميع الفواتير وتخزينها تخزينًا صحيحًا، فضلاً عن تمكين الشركات من الوصول بسهولة إلى المعلومات التي تحتاج إليها. يمكن للأتمتة أيضًا تقليل الأخطاء وتقليل الوقت المستغرق في الإدخال اليدوي للبيانات. يمكن أن يوفر هذا وقتًا وموارد ثمينَين، بالإضافة إلى تقليل التكاليف المرتبطة بإدخال البيانات يدويًّا. تساعد الأتمتة أيضًا على ضمان توافق جميع الفواتير مع اللوائح، مما يسمح للشركات بتتبع تقدمها بسهولة والحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد الأتمتة على تبسيط عملية إنشاء فاتورة إلكترونية، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا وتبسيط العملية بأكملها.
مراجعة الحلول البرمجية المختلفة لاستخراج فاتورة إلكترونية سعودية دقيقة ومتوافقة
عندما يتعلق الأمر بإنشاء فاتورة إلكترونية سعودية دقيقة ومتوافقة، فهناك عدد من الحلول البرمجية المتاحة. يمكن أن تساعد حلول البرامج هذه في تبسيط عملية إنشاء الفاتورة، فضلاً عن المساعدة في ضمان الدقة والامتثال للوائح. تتضمن بعض الحلول البرمجية الأكثر شيوعًا المستخدمة لإنشاء فاتورة إلكترونية سعودية دقيقة ومتوافقة، الفواتير الإلكترونية للهيئة العامة للزكاة والدخل، ومولد فواتير ضريبة القيمة المضافة، وحل إدارة الفواتير من SAP. كل من هذه الحلول البرمجية لها مزاياها الخاصة، مثل القدرة على إنشاء الفواتير تلقائيًّا، وإدارة بيانات الفواتير، وتوفير رؤى في الوقت الفعلي لعملية الفوترة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن إدماج حلول البرامج هذه بسهولة مع أنظمة المحاسبة الحالية ويمكن أن تساعد في تقليل وقت المعالجة اليدوية.
دور تحليلات البيانات عند إنشاء نظام آلي لعمل الفاتورة الإلكترونية السعودية
تحليلات البيانات لها دور مهم في إنشاء نظام آلي لعمل الفاتورة الإلكترونية السعودية. يمكن أن تساعد تحليلات البيانات في تحديد أي أخطاء محتملة أو تناقضات في البيانات، ويمكن استخدامها لإنشاء فواتير إلكترونية دقيقة ومتوافقة. يمكن أن تساعد تحليلات البيانات أيضًا في تحديد أي أنماط أو اتجاهات في البيانات، والتي يمكن أن تساعد في تحديد أي مخاطر أو مجالات تحسين محتملة. باستخدام تحليلات البيانات، يمكن للشركات التأكد من أن عملية الفوترة الإلكترونية لديها فعالة وخالية من الأخطاء، مع ضمان امتثالها لجميع اللوائح المعمول بها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام تحليلات البيانات لتحسين العمليات الحالية، وكذلك تحديد فرص جديدة للتحسين.
الخلاصة
أصبح استخدام الأتمتة لإنشاء فاتورة إلكترونية سعودية متوافقة ودقيقة أمرًا ذا أهمية متزايدة في المملكة العربية السعودية. تساعد الأتمتة في تبسيط عملية إنشاء فاتورة إلكترونية، فضلاً عن ضمان ملء جميع الحقول الإلزامية ملأً صحيحًا. كما تُلغي الأتمتة الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا، والتي يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، يساعد النظام الآلي في التأكد من أن الفاتورة تتوافق مع أحدث اللوائح التي وضعتها (الزاتا) والهيئة العامة للزكاة والدخل. هذا يعني أنه يمكن للشركات أن تظل ممتثلة، مما يوفر الوقت والمال على المدى الطويل. تساعد الأتمتة أيضًا الشركات على الاحتفاظ بسجلات دقيقة لفواتيرها ومدفوعاتها، مما يسهل تتبع وإدارة الشؤون المالية. أخيرًا، يمكن أن تساعد أدوات التشغيل الآلي الشركات على تحديد أي تناقضات أو تناقضات في بيانات الفواتير الخاصة بها، مما يسمح لها بإجراء التغييرات بسرعة وسهولة.
