الإكسل المحاسبي أم فوم: أيهما الأفضل لمحاسبة الشركات؟

هل الإكسل يُغني عن البرامج المحاسبية؟ أم هل الأفضل الاستثمار في برنامج محاسبة سحابي مثل فوم؟ 

كثيرة هي الأسئلة التي تُطرح على الطاولة حينما يأتي وقت تحديد نظام المحاسبة الذي سيُعتمَد في الشركة. فثمة من يؤيد نظام الاكسل المحاسبي، بل ويرى أنه كاف وقادر على إدارة المحاسبة بالكامل في الشركة. وهناك من يرى أن برنامج المحاسبة السحابي هو المستقبل، بل ويتغلب على الإكسل.

في هذه المقالة سنقدم لك مقارنة شفافة وموضوعية للغاية بين الإكسل وفوم، حتى تتمكن من اتخاذ القرار المناسب.

ماهو برنامج الاكسل المحاسبي؟

إنني أُجزم يقينًا بأنك استخدمت برنامج الإكسل ولو مرة واحدة في حياتك؛ فهو برنامج جداول البيانات الأكثر شيوعًا منذ ميلاد الإنترنت، ويستخدمه طالب الجامعة إلى الطبيب. يُعرف الإكسل بأنه نظام متكامل لعمل كل ما يخص البيانات سواء أكانت مالية أو غيرها. بل إنه يعرف في بعض الحالات على أنه نظام محاسبي متكامل excel. ويلعب الاكسل في المحاسبة دورًا هامًا طبعًا.

السؤال المهم الآن: ما هي قوة الإكسل كنظام محاسبي؟ 

نقاط قوة الاكسل المحاسبي 

• تمثيل البيانات على شكل رسوم أنيقة: نحن نتفق في أن البيانات المكتوبة شيء جيد، لكن الإكسل أفضل بكثير حينما تكون البيانات مرسومة، أي تُعرض على شكل جدول أو خريطة فتصبح أكثر وضوحًا للمستخدم العادي. 
• المعادلات الرياضية والوظائف التقنية: يوفر نظام الإكسل أكثر من 40 معادلة رياضية مبنية مسبقًا في النظام، تستطيع من خلالها إجراء العديد من الحسابات سواء أكانت مالية أم غير ذلك، في يسر شديد، دع عنك الوظائف الكثيرة التي يمكن تشغيلها مثل بناء برنامج محاسبي بالكامل باستخدام الإكسل فقط.
• تخصيص البيانات والجداول: عندما تتقن الإكسل، تستطيع أن تخصصه بفضل القوالب المحاسبية الكثيرة في النظام ليتماشى بالضبط مع متطلباتك المحاسبية.

ذاك فيما يخص نقاط قوة الإكسل المحاسبي، أما نقاط ضعفه، فتجدها في الفقرة التالية.

نقاط ضعف الإكسيل المحاسبي

• عُرضة دائمة للخطر: فأنت حين تستخدم الإكسل ستحتاج لأدخال بياناتك المالية يدويًّا، وهذا يستدعي قدرًا كبيرًا من التركيز والدقة، بل إنه مهمة مرهقة للكثير من المحاسبين، وغالبا ما تنتج عنه أخطاء فادحة للغاية. 
• الارتباك الدائم نتيجة الميزات الجديدة: الإكسل نظام من أنظمة شركة مايكرسوفت، ودائمًا ما تحرص الشركة على تحديثه بإضافة ميزات جديدة، ولكن المستخدم العادي – صاحب منشأة صغيرة أو متوسطة – الذي يريد فقط أن يدير عملياته المحاسبية ببساطة، قد يرتبك أو يضيع وسط هذا الكم الهائل من الميزات التي لا يعرف كيف يستخدمها.
• يفتقر للأمان: لأن الاكسل ليس إلا مجموعة من جداول البيانات، فإنك لو نسيته مفتوحًا في حاسوبك أو في أي مكان، ووصل إليه أي طرف آخر فإنه يستطيع بسهولة أن يسرق من حساباتك البنكية الموضوعة في الحساب، أو حتى يستطيع الوصول إليه من بريدك الإلكتروني. 
• عدم القدرة على الربط مع الأدوات الأخرى: لو قلنا من باب المثال إنك تدير مطعمًا، فأنت في الغالب تستخدم عدة أدوات، منها نظام نقاط البيع، ونظام الكاشير، فإذا أردت أن تربط إحدى هذه الأدوات مع الإكسل لتتمكن من إدماج وأتمتة البيانات، فلن تستطيع، لأن الإكسل لا يدعم ميزة الربط، فهو برنامج جداول بيانات يدوي.
• تتبع الفواتير: مع الإكسل لن تستطيع تتبع حالة الفواتير التي ترسل للعملاء لكي تعرف كم فاتورة دُفعت، وكم فاتورة ما زالت قيد المعالجة، إذ ستحتاج إلى فعل ذلك يدويًّا، وهو أمر مرهق حينما يكون عدد الفواتير بالعشرات أو المئات.

دعنا الآن نُلقِ نظرة مفصلة على فوم.

