هل تفكر في استخدام برنامج قيود المحاسبي؟ هل سمعت عن عيوبه المحتملة؟ إن كان هذا البرنامج يتمتع بكثير من المزايا، فإن به حتمًا عيوبًا تجب مراعاتها. في هذه المقالة الموضوعية، سنناقش أبرز عيوب مع تقديم برنامج محاسبة بديل مناسب.
|
أتـرغب في بديل أفضل لقيود؟ يعتبر برنامج فوم المحاسبي السحابي أفضل بديل لقيود لعدة أسباب: سهولة استخدامه، دعمه للغتين، اعتماده من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، وسعره المخصص للمنشآت الصغيرة والشركات الناشئة. حرفيًا – ودون انحياز – تؤكد ميزات فوم وشهادة عملائه أن فوم هو أسهل برامج محاسبة في السوق وأكثرها فعالية. |
عيوب برنامج قيود المحاسبي
بدون مقدمات طويلة لندخل في أبرز العيوب التي قد تواجها حين تستخدم برنامج قيود المحاسبي، ومن أهمها:
انعدام الدقة العالية
تعد الدقة جانبًا مهمًّا في أي نظام محاسبة كبرنامج قيود المحاسبي مثلاً، لكن مع الأسف هذا البرنامج لا يضمن الدقة في كل الحالات. هذا يعني أنه يجب على المستخدمين التحقق من النتائج يدويًّا لضمان الدقة. قد يستغرق التحقق من الدقة وقتًا طويلاً، وإذا لم ينفَّذ جيدًا فقد يؤدي إلى أخطاء مكلفة. لضمان الدقة عند استخدام البرنامج، يجب على المستخدمين التحقق بانتظام من النتائج بحثًا عن أي تناقضات والتحقق مرة أخرى من البيانات التي أُدخِلت في النظام. إضافة إلى ذلك، يجب على المستخدمين استخدام حُزمة برامج محاسبة لعمل نسخة احتياطية من بياناتهم وتوفير طبقة إضافية من الدقة.
عدم وجود التفاصيل الكافية
لا تستطيع الحصول على تفاصيل كافية من برنامج قيود المحاسبي، لذا، قد لا يتمكن المستخدمون من رؤية الصورة الكاملة في بياناتهم المالية. لضمان الدقة، من المهم أن يكون المستخدمون على دراية بأي أوجه قصور محتملة في البرنامج.
لحل هذه المشكلة، يجب أن يقضي المستخدمون وقتًا كافيًا لمراجعة بياناتهم المالية بانتظام. سيساعد هذا في تحديد أي مشكلات أو تناقضات مع البيانات وإجراء أي تصحيحات ضرورية. إضافة إلى ذلك، يجب على المستخدمين مراجعة بياناتهم المالية بحثًا عن أي مخاطر أو تغييرات محتملة قد تؤثر على صافي أرباحهم.
يجب على المستخدمين أيضًا التفكير في استخدام أدوات أخرى لتكملة برنامج قيود المحاسبي الخاصة بهم، كاستخدام أدوات ذكاء الأعمال لاكتساب رؤى أعمق في بياناتهم المالية واكتشاف أي تناقضات بسرعة أكبر. سيساعدهم هذا على تحديد المشكلات المحتملة وإجراء التغييرات قبل أن تصبح أخطاء مكلفة.
أخيرًا، يجب على المستخدمين التفكير في تنفيذ الضوابط والعمليات الداخلية للمساعدة على الحد من أي مخاطر مرتبطة بالبرنامج. سيساعد ذلك على ضمان دقة وموثوقية البيانات وتقليل مخاطر الوصول غير المصرح به أو التلاعب بالبيانات.
السعر المرتفع
إحدى أهم مساوئ برنامج قيود المحاسبي، هو ارتفاع تكلفته. قد تكون تكلفة الحُزمة صغيرة مقارنة بالتكاليف الأخرى، ولكنها غالبًا ما تكون أعلى من تكلفة النظام الورقي. قد يتسبب ذلك في قيود الميزانية وغيرها من القضايا المالية التي يصعب التغلب عليها. من المهم تقييم محاسن ومساوئ هذا النظام بعناية قبل اتخاذ قرار الاستثمار فيه.
