تخيل عالمًا تكون فيه إدارة الفواتير أمرًا أشبه بشرب الماء؛ لا مزيد من المستندات الورقية المتناثرة هنا وهناك، أو قراءة فاتورة قد كتبت بخط يد يحتاج عالم آثار ليفك رموزها؛ أو قلق بشأن ضياع معلومات حساسة؛ الآن، مع قارئ الاستجابة السريعة لرمز QR Code المدمج في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودي، أصبح الخيال حقيقة.
كل ما تحتاج إليه هو تطبيق يعمل بلمح البصر على مسح رمز الاستجابة المطبوع على الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ليتولى هو مسؤولية تحويلها إلى تنسيقات رقْمية تتيح لكَ الوصول إلى جميع تفاصيل فاتورتك، بما في ذلك رقم الفاتورة والتاريخ والمبلغ والمعلومات الضريبية.
فما هو قارئ رمز الاستجابة السريع هذا؟ وما الهدف من تضمين هذا الرمز في الفاتورة الإلكترونية؟ وما الفوائد التي سيقدمها إلى كل من الشركات والأفراد؟ هذا ما سنجيب عنه في قادم سطور مقالتنا هذه.
ما هو رمز الاستجابة السريع؟ وما هي استخداماته؟
رمز الاستجابة السريع هو نوع من الباركود ثنائي الأبعاد الذي يمكن مسحه ضوئيًّا بواسطة هاتف ذكي أو جهاز لوحي للوصول إلى معلومات معينة أو تنفيذ إجراء ما. وبخلاف الرموز الشريطية التقليدية التي تقوم بتشفير المعلومات أفقيًّا فقط، تقوم رموز QR بتخزين البيانات باتجاهين: رأسي وأفقي، بشبكة مربعة من وحدات البكسل ذات اللونين الأبيض والأسود، بحيث يقوم كل بكسل بتخزين معلومات محددة؛ مما يسمح لهذا النوع من رموز الاستجابة بالاحتفاظ بكمية أكبر من البيانات.
رغم أنَّ هذا الشكل من رموز الاستجابة شائع الاستخدام في وقتنا هذا، فإنَّه ليس وليد هذا العصر؛ فقد ظهر في عام 1994 على يد ماساهيرو هارا، والذي كان يعمل في شركة يابانية تُدعى دينسو وايف Denso Wave بغرض تتبع قطع السيارات في أثناء التصنيع. ومنذ ذلك الوقت، تم اعتماده على نطاق واسع لمجموعة متنوعة من الأغراض، لعلَّ أهمها هو:
- مشاركة معلومات التواصل: يمكن استخدام رموز الاستجابة لتخزين معلومات الاتصال، مثل اسم شخص أو منشأة وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف. وعندما يقوم شخص ما بمسح الرمز ضوئيًّا، يتم حفظ المعلومات بصورة تلقائية في قائمة جهات الاتصال الخاصة به دون الحاجة إلى كتابتها.
- إجراء الدفعات: من خلال المسح الضوئي لرمز الشراء باستخدام قارئ الاستجابة السريعة، يتم توجيه المستخدمين إلى معالج الدفع، حيث يقومون بإدخال معلومات الدفع الخاصة بهم وإكمال معاملة الشراء دون الحاجة إلى حمل النقود أو بطاقات الائتمان.
- تتبع المخزون: من خلال مسح رمز الاستجابة التي تضعها الشركات على منتجاتها، يمكنها وبكل سهولة تتبع عدد العناصر الموجودة في مخازنها؛ بما يمكِّنها من أن تضمن عدم نفاد أكثر السلع المرغوب فيها من قبل الزبائن.
- الوصول إلى معلومات المنتج: غالبًا ما تضع الشركات رمز استجابة QR على منتجاتها لتمكين المستهلكين من الوصول إلى معلومات المنتج، مثل المكونات والقيم الغذائية – على فرض أنَّ المنتج منتج غذائي – وتواريخ التصنيع. ومن خلال مسح الرمز ضوئيًّا، يمكن توجيه المستخدمين إلى موقع يعرض لهم مزيدًا من المعلومات حول المنتج.
