يتطلب تشغيلُ منشأة تجارية مجموعةً من المهارات الإدارية والتسويقية، والتي تبدأ من ضمان وجود مخزون كافٍ إلى تجميع تقارير المبيعات الشهرية، إذ تُعد هذه المهارات ضرورية لمنشأتك لتعمل بسلاسة.
لذا يعدُّ وجود نظام نقاط البيع أمرًا ضروريًّا لكي تضمن المنشآت التجارية أنَّ جميع عملياتها تعمل في انسجام تام، وأنَّ مديري هذه المنشآت الذين يصرفون وقتهم ومواردهم لكي تسير هذه العمليات بسلاسة سيحصدون فوائد استخدامه.
في هذه المقالة، سنتحدث عن نظام نقاط البيع، وعن مكوناته وأشكاله، وأهميته للمنشآت والأعمال التجارية.
اقرأ أيضًا: ما هي نقاط البيع وكيف تستخدمها في عملك التجاري؟
ما هو نظام نقاط البيع POS؟
نظام نقاط البيع هو مزيج من الأجهزة والبرامج التي تستخدمها المنشآت لمعالجة معاملات البيع.
وهو المكان الذي يدفع فيه العميل مالا مقابل المنتجات أو الخِدمات التي توفرها الأعمال التجارية باختلاف أشكالها. ببساطة، في كل مرة يشتري فيها العميل، فإنَّه يكمل معاملة نقطة بيع.
إنَّ أحدث برنامج لنقاط البيع يتجاوز في عمله معالجة بطاقات الائتمان؛ وذلك لمساعدة أصحاب المنشآت التجارية مثل تجار التجزئة والمطاعم، على إدماج ميزات نقاط البيع المحمولة وخِيارات الدفع من دون تلامس وإمكانيات تكامل التجارة الإلكترونية في عملهم.
تسمح أنظمة نقاط البيع لأصحاب المنشآت بتتبع المخزون ومعالجة المدفوعات وإنشاء تقارير المبيعات.
وتتمثل النقطة الرئيسية لنظام نقاط البيع في مساعدة أصحاب المنشآت على إدارة وتبسيط عملية معالجة مبيعاتهم، مما يسمح لهم بالتركيز على تقديم خدمة عملاء جيدة وتنمية أعمالهم.
كيف يعمل نظام نقاط البيع؟
يعمل النظام بالاتصال مع قاعدة البيانات لتحديث المخزون وتسجيل المعاملات المالية.
عندما يقوم العميل بشراء سلعة، يتم مسح الباركود بواسطة ماسح الباركود الذي يقوم بقراءة المعلومات الخاصة بالسلعة مثل السعر والكمية والوصف. بعد ذلك، يتم عرض هذه المعلومات على شاشة العرض للتحقق من صحتها وتأكيد المعاملة.
عند اكتمال عملية الشراء، يتم إجراء عملية الدفع. يمكن أن تكون الخيارات المتاحة للدفع متنوعة مثل النقد، البطاقات الائتمانية، بطاقات الهدايا، أو تقسيط معين. يتم تنفيذ عملية الدفع من خلال تلك الأجهزة المتصلة.
بمجرد استلام المبلغ، يتم إصدار فاتورة مبيعات تفصيلية تظهر المشتريات والأسعار والضرائب المطبقة إن وجدت. تقوم طابعة الفواتير بطباعة هذه الفاتورة لتسليمها للعميل كإيصال عن الشراء.
علاوة على ذلك، يتم تحديث قاعدة البيانات بمعلومات الشراء وتحديث المخزون الخاص بالسلع المباعة. يمكن استخدام هذه المعلومات لتتبع المبيعات وإعداد تقارير التحليلات المالية.
يمكن للنظام أيضًا توفير ميزات إضافية مثل إدارة العملاء، برامج الولاء، وتكامل النظام مع أنظمة إدارة المشتريات والمحاسبة الأخرى.
