برنامج erp: كيف تستخدمه المنشآت في تتبع أنشطتها التجارية؟

عندما نتحدث عن تكنولوجيا المعلومات وأسس إدارة الأعمال الحديثة، لا يمكننا تجاهل الدور البارز الذي تلعبه أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في تحقيق التنظيم والفعالية. إنَّها القلب النابض للشركات الكبرى والصغيرة على حد سواء، حيث تقدم لها وسيلة للسيطرة على مختلف جوانب العمل بسلاسة وكفاءة.

برنامج erp ليس مجرد تعليمات برمجية فحسب، بل هو حل تكنولوجي يُمكّن الشركات من تحويل البيانات إلى رؤى قيمة، ويسهل عليها اتخاذ القرارات الإستراتيجية. وفي هذا المقال، سنستكشف عالم برامج تخطيط موارد المؤسسات بمزيد من التفصيل، سنلقي نظرة على كيفية تحقيق التكامل والتنظيم في أنظمة برامج تخطيط موارد المؤسسات وسنتعرف على فوائدها والتحديات التي يمكن أن تواجهها الشركات في أثناء العمل عليها. 

ما هو برنامج erp، وكيف يعمل؟

برنامج erp أو قل برامج تخطيط موارد المؤسسات هي أنظمة برمجية تهدف إلى تنسيق جميع عمليات الأعمال في المؤسسة وتكاملها، مثل المحاسبة والموارد البشرية والتصنيع والمبيعات والتسويق والمشتريات والمخزون وغيرها. تعمل هذه الأنظمة على جمع وتحليل وتقديم البيانات ذات الصلة بالأداء والكفاءة والجودة والربحية للمؤسسة، وتساعد على اتخاذ القرارات الإستراتيجية. كما تسهل التواصل والتعاون بين الأقسام والفروع والشركاء الخارجيين.

تعتمد برامج تخطيط موارد المؤسسات على مجموعة من الوحدات النمطية التي تغطي مختلف جوانب الأعمال، وتربط بينها قاعدة بيانات مشتركة. كل وحدة تقوم بإدارة عملية أو وظيفة محددة، مثل إدارة المشروعات أو إدارة العلاقات مع العملاء أو إدارة سلسلة التوريد، ويمكن للمستخدمين الوصول إلى البيانات والتقارير من خلال واجهة مستخدم رسومية أو عبر الإنترنت أو عبر الهاتف المحمول.

المزايا التي تقدمها برامج تخطيط موارد المؤسسات

تقدم برامج تخطيط موارد المؤسسات العديد من المزايا للشركات التي تستخدمها، ومنها:

• التكامل الشامل: تساعد برامج تخطيط موارد المؤسسات على ربط جميع أنظمة وتطبيقات وأجهزة الشركة في بيئة موحدة، وتسهل التوافق والتبادل مع الأنظمة الخارجية للشركاء والموردين والعملاء. كما تدعم استخدام أحدث التقنيات مثل السحابة وإنترنت الأشياء.
• تحسين كفاءة العمليات: برامج تخطيط موارد المؤسسات تساعد على تبسيط وتوحيد وتنظيم العمليات المتعلقة بالمحاسبة والمبيعات والتسويق والإنتاج والمشتريات والمخزون والموارد البشرية وغيرها، وتزيد من التعاون والاتصال بين الأقسام والفروع والشركاء. كما تساهم في تحليل وتقديم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الإستراتيجية.
• زيادة دقة البيانات: تضمن برامج تخطيط موارد المؤسسات سلامة وصحة ودقة البيانات التي تستخدمها الشركة، وتحميها من التلاعب أو التسرب أو الضياع. كما تحدث البيانات بشكل سريع ومتزامن في قاعدة بيانات مشتركة، مما يسهل الوصول إليها والاستفادة منها.
• تحسين إدارة المخزون: تساعد برامج تخطيط موارد المؤسسات على مراقبة وتتبع وتحديث حالة المخزون في جميع مستودعات الشركة، وتضبط مستوى المخزون بحسب الطلب والعرض، كما تسهل على الشركة إجراء عمليات التوريد والإنتاج والشحن بشكل أكثر كفاءة.
• تحسين إدارة العملاء: برامج تخطيط موارد المؤسسات تساعد على تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة لعملائها، وتقصر زمن التسليم والتجاوب مع طلباتهم، كما تسهل على الشركة فهم احتياجات وتوقعات عملائها، وبناء علاقات طويلة الأمد معهم.
• تبسيط التقارير والتحليلات: تساعد برامج تخطيط موارد المؤسسات على إنشاء وتخصيص وتوزيع التقارير والرسوم البيانية ولوحات البيانات التي تعرض مؤشرات الأداء الرئيسة للشركة، وتسمح بالمقارنة والتنبؤ والتحسين، كما تستفيد من تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لاستخلاص الأنماط والاتجاهات والفرص من البيانات.

