راجع المحتوى:
30/08/2025 هل تخشى التعرض لغرامات مالية أو مخالفات قانونية نتيجة عدم الالتزام بمتطلبات الفاتورة الإلكترونية؟ أنت لست وحدك، فالعديد من أصحاب المنشآت والمحاسبين في الشركات يحتاجون إلى فهم دقيق لتلك المتطلبات لضمان سير أعمالهم على الطريقة القانونية ولتحقيق الامتثال الكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، لذا فقد جئنا إليك بهذا الدليل المفصل حول متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية لمساعدتك على فهم كل ما يتعلق بها، كما ستكتشف كيف يمكن لمزود حلول معتمد من الهيئة؛ كبرنامج فوم المحاسبي السحابي مساعدتك على الانتقال إلى المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية بسهولة وسلاسة مع حفاظ تام على أمن بياناتك وخصوصيتها، جربه الآن مجانًا لمدة 7 أيام.
تعرف على متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ)
بدأ تطبيق المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية والتي عرفت باسم (مرحلة الإصدار والحفظ) في 4 ديسمبر من عام 2021م، وتقتضي تلك المرحلة إلزام الشركات والأفراد الخاضعين لهذا النظام بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني، تعرف على أبرز متطلبات تطبيق تلك المرحلة فيما يأتي:
المتطلبات الفنية للفواتير الإلكترونية
تقسم الفواتير الإلكترونية إلى فواتير ضريبية (Tax Invoice) تصدر من منشأة إلى منشأة أخرى، وفواتير ضريبية مبسطة (Simplified Tax Invoice) والتي تصدر من منشأة إلى مستهلك، ولكل من تلك الفواتير متطلباتها الخاصة التي يمكنك التعرف عليها فيما يأتي:
1.1 متطلبات الفواتير الضريبية (Tax Invoice)
- وجوب إصدار الفاتورة الضريبية الإلكترونية عبر نظام محاسبي إلكتروني.
- لا يوجد إلزام بصيغة محددة للفاتورة، إذ يمكن استخدام أي صيغة باللغة العربية وأي لغة أخرى، وإمكانية استخدام الأرقام العربية أو الهندية.
- ضرورة أرشفة الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع أحكام ضريبة القيمة المضافة.
- إمكانية الوصول إلى الفاتورة في أي وقت من قبل الهيئة.
- لا يوجد إلزام بوجود رمز الاستجابة السريعة، أو الختم التشفيري، أو تسجيل الجهاز المستخدم، أو رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID)، أو حتى دالة التشفير (Hash)، أو اعتماد الفاتورة من قبل الهيئة.
- وجوب استخدام نظام إلكتروني متصل بالإنترنت.
- تضمين الفاتورة الضريبية جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية وهي:
- عنوان الفاتورة هو (فاتورة ضريبية).
- الرقم التسلسلي للفاتورة.
- معلومات البائع والمشتري.
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة الإلكترونية.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة.
- قيمة الفاتورة مع الضريبة.
1.2 متطلبات الفواتير الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice)
- وجوب إصدار الفاتورة الضريبية الإلكترونية عبر نظام إلكتروني.
- لا يوجد إلزام بصيغة محددة للفاتورة، إذ يمكن استخدام أي صيغة باللغة العربية وأي لغة أخرى، وإمكانية استخدام الأرقام العربية أو الهندية.
- ضرورة تخزين الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع أحكام ضريبة القيمة المضافة.
- إمكانية الوصول إلى الفاتورة في أي وقت من قبل الهيئة.
- يجب أن تتضمن الفاتورة رمز الاستجابة السريع.
- وجوب استخدام نظام إلكتروني متصل بالإنترنت.
- لا يوجد إلزام بوجود الختم التشفيري، أو تسجيل الجهاز المستخدم، أو رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID)، أو دالة التشفير (Hash)، أو مشاركة الفاتورة مع الهيئة.
- تضمين الفاتورة الضريبية المبسطة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية وهي:
- عنوان الفاتورة هو (فاتورة ضريبية مبسطة).
- الرقم التسلسلي للفاتورة.
- رمز الاستجابة السريع (QR Code)، لتتعرف عليه أكثر، اقرأ: قارئ الاستجابة السريعة.