إجمالاً، نظام نقاط البيع يعمل كحل متطور لتبسيط العمليات التجارية وتحسين التأكد من دقة التسجيل وتنظيم المعاملات المالية.
مميزات أنظمة نقاط البيع
تحتوي أنظمة نقاط البيع على العديد من المميزات التي تعزز الكفاءة والفعالية في العمليات التجارية، ومن هذه المميزات:
- تسجيل المبيعات: تتيح أنظمة نقاط البيع تسجيل المبيعات بشكل سريع ودقيق، مما يوفر الوقت والجهد اللازم لإدخال البيانات يدويًا.
- إدارة المخزون: تتمكن أنظمة نقاط البيع من تتبع المخزون وتحديثه تلقائيًا عند كل عملية شراء، مما يمنع نفاد السلع ويسهل إدارة المخزون.
- معاملات الدفع: تدعم أنظمة نقاط البيع مختلف طرق الدفع مثل النقد وبطاقات الائتمان والبطاقات الهدايا، مما يسهل عملية الدفع ويوفر مرونة للعملاء.
- تقارير وتحليلات: توفر أنظمة نقاط البيع تقارير مفصلة حول المبيعات والأرباح والمخزون، مما يساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية وتحليل أداء العمل.
- إدارة العملاء: تتيح أنظمة نقاط البيع إدارة قاعدة البيانات للعملاء وتتبع تاريخ المشتريات لكل عميل، مما يوفر تجربة شراء مخصصة ويعزز العلاقة مع العملاء.
- تحسين الكفاءة: باستخدام أنظمة نقاط البيع، يتم تبسيط العمليات والحد من الأخطاء البشرية، مما يسهم في زيادة الكفاءة وتوفير الوقت والتكاليف.
- تعزيز الأمان: توفر أنظمة نقاط البيع حماية وتشفير للبيانات المالية والمعاملات، مما يحمي البيانات الحساسة ويحافظ على سرية المعلومات.
- دعم العمل الفريقي: تتيح أنظمة نقاط البيع إنشاء مستخدمين متعددين وتحديد صلاحيات الوصول لكل مستخدم، مما يمكن عدة أشخاص في الفريق من إجراء معاملات البيع وإدارة النظام.
تلك بعض المميزات الرئيسية لأنظمة نقاط البيع، ويمكن أن تختلف هذه المميزات باختلاف نظام نقاط البيع المستخدم واحتياجات المنشأة التجارية.
اقرأ أيضًا: جهاز نقاط البيع: كيفية اختيار أفضل جهاز يناسب متطلباتك.
أهمية أنظمة نقاط البيع لأصحاب المنشآت
تعمل أنظمة نقاط البيع مكونًا مركزيًّا لأصحاب المنشآت التجارية؛ فنظام نقطة البيع هو نقطة مركزية يُدمَج فيها كل شيء، مثل المبيعات وإدارة المخزون ومعالجة عمليات الدفع وإدارة العملاء.
يمكن أن يؤدي العثور على نظام يناسب عمل أصحاب المنشآت التجارية إلى التقليل من كثير من عمليات الإدخال اليدوي، وارتكاب الأخطاء.
كثير من هذه الأنظمة متشابهة في طبيعتها، ولكن هناك ميزات رئيسة تبرز في أنظمة مختلفة، من شأنها أن تُحدِث فارقًا كبيرًا.
من ذلك إيجاد نظام نقاط البيع للسوبر ماركت أو نظام نقاط البيع لشركات الأدوية الذي يتعامل مع احتياجات المخزون الكثيرة، أو نظام نقاط البيع للمطاعم التي تحتاج إلى تحسين قائمة خِدماتها.
وحسب استطلاع أُجري بين تجار التجزئة، فإن ما يقرب من ربع أصحاب المنشآت الذين شملهم الاستطلاع (23٪) كانوا يعطون الأولوية للبنية التحتية لنقاط البيع (ترقية نظام موجود مسبقًا أو الاستثمار في نظام نقطة بيع جديد).
