فاتورة المبيعات هي وثيقة تحدد البضائع أو الخِدمات التي تبيعها شركة ما لعميل، مع ذكر السعر الذي يحصله لكل سلعة. إنَّ أيَّ فاتورة مبيعات تشكِّل عنصرًا حاسمًا في عملية البيع، حيث تعمل عملَ سجلٍّ للمعاملة بين البائع والمشتري.
توفر فاتورة المبيعات المصممة جيدًا معلومات هامة للعميل، وتساعد البائع على تتبع مبيعاته وإدارة شؤونه المالية.
في هذه المقالة، سنتعمق في التفاصيل التي نجدها في فاتورة المبيعات، والغرض منها، والعناصر الأساسية في أيَّ فاتورة مبيعات جاهزة ومتقنة.
اقرأ أيضًا: نموذج فاتورة مبيعات (مع شرح تفصيلي لكيفية تتبعها بعد الإرسال)
ما هي فاتورة المبيعات؟
فاتورة المبيعات هي وثيقة توثِّق حركة المبيعات بين الشركة وعملائها، وتسرد السلع أو الخِدمات التي يقدمها البائع، وسعر كل سلعة أو خدمة، إضافة إلى ذكر أي حسومات وضرائب ورسوم أخرى قد يجري تطبيقها.
عادةً ما ينشئ البائع لفاتورة، ثمَّ يُرسلها إلى العميل لكي يدفعها. تمثِّل كل فاتورة مبيعات اتفاقًا ملزمًا من الناحية القانونية بين الطرفين، وتشرح شروط البيع بطريقة مفهومة ومبسَّطة.
كما تعد فاتورة المبيعات أداة هامَّة لكل من البائع والعميل، حيث تساعد البائع على تتبع مبيعاته وإدارة شؤونه المالية، وتزوِّد العميل بتفاصيل تفصيلية للرسوم التي يدفعها.
اقرأ أيضًا: برنامج فاتورة إلكترونية: 8 مزايا فريدة يقدمها إليك
ما هو الغرض من فاتورة المبيعات؟
الغرض الرئيسي من فاتورة المبيعات هو أن تكون بمثابة سجل للبيع بين الشركة والعميل. مع توفير معلومات تفصيلية واضحة للسلع أو الخِدمات المقدمة والأسعار المفروضة وأي معلومات أخرى ذات صلة بمعاملة البيع.
إضافة إلى ذلك، تخدم فاتورة المبيعات عدة أغراض أخرى، من ذلك:
-
توثيق عملية البيع
تؤكد فاتورة المبيعات عملية البيع وتحدد شروط المعاملة بين البائع والمشتري. إنَّها بمثابة اتفاقية ملزمة قانونًا بين الطرفين، كما توفر فهمًا واضحًا للسلع والخِدمات والأسعار المذكورة، وأي معلومات أخرى ذات صلة بعملية البيع.
-
تسهيل عملية الدفع
تحدد فاتورة المبيعات الدفعة المستحقة من العميل، مما يساعد البائع على تتبع مبيعاته وإدارة شؤونه المالية. كما أنَّها بمثابة سجل للمدفوعات المستلمة، الأمر الذي يساعد البائع على تحديد مقدار الضرائب المستحقة على عملية البيع.
تساعد فاتورة المبيعات على التأكد من أنَّ العميل على علم بتاريخ استحقاق الدفع، والمبلغ المستحَق عليه.
-
تتبع الضرائب
توفر فاتورة المبيعات المعلومات الضرورية لأغراض إعداد التقارير الضريبية، حيث تساعد البائع على تتبع الضرائب المستحقة على عمليات البيع. هذه المعلومات هامة للبائع لتحديد مسؤوليته الضريبية، والتأكد من امتثاله للوائح والتشريعات الضريبية.
-
التواصل مع العميل
فاتورة المبيعات هي وسيلة يستخدمها البائع للتواصل مع العميل، حيث تساعد في منع حدوث سوء التفاهم وحدوث خلاف بين الطرفين من خلال توفير سجل واضح ومفصل لمعاملة البيع.
-
الاحتفاظ بالسجلات
تعمل فاتورة المبيعات مرجعًا لكل من البائع والعميل، مما يساعدهما على تتبع عملية البيع وإدارة مواردهم المالية. كما تعد الفاتورة أداة هامة للبائع من حيث تتبع أداء مبيعاته ومراقبة التدفق النقدي، أما بالنسبة للعميل، فهي بمثابة سجل لمشترياته ونفقاته.