- اسم المتجر وعنوانه.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة.
- إجمالي الفاتورة متضمنًا قيمة ضريبة القيمة المضافة.
المتطلبات التقنية للفواتير الإلكترونية
فيما يأتي أبرز المتطلبات التقنية التي فرضتها الهيئة على الأفراد والشركات الخاضعة لنظام الفوترة الإلكتروني، تعرف عليها:
- أن يكون النظام الإلكتروني المستخدم للفوترة قادرًا على الاتصال بالإنترنت، وقادرًا على الاتصال بواجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالهيئة لمشاركة الفواتير معها.
- أن يتضمن النظام الإلكتروني آليات تمنع التلاعب به من خلال التعديل على الفواتير أو العبث بها أو بالنظام نفسه، وأن يكون قادرًا على اكتشاف وتسجيل أي تلاعب به، وتشمل تلك الآليات ما يأتي:
- منع إعادة تعيين العداد الخاص بالفواتير.
- منع التعديل أو التغيير على وقت إصدار الفواتير.
- منع التعديل على الفواتير أو حذفها.
- منع تسجيل الدخول إلى النظام لمن لا يحق لهم ذلك.
- منع استخدام كلمة مرور افتراضية أو تلك الخاصة بإعادة ضبط المصنع.
- منع السماح بإصدار أكثر من تسلسل واحد للفواتير.
إليك أبرز متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)
بدأ تطبيق المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية والتي تعرف باسم (مرحلة الربط والتكامل) في 1 يناير من عام 2023م، والتي تلزم الخاضعين لهذا النظام بربط فواتيرهم الإلكترونية مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، وبالتأكيد فإن لتلك المرحلة متطلبات معينة وضعتها الهيئة، تعرف عليها فيما يأتي:
المتطلبات الفنية للفواتير الإلكترونية
إليك أبرز المتطلبات الفنية للفواتير الإلكترونية الضريبية أو الضريبية المبسطة فيما يأتي:
1.1 متطلبات الفواتير الضريبية (Tax Invoice)
- إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر نظام إلكتروني، وبصيغة XML أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML.
- تخزين الفواتير الإلكترونية وفقًا لأحكام ضريبة القيمة المضافة، بحيث يمكن للهيئة الوصول إليها في أي وقت.
- عدم وجود متطلبات على رمز الاستجابة السريع، والذي سيتم إنشاؤه عبر النظام الإلكتروني المستخدم وتحديثه بواسطة منصة فاتورة أثناء عملية اعتماد الفاتورة، ومن ثم تضمينه في الفاتورة عبر النظام الإلكتروني المستخدم.
- لا يوجد متطلبات حول الختم التشفيري أو الرقمي، فهو سيطبق عبر منصة فاتورة.
- وجوب تسجيل الجهاز والنظام الإلكتروني المستخدم على منصة فاتورة بعد عملية الإعداد، ولتتمكن من ربط نظامك الإلكتروني بسلاسة مع منصة فاتورة، اقرأ: ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة.
- وجوب تضمين دالة التشفير (Hash) ورقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) في الفاتورة.
- وجوب اتصال النظام التقني المستخدم بالإنترنت لاعتماد الفاتورة من قبل الهيئة.
- تضمين الفاتورة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية من نظام الفوترة، وهي:
- رمز الاستجابة السريع (QR Code).
- قيمة الفاتورة غير شاملة ضريبة القيمة المضافة.
- قيمة الفاتورة شاملة لضريبة القيمة المضافة.
- معرف إضافي للمورد، ويمكن أن يكون رقم السجل التجاري.
وفيما يأتي مثال توضيحي على الفاتورة الضريبية متضمنة جميع الحقول المطلوبة في المرحلتين الأولى والثانية:
1.2 متطلبات الفواتير الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice)
- إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر نظام إلكتروني، وبصيغة XML أو أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML.
- أرشفة الفواتير الإلكترونية وفقًا لأحكام ضريبة القيمة المضافة، بحيث يمكن للهيئة الوصول إليها في أي وقت.
- وجوب وجود ختم التشفير.
- وجوب تسجيل الجهاز والنظام الإلكتروني المستخدم على منصة فاتورة بعد عملية الإعداد.
