برنامج فاتورة إلكترونية: 8 مزايا فريدة يقدمها إليك

إن استخدامك لبرنامج فاتورة إلكترونية في منشأتك؛ كبرنامج فوم المحاسبي، يعني حصولك على العديد من المزايا التي ستخدم الجانب المحاسبي فيها، تعرف على أبرزها فيما يأتي:

• التكامل مع المحاسبة ومسك الدفاتر

يساعد برنامج الفاتورة الذي يتكامل مع أنظمة المحاسبة ومسك الدفاتر الشركات على تبسيط عملياتها المالية عن طريق نقل البيانات تلقائيًّا بين كل منهما، وذلك بدوره يساعد الشركات على توفير الوقت وتقليل الأخطاء والحصول على صورة أوضح عن صحة بياناتها المالية. 

• أتمتة عملية الفوترة

تسمح برامج الفواتير الإلكترونية للشركات بإنشاء وإرسال فواتير ذات مظهر احترافي للعملاء، إما عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي، كما يساعدها ذلك على تتبع حالة الدفع، وإعداد فواتير متكررة للخِدمات القائمة على الاشتراك، وإرسال تذكيرات للعملاء الذين لم يدفعوا بعد.

• إدارة العملاء

يساعد أي برنامج فاتورة مزود بميزات إدارة علاقات العملاء CRM الشركات على تخزين معلومات الاتصال بالعميل وسجل الشراء، الأمر الذي يكون مفيدًا لفهم سلوك العميل وتفضيلاته. 

إضافة إلى أن من شأن ذلك أن يساعد الشركات على إرسال رسائل تسويقية موجهة وعروض خاصة تستهدف العملاء.

• إدارة المنتجات والمخزون

تساعد برامج الفاتورة التي تتضمن ميزات إدارة المنتجات والمخزون الشركات على تتبع مستويات المخزون وتعيين تنبيهات إعادة طلب المنتجات، وإدارة الخِدمات، ومن شأن هذا أن يفيدها بتجنب نفاد المخزون، وتحسين مستوياته، وتحسين خدمة العملاء.

• حساب الضرائب والامتثال للوائح والقوانين الضريبية

تحافظ برامج الفواتير الإلكترونية على امتثال الشركات لقوانين الضرائب عن طريق حسابها وتطبيقها تلقائيًّا على الفواتير الصادرة، إضافة إلى إنشاء التقارير الضريبية المطلوبة، وهذا من شأنه أن يُجنِّب الشركات العقوبات التي قد تكون نتيجة حتمية لعدم الامتثال لتلك القوانين، وذلك من خلال ضمان أنَّها تدفع المبلغ الحقيقي من الضرائب.

• إعداد التقارير والتحليلات

غالبًا ما تشتمل برامج الفواتير الإلكترونية على ميزات إعداد التقارير المحاسبية والتحليلات التي تتيح للشركات تتبع مبيعاتها وتسجيل مدفوعات العملاء والفواتير المستحقة، وبذلك تكون الشركات قادرة على تحديد التوجهات والأنماط ذات الصلة، مثل المنتجات أو الخِدمات التي تُباع جيدًا، والعملاء الأكثر جذبًا للأرباح، وشروط الدفع الأكثر فاعلية.

• التخزين السحابي والقدرة على إدارة الفواتير من الهاتف المحمول

تتيح برامج الفواتير الإلكترونية التي تعتمد على نظام التخزين السحابي؛ كبرنامج فوم، للشركات الوصول إلى الفواتير وإدارتها من أي مكان وفي أي وقت، شريطة وجود اتصال بالإنترنت. 

ويمكن أن يكون هذا مفيدًا خصوصًا للشركات التي لديها موظفون يعملون عن بُعد أو في مواقع متعددة، إضافة إلى ذلك، تقدم بعض برامج الفواتير تطبيقات للأجهزة المحمولة تتيح للمستخدمين الوصول إلى الفواتير وإدارتها في أثناء تنقلاتهم، والتي يمكن أن تكون مفيدة للشركات التي لديها فرق مبيعات متنقلة.

إليك دليل عملي عن كل ما يجب معرفته عن المحاسبة السحابية

• قابلية التخصيص

يُقصد بتخصيص برنامج الفاتورة القدرة على تعديل البرنامج وفقًا لاحتياجات العمل وتفضيلاته، وتتضمن أمثلة التخصيصات التي يمكن إجراؤها على برنامج الفاتورة ما يلي:

• إضافة العلامة التجارية إلى الفواتير: تستطيع الشركات تخصيص مظهر فواتيرها عن طريق إضافة شعارها وألوان علامتها التجارية والعناصر الأخرى التي تعكس هُوية علامتها التجارية، ويفيد هذا الشركات في إنشاء صورة احترافية ومتسقة لنفسها، وجعل فواتيرها أكثر رسوخًا في ذاكرة العملاء.
• إضافة وتعديل الحقول: يمكن للشركات تخصيص فواتيرها لكي تتضمن حقولاً محددة، مثل رقم أمر الشراء أو أرقام مرجعية، وبذلك تستطيع تضمين جميع المعلومات التي تحتاج إليها في الفاتورة، وتوفر لعملائها المعلومات الضرورية.
• الوظيفة: يشتمل تخصيص برنامج الفاتورة على إضافة وظائف محددة للبرنامج، بُغية تلبية متطلبات العمل، فعلى سبيل المثال، يمكن إضافة خاصية تطبيق الحسومات أو تتبع المدفوعات، أو حتى جعل البرنامج يقدم وظائف محددة أشبه بالتي نجدها في برامج مخصصة مثل برنامج فاتورة مبيعات، أو برنامج فاتورة الكهرباء، أو برنامج فاتورة ضريبية.

القوالب الجاهزة: تقدم بعض برامج الفواتير قوالب جاهزة غالبًا ما تكون قابلة للتخصيص، مما يسمح بإنشاء شكل ومظهر متفرد لفواتير كل شركة، مع الحفاظ على الوظائف التي تحتاج الشركة إليها، أي أنه مزود الفاتورة الالكترونية.