اقرأ أيضًا: تصميم فاتورة مبيعات: تعلم خطوة بخطوة كيفية تصميم فاتورة جذابة
ماذا تتضمن فاتورة المبيعات؟
عادةً ما تتضمن فاتورة المبيعات المعلومات الآتية:
- رقم الفاتورة: وهو رقم مخصص للفاتورة لأغراض التعريف. يساعد هذا الرقم في تتبع معاملة البيع، ويضمن أن تكون كل فاتورة مبيعات إلكترونية مختلفة عن غيرها، بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة في المستقبل.
- تاريخ البيع: أي تاريخ تقديم السلع أو الخِدمات للعميل. هذه المعلومات هامة لكل من البائع والعميل، ذلك أنَّها تساعد على تحديد تاريخ استحقاق الدفع، وتوقيت تقديم أي تقارير ضريبية ذات صلة.
- أسماء وعناوين البائع والعميل: يشمل هذا أسماء وعناوين كل من البائع والعميل. هذه المعلومات هامة للبائع لتتبع مبيعاته، وللعميل لمعرفة مكان إرسال المدفوعات.
- وصف للسلع أو الخِدمات: وهو وصف تفصيلي للسلع أو الخِدمات المقدمة، من ذلك الكمية وسعر الوحدة. تساعد هذه المعلومات على ضمان أن يكون لدى البائع والعميل فهم واضح لما جرى شراؤه، وتكلفته.
- المبلغ الإجمالي: هذا هو المبلغ الإجمالي المستحق لمعاملة البيع، من ذلك أي حسومات وضرائب ورسوم أخرى ذات صلة.
- شروط الدفع: يوضح هذا القسم طريقة الدفع وتاريخ استحقاقه، وأي شروط دفع أخرى ذات صلة. تساعد هذه المعلومات العميل على فهم متى وكيف سيجري الدفع، وتساعد البائع على إدارة التدفق النقدي.
- المعلومات الضريبية: يتضمن هذا القسم معلومات حول مقدار الضرائب المستحقة على عملية البيع، من ذلك نوع الضريبة ونسبتها. هذه المعلومات تهمُّ البائع لتحديد مسؤوليته الضريبية، والعميل لمعرفة مقدار الضرائب التي يدفعها.
- الحسومات: يتضمن هذا القسم أي حسومات ذات صلة تنطبق على عملية البيع. تساعد هذه المعلومات العميل على فهم إجمالي المدخرات التي حصل عليها، كما تساعد البائع على إدارة إستراتيجية التسعير الخاصة به.
- معلومات الشحن: يتضمن هذا القسم معلومات تخص عملية الشحن، من ذلك طريقة الشحن والعنوان والرسوم المطبَّقة. هذه المعلومات تهمُّ العميل لمعرفة متى وأين سيجري تسليم مشترياته، والبائع لإدارة الخِدمات اللوجستية الخاصة به.
- مكان التوقيع: وهو سطر توقيع يجب أن يمضيه العميل إقرارًا منه بالاستلام. يساعد هذا التوقيع على ضمان استلام العميل للفاتورة، وموافقته على ما ورد فيها.
اقرأ أيضًا: ما هو أفضل برنامج محاسبة مجاني للشركات الصغيرة؟
أنواع فواتير المبيعات
يوجد عدة أنواع لفواتير المبيعات، نذكر منها:
- فاتورة المبيعات القياسية: هذا هو أكثر أنواع فواتير المبيعات شيوعًا، ويستخدم للمعاملات القياسية إذ تُباع البضائع أو الخِدمات للعميل.
- الفاتورة الأولية (فاتورة الطلب): يُستخدم هذا النوع فاتورةً أولية يجري إرسالها إلى العميل قبل تسليم المنتج، إذ تُظهر التكلفة التقديرية للسلع أو الخِدمات، وتُستخدم لتأمين الدفع مقدمًا.
- الفاتورة التجارية: يُستخدم هذا النوع للمعاملات الدولية، ويتضمن معلومات مفصلة حول البضائع التي سيجري شحنها، مثل كمية البضائع ووزنها وقيمتها.
ويجري استخدامه من مسؤولي الجمارك لتحديد الرسوم والضرائب المستحقة على الشِّحنات.