أبرز التحديات التي تواجه الشركات في اختيار وتطبيق برامج تخطيط موارد المؤسسات

• التكلفة: تعدُّ برامج تخطيط موارد المؤسسات استثمارًا باهظًا، لا سيما بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة؛ فهي تتطلب دفع رسوم للترخيص والاشتراك والتخصيص والتدريب والدعم والتحديث. كما تحتاج إلى شراء أو تأجير أو استضافة البنية التحتية اللازمة لتشغيل البرنامج، مثل الخوادم والشبكات والأجهزة.
• التعقيد: برامج تخطيط موارد المؤسسات أنظمة معقدة وشاملة تغطي جميع جوانب الأعمال. لذلك، قد يكون من الصعب اختيار البرنامج الأنسب لاحتياجات الشركة، وضبطه وفقًا للمتطلبات والمعايير المحددة. كما قد يكون من الصعب التأكد من التوافق والانسجام بين البرنامج والأنظمة الأخرى المستخدمة.
• تحديات التنفيذ: برامج تخطيط موارد المؤسسات تحتاج إلى عملية تنفيذ طويلة ومعقدة، وهي تشمل مراحل مثل التخطيط والتصميم والإعداد والاختبار والإطلاق والانتقال. قد تواجه الشركات صعوبات في إدارة هذه المراحل بشكل فعال، وفي ضمان جودة البرنامج وسلاسة التحول. كما قد تواجه مشاكل في نقل البيانات من الأنظمة القديمة إلى البرنامج الجديد، أو في حل المشكلات التقنية أو التشغيلية التي قد تحدث.
• الأمان وحماية البيانات: تتعامل برامج تخطيط موارد المؤسسات مع كمية هائلة من البيانات الحساسة والسرية التي تتعلق بالشركة والعملاء والشركاء. لذلك، قد تتعرض هذه البيانات لخطر الاختراق أو التسرب أو التلف إذا لم يتم تأمينها بشكل كافٍ. كما قد تتطلب هذه البيانات الامتثال للقوانين واللوائح المحلية والدولية المتعلقة بحماية الخصوصية والبيانات.
• التكامل مع التطبيقات الخارجية: قد لا يغطي أي برنامج erp جميع احتياجات الشركة، أو قد تحتاج إلى التواصل مع تطبيقات أخرى خارج نطاقها، مثل تطبيقات التجارة الإلكترونية أو التسويق أو التحليلات. لذلك قد يكون من الضروري إنشاء واجهات برمجة تطبيقات (APIs) أو استخدام حلول جاهزة لضمان التكامل والتبادل بين البرنامج والتطبيقات الأخرى، دون فقدان البيانات أو عرقلة حركتها.
• التحديث والصيانة المستمرة: تحتاج برامج تخطيط موارد المؤسسات إلى التحديث والصيانة بشكل دوري لضمان عملها بشكل سلس وفعال، وإصلاح أي أخطاء أو عيوب فيها. كما تحتاج إلى مواكبة التغيرات في السوق والصناعة، وإضافة مزايا أو تحسينات جديدة. قد يستغرق هذا الأمر وقتًا وجهدًا من قبل الشركة أو البائع، وقد يؤثر على استمرارية عمل الشركة.