- وجوب تضمين دالة التشفير (Hash) ورقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) في الفاتورة.
- وجوب اتصال النظام التقني المستخدم بالإنترنت لمشاركة الفاتورة مع الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدار الفاتورة.
- ضرورة وجود رمز الاستجابة السريع (QR Code) والذي يحتوي على المعلومات التالية:
- اسم البائع.
- وقت وتاريخ إعداد الفاتورة والإشعار.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة الخاص بالبائع.
- إجمالي ضريبة القيمة المضافة.
- قيمة الفاتورة أو الإشعار مشتملًا على قيمة ضريبة القيمة المضافة.
- تضمين الفاتورة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية من نظام الفوترة، وهو إجمالي قيمة المنتجات شاملة ضريبة القيمة المضافة.
وفيما يأتي مثال توضيحي على الفاتورة الضريبية المبسطة متضمنة جميع الحقول المطلوبة في المرحلتين الأولى والثانية:
ويمكنك التعرف أكثر على الشكل الصحيح للفاتورة الإلكترونية بالاطلاع على: شكل الفاتورة الإلكترونية.
المتطلبات التقنية للفواتير الإلكترونية
يجب أن تتحقق المتطلبات التقنية التالية في المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية، تعرف عليها فيما يأتي:
- إصدار الفواتير الإلكترونية وتخزينها بصيغة XML أو PDF / A3 مع تضمين صيغة XML.
- ربط النظام أو البرنامج الإلكتروني المستخدم مع منصة فاتورة.
- ألا يشتمل النظام المستخدم على الأمور التالية:
- السماح بالوصول إليه دون استخدام بيانات تسجيل الدخول.
- استخدام كلمة مرور افتراضية.
- السماح بالتعديل أو الحذف على الفواتير الإلكترونية.
- إصدار الفواتير بأوقات أو تواريخ غير صحيحة.
- إعادة ضبط عداد الفواتير.
- تغيير وقت الجهاز المستخدم، والذي سيؤدي إلى تغيير الوقت الخاص بإصدار الفواتير الإلكترونية.
توحيد وتبسيط البيانات
اعتبارًا من 1 يناير 2023، تعين على الشركات في المملكة العربية السعودية استلام وإصدار الفواتير والمذكرات الإلكترونية. هذا جزء من المتطلبات المرحلية التي حددتها الحكومة للتحرك نحو الفواتير الإلكترونية، إذ تنطبق المتطلبات على جميع المعاملات القياسية والصفرية بين الشركات والمستهلكين.
يتطلب نظام الفوترة الإلكترونية الحد الأدنى من قاعدة البيانات بتنسيق منظم لكل معاملة، وتشمل هذه التوقيعات الإلكترونية أيضًا التحقق من صحة سلطات الضرائب في المملكة العربية السعودية، ويجب على الشركات أيضًا تسجيل فواتيرها في “فاتورة”، وهي منصة فوترة إلكترونية متوافقة مع أنظمة المملكة.
من خلال تنفيذ حلول الفواتير الإلكترونية الموحدة، يمكن للشركات توفير الوقت والمال مع تزويد العملاء بمعلومات دقيقة حول معاملاتهم، إذ تساعد الفواتير الإلكترونية أيضًا على ضمان الامتثال للوائح الضريبية في المملكة العربية السعودية.
الالتزام بلوائح وإرشادات الامتثال الضريبي
أصبحت الفواتير الإلكترونية أكثر انتشارًا من ذي قبل، مما يتطلب من الشركات الالتزام باللوائح التي وضعتها هيئة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA)، فاعتبارًا من 1 يناير 2023، أصبحت الفواتير الإلكترونية إلزامية لجميع دافعي الضرائب، مع ضرورة تضمين التوقيع الإلكتروني فيها، والتحقق من صحة السلطات الضريبية للامتثال.
ومن أجل الحفاظ على امتثال السلطات الضريبية للوائح الفواتير الإلكترونية، يجب على الشركات مشاركة فواتيرها الضريبية ضمن جداول زمنية محددة والالتزام بالمواصفات والمتطلبات الموضحة في المبادرة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا تبادل أي مستندات أخرى ليست جزءًا من هذا الحل إلكترونيًّا، وبالتالي من خلال مواكبة لوائح الفواتير الإلكترونية والبقاء على رأس معايير الامتثال الضريبي العالمية، يمكن للشركات ضمان الانتقال السلس إلى شبكات تبادل المستندات الرقْمية.
