الحق أن استخدامات برنامج الجداول الحسابية كثيرة للغاية ومتشعبة، وقررنا أن نجمع لك في هذه المقالة كل ما نعرفه من استخدامات لتكون لك بمثابة المصباح الذي ينير لك دربك فتجد إجابة سؤالك: ما استخدامات برنامج الجداول الحسابية؟ من دون مقدمات طويلة لندخل في الموضوع.
من استخدامات برنامج الجداول الحسابية
تستطيع أن تستخدم برنامج الجداول الحسابية لأكثر من غرض، سواء كنت تريد:
- إدارة دخلك ونفقاتك،
- أو موظفيك،
- أو منتجك،
- أو أعمالك.
كل ذلك ستستطيع فعله من خلال برنامج الجداول الحسابية، وإليك أهم استخداماته:
تخزين البيانات
- من استخدامات الجداول الحسابية قدرتها على مساعدتك على تخزين جميع البيانات حتى التي تخص أعمالك الحساسة.
- تشمل البيانات المخزنة في برنامج الجداول الحسابية: المالية، والعملاء، والمنتجات والمخزون.
- يمتلك برنامج الإكسل قدرة كبيرة على منح أكثر من 16 ألف عمود لوصف جميع البيانات في الجدول الواحد. وعليه نخلص إلى أن الإكسل مفيد جدًّا للأعمال.
المساعدة في تسهيل المحاسبة والحسابات الرياضية
- تميل معظم الشركات إلى تعزيز استخدام برنامج الجداول الحسابية في إدارة شؤونهم المحاسبية.
- يتفق كثير من رواد الأعمال في أن برنامج الجداول الحسابية يستطيع أن يحل محل برنامج المحاسبة لروعة ما يقدمه من استخدامات مذهلة في هذا الخصوص.
- باستخدام بعض المعادلات الرياضية وتثبيتها في الجدول، يمكنه أن ينوب عنك في جزئية الحساب ويعطيك النتائج النهائية دون أي تدخل منك.
تسهيل موضوعَي إعداد وضبط كل من الإنفاق والميزانية:
أنه يسهل عملية تصدير البيانات
- تستطيع أن ترفع عليه البيانات المستخرجة من أي نظام آخر يدعم صيغة الإكسل.
- من عيوب استخدامات برنامج الجداول الحسابية في جزئية تصدير البيانات أنه كثيرًا ما يحتاج إلى أن يكون الجهاز متصلًا بالإنترنت حتى تتمكن من عرض البيانات بشكلها الطبيعي.
ضبط إعدادات البيانات وتنظيمها
- القدرة على تفادي البيانات المكررة.
- من خلال ميزة جدول البيانات تستطيع أن تحذف أي بيانات غير مهمة.
- القدرة على تحديث أي بيانات تتطلب تحديثًا مستمرًّا مثل المبيعات أو شكاوى العملاء أو عدد المنتجات في المخزون وغيرها.
القدرة على إعداد الرسوم البيانية والتقارير الشاملة
- يمكن أن تستخدم برنامج جدول الحسابات لرسم توقع حول بيانات معينة.
- كما أنك تستطيع استخراج التقارير وإرسالها للأقسام المعنية في الشركة لمراجعتها.
- القدرة على إجراء مقارنات بين أكثر من بيانات لتدقيقها أو استنباط قرارات منها تصب في مصلحة الشركة.
- تستطيع أيضًا تظليل جانب أو أكثر مما تود عرضه في التقارير على مديرك.
- سهولة فرز البيانات والمعلومات حينما يكون الملف متخمًا بالبيانات المتراكمة من شهور.
- يسهل عملية إعداد المخططات من البيانات الموجودة في البرنامج مسبقًا.
- تستطيع أن تحول البيانات إلى رسوم بيانية أنيقة يسهل قراءتها ومراجعتها.
- يعتبر حلّاً فريدًا لمعضلة تنظيم وتنسيق واستخراج البيانات المتراكمة في تقرير أو رسم بياني لعرضه في اجتماع عمل.
مساعدك الأول في حل الواجبات الإدارية
- يمكن تحويل البيانات الموجودة في الجداول إلى إيصال أو فاتورة لإرسالها للعميل.
- يمكن أيضًا استخراج بيانات قيّمة منه واستنباط قرارات وأفكار منها يمكن العمل عليها في المستقبل.
سهولة إعداد القوائم بأشكالها
- تستطيع أن تنشئ عليه قائمة تسويق من بيانات العملاء.
- يمكن أيضًا استخدامه لإنشاء تقرير حول قاعدة العملاء في الشركة وحجمها وعدد مبيعاتها.
