أول ما يشغل بال أي رائد أعمال حينما يبدأ في العمل على مشروع جديد هو الإدارة المالية، إذ تزعجه أسئلة كثيرة من قبيل: ما معنى نظام محاسبي أصلا؟ ما هو؟ وما دوره؟ وما هي الآلية التي يجب أن نتبعها لضبط الشؤون المالية؟
أي نظام محاسبي لا يعدو كونه أداة من الأدوات الأساسية في ترسانة أي رائد أعمال جديد أو حتى مدير تنفيذي لمنشأة متناهية الصغر.
في هذه المقالة سنسلط الضوء بالتفصيل على ماهية نظام محاسبي، وأنواعه، مع أمثلة عملية عليه. لنبدأ.
ما هو مفهوم النظام المحاسبي؟
النظام المحاسبي هو أداة مالية تهدف إلى تسهيل ضبط المعاملات المالية من مشتريات ومبيعات ومصروفات، إذ يساعد رواد الأعمال – والمحاسبين – في وضع خطة مالية مرنة يمكن العمل عليها وتطويرها باستخدام نظام محاسبي موحد.
أنواع نظام المحاسبة
يمكن تقسيم نظام المحاسبة إلى عدة أنواع، منها: المحاسبة الإلكترونية، التي يجري فيها استخدام برمجيات محاسبة لتسهيل إدارة وتتبع تلك المعاملات، وتطبيقها على المعاملات اليدوية. كما يوجد نظام المحاسبة اليدوي، والذي يعتمد على التدوين اليدوي لكافة المعاملات المالية. بالإضافة لنظام المحاسبة المتكامل، الذي يحتوي على ارتباط مباشر بين معالجة المعاملات المالية والمحاسبية، وكذلك نظام المحاسبة السحابي، والذي يعتمد على التخزين الإلكتروني الآمن لكافة المعاملات المحاسبية.
تتبنى بعض الشركات نظام المحاسبة الإلكترونية نظرًا لمزاياها وفوائدها الاقتصادية والوظيفية، كالتحكم العالي بالبيانات والتقارير المحاسبية في الوقت الحقيقي، وتبسيط وتسريع عملية المعالجة للمعاملات المالية، وتوفير واستيعاب الوثائق المحاسبية. بالإضافة إلى ذلك، فإن نظام المحاسبة الإلكترونية يسمح للشركات بتخزين الملفات والصور الرقمية، مما يجعلها متاحة للاستدعاء بسهولة في أي وقت ومكان.
يعد نظام المحاسبة اليدوي الأكثر شيوعًا في الشركات الصغيرة والمتوسطة، بخاصة إذا كان الحجم الإجمالي للمعاملات المالية صغيرًا. يتميز النظام المحاسبي اليدوي بالبساطة والتكلفة المنخفضة، ولكنه قد يظل غير كافٍ لتغطية احتياجات الشركات الكبيرة التي تتطلب الكثير من المستويات وأنماط المعاملات المالية.
أما بالنسبة لنظام المحاسبة المتكامل، فهو يعد من أكثر الحلول شيوعًا بين الشركات الكبيرة، إذ يجمع بين المحاسبة المالية وإدارة الموارد البشرية وعمليات البيع والتسويق وسلسلة التوريد. ويساعد هذا النظام على تحديد وتحسين العمليات الخاصة بكل جزء من الأعمال التجارية ليصف خلال تحليلات تفصيلية كيفية التنافس واتخاذ قرارات أكثر اهتمامًا بالعملاء.
لا يختلف اختيار نوع النظام المحاسبي المناسب للشركة عن اختيار نظام أو برنامج إلكتروني آخر، إذ يجب على الشركة اختيار الحل الأفضل والأنسب لطبيعة أعمالها، وقدر ما أتاح هذا الحل للمستخدم وقدرته على إجراء التحكم الشامل أو الملائم في المعاملات المالية.
عناصر نظام المحاسبة الجيد
يعتبر النظام المحاسبي إحدى الأدوات الرئيسية التي تساعد الشركات على إدارة معاملاتها المالية بطريقة منظمة وفعالة. ولكي يصبح هذا النظام فعالًا ويؤدي الغرض المنشود منه، يجب ضمان توافر عناصر نظام المحاسبة الجيد.
فعلى سبيل المثال، يجب أن يحتوي النظام المحاسبي على دليل الحسابات الذي يساعد في تمييز كل حساب وترتيبه بطريقة منطقية وسهل الوصول إليها. كما يجب توفير مجموعة مستندية ودفترية تساعد على توثيق جميع المعاملات المالية بدقة وموثوقية.