- فاتورة الائتمان: يُستخدم هذا النوع من فواتير المبيعات عندما يُرجع العميل البضائع. وهي تتضمن معلومات حول المعاملة الأصلية وسبب الإرجاع.
- الفاتورة المتكررة: يُستخدم هذا النوع للمعاملات المتكررة، مثل الاشتراكات الشهرية. وهي تتضمن نفس المعلومات الموجودة في الفاتورة القياسية، ولكن يجري إنشاؤها بصورة متكررة.
اقرأ أيضاً: برنامج فواتير: إدارة الفواتير باستخدام التِّقْنيّات الحديثة؟
أسئلة شائعة
-
ما الفرق بين فواتير المبيعات والإيصالات؟
في حين أنَّ الفاتورة تمثِّل طلبًا للدفع، فإنَّ الإيصال هو دليل على إتمام عملية الدفع.
إنَّها وثيقة تؤكد أنَّ العميل قد تلقى السلع أو الخِدمات، وأنَّ الشركة قد جرى تعويضها تعويضًا مناسبًا عن السلع أو الخِدمات التي باعتها للعميل.
-
من يُعد فواتير المبيعات؟
يُنشئ العميل أمر مبيعات عند شراء سلعة أو خدمة من شركة. ويجري إنشاء فاتورة مبيعات من الشركة بعد تقديم المنتجات أو الخِدمات للعميل، كطريقة لطلب الدفع.
-
ما الفرق بين فاتورة البيع وفاتورة الشراء؟
يكمن الفرق بين فاتورة البيع وفاتورة الشراء في أنَّه يجري تقديم فاتورة البيع من البائع كبيانات موجودة حول العناصر المشتراة والكميات والحسومات وأي أشياء أخرى ذات صلة.
كما أنَّه في العادة يجري تقديم فاتورة البيع في منتصف الصفقة لإبلاغ المشتري بأي سلع اشتراها.
أما فاتورة الشراء فيجري تقديمها في نهاية المعاملة كتأكيد للسلع التي اشتُريت.
اقرأ أيضًا: نموذج فاتورة مبيعات (مع شرح تفصيلي لكيفية تتبعها بعد الإرسال)
هل تعتبر الفاتورة عقدًا؟
يمكن اعتبار الفاتورة بمثابة عقد في ظل ظروف معينة. العقد هو اتفاق ملزم قانونًا بين طرفين يحدد شروط وأحكام معاملة من نوع معيَّن. إذا تضمنت الفاتورة جميع العناصر الأساسية للعقد، مثل العرض والقبول والاتفاق المتبادل، فيمكن اعتبارها عقدًا.
على سبيل المثال، إذا كانت الفاتورة تحدد بوضوح البضائع أو الخِدمات التي يجري بيعها، والسعر وشروط الدفع، ووافق العميل على هذه الشروط من خلال دفع الفاتورة، فيمكن اعتبارها عقدًا.
ومع ذلك، لا تعدُّ جميع الفواتير عقودًا؛ إذ تُستخدم بصفة أساسية مستندًا الغرض الأساسي منه طلب الدفع في مقابل السلع أو الخِدمات المقدمة، لذا يعتمد اعتبار الفاتورة عقدًا أم لا على الظروف التي تحدد كل معاملة.
من الهام ملاحظة أنَّه في بعض الحالات قد تكون الفاتورة بمثابة دليل على العقد، ولكنَّها قد لا تُعدُّ عقدًا في حد ذاته.
ولهذا السبب، يوصَى بالحصول على عقد مكتوب منفصل يوضح شروط وأحكام المعاملة لضمان أن يكون لدى الطرفين فهم واضح لالتزاماتهما وحقوقهما.
اقرأ أيضًا: إليك أقوى برنامج محاسبة للمطاعم في السعودية
في الختام
فاتورة المبيعات هي وثيقة تُستخدم لطلب الدفع في مقابل السلع أو الخِدمات المقدمة. وكل فاتورة مبيعات تخدم غرضًا محددًا، وتحتوي على معلومات مختلفة بِناءً على نوع المعاملة التي تُجرى.
يعتمد اعتبار الفاتورة عقدًا على الظروف المحددة لكل معاملة، ولكنَّها قد تكون دليلاً على العقد على أقل تقدير.
باستخدام البرنامج المحاسبي المناسب، ستتمكن من توفير الوقت وتقليل الأخطاء عند تجهيز فاتورة مبيعات، ولهذا خصصت لكَ فوم برنامجًا سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات لك خاصة، وبحسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.