الدور المالي الذي يلعبه برنامج erp

الجانب المالي من جزئية برامج موارد المؤسسات الإدارية هو الجزء الذي يتعلق بإدارة وتحليل وتقديم المعلومات المالية للمؤسسة، وتحقيق أهدافها المالية، واتخاذ القرارات المالية الصائبة. يشمل الجانب المالي ما يلي:

• وحدة المحاسبة والشؤون المالية: هي الوحدة الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، وتتيح للشركات إمكانية فهم حالتها المالية الحالية وتوقعاتها المستقبلية. وتشمل الميزات الرئيسة لهذه الوحدة تتبّع الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض وإدارة العمليات المالية. يمكن لهذه الوحدة أتمتة المهام المتعلقة بالفواتير ومدفوعات البائعين وتسوية الحسابات، مما يساعد موظفي قسم المحاسبة على إغلاق الدفاتر في الوقت المناسب ومعرفة الإيرادات الحالية.
• وحدة التخطيط والميزانية: هي الوحدة التي تساعد على تحديد أهداف المؤسسة المالية وإعداد خطط عمل تناسبها. وتشمل الميزات الرئيسة لهذه الوحدة إنشاء وتخصيص وتوزيع الميزانيات للأقسام والمشاريع، ومراقبة وتقييم أدائها، وإجراء التعديلات اللازمة. يمكن لوحدة التخطيط والميزانية توليد تقارير مفصلة عن حالة التنفيذ والانحرافات عن المخطط.
• وحدة التقارير والتحليلات: هي الوحدة التي تساعد على تحليل وتقديم المعلومات المالية بشكل سهل وواضح. وتشمل الميزات الرئيسة لهذه الوحدة إنشاء وتخصيص وتوزيع التقارير والرسوم البيانية ولوحات المعلومات التي تعرض مؤشرات الأداء المالية، وتسمح بالمقارنة والتنبؤ والتحسين.

اقرأ أيضًا: عيوب برنامج قيود المحاسبي (وأقوى بديل له في السعودية)

أسئلة شائعة

• كيف يتم اختبار جودة برامج تخطيط موارد المؤسسات؟

تشمل خطوات الاختبار ما يلي:

• تحديد مجال وإستراتيجية الاختبار.
• تصميم وتنفيذ حالات الاختبار.
• تقييم وتوثيق النتائج والمشكلات.

• لماذا بعض المؤسسات لا تنفذ ERP؟

بعض المؤسسات لا تنفذ ERP لأسباب مختلفة، مثل تكلفته العالية من حيث دفع رسوم الترخيص وتدريب العاملين وشراء أو تأجير أو استضافة البنية التحتية اللازمة لعمله. بالإضافة أنَّه يحتاج إلى عملية تنفيذ طويلة ومعقدة، تشمل مراحل مثل التخطيط والتصميم والإعداد والاختبار والإطلاق، كما قد تواجه مشاكل في نقل البيانات من الأنظمة القديمة إلى البرنامج الجديد.

• كيف تختار برنامج erp يناسب احتياجاتك؟

• حدد متطلبات عملك، واعرف ما إذا كان الانتقال إليه سيشكل نقلة نوعية لمؤسستك بناءً عليها.
• حدد ميزانيتك.
• تعرف إلى آراء مستخدمي البرنامج، واطلع على تعليقاتهم وشكاواهم.
• اسأل عن مستوى خدمة العملاء والدعم الفني، ومدى كفاءتهم في حل المشكلات.

• ما هي أنواع برامج erp؟

• برامج ERP المتخصصة: هي برامج تركز على قطاع أو صناعة محددة، مثل التصنيع أو التوزيع أو البناء. 
• برامج ERP الشاملة: هي برامج تغطي جميع جوانب إدارة الأعمال، مثل الجوانب المالية والمحاسبة والمبيعات والتسويق وغيرها.
• برامج ERP السحابية: هي برامج تتم استضافتها على شبكة الإنترنت، بدلاً من تثبيتها على خوادم أو أجهزة محلية.

في الختام

إذًا لقد تعرفنا في هذا المقال إلى مفهوم برنامج erp وأهميته، وشرحنا مميزاته للمنشآت والمؤسسات. ولتسهيل عملية إعداد القيود المحاسبية ومتابعتها إن كنت محاسبًا أو رائد أعمال؛ جهزت لكَ فوم برنامج محاسبة سحابيًّا يتمتع بسهولة الربط مع أي برنامج erp للمحاسبين بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان. 

لا تتردد باستكشافه، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.