وتشمل العناصر المهمة للنظام المحاسبي أيضًا توزيع السلطات داخل الشركة لتحديد مسؤوليات كل شخص لجعل عملية تتبع المعاملات المالية أكثر فعالية وسلاسة.
وتساعد مجموعة الإجراءات المحاسبية الفعالة في تبسيط العمليات التجارية وتسهيل إنشاء السجلات والتقارير المالية بسلاسة. كما يحتاج النظام المحاسبي إلى وجود لوائح تنفيذية للشركة تحدد المناهج الأساسية والمسؤوليات التنفيذية والتنظيمية للشركة.
علاوة على ذلك، تشمل عناصر نظام المحاسبة الجيد توفير التقارير المالية والإدارية بانتظام وفي الوقت المناسب. ويجب إدارة العملية المحاسبية في أي شركة بواسطة المحاسبين المهرة الذين يتمتعون بخبرة ومعرفة عميقة في المحاسبة. يمكن لهؤلاء المحاسبين تحليل البيانات المالية بطريقة فعالة وتوفير المعلومات اللازمة لإدارة الشركة لاتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.
عمومًا، يجب أن يحتوي النظام المحاسبي على عناصر أساسية مثل المعاملات المسجلة والمجمعة، المستندات المستخدمة في المشروع، الإجراءات المحاسبية المطبقة، التقارير المالية والإدارية، والعاملين في المنشأة التي تُدار بواسطة النظام المحاسبي. باستخدام نظام محاسبي جيد، يمكن للشركات تنفيذ مزيد من الجهود لتحقيق الأرباح وتنمية الأعمال بفعالية.
مزايا استخدام برامج المحاسبة في بناء نظام محاسبي متكامل
تعتبر برامج المحاسبة من الأدوات الهامة التي تستخدمها الشركات في تنظيم نشاطاتها المحاسبية. وتتمتع تلك البرامج بعدد كبير من المزايا التي تجعلها أداة مهمة في عالم الأعمال.
فمن بين هذه المزايا السرعة في إصدار التقارير والتحليلات المحاسبية، وبالتالي تمكين المحاسبين من اتخاذ القرارات المالية الصائبة في أسرع وقت ممكن. كما تتمتع تلك البرامج بميزة التحكم في العمليات المحاسبية وتقليل الأخطاء البشرية التي يمكن أن تؤثر على سير العمل ومن ثَم حسابات الشركة. وتساعد هذه المزايا الشركات في الإدارة الفعالة لأعمالها المحاسبية وتحقيق أهدافها المالية.
علاوة على ذلك، تتمتع برامج المحاسبة بالدقة في العمل وفي إدخال وتحليل البيانات المحاسبية المتعددة. فهي تتميز بقدرتها على حفظ البيانات المحاسبية على نحو أكثر تنظيمًا ويسرًا، كما أنها تساعد في تسجيل عمليات الدخل والإيرادات والمصروفات بدقة.
ومن خلال ميزة التحليلات الإحصائية التي توفرها تلك البرامج، يمكن للشركات التحليل المفصّل للمعلومات المالية لها، واستخلاص الإحصائيات الهامة التي يمكن أن تساعد في صنع القرارات الإستراتيجية الصائبة.
بجانب السرعة والدقة والمرونة، تعدّ برامج المحاسبة من الأدوات الاقتصادية التي يتمتع استخدامها بالكفاءة العالية وتوفير الوقت والجهد وتخفيض التكاليف. فمع تلك البرامج، يمكن للشركات توفير الأموال والوقت والجهد والموارد البشرية المرتبطة بنظام المحاسبة اليدوي الذي يتطلب اتباع العديد من الإجراءات الوقتية والكثيرة من الورق. وبالتالي، فإن استخدام برامج المحاسبة يساعد الشركات في تحقيق العائد على الاستثمار الذي تستثمره في هذه البرامج في أقرب وقت ممكن.
كيفية تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة
تعد الشركات الصغيرة من أهم الأعمال الاقتصادية التي تحتاج إلى نظام محاسبي دقيق ومتكامل. تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة يتطلب معرفة بأهمية المحاسبة وتوفير برامج محاسبية تناسب حجم الشركة والأنشطة التي تنفذها. يتضمن تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة العديد من الخطوات مثل تقييم احتياجات الشركة، وتحديد الأهداف والمعايير المحاسبية، كما يشمل تصميم البرامج المحاسبية المناسبة والتي تتضمن عمليات الميزانية والتقارير المالية وغيرها من الأنشطة المحاسبية الضرورية.