ويكمن سبب ذلك في حرصهم على امتلاك رؤى رئيسية حول عملائهم ومستوى مخزونهم ومتى يجب عليهم طلب مزيد من الإمدادات، وهي غيض من فيض من المعلومات التي توفرها نقاط أنظمة البيع.
اقرأ أيضًا: مُسيّرات الرواتب: ما هي، وما أهميتها، وكيف يجري تجهيزها؟
المكونات البرمجية لنظام نقاط البيع
يتكون كل نظام نقاط بيع من مكونات البرامج والأجهزة التي تجعل تشغيل العمليات اليومية للمنشآت أسهل وأسرع. لذا من الهام أن نعلم ما هي خِيارات برامج نقاط البيع المتوفرة وما الذي يقدمه كل منها.
توجد عدة أنواع مختلفة من البرامج التي يمكن استخدامها في أنظمة نقاط البيع، من ذلك:
- برامج نظام نقاط البيع السحابي: يجري استضافة هذا النوع من البرامج على خوادم بعيدة يوصَل إليها عبر الإنترنت. غالبًا ما يكون النظام قائمًا على الاشتراك ويوصَل إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت.
يحظى هذا النوع من البرامج بشعبية كبيرة بين الشركات الصغيرة لأنَّه عادةً ما يكون له تكلفة أولية أقل، ويمكن توسيع نطاقه بسهولة مع نمو الأعمال التجارية.
- برنامج نقاط البيع في مكان العمل On-premise: يثبَّت هذا النوع من البرامج على كمبيوتر أو خادم محلي، لذا يتطلب دفع رسوم ترخيص مرة واحدة فقط.
إنَّه خِيار شائع لدى الشركات الكبيرة التي تمتلك الموارد اللازمة لصيانة الخوادم والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بها.
- برنامج نقاط البيع الهجين Hybrid POS: يجمع هذا النوع من البرامج بين ميزات كلٍّ من البرامج القائمة على السحابة والبرامج التي تعتمد على الخوادم المحلية.
وفيها يجري تخزين البيانات على خوادم محلية، ولكن يمكن الوصول إلى البرنامج عن بُعد عبر الإنترنت.
- برنامج نقاط البيع للأجهزة المحمولة: يعمل هذا البرنامج على الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية، وله شعبية متزايدة بين الشركات التي تعمل في مواقع مختلفة مثل خدمة التوصيل ومحلات البيع المؤقتة pop-up shops والمعارض التجارية.
- برامج نقاط البيع الخاصة بالصناعة: تُصمّم بعض برامج نقاط البيع لصناعة معينة، مثل البيع بالتجزئة أو المطاعم أو الصالونات.
غالبًا ما تتضمن هذه الأنظمة ميزات خاصة بالصناعة، مثل طلبات المطابخ وإدارة الطاولات للمطاعم أو إدارة المخزون وإعداد التقارير لمحلات البيع بالتجزئة.
يعتمد اختيار البرنامج المناسب على احتياجات عملك وميزانيتك وقدراتك التِّقْنيّة. يقدم بعض موفري برامج نقاط البيع نسخةً تجريبية مجانية حتى تتمكن من اختبار البرنامج المناسب قبل الالتزام بعقد طويل الأجل.
اقرأ أيضًا: برنامج نقاط البيع: ما هو، وما هي أشكاله، ولماذا يحتاج إليه تجار التجزئة؟
الأجهزة والمعَدات المستخدمة في أنظمة نقاط البيع
عادةً ما تتضمن الأجهزة والمعَدات المستخدمة في أنظمة نقاط البيع ما يلي:
-
جهاز الكمبيوتر
جهاز الكمبيوتر هو قلب أنظمة نقاط البيع، إذ هو الذي يُشغل برنامج التشغيل ويتعامل مع جميع عمليات المعالجة وتخزين البيانات. قد يكون جهاز الكمبيوتر مكتبيًّا قياسيًّا أو جهاز كمبيوتر متعدد الإمكانات أو جهازًا لوحيًّا، حسب احتياجات العمل.
