أسرار إدارة المطاعم والكافيهات التي لن يخبرك بها أحد

هل تحلم منذ قديم الأزل بامتلاك مطعم خاص بك، ولكن هناك مشكلات تحول بينك وبين حلمك، فلا تعلم كيفية إدارة المطاعم وكيف تفعل ذلك بطريقة صحيحة؟ هون عليك؛ فنحن في هذا المقال سنعرفك على أسرار لإدارة مطعمك، والجدير بالذكر أن إدارة أي مطعم تعتمد على تكنولوجيا حديثة في الإدارة، وتدريب الموظفين جيدًا، بالإضافة إلى الاعتماد على أسس ثابتة.

تشير تلك الإدارة أيضًا إلى إدارة الأعمال اليومية في المطاعم والكافيهات، وهذا يشمل الإشراف على الشئون المالية، وإدارة العمالة، وكذلك العمليات اليومية للأعمال التجارية، وضمان تلبية جهود التسويق، وتخطيط إستراتيجيات الأعمال، وإدارة سمعة المطعم، ولكن هل يحول الوقت بينك وبين فعل كل ذلك في آن واحد، مما يُلجأك إلى وضع جداول مرعبة تعوقك عن التقدم نحو هدفك؟

يحتاج مديرو المطاعم دائمًا إلى فهم عميق لأعمالهم وكيفية عملها، مما يعني أن تتبع الأداء هو جزء مهم آخر من الوظيفة.

تابع هذا المقال لتتعرف على إستراتيجيات وأسرار لإدارة مطعمك لن يخبرك بها أحد، وكيف تنجح في ذلك وتفعله بطريقة صحيحة. 

ما هو نظام إدارة المطاعم؟ 

يشتمل هذا النظام على العديد من الوظائف المطلوبة لتشغيل المطاعم، إذ إن مصطلح إدارة المطاعم هو مصطلح شامل لكافة العمليات والبرامج التي تتضمن خدمة عملاء فريدة من نوعها، بالإضافة إلى ما يلي:

• نظام نقاط البيع: يُستخدم لتسجيل المدفوعات، وإدخال الأوامر. 
• إدارة مخازن المطاعم: تُستخدم إدارة مخازن المطاعم لتكلفة العناصر، ومراقبة المخزون الحالي، وغير ذلك. 
• معالجة الدفع: تسمح لك بقبول العديد من خِيارات الدفع المختلفة، مثل: المدفوعات عبر الجوال، وكذلك بطاقات الخصم أو الائتمان. 
• خدمة كشوف المرتبات والمحاسبة: تُستخدم هذه الخدمة لمراقبة التدفق النقدي للمطاعم، وإدارة كشوف رواتب الموظفين.
• جدولة الموظف: تُستخدم جدولة الموظف للتحقق من مناوبات الموظف، وحضوره، وكذلك إجازاته. 

الخطوات الأساسية لإدارة مطعم ناجح

في الواقع، نجاح أي مطعم لا يمكن أن يكون مرتجلًا، إذ يتطلب الكثير من المعلومات المفيدة والإستراتيجيات الفعالة، والتي من أهمها:

• ينبغي أن تكون قائمة الطعام بسيطة، وبها عدد أقل من الأطباق. 
• تحليل المبيعات، ومتابعة التناقضات بين المبيعات والمشتريات، وأيضًا حساب سعر التكلفة.
• تنمية حس التفاوض لديك، وبخاصة مع الموردين.
• التحكم في الهامش الإجمالي، ومعدل الدوران الشهري، وكذلك عمليات التسليم.
• إعداد أوراق فنية للأطباق الرئيسة.
• إعداد قائمة بالأطباق المعرضة للخطر، وكذلك بالأطباق الأكثر مبيعًا. 

أسرار وإستراتيجيات إدارة مطعم ناجح لن يخبرك بها أحد

هل سمعت من قبل عن مديرين أرادوا إدارة المطاعم الخاصة بهم، ولكنهم فشلوا فشلًا ذريعًا؟ قد يرجع ذلك الأمر إلى الطريقة التي يدار بها المطعم، وفيما يلي أهم أسرار وإستراتيجيات تؤدي إلى إدارة مطعم ناجح:

تحليل السوق واتخاذ القرارات الصحيحة

لا بد من تحليل السوق الذي تريد أن تقيم مطعمك فيه قبل البدء في عملية الإدارة، ويتضمن ذلك أنواع المطاعم، وأعدادها، وأشكال وطبيعة الطعام المقدم، ومشاريع الأغذية الموجودة، وأسلوب التسويق والدعاية الذي يستخدمونه، ومدى جودة الطعام المقدم… إلخ، بالإضافة إلى تحليل دقيق لاهتمامات المقيمين بالقرب من مطعمك؛ فهذا سيفيدك في تقديم طعام ينال رضا الزبائن، وأسعار تنافسية لا مثيل لها.

