أيّها تناسبك أكثر: برامج المحاسبة التقليدية أم السحابية؟

إدارة الشؤون المالية لشركتك قد تكون تحديًا كبيرًا، فهي تتطلب متابعة دقيقة للتدفقات المالية والالتزامات الضريبية. لتسهيل هذه العملية، يمكن لشركتك الاستفادة من برنامج محاسبة متكامل. ولكن، هنا يطرح السؤال: ما هو الأفضل؟ هل تختار النظام التقليدي أم النظام السحابي العامل عبر الإنترنت؟

لا تتوفّر كلّ هذه الأدوات في كلّ البرامج المحاسبية على حدٍّ سواء. ففي حين تقدّم بعض برامج المحاسبة التقليدية أدواتٍ أساسية لعملك المحاسبي، توفّر برامج المحاسبة السحابية مزايا إضافية وتقنيات أكثر تقدّماً مثل أتمتة المهام التي قد يتعيّن عليك القيام بها يدوياً في البرامج التقليدية وربط الأجهزة عبر الإنترنت.

يمكن لتقنية السحابة أن توفّر حلولاً للكثير من المشاكل، إلّا أنّها لا تخلو من بعض القيود التي قد لا تشجع البعض على اعتمادها، بخاصّةٍ الذين لا يتكيّفون بسهولة مع التطوّر التكنولوجي أو الذين يشكّكون بأمان هذه المنصّات، أو يشتكون من صعوبة الانتقال ونقل البيانات من الأنظمة التقليدية إلى منصات المحاسبة السحابية.

ومع ذلك،  ثمّة مفاهيم خاطئة تجاه طريقة عمل برامج محاسبة سحابية تستوجب التوضيح من أجل تشجيع الشركات على تبنّي تلك الأنظمة. ولذلك، نعرض لك مقارنةً بين برامج المحاسبة التقليدية ومنصّات المحاسبة السحابية من أجل تسهيل عملية اختيار نظام محاسبي سحابي لمنشأتك.

 برنامج المحاسبة التقليدي

هو أيّ برنامج محاسبة عاديّ يُحمّل على قرص حاسوبك الصلب الذي عادةً ما يكون في المكتب. ولكي يعمل هذا البرنامج، تُخزّن جميع البرامج المالية والبيانات على القرص ذاته أو على سيرفر ضمن المنشاة من أجل الوصول إليها. ويمكنك أن تصل إلى قاعدة البيانات المرتبطة به عبر جهاز محدّد فقط. ويعتبر هذا النوع برامج للمحاسبين لأن غير المتخصص لن يمكنه إدارته إدارة جيدة.

برامج المحاسبة السحابية

يمكن الوصول إلى البرامج المحاسبية عبر الإنترنت، من دون الحاجة إلى تثبيتها على حاسوبك أو هاتفك أو جهازك، ومن دون الحاجة إلى سيرفر خاصّ بك. تُخزّن جميع بياناتك على سيرفرات متعددة تُعرف باسم السحابة، على عكس البرامج التقليدية. وتوفّر برامج المحاسبة السحابية الكثير من وظائف البرامج التقليدية، ولكن عبر الإنترنت، ممّا يعني أنّه يمكنك العمل من بُعد من أيّ مكان وفي أيّ وقت بسهولة. هذا ويُعدّ ربط برامج المحاسبة السحابية بالأجهزة على اختلافها، مثل نقاط البيع، والحاسوب المركزي، أمراً في غاية السهولة.

الكلفة المنخفضة

إذا كنت ترغب في اعتماد برنامج محاسبة تقليدي، عليك أن تشتري البرنامج  وتحمله على جميع الأجهزة التي سيتم استخدامه عليها. يتطلّب الأمر منك كذلك شراء أقراص ذاكرة إضافية من أجل تخزين البيانات المالية. وبالتالي، فأنت بحاجة إلى شراء كلّ من الأجهزة والبرامج. أمّا برامج المحاسبة السحابية فهي توفر عليك شراء الأجهزة المكلفة وتوفّر لك منصّة رقمية يمكن الاتّصال بها بسهولة من أجهزة مختلفة، من أيّ مكان وفي أيّ وقت. فكلّ ما تحتاج إليه هو جهاز مثل هاتف محمول أو حاسوب مزود بالإنترنت. لن يتوجّب عليك سوى أن تدفع مقابل اشتراك شهري يتضمّن الأساسيات المحاسبية وحزمة من الخدمات الإضافية. على سبيل المثال، توفر لك منصة “ڤوم” عدة باقات يمكن أن تختار من بينها الباقة الأنسب مقابل أسعار معقولة. 

السرعة في إنجاز المهام

نظرًا لأنه يتم تثبيت برامج المحاسبة التقليدية على أجهزة متصلة مباشرة بالسيرفر، فإنّها تعمل بشكل أسرع مقارنة ببرامج المحاسبة السحابية التي تنقل البيانات عبر الإنترنت. ومع ذلك، يمكن أن يؤدّي الاشتراك بباقة إنترنت أسرع إلى زيادة سرعة برنامج المحاسبة السحابي وأدائه بسهولة. بالإضافة إلى ذلك، توفّر لك برامج المحاسبة السحابية حساباً لمنشأتك يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليه، في أيّ وقت ومن أيّ مكان، ما ينتج عنه زيادة في الإنتاجية بحيث يركّزون على العمل المحاسبيّ نفسه بدلاً من تكبّد العناء في تنظيم عمل النظام التقليدي وتحديثه.