فوم المحاسبي السحابي: نظرة على نقاط قوته وضعفه

فوم هو برنامج محاسبة سحابي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية. صُمِّم فوم لسد ثغرة كبيرة في السوق المحاسبي: وهي تمكين غير المتخصصين من رواد الأعمال والمديرين التنفيذيين ممن يديرون منشآت صغيرة أو متوسطة، تمكينهم من إدارة أموالهم بكل سهولة وبأمان شديد دون الحاجة إلى أدنى معرفة بالمحاسبة.

​​

السؤال المنطقي الآن: ما هي نقاط قوته ونقاط ضعفه؟

نقاط قوة فوم

• واجهة استخدام بسيطة: يوفر لك فوم واجهة استخدام بسيطة وسهلة الاستخدام لا تحتاج لأي خبرة مسبقة، بل إنك ستحصل على فريق دعم معك على مدار الساعة ليمدك بأي مساعدة قد تحتاج إليها.
• انعدام الخطأ: لا نقول إن الخطأ مستحيل تمامًا مع فوم، لكن بفعل تكامل النظام وتوفيره لمجموعة متنوعة من القوالب المحاسبية المربوطة في النظام، فإنك لا تحتاج لأي معادلات رياضية أو ما شابه، كل ما هو مطلوب منك هو إدخال بعض البيانات عن تعاملاتك المالية، وسيحولها البرنامج لتقارير مالية تستطيع قراءتها وفهمها.
• التكامل مع الأدوات: باستطاعتك ربط فوم مع مختلف أنظمة نقاط البيع ومنصات التجارة الإلكترونية، بحيث تؤتمت جميع مدخلات وبياناتك المالية في مكان واحد حتى تعرف أرباحك وخسائرك في لحظات معدودة بخلاف الإكسل.
• التقارير المالية الدقيقة: ستحصل على مجموعة متنوعة من التقارير المالية المهمة مثل تقرير الأرباح، وتقرير الخسائر، وقائمة المركز المالي، وقائمة الميزانية العمومية، وقائمة الدخل، بحيث تكون دائمًا على اطلاع دقيق بتحركات أموالك حتى تتمكن اتخاذ قرارات مالية مستنيرة وعلى نحو أسرع من الإكسل.
• إنشاء، وإرسال، وتتبع الفواتير: من الميزات الرهيبة في برنامج فوم المحاسبي هو القدرة على إنشاء فاتورة ضريبية تحمل هُويتك البصرية وتكون متوافقة مع ضوابط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ثم -وهو الأهم- تتبع حالاتها كلها في مكان واحد لتعرف حجم الأموال المدفوعة وتلك الضائعة في لحظات.

وما هي نقاط ضعفه؟ قد تسأل.

نقاط ضعف فوم

• التعلم: في الغالب ستحتاج لتدريب معمق لفهم مختلف جوانب البرنامج وكيفية استخدامه حتى تستفيد منه، وهذا موجود حرفيًّا عبر دلائل تعليمية مصغرة تأخذك في جولة في البرنامج، بل إن ثمة فريق مخصص لمساعدتك في فهم كل ما تحتاج إليه للبدء في استخدام البرنامج.
• الإدخال: قد تتيه لأول وهلة وسط هذا الكم الهائل من الخصائص والميزات المحاسبية الفريدة، لكن بعد اطلاع على الدلائل الإرشادية ستبدأ تعتاد استخدام البرنامج رويدًا رويدًا.
• الربط: ستشعر بنوع من الغموض حيال كيفية ربط البرنامج مع نظام نقاط البيع خاصتك أو منصة زد – مثلًا – لو كنت متجرًا إلكترونيًّا، لكن فريق فوم يوفر لك دلائل إرشادية بسيطة ستعينك على عمل الربط بيسر شديد.

التكلِفة

يوفر الإكسل باقات متنوعة ومختلفة وفقًا لمتطلباتك، وكما ترى في الصورة التالية، تبدأ الأسعار من 6$ للمستخدم الواحد شهريًّا:

أما فوم، فيوفر لك باقتين، الأولى للمنشآت الصغيرة وسعرها يبدأ من 239 ريالًا شهريًّا، أما الباقة الثانية فسعرها يبدأ من 299 ريالًا شهريًّا:

السؤال الأهم الآن: أيهما أفضل؟

الإكسل أم فوم: اتخذ القرار الآن

لإنهاء المعركة  القائمة دائمًا بين الإكسل المحاسبي وفوم المحاسبي السحابي، فإننا نستطيع أن نخلص إلى قرارين هما:

1. استخدم الإكسل لو كنت شركة ناشئة بالمعنى الحرفي للكلمة، أي أنك لم تحقق أي مبيعات بعد وما زلت في البدايات.
2. استثمر في فوم لو كنت شركة صغيرة أو متوسطة لديها إيرادات فعلية، وتريد حلًّا محاسبيًّا فعلاً يحقق لها الأمان ويعينها على التغلب التام على معضلة الأخطاء المالية.

بل إن فوم يوفر لك ميزات أكثر، منها أنه يجعلك مستعدًّا لإقرارك الضريبي دون تخبط أو ارتباك. نصيحتي لك أن تجرب فوم الآن مجانًا لمدة 7 أيام ثم قرر بنفسك.