الاعتماد على أسس ثابتة من بداية المشروع

لا بد من الاعتماد على أسس ثابتة من بداية المشروع والاهتمام بها أيما اهتمام، مثل: مكان إقامة المشروع، ترتيب الأماكن بصورة تضمن الخصوصية للزبائن، الخدمة المقدمة، الإضاءة، جودة الطعام، وكذلك الأسعار… فكل ذلك من أسرار وإستراتيجيات إدارة مطعم ناجح.

تدريب الموظفين وتحفيزهم

يعد الموظفون هم حلقة الوصل بينك وبين العملاء مباشرة؛ لذا لا بد من تدريبهم وتحفيزهم على اللباقة في الحديث مع العملاء، وفن التعامل معهم، وكذلك طريقة التصرف الصحيحة في مختلف المواقف، ولا تنسَ الاهتمام بمظهرهم أيما اهتمام، وتحفيزهم الدائم على أداء العمل بأفضل شكل ممكن، وذلك من خلال طمأنتهم على مستقبلهم الواعد في هذا المطعم، ومنحهم المكافآت المالية والمرتبات المجزية، وكذلك عدم الاستغناء عنهم مهما كلف الأمر.

علاج الأخطاء والحرص على عدم تَـكرارها

إذا كنت تمتلك مطعمًا خاصًّا بك؛ فلا بد من مراقبة الموظفين عن كثب في أثناء أداء عملهم طَوال اليوم؛ حتى يتسنى لك علاج الأخطاء إن وجدت والحرص على عدم تَـكرارها.

التأكد من جودة الطعام 

ينبغي عليك بصفتك تعمل على إدارة المطاعم أن تتأكد من طريقة تقديم الطعام المقدم للزبائن وجودته، وتوافر كافة الأصناف في القائمة، وكذلك الحفاظ على رائحة المكان نظيفة أولًا بأول، ونظافته، فضلًا عن مستوى الإضاءة به.

الاعتماد على تكنولوجيا حديثة في الإدارة

يوصي خبراء الاقتصاد بالاعتماد على تكنولوجيا حديثة في إدارة المطاعم والكافيهات، مثل: الاعتماد على نظام محوسب وإدخال كافة البيانات به كالطلبيات والفواتير التي تصل إلى المطاعم.

عوامل نجاح إدارة المطاعم

هناك العديد من العوامل التي تعمل على نجاح إدارة المطاعم والكافيهات، والتي تتمثل فيما يلي:

تقدير الموظفين

لا بد من تقدير الموظفين، والاستماع إلى شكواهم باستمرار، والاحتفاظ بهم، فذلك سيسهل عليك عملية الإدارة بفعالية؛ وبالتالي زيادة إنتاجية مطعمك، ويمكن فعل ذلك من خلال منحهم جزءًا من وقتك الثمين.

إدارة الوقت بفاعلية

جميعنا نعلم أن المطاعم ذات طبيعة سريعة لا يستطيع العديد من الأشخاص مواكبتها، إذ يوجد مشكلات لا بد أن تُحل باستمرار وفي وقتها المحدد، وكذلك لا بد من عدم تأخير المهام الثابتة والمتكررة، مثل: إعداد قائمة مهام اليوم التالي، تحديث القائمة الأسبوعية باستمرار، فضلًا عن التحقق من الهاتف المحمول والبريد الإلكتروني… إلخ، كل ذلك يتطلب سرعة في التنفيذ، وإدارة الوقت بفاعلية.

إنشاء وتحديث كتيب المطعم باستمرار

يعد إنشاء وتحديث كتيب المطعم باستمرار أحد أهم عوامل نجاح إدارة المطاعم، إذ إنه من المعروف أن لكل مطعم لوائح داخلية ونظامًا خاصًّا به يختلف عن المطاعم الأخرى؛ وبالتالي سيساعده ذلك كثيرًا في شرح أهم المعلومات الخاصة بمطعمك، مثل: مصدر الطعام والموردين، نقاط البيع الفريدة للمطعم، الشكاوى والسياسات التي تتعلق بالإجازات الرسمية، دور كل موظف، بروتوكولات الأمان… إلخ.

الاندماج مع الموظفين

ينبغي عليك أن تندمج مع الموظفين على أرض الواقع؛ لاكتشاف نقاط الضعف لدى مطعمك، والحصول على معلومات منتظمة ودقيقة، وكذلك اكتشاف سير العمل، والكفاءات، والأداء الفعلي لكل موظف؛ مما ينعكس إيجابًا على إدارة مطعمك، وزيادة إنتاجية ربحيته.