فوائد تضمين رمز استجابة سريع متوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ZATCA
بشكل عام، يوفر إدماج رموز الاستجابة السريعة المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ZATCA في أنظمة الفواتير الإلكترونية مزايا كبيرة لجميع الأطراف المعنية؛ إذ يعزز الكفاءة والشفافية والأمان، مما يساهم في إنشاء نظام مالي أكثر قوة وكفاءة في المملكة. لذا هناك العديد من الفوائد التي يجنيها كل من الأشخاص والمنشآت والجهات الحكومية ذات الصلة، ومنها:
أولًا: للشركات
- تحسين الكفاءة: يتيح مسح رمز الاستجابة السريعة للشركات إمكانية تسجيل بيانات الفاتورة بسرعة ودقة في أنظمتها المحاسبية، مما يلغي عملية إدخال البيانات يدويًّا ويقلل من الأخطاء الحاصلة.
- تسهيل معالجة الفواتير: يسهل مسح البيانات عن طريق رمز الاستجابة السريع معالجة الفواتير بشكل أسرع، مما يؤدي إلى تسريع عمليات الدفع وتحسين التدفق النقدي.
- خفض التكاليف: من شأن الاستغناء عن إدخال البيانات يدويًّا أن يوفر الوقت والموارد، مما يؤدي بدوره إلى توفير التكاليف بالنسبة إلى الشركات.
- زيادة الشفافية: يوفر رمز الاستجابة السريع طريقة آمنة وشفافة لمشاركة بيانات الفواتير مع العملاء والجهات الحكومية.
- ضمان الامتثال للوائح الهيئة: تثبت الشركات التي تمتثل لمعايير رمز الاستجابة السريعة التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التزامها بالشفافية، مما يعزز سمعتها ويبني الثقة مع أصحاب المصلحة.
ثانيًا: للأفراد
- تسهيل الوصول للفواتير: يمكن للأفراد الوصول بسهولة إلى الفواتير وإدارتها إلكترونيًّا عن طريق مسح رمز الاستجابة السريعة.
- ضمان أمان المعلومات: إنَّ رموز الاستجابة السريعة التي اعتمدتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مشفرة ومن شبه المستحيل التلاعب بها، مما يضمن سرية وسلامة بيانات الفواتير.
ثالثًا: للجهات الحكومية
- تحسين عملية تحصيل الضرائب: يوفر رمز الاستجابة السريعة للجهات الحكومية طريقة آمنة وفعالة لتتبع الفواتير وضمان تحصيل الضرائب بشكل دقيق.
- القضاء على الاحتيال: لأنَّه من الصعب جدًّا تزوير رموز الاستجابة السريعة التي اعتمدتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فلم يكن هنالك مجال لأي عملية احتيال أو تهرب ضريبي.
- تحسين الشفافية: توفر رموز الاستجابة سجلًا شفافًا لبيانات الفاتورة من السهل الوصول إليه، بحيث يسهل استخدامه لعمليات التدقيق الضريبي.
- تحسين فاعلية تحليل البيانات: يمكن للجهات الحكومية وبسهولة تحليل الكميات الهائلة من البيانات التي تم جمعها من خلال رموز الاستجابة في تحسين السياسات الاقتصادية.
- الاستدامة: تساهم الفواتير الإلكترونية ورموز الاستجابة السريعة في تحقيق اقتصاد أكثر استدامة من خلال تقليل النُّفايات الورقية واستهلاك الطاقة، بما يتوافق مع رؤية المملكة 2030.
المعايير التي حددتها الهيئة لرمز الاستجابة الذي يجب تضمينه في الفواتير الإلكترونية
أولًا وقبل كل شيء، رمز الاستجابة السريع مكون إلزامي لجميع الفواتير الإلكترونية الصادرة في المملكة العربية السعودية. إنَّه بمثابة وسيلة سريعة وآمنة للوصول إلى معلومات الفاتورة الرئيسية والتأكد من صحتها. لكن هل يمكن إنشاء أي رمز استجابة وتضمينه في الفاتورة؟ لا؛ إذ حددت الهيئة عددًا من المعايير التي يجب أن يستوفيها رمز الاستجابة الذي يجب تضمينه في الفواتير الإلكترونية، وهي:
-
صيغة البيانات
يجب ترميز بيانات رمز الاستجابة السريعة بتنسيق Base64 TLV، حيث يرمز TLV إلى Tag-Length-Value، وهو تنسيق بيانات مُنظم يخزن عناصر البيانات المختلفة بكفاءة. يحتوي كل عنصر بيانات في رمز الاستجابة السريعة على علامة فريدة، متبوعة بطول القيمة، والقيمة الفعلية نفسها.
-
محتوى البيانات
يجب أن يحتوي رمز الاستجابة السريعة على 5 بيانات إلزامية على الأقل:
- الاسم التجاري للمنشأة.