- تستطيع أن تنظم عليه جهات الاتصال خاصتك بحسب المسمى الوظيفي والاسم ورقْم الهاتف والشركة التي يعملون فيها.
- يسهل على فريق المبيعات مهمة فرز بيانات العملاء وفق المعطيات التي يريدونها لبدء يوم عملهم، ومن هذه المعطيات: عملاء لم يجرِ الاتصال بهم، عملاء في مرحلة التفاوض وغيرها من المعلومات الهامة في تسهيل أداء ويوم موظف المبيعات.
يجعل من أمر المحاسبة شيئًا يسيرًا
- يوفر لك حسابات آلية يمكن الاعتماد عليها في ظل كثرة الحسابات والحاجة الماسة إلى الدقة.
- تحويل البيانات المحاسبية إلى تقارير مالية يمكن إرسالها للإدارة العليا.
- عمل كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ على برنامج الجداول الحسابية.
- به معادلات رياضية دقيقة للغاية تساعد في أتمتة كثير من الإدخالات والعمليات المحاسبية.
إعداد جدول زمني
- تستطيع أن تجمع عليه وتطرح وتقسم جميع الأرقام بيسر كبير.
- يوفر لك القدرة على عكس البيانات أو تحويلها إلى جدول زمني.
- يوفر لك أيضًا القدرة على تنسيق الأقسام وفق ما ترتئيه.
- تستطيع أن تعمل عليه جدولًا زمنيًّا لمشروع أو خطة مبيعات أو حملة تسويق.
تعزيز قاعدة البيانات
- يمكن تحويل قواعد البيانات في برنامج الجداول الحسابية إلى قواعد مبسطة.
- تستطيع أن تتابع حالة تطور مبيعات منتج معين.
- تستطيع أن تحدد فيه سعر المنتج، وكميته، ونسبة الحسومات التي حصلت في فترة زمنية محددة.
- بل ويوفر لك القدرة على إعادة ضبط أو تعديل أسعار المنتجات في حالة تغيرها دون أن تتضرر بقية البيانات.
إنشاء المخططات العملية
- تحويل جميع البيانات إلى نسب مئوية أو أرقام.
- تحويل البيانات إلى رسوم بيانية دقيقة للغاية.
- القدرة الفائقة في تحويل البيانات لأكثر من شكل مخطط، كالدائري، والشريطي والخطي، وفق اختيارك.
إعداد العروض التقديمية
- من مزايا جداول البيانات أنه يمكن تحويلها إلى تصور يساعد في عرض فكرة أو تسويق حل.
- يوفر عددًا هائلًا من القوالب لتسهيل الشكل الفني للتقرير أو العرض.
- تشمل هذه القوالب بيانات وجداول ورسومًا بيانية أنيقة للغاية.
- يمكن استخدام هذه العروض لأكثر من غرض، كأن تعرض عرضًا على مستثمر بُغية الحصول على استثمار، أو تعرض أداء قسم معين على الإدارة، أو أداء مبيعات منتجك في فترة زمنية محددة. الحق أن الاستخدامات في هذا الخصوص كثيرة وهائلة.
إنشاء الفواتير
- يمكن إنشاء وتصميم فاتورة مبيعات أو مشتريات من جداول البيانات.
- يمكن إنشاء عرض سعر أنيق.
- يمكن أتمتة البيانات بحيث تأخذ البيانات من فاتورة معينة وترحلها إلى فاتورة جديدة.
- يمكن أن تعالج الفواتير عليه يدويًّا للتأكد من دقتها.
إعداد الرسوم البيانية
- تستطيع أن تدير من برنامج الجداول الحسابية جميع دفعاتك بأمان ودقة عاليتين.
- تقدر أن تدير منه دفعات الأجور لتعرف كم لك وكم عليك نهاية كل شهر أو سنة مالية.
- تستطيع أن تعرف منه ساعات عمل كل واحد من موظفيك.
التنبؤ
- البيانات الدقيقة هي حجر الأساس لأي عملية تنبؤ وهذا ما توفره لك بالضبط جداول البيانات.
- تستطيع أن تدمج جميع بياناتك المالية في مكان واحد لتعرف كيف سيكون الوضع خلال سنة من الآن أو أكثر.
- تحويل البيانات إلى رسم بياني أنيق أو جدول احترافي يساهم في تسهيل عملية التنبؤ.
الخلاصة
استخدامات برنامج الجداول الحسابية – كما رأيت – كثيرة للغاية، ومتشعبة، إذ إنه يساعد في كثير من الجوانب، لكن لا شيء يضاهي الاستثمار في برنامج محاسبة سحابي مثل فوم، إذ إنه يتولى عنك أتمتة جميع هذه الاستخدامات دون الحاجة إلى أي تدخل بشري أو تحديث يدوي.