ويمكنك تحقيق الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة عبر قراءة: دليلك الشامل للتوافق مع الفوترة الإلكترونية في السعودية
استخدام حلول برمجية للفواتير الإلكترونية
ستتطلب هذه المرحلة من جميع الشركات التوقف عن إصدار الفواتير اليدوية أو المكتوبة بخط اليد، وبدلاً من ذلك ستعتمد نظام الفواتير الإلكترونية، وبالتالي يجب أن يكون البرنامج متوافقًا مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية التي حددتها ZATCA، ويجب أن يكون مسجلاً في بوابة تكامل الفواتير الإلكترونية بمعرف جهاز فريد.
ويمكن للشركات اختيار أي مزود حلول لبرنامج الفوترة الإلكترونية الخاص بهم، والذي يجب أن ينشئ تلقائيًّا مستندات الفوترة وتفاصيل المنتجات والخِدمات بناءً على قائمة مخصصة من البيانات المطلوبة لكل من التزامات الفواتير الإلكترونية وإعداد التقارير.
بالإضافة إلى ذلك، أصبحت التوقيعات الرقْمية الآن إلزامية لجميع الفواتير الإلكترونية، بالإضافة إلى تطبيق لإصدار الفواتير والإشعارات وحفظها وعرضها، وبالتالي مع وجود هذه المتطلبات الجديدة، يمكن للشركات ضمان امتثالها للوائح ZATCA مع تبسيط عملياتها المحاسبية.
ولتتمكن من اختيار مزود الحلول المناسب لعملك، اقرأ: برنامج فاتورة إلكترونية
لكن، ما الفائدة من تلك الحلول البرمجية للفوترة الإلكترونية؟
الفواتير الإلكترونية هي أداة فوترة آلية يمكن أن تساعد الشركات على تقليل العبء الإداري المرتبط بإدارة الفواتير وتأمين مدفوعات أسرع، إذ إنها تلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا، وتبسط عمليات الدفع، وتقلل من تكاليف المعالجة.
ويمكن لهذا الحل الرقْمي تحسين دورة معالجة الفواتير، مما يؤدي إلى توفير الوقت والجهد، كما يتيح تنفيذ حل الفواتير الإلكترونية للشركات تحقيق تخفيضات في التكلفة ووفورات الحجم وتحسين الدقة، وتعد الفواتير الإلكترونية ضرورية لضمان امتلاك الشركات لسجلات مالية دقيقة تحدد إيراداتها وتكلفتها وأرباحها وتدفقها النقدي.
ويعد برنامج فوم المحاسبي السحابي الخيار الأمثل للانتقال إلى المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية والربط مع منصة فاتورة، فهو البرنامج الأسهل والأقل تكلفة في السعودية، كما أنه يوفر لك ميزات أمان لن تجدها في برنامج آخر، جربه مجانًا الآن لمدة 7 أيام، أو احصل على خصم 90% لمدة 6 أشهر ودع مهمة إدارة حساباتك له.
ويمكن أن نلخص النقاط السابقة في الصورة التالية الصادرة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نفسها:
والآن، كيف سيساعدك فوم على الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟
يقدم لك برنامج فوم المحاسبي السحابي مجموعة من المميزات والأدوات التي ستساعدك على الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية السعودي، تعرف على أبرز تلك الميزات:
- سيسهل عليك تقديم فواتيرك للهيئة بكل سهولة وسلاسة ويسر من خلال نظام محاسبي ذكي وسهل الاستخدام.
- سيساعدك على إصدار الفواتير الإلكترونية المطابقة لمتطلبات الهيئة بحيث يجنبك مشاكل الوقوع في أخطاء عدم الامتثال.
- ستحصل على ميزة التحديثات المستمرة للمتطلبات القانونية لضمان التوافق مع أي تغيرات جديدة في القوانين الخاصة بالفوترة الإلكترونية.