على الرغم من أن الشركات الصغيرة قد تكون أكثر حساسية للتكاليف، فإنه يمكن الحصول على نظام محاسبي دقيق ومتكامل بتكلفة منخفضة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن توفير برامج محاسبية تعتمد على التقنية والتي تأتي بأسعار معقولة وتوفر الوقت والجهد في عمليات المحاسبة وإدارة الأمور المالية.
يمكن أن يكون تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة مهمًّا في تحقيق النمو والتوسع في الأعمال التجارية، حيث يوفر النظام المحاسبي المناسب الدعم اللازم لاتخاذ القرارات الإستراتيجية والمالية بطريقة صحيحة. كما أن الحفاظ على نظام محاسبي جيد المستوى للشركات الصغيرة يساعد على توفير ثقة العملاء والشركاء التجاريين.
لتصميم نظام محاسبي متكامل للشركات الصغيرة، يجب مراعاة أن يكون النظام سهل الاستخدام وسريعًا ويضمن دقة البيانات والمعلومات المالية. ويمكن الاستعانة بخبراء في مجال المحاسبة والتقنية والمالية لضمان الحصول على نظام محاسبي متكامل يتناسب مع احتياجات الشركة والأعمال التجارية التي تؤديها.
يعد تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة عملية حيوية وضرورية لتحقيق أهداف الشركة ونموها ونجاحها في الأعمال التجارية. لذا، يجب التأكد من تصميم نظام محاسبي متكامل ودقيق يتناسب مع حجم الشركة ويوفر الدعم اللازم في إدارة الأمور المالية واتخاذ القرارات الإستراتيجية في المستقبل.
أهمية النظام المحاسبي للشركات الصغيرة
يعتبر النظام المحاسبي الموحد من الشروط الأساسية في إدارة الشركات الصغيرة، إذ يضمن توثيق وتسجيل العمليات المحاسبية بدقة وشفافية. هذا يساعد في تجنب الإخلال بالتزامات الشركة تجاه الجهات المالية والتجارية المختلفة، ويحد من حوادث الفساد المالي والمخالفات في المستقبل.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام المحاسبي الموحد مساعدة الشركات الصغيرة في تحديد التكاليف والأرباح المحققة من خلال تحليل البيانات المحاسبية والمالية المتاحة لديهم. ومن خلال هذا التحليل، يمكن للشركات التخطيط لمستقبلها واتخاذ القرارات بشأن الاستثمار والنمو.
يمكن أن يساعد النظام المحاسبي الموحد أيضًا في تحسين المراقبة المالية والحد من الخسائر، حيث يمكن للشركات الصغيرة مراقبة المصاريف والإنفاق وضمان التوازن المالي اللازم للاستمرارية والنمو.
يعتبر اعتماد النظام المحاسبي الموحد أيضًا من أهم العوامل التي تجعل الشركات الصغيرة أكثر جاذبية للاستثمار، حيث يمكن للاستثمارات الخارجية الوصول إلى بيانات محاسبية موحدة للتحليل واتخاذ القرارات المالية المناسبة.
لا يمكن الغفول عن أن الاختيار الصحيح لبرنامج المحاسبة المناسب هو أمر أساسي في إدارة الشركات الصغيرة، إذ يوفر للشركات الأدوات الضرورية لإدارة المحاسبة بكفاءة وسرعة. وهو يساعد في إخراج تقارير مالية دقيقة وفي محاسبة التكاليف وتحليل العمليات. لذا يجب على الشركات الصغيرة البحث عن البرنامج المناسب الذي يتوافق مع احتياجاتهم ومتطلباتهم المحاسبية.
عناصر النظام المحاسبي
تتكون عناصر النظام المحاسبي في الشركات من عدة جوانب أساسية. إذ يحدد النظام المحاسبي ويقيم جميع المعاملات على المستويين المالي والمنطقي. ومن أهم عناصر النظام المحاسبي هي معالجة البيانات المالية، وهي من العمليات الأساسية في النظام المحاسبي. كما يتضمن النظام المحاسبي عامل التحليل المالي الذي يجري استخدامه لتحليل البيانات المالية. وأخيرًا، يقدم النظام المحاسبي تقارير مالية دقيقة ومحدثة للشركات والمؤسسات، وهي مفيدة لاتخاذ قرارات لصالح المؤسسة.