-
شاشة العرض
هي شاشة يُعرَض فيها على العميل تفاصيل السلعة والمبلغ الإجمالي الذي عليه دفعه، وتكون متصلة بمحطة نقطة البيع، وتوصَّل بأحد الأجهزة الطرفية بالكابل أو عن طريق اتصال لاسلكي.
توجد بعض الأمور التي يجب وضعها في الحسبان عند اختيار شاشة عرض تواجه العملاء، وهي:
- حجم الشاشة.
- دقة العرض.
- وجود لوحة معلومات قابلة للتخصيص.
- وجود خِيارات توصيل لاسلكية.
-
لوحة المفاتيح
قد تحتوي أنظمة نقاط البيع على لوحة مفاتيح وماوس تقليديين أو شاشة تعمل باللمس، حسب رغبة المستخدم. تبسّط شاشة اللمس العملية بإتاحتها تحديد العناصر مباشرة من الشاشة، لأمين الصندوق.
-
الكاشير
يُستخدم هذا الجهاز الطرفي لمعالجة معاملات البيع وإدارة المخزون، وتتبع المخزون وإنشاء التقارير. عادةً ما نجده في محلات البيع بالتجزئة، ويمكن إدماجه مع أجهزة وبرامج نقاط البيع الأخرى.
-
قارئ الباركود
يُستخدم هذا الجهاز لقراءة معلومات الباركود الذي نجده على أغلفة المنتجات. ويمكن إدماجه في جهاز نقاط البيع أو استخدامه جهازًا مستقلًّا.
لقارئات الباركود نوعان رئيسيان:
- القارئات المحمولة: يمكنها مسح وقراءة الرموز الشريطية على المنتجات أو الملصقات، وتكون صغيرة ومحمولة، ومن ثَم يسهل تقريبها بما يكفي من المنتج لقراءة الرمز الشريطي.
- القارئات الثابتة: وهي قارئات ضوئية أكبر حجمًا وأغلى ثمنًا، وأكثر دقة، ويمكنها مسح وقراءة الرموز الشريطية من مسافة بعيدة.
-
طابعة الإيصالات
وهي الجهاز الذي يطبع الإيصالات للعملاء. يمكن إدماجه في أجهزة نقاط البيع أو استخدامه جهازًا مستقلًّا. كما يمكن توصيله بأحد الأجهزة الطرفية بالكابل أو عن طريق اتصال لاسلكي.
-
محطات الدفع
هي أجهزة تقبل الدفع من العملاء باستخدام طرائق الدفع الائتماني أو بطاقة السحب المباشر من الرصيد أو طرائق الدفع الأخرى.
اقرأ أيضًا: عيوب برنامج قيود المحاسبي (وأقوى بديل له في السعودية)
-
درج النقود
وهو أحد الأجهزة المتصلة بمحطات نقاط البيع، ويُستخدم لحفظ النقود والعملات المعدنية آمِنةً.
يمكن توصيل الأدراج النقدية بالكابل أو عن طريق اتصال لاسلكي، كما يمكن التحكم فيها من خلال البرنامج لفتحها أو إغلاقها تلقائيًّا في أثناء إجراء معاملات الدفع. وقد يزوَّد الدرج بقفل ومِفتاح لمزيد من الأمان.
-
الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية
الكمبيوتر اللوحي هو كمبيوتر صغير مزود بشاشة تعمل باللمس. عادة ما يكون لهذه الأجهزة سطح مستوٍ ولوحة مفاتيح على الشاشة.