أخطاء يجب تجنبها في إدارة المطاعم

إن إدارة المطاعم ليست بالأمر السهل كما يظن البعض، كما أن ارتكاب الأخطاء أمر ممكن تمامًا، ومع ذلك، يمكن توقع بعض الأخطاء وتجنبها؛ لزيادة إنتاجية مطعمك، ومنع التدهور التدريجي لربحية مطعمك، وفيما يلي أهم تلك الأخطاء التي لا بد من مراعاتها عند إدارة مطعم ما:

تقديم قائمة طعام طويلة

يسعى العديد من مديري المطاعم إلى تقديم قائمة طعام طويلة عن طريق مجموعة متنوعة من الأطباق؛ لإرضاء جميع أذواق الزبائن، وهذا خطأ شائع، إذ إن العديد من الأشخاص ينجذبون إلى المطاعم المتخصصة التي تفضل طبقًا محددًا، كما أنه غالبًا ما يجبرك مضاعفة الأطباق في القائمة على استخدام المزيد من المنتجات المجمدة؛ لذا تحظى الكمية القليلة من الأطباق التي تقام على المنتجات الطازجة بتقدير أكبر وتنال رضا العملاء؛ لذا من الآن فصاعدًا حاول أن تجعل أطباقك مزيجًا بين الطعم والرائحة، دون أن تنسى العرض النظيف؛ لأن القائمة الجيدة ستثير شهية عملائك بلا ريب، وستجعل الزبون يأتي مرة تلو الأخرى إلى مطعمك.

تقديم ديكور غير ملائم

إذا كنت تتساءل: لماذا مطعمي لا يعمل جيدًا مثل باقي المطاعم الأخرى؟ فمن المحتمل أن يرجع السبب الرئيس في ذلك إلى تقديم ديكور غير ملائم إطلاقًا مع جو المطعم، أو عدم إيلاء الزخرفة أهمية كبيرة؛ وبالتالي لا يتشجع الزبون على العودة إلى مطعمك مرة أخرى.

إهمال الجانب المالي

قد يغفل مديري المطاعم عن الجانب المالي ويهملونه بسبب عدم المعرفة به؛ لذا لا بد من وضع خطة مالية محكمة شاملة لكافة جوانب العمل قبل البدء فيه، حتى لا ينتهي بك المطاف معلنًا إفلاسك وفشل مشروعك؛ لذا يحسن بك أن تعين خبيرًا أو محاسبًا متخصصًا في إدارة الأمور المالية.

عدم مواكبة التطور التكنولوجي

لا بد لك من مواكبة التطور التكنولوجي المستمر بغض النظر عن طبيعة عملك، ويحدث ذلك من خلال: توفير تطبيق يساعد العملاء على إتمام العمليات بسرعة ويسر، وكذلك توفير طرق دفع مختلفة.

أسئلة شائعة

• ما هي واجبات المحاسب لإدارة المطاعم؟

تتضمن واجبات محاسب المطعم في تحليل وتسجيل وتفسير البيانات المالية للمطعم، تقديم الإقرارات الضريبية، إنشاء حسابات المطاعم، رفع الرسوم والرواتب، وكذلك تسجيل الموردين.

• كيفية حساب تكلفة الطعام؟

لا بد من معرفة تكلِفة كافة المكونات التي تستخدم في الطبق المعد، وأي مواد مصنعة كالملاعق والأكياس البلاستيكية، ثم قسمتها على عدد الأجزاء التي تستطيع صنعها بهذه المكونات.

في الختام

تمتلك مهنة إدارة المطاعم مجموعة من الخطوات والمعايير اللازم اتباعها؛ حتى تتمكن من النجاح في عملك، ومنافسة عشرات المطاعم الأخرى، إذ لا يقتصر الأمر على قائمة الطعام وطريقة تقديمها فحسب، وإنما يشمل الوقت الفعلي الذي يحتاج إليه الجميع كي يتمكنوا من أداء كافة مهامهم بفاعلية. ولأن ذلك سيكون صعبًا عليك إتمامه بمفردك؛ فمن الأفضل لك أن توكل المهمة لخبير أو برامج حديثة لتساعدك في عملية الإدارة بفعالية. 

وختامًا، إذا أردت الحصول على برنامج محاسبي تستطيع من خلاله إدارة المطاعم والكافيهات بطريقة سهلة، فتواصل مع ڤوم.

ڤوم هو برنامج محاسبة سحابي متخصص في خدمة وإدارة المطاعم وتسهيل كافة عملياتها المحاسبية، هذا بالإضافة إلى أنه معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية. يتميز ڤوم بدعمه للغة العربية والإنجليزية، وسهولة استخدامه، وكذلك تكامله مع أهم وأفضل البرامج والأدوات التي من المحتمل أن تحتاج إليها لمحاسبة مربحة وناجحة.

لقد خصصت لكَ ڤوم برنامجًا سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات، وبخصم 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.