يؤدي وضع نظام محاسبي جيد في الشركات إلى تحسين أدائها ومساعدتها على النمو، عن طريق تحديد وقياس النفقات والإيرادات بدقة، وتحليل البيانات المالية. وفي حالة تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة، يكون الهدف التحكم في التكاليف وتحسين كفاءة العمليات المحاسبية. كما أن النظام المحاسبي للشركات الصغيرة يقدم تقارير مالية دقيقة وسريعة الإعداد، مما يسهل على الإدارة اتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
يشير خبراء المحاسبة إلى أن النظام المحاسبي الجيد يجب أن يتضمن أيضًا جوانب الأمن والسلامة لحماية البيانات المالية. وإذا استُخدم النظام المحاسبي على نحو صحيح، فيمكن أن يساعد في تقليل التكاليف وتحسين كفاءة الإنتاجية. كما أن النظام المحاسبي يؤدي دورًا هامًّا في مراقبة الموارد المالية للشركة ومنع أي تلاعب في النظام.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام المحاسبي الجيد مساعدة الشركات في تحديد مناطق الضعف والتركيز على تحسينها. وبذلك يمكن للشركة أن توفر أموالًا ووقتًا في العمليات المحاسبية. كما أن النظام المحاسبي يمكّن الشركات من نشر التقارير المالية والميزانيات على نحو أسرع وبدقة أكبر، ويمكن الوصول إليها بسهولة من أي مكان وفي أي وقت.
عمومًا، يمكن القول إنّ النظام المحاسبي يؤدي دورًا حاسمًا في تحديد النمو الاقتصادي والمالي للشركات والمؤسسات. ومع وجود خدمات الشركات المتميزة في إنشاء وتصميم النظام المحاسبي، فإن الشركات والمؤسسات يمكنها التركيز على مهام أخرى أكثر أهمية مثل تحقيق الأرباح ونمو الأعمال.
كيفية تصميم النظام المحاسبي للشركة الصغيرة
تصميم النظام المحاسبي المناسب يعتبر أمرًا حيويًّا لفعالية تشغيل الشركة الصغيرة. يطلق على النظام المحاسبي للشركات الصغيرة مصطلح دورة مستندية تحتوي على مختلف الأوراق والمستندات الخاصة بالشركة. تُستخدم هذه الدورة لرصد وتتبع جميع الأصول والممتلكات وتحركاتها داخل الشركة.
يُعتبر دفتر الأستاذ جزءًا مهمًّا من هذا النظام، إذ يجري تسجيل جميع الحسابات والتقارير المالية فيه. ويُمكن للمحاسب المسؤول عن النظام المحاسبي إدراج تفاصيل كافة العمليات اليومية في هذا الدفتر بأسلوب دقيق ومنهجي وواضح.
يعتمد تصميم النظام المحاسبي على نوع النشاط التجاري المعتمد من الشركة الصغيرة. ويمكن أن يشمل نظام المحاسبة العديد من السياسات المالية والمحاسبية مثل: دفاتر الحسابات، قائمة الدخل المالية، ميزان المراجعة والعديد من التقارير الأخرى المهمة.
تستخدم الشركات الصغيرة النظام المحاسبي لتسجيل وتقييم كافة العمليات المالية المتعلقة بالشركة. وتحتاج الشركة إلى النظام المحاسبي للتحقق من تدفقات الاستثمارات وتحديد المصادر التي تنتج منها الأرباح. ويحافظ النظام المحاسبي على البيانات المالية في شكل مرتب ومنهجي، مما يجعلها سهلة التتبع والفهم.
يمكن للمحاسب المسؤول عن النظام المحاسبي التصرف في جميع الأصول والممتلكات وتحركاتها بدقة وفعالية. ويتطلب تصميم النظام المحاسبي الصغير على أساس الحسابات المحاسبية الواضحة والمنهجية والمبادئ المحاسبية الصحيحة.
تحليل البيانات المحاسبية وتحقيق الأهداف المحددة
تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة من المهام المهمة التي يجب العمل عليها، لأنه من خلاله يمكن تحقيق الأهداف المحددة وتحليل البيانات المحاسبية بدقة. ومن الجدير بالذكر أن النظام المحاسبي الجيد للشركات الصغيرة يحتاج إلى وجود مجموعة من العوامل الأساسية مثل تحديد الأهداف المحاسبية بوضوح، وطريقة إدخال البيانات المحاسبية بدقة، وتحديد نمط التحليل المناسب للبيانات المحاسبية والتحكم في النظام على نحو يسمح بتحديثه وتطويره دوريًّا.