- سيساعدك على حفظ جميع فواتيرك الإلكترونية في نظام سحابي آمن ويسهل الوصول إليه.
- ستتمكن من إعداد التقارير المالية الشاملة والدقيقة لمبيعاتك ومشترياتك لإعداد فواتير إلكترونية دقيقة.
- سيسهل عليك التكامل مع الأنظمة المحاسبية الأخرى، مما يجعل عملية الفوترة الإلكترونية سهلة ولا تحتاج إلى وقت وجهد إضافيين.
للمزيد من المعلومات اقرأ: مميزات فوم
كيف يسهل فوم عملية أتمتة الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع قوانين الهيئة؟
يمكنك أتمتة الفواتير باستخدام برنامج فوم المحاسبي، بحيث تحقق الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة باتباع الخطوات التالية:
- سجل دخولك إلى ڤوم.
- حدد نوع الفاتورة التي تود إنشاءها؛ ضريبية أو ضريبية مبسطة، فعلى سبيل المثال؛ إذا أردت إنشاء فاتورة ضريبية، اضغط على (فواتير المبيعات) من قائمة المبيعات، ليجري تحويلك إلى الصفحة التالية.
- اضغط على زر + كما في الصورة:
- سيجري تحويلك إلى صفحة أخرى لتضع فيها جميع المعلومات التي يجب إدراجها في الفاتورة الإلكترونية، وبعد ذلك ستنتقل إلى مرحلة حفظ الفاتورة وإرسالها.
- وتجدر الإشارة إلى أنه بإمكانك العودة في أي وقت إلى جميع الفواتير التي أنشأتها عند الضغط على (فواتير المبيعات) لتتمكن من متابعة تفاصيلها وحالتها: هل دفعت؟ أم تأخر العميل في السداد؟ أم لم تدفع بعد؟
وقد قدمنا لك دليلًا مفصلًا حول كل ما يخص الفوترة الإلكترونية لتتمكن من التعرف إليها عن كثب، اقرأ: الفوترة الإلكترونية في السعودية: الدليل الشامل للمنشآت
إليك أكثر الأسئلة شيوعًا حول متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية
كيف يمكنني التأكد من توافق برنامج الفوترة مع متطلبات الهيئة؟
يمكنك التحقق من ذلك عبر الاطلاع على القائمة الخاصة بالبرامج المعتمدة للفوترة الإلكترونية لدى الهيئة عبر (النقر هنا).
ما هي العقوبات التي تفرض في حال عدم الامتثال للفوترة الإلكترونية؟
بالطبع فإن عدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية سيعرضك لدفع غرامات وعقوبات مالية، بحيث تختلف تلك العقوبات وفقًا لحجم المخالفة التي ارتكبتها.
ويمكنك التعرف أكثر على تلك العقوبات عبر قراءة: غرامة الفاتورة الإلكترونية
هل يوفر ڤوم دعمًا فنيًا لمساعدتي في استخدامه للامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية؟
نعم بالتأكيد، سيساعدك فريق دعم فني متخصص في فوم على استخدام البرنامج وسيجيب على جميع استفساراتك فيما يتعلق بضمان الاستخدام السلس والفعال للفوترة الإلكترونية.
الخلاصة
وفي الختام، تجدر الإشارة إلى ضرورة الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيما يتعلق بنظام الفوترة الإلكتروني، والذي يهدف إلى تحقيق الوضوح والشفافية في المعاملات التجارية، بالإضافة إلى تعزيز التحول الرقمي الذي تشهده المملكة العربية السعودية بما يتوافق مع رؤيتها لعام 2030.
ولا شك بأن اختيار برنامج محاسبي متوافق مع متطلبات الهيئة للفوترة الإلكترونية سيكون صعبًا بعض الشيء أمام العدد الكبير من البرامج المتاحة، لكن لا تبحث كثيرًا وثق بفوم، البرنامج المحاسبي السحابي الذي سيجعل من عملية الفوترة الإلكترونية سهلة وفعالة وسيسهل عليك الانتقال إلى المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، اشترك الآن في فوم مجانًا لمدة 7 أيام (بالنقر هنا) لتتمكن من الاطلاع على ميزاته الرائعة، ولتستمتع بتجربة محاسبية سهلة وتضمن لك الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية.