- الرقم الضريبي لصاحب المنشأة.
- تاريخ ووقت إنشاء الفاتورة.
- القيمة الإجمالية للفاتورة.
- القيمة الإجمالية للضريبة.
-
الحجم
يجب أن يكون حجم رمز الاستجابة السريعة كبيرًا بما يكفي لمسحه بسهولة بواسطة قارئ الاستجابة السريعة؛ لذا فالحد الأدنى للحجم الموصى به هو 25 × 25 مم، على الرغم من أنَّه قد تكون هناك حاجة لأحجام أكبر اعتمادًا على جودة الطباعة.
-
التحقق من الامتثال
يجب على المنشآت والتجار التأكد من أنَّ رمز الاستجابة التي يتم تضمينه في الفواتير الإلكترونية متوافق مع جميع المعايير التي وضعتها هيئة الزكاة لرمز الاستجابة؛ لذا فقد وفرت للمطورين حُزمة أدوات برمجية لقياس مدى صلاحية الكود التي يقوم البرنامج المحاسبي بإنشائه. يمكن الوصول إليها من هذا الرابط.
أسئلة شائعة
-
كيف يمكن التحقق من صحة رمز الاستجابة السريع للفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة؟
يمكن للعملاء والجهات المعنية التحقق من صحة الفواتير الضريبية وفاتورة الضرائب المبسطة عبر مسح رمز الاستجابة السريعة المتاح في الفاتورة، من خلال اتباع الخطوات التالية:
- يقوم العميل بمسح محتوى رمز الاستجابة السريعة الخاص بالفاتورة الإلكترونية عبر تطبيق (App ZATCA).
- يقوم التطبيق بالتحقق من أنَّ محتوى رمز الاستجابة السريعة الخاص بالفاتورة الإلكترونية متوافق.
- يعرض التطبيق محتوى رمز الاستجابة السريعة، بالإضافة إلى نتائج التحقق من الفاتورة الإلكترونية.
-
هل يمكن لأي قارئ الاستجابة السريعة مسح الـ QR المضمّن في الفواتير الإلكترونية؟
في الحالة الاعتيادية، يمكن قراءة رموز الاستجابة عن طريق تطبيق الكاميرا في الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية، لكن بما أنَّ رمز الاستجابة في الفواتير الإلكترونية لا بدَّ أن يكون مشفرًا، فلن تتمكن الكاميرا من قراءته مباشرة؛ إذ ستظهر النتيجة بشكل حروف ورموز لا معنى لها، وهو ما يُعدُّ دليلًا على أنَّ رمز الاستجابة مطابق لمعايير الهيئة.
-
كيف يمكن قراءة رمز الاستجابة السريع في الفواتير الإلكترونية المعتمدة من قبل الهيئة؟
يمكن ذلك من خلال أحد تطبيقات قارئ الاستجابة السريعة المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مثل تطبيق KSA Invoice QR Reader للأندرويد، وقارئ الفاتورة الإلكترونية للآيفون.
-
هل يقوم فوم بإنشاء رمز استجابة متوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية؟
نعم، بكل تأكيد؛ فبرنامج فوم هو برنامج سحابي معتمد من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ لذا ستتمكن من خلاله بكل سهولة من إنشاء فواتيرك الإلكترونية متضمنة رمز استجابة متوافق مع متطلبات الهيئة.
في الختام
إذًا كما رأينا، توفر رموز الاستجابة السريعة QR العديد من الفوائد للمنشآت والأفراد على حد سواء، مثل تعزيز الشفافية والأمان، والقضاء على عمليات الاحتيال والتهرب الضريبي، ومعالجة الفواتير بسهولة. كل ما يتطلبه الأمر هو استخدام أحد تطبيقات قارئ الاستجابة السريعة المعتمدة من قبل الهيئة؛ لتظهر جميع تفاصيل الفاتورة الإلكترونية.
لكن لإنشاء رمز QR متوافق مع متطلبات الهيئة، يحتاج المحاسبون ورواد الأعمال إلى برنامج معتمد من قبلها؛ وهنا تبرز فوم التي جهزت لهم برنامج محاسبة سحابيًّا يمكِّنهم من القيام بإعداد الفواتير الإلكترونية بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان.
كل ما عليك القيام به هو تفعيل ميزة الفاتورة الإلكترونية من إعدادات النظام، وإصدارها وفق البنود التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فماذا تنتظر؟ قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.