صعوبة الوصول إليه من مواقع متعددة
إذا كنت تستخدم برنامج قيود محاسبية فلا يُسمح لك بالوصول إلى البيانات من مواقع متعددة، وبهذا تفقد بعض الميزات المهمة. باستخدام هذا النوع من النظام، سيمتنع عليك الوصول إلى بياناتك من أي مكان آخر غير الموقع الذي خُزِّنت فيه، مما يصعّب العمل عن بُعد أو التعاون مع بقية أفراد الفريق. وإذا أردت إتاحة الوصول لشخص آخر إلى النظام، فعليه أن يكون في نفس المكان الذي تعيش فيه. ويعد هذا عيبًا كبيرًا في التعاون والإنتاجية. حتى تستطيع الوصول إلى بياناتك الخاصة من مواقع متعددة، ابحث عن نظام يسمح بالوصول عن بُعد. سيمكنك ذلك من الوصول إلى بياناتك أينما كنت، والتأكد من أن كل ما تحتاج إليه تستطيع الوصول إليه بسهولة.
خطر الوصول غير المصرح به
قد يعرّض ضعف التحكم في الوصول المؤسسةَ للوصول غير المصرح به إلى البيانات والبرامج، أو للاحتيال، أو حتى لإيقاف تشغيل خِدمات الكمبيوتر. لتتحامى المؤسسات تلك المخاطر، عليها الاستثمار في تدابير أمان وصول المستخدم، مثل: حماية تسجيل الدخول بكلمة مرور فقط (POLP) والمصادقة متعددة العوامل والتشفير. يساعد POLP على تقليل مخاطر وصول مستخدم غير مصرح له إلى البيانات الحساسة، لكن له عيوب، فهو يطلب من جميع المستخدمين الحصول على نفس الحد الأدنى من الأذونات. لمزيد من الحماية للبيانات من الوصول غير المصرح به، يجب على المؤسسات أيضًا التأكد من تحديث تصحيحات الأمان بانتظام والنظر في تضمين طرق مصادقة إضافية مثل القياسات الحيوية أو المصادقة الثنائية.
محدودية القدرة على تتبع التغييرات
تعد القدرة على تتبع التغييرات مهمة خاصة في المحاسبة، لأنها تتيح الشفافية والمساءلة عن جميع المعاملات المالية. لسوء الحظ، فإن قدرة برنامج قيود المحاسبي على تتبع التغييرات محدودة. وهذا يصعّب ضمان دقة البيانات.
لتعزيز فعالية هذا البرنامج، من المهم أن يكون لديك نظام يسمح بتتبع التغييرات وتسجيلها وفقًا لذلك. سيساعد هذا على ضمان تسجيل جميع التغييرات بدقة، مهما كانت صغيرة أو كبيرة. إضافة إلى ذلك، لا بد أن يتولى أحد مسؤولية تتبع التغييرات، إذ سيساعد ذلك على ضمان احتساب جميع التغييرات.
من الصعب الحفاظ على الدقة في المعاملات المعقدة
الحفاظ على الدقة في المعاملات المعقدة في برنامج قيود المحاسبي أمر صعب. لضمان الدقة، يجب على الشركات الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع المعاملات المالية واستخدام طرق وأساليب متعددة للتحقق. تتضمن هذه الأساليب الضوابط الحسابية والمحاسبية، إضافة إلى قواعد وإرشادات مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
توجد ضوابط حسابية ومحاسبية لضمان التسجيل الدقيق للمعاملات ومعالجتها. من تلك الضوابط: المراجعة المزدوجة للحسابات، ومقارنة المستندات الأصلية بالنسخ المحوسبة، وتسوية الحسابات على أساس منتظم. يجب على الشركات أيضًا مراجعة دقة إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بهم باستمرار.
تشير مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) إلى القواعد أو الإرشادات المعتمدة لتسجيل المعاملات التجارية والإبلاغ عنها. يجب على الشركات التأكد من أن بياناتها المالية تلتزم بهذه المبادئ لضمان الدقة. وهذا يشمل التأكد من أن جميع المعلومات المالية محدّثة ودقيقة، ومراجعة جميع البيانات المالية للتأكد من دقتها، والتأكد من صحة جميع قيود اليومية.
إضافة إلى ذلك، يجب على الشركات أن تنتبه جيدًا لأية تغييرات قد تحدث في البيئة المحاسبية وإجراء التعديلات اللازمة وفقًا لذلك. أخيرًا، يجب على الشركات توظيف محترفين مؤهلين لمساعدتهم على الحفاظ على الدقة في المعاملات المعقدة.