ويعتبر تحليل البيانات المحاسبية من الأمور الهامة جدًّا في تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة، حيث يسمح بتقييم الأداء المالي للشركة وتحديد أفضل الخِيارات المالية المناسبة لها. كما يمكن من خلال تحليل البيانات المحاسبية تحديد النقاط القوية للشركة وتلك التي تحتاج للتحسين، وبناء إستراتيجيات لتحسين الأداء المالي للشركة.
ويجب أيضًا تصميم النظام المحاسبي للشركات الصغيرة بطريقة تحقق الأهداف المحددة، وتتضمن هذه الأهداف على سبيل المثال تحديد الرؤية والإستراتيجيات المالية، ومراقبة النفقات وإدارتها بفعالية، وإدارة السيولة النقدية والاستثمارات الرأسمالية، وإعداد التقارير المالية الدورية والمناسبة للأغراض الحكومية أو المالية.
ومن الضروري أن يجري إدخال البيانات المحاسبية على نحو دقيق ومنتظم داخل النظام المحاسبي للشركات الصغيرة، ويشمل ذلك إدخال كل العمليات المالية المتعلقة بنشاط الشركة وتسجيلها في دفاتر المحاسبة، وإدماج البيانات المالية من جميع أقسام الشركة بانتظام. ويمكن القول إن هذه العملية تشكل الجزء الأساسي في تكامل النظام المحاسبي للشركات الصغيرة.
كيفية تصميم النظام المحاسبي للشركات الكبيرة
تعد الشركات الكبيرة من أكبر الجهات الاقتصادية في العالم، وتتطلب إدارة مالية دقيقة وفعالة. لذا، يجب عليها تصميم نظام محاسبي قوي يساعدها على إدارة جميع الأنشطة المالية والمحاسبية.
ويتكون نظام المحاسبة للشركات الكبيرة من عدة عناصر، منها: تصنيف الحسابات والموثّقات المحاسبية وتحليلها، وتسجيل المعاملات ومعالجتها في المدة الزمنية المناسبة، وإعداد التقارير المالية الدورية وفحصها.
كما يمكن للشركات الكبيرة أن تصمم نظام المحاسبة الخاص بها بصورة أوسع وأكثر تفصيلاً، بحيث يشمل العديد من المواثيق والإجراءات القانونية والمالية، ويتسم بالتطبيق العملي والفعال.
وتهدف الشركات الكبيرة إلى تحقيق الربحية والنمو المستدام، ويعتبر النظام المحاسبي المناسب أحد العوامل الأساسية التي تؤثر على هذين الهدفين بطريقة إيجابية.
ويساعد نظام المحاسبة الكبير في تحسين إدارة المخزون، والتحكم الدقيق في الأموال، وتوفير الوقت والجهد المطلوبين لتسجيل المعلومات المالية بدقة.
وبالإضافة إلى ذلك، يساعد تصميم نظام المحاسبة الخاص بالشركات الكبيرة في التوافق مع المتطلبات القانونية والمالية لكل دولة، مما يمنحها الثقة والاستقرار في التعامل مع العملاء والموردين والمستثمرين.
خلاصة القول: النظام المحاسبي هو مفتاح الإدارة المالية للشركة
النظام المحاسبي أحد أهم الأنظمة التي تساعد في إدارة الشركات بطريقة صحيحة وفعالة. يعتبر نظام المحاسبة أداة حيوية لتنظيم وتسجيل المعاملات المالية والمحاسبية للشركة بما في ذلك المعاملات المالية والإيرادات والنفقات والضرائب ورواتب الموظفين والمشتريات والمبيعات. يمكن للشركات استخدام النظام المحاسبي لتحسين إدارة المخزون وتتبع كميات المخزون وتكاليفها وأرباحها، والمساعدة في تحسين التقارير المالية وإنتاج تقارير دقيقة ومفصلة بسهولة. كما يضمن النظام المحاسبي التوافق مع المتطلبات القانونية، ويحقق التحكم الدقيق في الأموال ويوفر الوقت والجهد اللازمين لإجراء المهام المالية بدقة وفعالية. يمكن القول بأن النظام المحاسبي يؤدي دورًا أساسيًّا في إدارة الشركات وتحقيق الأهداف المحددة.