تعد الأجهزة اللوحية بديلاً أنيقًا ومرنًا لأجهزة نقاط البيع بالتجزئة الثابتة التي يستخدمها تجار التجزئة منذ عقود. باستخدام الجهاز اللوحي، يمكنك:
- البحث عن المنتجات الموجودة في المخزون.
- سحب مِلفات تعريف العملاء وتخصيص جهات الاتصال.
- معالجة المعاملات في أي مكان داخل المتجر.
- تتبع المخزون.
الهواتف الذكية مفيدة أيضًا في مجال البيع بالتجزئة. وباستخدام برنامج جهاز نقاط البيع على الهاتف المحمول، يستطيع أصحاب المنشآت الاتصال بالعملاء والبحث عن المنتجات من أي مكان.
-
ميزان الشحن
يزن ميزان الشحن الطرود قبل شحنها. وتستطيع المنشآت التي تشحن المنتجات استخدامه لحساب تكاليف الشحن بدقة. تأتي موازين الشحن بأحجام مختلفة، لذا يجب اختيار الحجم المناسب لاحتياجات العمل.
كيف تجد نظام نقاط بيع يناسب عملك؟
يمكن أن يتطلب العثور على أفضل نظام نقاط بيع لعملك بعض البحث والتفكير الدقيق. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك في العثور على أفضل نظام لنقاط البيع يناسب عمل منشأتك:
- تقييم احتياجات العمل: قبل البدء بالتسوق للحصول على نظام محدد لنقاط البيع، من الهام تقييم احتياجات عملك.
ضع في اعتبارك عواملَ مثل نوع المنتجات أو الخِدمات التي تقدمها وعدد الموظفين والمواقع وأنواع المدفوعات التي تقبلها. سيساعدك هذا في تضييق نطاق البحث والتركيز في الأنظمة التي تلبي احتياجاتك الخاصة.
- البحث في خِيارات أنظمة نقاط البيع: بمجرد أن تكوِّن لنفسك فكرة واضحة عن احتياجات عملك، ابحث عن الأنظمة المصممة للمنشآت التجارية التي تشبه منشأتك، وقارن بين ميزات وأسعار كل منها.
اقرأ مراجعات وشهادات الشركات الأخرى التي استخدمت النظام.
- معرفة قابلية التوسع: ضع في حسبانك قابلية التوسع لنظام نقاط البيع، إذ يجب أن ينمو مع عملك، لأنك قد تحتاج إلى إضافة مزيد من الميزات أو الوظائف في المستقبل، لذا تأكد من أنَّ النظام الذي تختاره يمكنه تلبية هذه الاحتياجات.
- التحقق من التوافق: تأكد من أنَّ النظام الذي ستختاره متوافق مع الأجهزة والبرامج والأنظمة الأخرى الموجودة لديك. يمكن أن يشمل ذلك برامج المحاسبة وبرامج إدارة المخزون وبرامج إدارة عَلاقات العملاء (CRM).
- معرفة مدى الدعم الفني الذي سيقدم إليك: انظر إلى مستوى الدعم الفني الذي يقدمه البائع، وإن كان يتمتع بسمعة طيبة في خدمة العملاء أم لا. اسأل عن مدى توفر الدعم وإن كانت هناك أي تكاليف إضافية مرتبطة به.
- التحقق من خِيارات الأمان وحماية البيانات: ابحث عن نظام يوفر ميزات أمان متقدمة مثل التشفير وجدران الحماية واكتشاف الخروقات الأمنية. سيساعد هذا في حماية عملك وعملائك من انتهاكات البيانات والتهديدات الأمنية الأخرى.
- إمكانية الحصول على نسخة تجريبية: يقدم بعض البائعين نسخة تجريبية مجانية أو عرضًا توضيحيًّا للنظام، لذا استفد منه واختبر النظام الذي ستختاره لمعرفة هل يناسب عملك أم لا.