انعدام متطلبات المحافظة
يتعين على شركات المحاسبة الاحتفاظ بسجلات معينة ذات صلة بعمليات التدقيق والمراجعات الخاصة بها مدة سبع سنوات. قد يكون هذا صعبًا، إذ يجب حماية البيانات مع إمكانية الوصول إليها أيضًا عند الحاجة. فيما يلي بعض النصائح للحفاظ على السجلات وفقًا للمتطلبات:
- خزِّن جميع المستندات في مكان آمن واحفظ نسخة احتياطية من السجلات بانتظام.
- تأكد من أن جميع الوثائق مصنفة بوضوح ودقة.
- تأكد من أن لديك نظامًا لتخزين النسخ الرقْمية من المستندات في حالة فقد المستندات الأصلية أو إتلافها.
- احتفظ بجميع الإيصالات والفواتير والمستندات المالية الأخرى منظمةً بحيث يسهل العثور عليها عند الحاجة.
- تأكد من تخزين جميع المستندات في بيئة آمنة من الكوارث الطبيعية والسرقة والتهديدات المحتملة الأخرى.
- لضمان دقة السجلات، استخدم نظام الضوابط والموازين للتأكد من أن جميع المستندات محدّثة.
يساعد اتباع هذه النصائح شركات المحاسبة على الاحتفاظ بسجلاتها وفقًا للمتطلبات وتجنب أي غرامات أو عقوبات محتملة إذا لم تطبق تلك المتطلبات.
عدم القدرة على تتبع الربح والخسارة بدقة
يعد تتبع الربح والخسارة جزءًا مهمًّا من المحاسبة المالية، لأنه يساعد الشركات على تحديد صحتها المالية ونجاح عملياتها. لسوء الحظ، يصعُب في برنامج قيود المحاسبي تتبع الربح والخسارة بدقة.
للتأكد من أن عملك يتتبع أرباحه وخسائره بدقة، افعل تلك الأشياء:
- تأكد من إدخال جميع المعاملات بدقة: تحقق مرة أخرى من جميع الإدخالات للتأكد من دقتها واكتمالها.
- راقِب المعاملات بانتظام: راجع المعاملات بانتظام للتأكد من أنها محدّثة ودقيقة.
- استخدم أدوات إعداد التقارير المالية: مثل دفتر الأستاذ العام أو برنامج إعداد الميزانية، للمساعدة في تتبع الأداء المالي لشركتك بمرور الوقت.
- طبّق نظام الرقابة الداخلية: وضع ضوابط داخلية للنظام يمنع حدوث الأخطاء والأنشطة الاحتيالية في السجلات المالية لشركتك.
- استفِد من خدمة تدقيق خارجية: احصل على خدمة تدقيق مستقلة لمراجعة السجلات المالية لنشاطك التجاري لضمان الدقة والامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
باتباع هذه الخطوات، سيساعدك برنامج قيود المحاسبي على تتبع أرباحك وخسائرك بدقة بمرور الوقت.
نقص الأتمتة والكفاءة
الافتقار إلى الأتمتة والكفاءة في برنامج قيود المحاسبي يعد عيبًا لكثير من الشركات. فالأتمتة تساعد على تبسيط العمليات وزيادة الدقة وتوفير الوقت، وإن كانت الشركات تنفذ مهامها المحاسبية من دونها. لتعويض نقص الأتمتة، يجب على الشركات التركيز على تنفيذ العمليات اليدوية التي تقلل من مخاطر الأخطاء، مثل التحقق المزدوج من إدخال البيانات قبل تقديم النتائج، كما يجب عليها الاستثمار في تدريب فرق المحاسبة الخاصة بهم حتى يصبحوا أكثر دراية ببرنامج قيود المحاسبي، فيسهُل عليهم تحديد المشكلات المحتملة ومعالجتها بسرعة. أخيرًا، يجب أن تستخدم الشركات البرامج والأدوات التي تساعدها في أتمتة بعض عملياتها المحاسبية، مثل الفواتير وكشوف المرتبات. مع وجود المجموعة الصحيحة من الأدوات والعمليات في مكانها الصحيح، تستطيع الشركات تعويض نقص الأتمتة والكفاءة في برنامج قيود المحاسبي وضمان إعداد تقارير مالية دقيقة.