قابلية التوسّع

يترافق نموّ المنشآت عادةً مع نموّ حجم البيانات المالية الخاصّة بها، ما يحتّم على المنشأة التي تمتلك برنامج محاسبة تقليدياً أن تضخّ المزيد من الاستثمارات في مجال تكنولوجيا المعلومات وتثبيت خوادم أكبر وأسرع تلبيةً للطلب المتزايد على حجم التخزين. أمّا بالنسبة إلى برامج المحاسبة السحابية، فهي منصّات مرنة وقابلة للتطوير بحيث يمكنها استيعاب نموّ الأعمال واحتياجاتها، نظراً لكبر حجم السيرفرات التي تستخدمها، كما أنّ الشركة التي تشغّل المنصّة المحاسبية هي التي ستتولّى تلبية احتياجاتك المتزايدة بمجرّد اشتراكك بباقة متقدّمة.

إدارة الشؤون المالية والأتمتة 

تتميز البرامج السحابية بقدرتها على تسهيل إجراء عدّة معاملات في الوقت نفسه. فيمكنها أن تزوّدك بخلاصات المعاملات المصرفية مباشرةً، وترميز الإيصالات والفواتير، ومسح الفواتير تلقائياً، وتنظيم مواعيد الاستحقاق والجداول المالية. ولكن، باستخدام برنامج محاسبة سحابي، يمكنك تنظيم الجداول المالية بطريقة أسرع، مع التقليل من الأخطاء البشرية  ونفقات الدفع للمحاسبين والموظفين الإداريين المعتمدين لإدخال البيانات.

إمكانية الوصول إلى البيانات

في الكثير من الحالات، لا يمكن لمستخدمي برامج المحاسبة التقليدية أن يعملوا عن بُعد إلّا بعد الاستعانة بطرف خارجي (third-party) من أجل ربط البرنامج المحاسبي بأجهزة خارج نطاق الشركة أو المنشأة. أمّا برامج المحاسبة السحابية فأكثر ما يميّزها هو تسهيل الوصول إلى البيانات في أيّ وقت كان، ما يتيح لك إمكانية التحكّم بالبيانات في الوقت الفعلي ويساعدك في اتّخاذ القرارات الطارئة، خصوصاً وأنّ الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي يساهم في تحسين العمل التعاوني بين مختلف الفرقاء في العمل. 

أمن البيانات

قد تتعرّض البيانات المالية في برامج المحاسبة التقليدية إلى السرقة أو التلف نتيجةً للقرصنة مثلاً أو الحرائق أو تسرّب المياه. أما إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة سحابياً، فيمكنك الاطمئنان على بياناتك لأنّها مخزّنة في سيرفرات أقلّ عرضة للمخاطر. هذا لا يعني زوال الخطر بالكامل، ولكنّه يصبح أقلّ إذا كانت تدير السيرفرات شركاتُ تكنولوجيا موثوقة تخزّن المعلومات بنسخ احتياطية متعدّدة في مراكز بيانات كبيرة وفي مناطق مختلفة من العالم حيث تحظى بحماية مكثفة ومراقبة على مدار 24 ساعة. وفي حال حصول أيّ نشاط مشبوه على السيرفرات أو الحسابات، تأكّد أن يكون مزوّد خدمة برنامج المحاسبة السحابي قادراً على اكتشاف الاختراق ومنعه مباشرة لحماية البيانات بسرعة.

مشاركة المعلومات والبيانات

عادةً ما يجد بعض المستخدمين صعوبةً في مشاركة المعلومات مع الآخرين باستخدام برامج المحاسبة التقليدية، حيث يتطلّ الأمر تخزين البيانات ونقلها يدوياً في الكثير من الأحيان. ولكنّ برامج المحاسبة السحابية تسهّل عملية تبادل البيانات مع البرامج والأجهزة الأخرى تلقائياً. تساعدك هذه الآليّة في التخلّص من مهمّة الإدخال المتكرّر للبيانات، والتأكّد من أن ّجميع أعضاء الفريق يعملون مع أحدث بيانات المنشأة مثل قائمة العملاء أو قائمة المنتجات أو الأسعار أو الضرائب أو الفواتير. يمكن لبرامج المحاسبة التقليدية أن تتّصل ببرامج وأجهزة أخرى، مثل نقاط البيع، ولكنّ نطاق الخيارات فيها غالباً ما يكون محدوداً، خصوصاً في برامج المحاسبة التقليدية التي تعجز عن الاتّصال بالإنترنت.

الخلاصة

سواء كنت تستخدم برنامجاً محاسبياً أوفلاين أو عبر الإنترنت، ثمّة بعض الأمور التي ينبغي أن توليها أهمّية قصوى، مثل الأمان، والإنتاجية. ولكن، ينصح الخبراء بالاعتماد على منصّات محاسبية لكي توفّر على نفسك مهام وتكاليف كثيرة، مثل تثبيت البرمجيات، وتركيب السيرفر وحمايته وتحديثه، وتوصيل الأجهزة ببعضها البعض، وحمايتها مادّياً وإلكترونياً. وفي حال كان لديك شركة ناشئة، لا شكّ أنّ تفويض المهام المحاسبية لمنصّة موثوقة سيكون مهمّاً لك لكي تركّز على نموّ منشأتك.