- الحصول على مراجع أخرى: اطلب مراجع من البائع عن الشركات والمنشآت الأخرى التي اشترت هذا النظام. اتصل بهم واسألهم عن تجربتهم وإن كانوا يُوصون بشراء هذا النظام.
في النهاية، سيعتمد أفضل نظام لنقاط البيع لشركتك على احتياجاتك وميزانيتك الخاصة. وباتباعك هذه الخطوات، يمكنك تضييق نطاق خِياراتك والعثور على نظام يلبي احتياجاتك ويساعد عملك على النمو.
اقرأ أيضًا: الأداء الوظيفي: مفهومه ودوره في تنمية المؤسسات والمنظمات
أسئلة شائعة
-
كيف أحصل على نظام نقاط البيع؟
في حين أنَّ شروط الحصول على واحد من أنظمة نقاط البيع قد تختلف من مصرف إلى آخر، فإنَّ معظم المصارف قد تطلب الخطوات الآتية:
- فتح حساب مصرفي جارٍ.
- تعبئة نموذج اتفاقية الاستخدام.
- وجود سجل تجاري ساري المفعول.
- وجود صورة عن الهُوية الشخصية للمالك.
-
ما هي أنواع المدفوعات غير النقدية التي تقبلها أنظمة نقاط البيع؟
تقبل بعض أنظمة نقاط البيع عادةً مجموعة متنوعة من طرائق الدفع غير النقدي، من ذلك:
- بطاقات الائتمان: يجب أن يكون النظام قادرًا على معالجة العلامات التجارية الرئيسية لبطاقات الائتمان مثل الفيزا والماستر كارد.
- بطاقات السحب المباشر من الرصيد Debit cards: يجب أن تكون أيضًا قادرة على معالجة هذا النوع من البطاقات، والتي تسمح للعملاء بإجراء المدفوعات مباشرة من حساباتهم المصرفية.
- مدفوعات الهواتف المحمولة: تقبل بعض أنظمة نقاط البيع أيضًا مدفوعات الهواتف المحمولة، مثل آبل باي ومحفظة جوجل وسامسونغ باي.
- بطاقات الهدايا: تتمتع بعض الأنظمة أيضًا بإمكانية قبول بطاقات الهدايا وبطاقات المتاجر.
- الشيكات الإلكترونية: يمكن لبعض الأنظمة أيضًا معالجة الشيكات الإلكترونية ومدفوعات غرفة المقاصة الآلية ACH.
- العملات المشفرة: تسمح بعض الأنظمة أيضًا بقبول المدفوعات بالبيتكوين والإيثيريوم وغيرهما من العملات المشفرة.
-
ما هو مستوى دعم العملاء الذي يقدمه البائعون؟
يختلف مستوى دعم العملاء الذي يقدمه البائع اختلافًا كبيرًا بحسب الشركة. لكن بصورة أساسية، يقدم بائعو هذه الأنظمة الدعم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة ومكالمات الفيديو، وفي موقع العمل والتدريب والموارد.
-
هل يوجد نسخ تجريبية؟
يوفر كثير من بائعي أنظمة نقاط البيع القدرة على تجربة النظام قبل شرائه، أو على الأقل نسخًا تجريبية من النظام.
اقرأ أيضًا: نموذج الفاتورة الإلكترونية الصحيح
في الختام
كما رأينا، تعد أنظمة نقاط البيع مكونًا هامًّا لكثير من الشركات، إذ تتيح لها التتبع الفعال والدقيق لمبيعاتها ومخزونها. كما أنها تفيد الأعمال كثيرًا بتبسيط عمليات إدارة العملاء، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإيرادات.
هل تمتلك نظام نقاط البيع في منشأتك؟ لقد خصصت لكَ فوم برنامج محاسبة سحابيًّا بأعلى معايير الجودة يساعدك على الربط مع نظام نقاط البيع لديك. لذا قدِّم عليه الآن، لتستفيد من حسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر.
