لا بدَّ أنَّك تذكر عندما كنا نستخدم الفواتير الورقية لتسجيل عمليات البيع والشراء، وكيف كان يتم طباعتها وحفظها وإرسالها واستلامها بشكل يدوي، الأمر الذي شكَّل استهلاكًا كبيرًا للوقت والمال والموارد.
لكن الآن، في عصر التحول الرقمي هذا، أصبحت الفواتير الورقية شيئًا من الماضي. لذا تماشيًا مع خططها لتطوير الاقتصاد السعودي ليواكب أحدث التوجهات والتطورات في مجال المحاسبة والفوترة، وسعيًا منها لتحقيق رؤية المملكة 2030؛ أدخلت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نظام الفاتورة الإلكترونية بمرحلته الأولى، وهو نظام يتيح إصدار وتبادل وتخزين الفواتير بشكل إلكتروني، ويتصل مباشرة بنظام الزكاة والضريبة على القيمة المضافة.
وبعد نجاح المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية التي بدأت في 4 ديسمبر 2021، تستعد المملكة للانتقال إلى المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، والتي بدأت في 1 يوليو 2023، والتي ستجعل الفاتورة الإلكترونية الخيار الوحيد لجميع المنشآت الخاضعة للضريبة. يمكنك التطلع على الفرق بينهما من خلال هذا المقال.
في هذا المقال، سنستكشف أهمية اعتماد الفواتير الإلكترونية بشكل عام، والخطوات اللازمة لتجهيز أي منشأة أو شركة أو مؤسسة للمرحلة الثانية منها، وكيفية ربط فوم مع نظام الفاتورة الإلكترونية التي أقرتها الهيئة؛ كما سنجيب عن أهم الأسئلة الشائعة بهذا الخصوص.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
هي وثيقة أو مستند إلكتروني يوثق عملية بيع أو شراء بين بائع ومشترٍ، بحيث تتم إلكترونيًّا دون الحاجة إلى استخدام الورق. تهدف الفاتورة الإلكترونية إلى تسهيل وتسريع وتنظيم وتوثيق ومراقبة العمليات المالية والضريبية، وتقليل التكاليف والأخطاء والاحتيال. وتختلف عن الفاتورة الورقية في أنَّها تستخدم تنسيقات محددة ومنظمة للبيانات، وتتصل مباشرة بالجهات الرسمية المعنية؛ مثل مصلحة الضرائب أو الجمارك عبر رقم تسجيل ضريبي للقيمة المضافة.
عندما نقول فاتورة إلكترونية، فهذا لا يشمل بالمطلق تلك الفواتير المكتوبة بخط اليد والمصورة عن طريق المسح الضوئي، فهذه لا تعد فواتير إلكترونية حقيقية معتمدة. لذا لإصدار فاتورة إلكترونية صحيحة، يجب أن تحتوي على بيانات معينة، كما يجب أن تكون مجهزة عن طريق برنامج محاسبة معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك لإرسالها واستلامها ومعالجتها وتخزينها.
ما يجب تضمينه في هذا النوع من الفواتير
تنقسم الفاتورة الإلكترونية التي اعتمدتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلى نوعين:
-
الفاتورة الضريبية
تتضمن العناصر التالية:
- عنوان الفاتورة أو نوعها “فاتورة ضريبية”.
- رقم الفاتورة.
- تاريخ الإصدار.
- معلومات البائع؛ اسمه، عنوانه، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، رقم السجل التجاري لمنشأته.
- معلومات المشتري؛ اسمه، عنوانه، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، رقم السجل التجاري لمنشأته (ذلك أنَّ الفاتورة الضريبية هذه تكون بين منشأة ومنشأة في الغالب B2B).
- البنود، مع ذكر معلومات كل بند؛ مثل الكمية، وسعر الوحدة، وقيمة الضريبة لكل بند، ونسبة الضريبة لكل بند، وإجمالي سعر الوحدة بدون الضريبة، وإجمالي سعر الوحدة مع الضريبة.
- إجمالي سعر البنود في الفاتورة دون القيمة المضافة.
- إجمالي قيمة الضريبة المضافة التي سيتم تطبيقها على الفاتورة.
- إجمالي الفاتورة؛ أي البنود، مضافًا إليها قيمة الضريبة المضافة.
- رمز استجابة سريع QR Code.
-
الفاتورة الضريبية المبسطة
تتضمن العناصر التالية:
- عنوان الفاتورة أو نوعها “فاتورة ضريبية مبسطة”.
- رقم الفاتورة.
- اسم المتجر أو المنشأة أو الشركة.
- عنوان المتجر أو المنشأة أو الشركة.
- تاريخ الإصدار.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
- البنود، مع ذكر معلومات كل بند؛ مثل الكمية، وسعر الوحدة، قيمة الضريبة، مجموع سعر الوحدة مع الضريبة.
- إجمالي سعر البنود في الفاتورة دون القيمة المضافة.
- إجمالي قيمة الضريبة المضافة التي سيتم تطبيقها على الفاتورة.
- إجمالي الفاتورة؛ أي البنود، مضافًا إليها قيمة الضريبة المضافة.
- رمز استجابة سريع QR Code.
شروط جهوزية أي منشأة للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
لكي تكون أي منشأة جاهزة للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، لا بدَّ من تلبية المتطلبات الآتية:
- اعتماد برنامج محاسبي إلكتروني يقدم نظام فوترة متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة، بحيث يتمتع هذا النظام بالقدرة على إصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة (XML)، أو (PDF/A-3، متضمنة صيغة XML)، مع تضمين جميع الحقول المطلوبة. كما يجب التأكد من أنَّ هذا البرنامج المحاسبي، بالإضافة إلى نظام الفوترة فيه، متوافق مع كافة الشروط المطلوبة، كأن يكون النظام سحابيًّا ومتصلاً بالإنترنت.
- ربط الفواتير مع منصة “فاتورة”، وهي منصة أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- الالتزام بقواعد أمن البيانات المعتمدة في المملكة العربية السعودية؛ إذ يجب أن تحتوي الفاتورة على رمز استجابة سريع QR Code، والذي من شأنه أن يضمن عدم القدرة على تزوير الفواتير أو التلاعب بها.
آلية عمل الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية
إذًا كما أشرنا، يوجد نوعان من الفوترة الإلكترونية المعتمدة في المملكة بحسب نوع الفاتورة، إليكَ آلية إصدار كل منهما:
-
الفاتورة الضريبية المبسطة (بين منشأة ومستهلك B2C):
- يُصدِر البائع فاتورة إلكترونية للعميل، شاملة جميع عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة.
- يتسلم المشتري الفاتورة من البائع.
- يحفظ البائع الفاتورة بصورة إلكترونية.
- يشارك البائع الفاتورة مع الهيئة من خلال خاصية الربط الإلكتروني مع منصة “فاتورة”، والذي يوفره له برنامج المحاسبة السحابي المعتمد من الهيئة.
-
الفاتورة الضريبية (بين منشأة ومنشأة أُخرى B2B)
- يُصدِر البائع (منشأة) فاتورة إلكترونية للعميل (منشأة أخرى)، شاملة جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
- يشارك البائع الفاتورة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال خاصية الربط الإلكتروني الذي يوفره له برنامج المحاسبة السحابي المعتمد من الهيئة، ليتم اعتمادها من قِبل الهيئة، ويتم إعادة إرسال الفاتورة للبائع بعد اعتمادها إلكترونيًّا.
- يشارك البائع الفاتورة الإلكترونية المعتمدة من قِبل الهيئة مع المشتري بصيغة مقروءة.
- يحفظ البائع الفاتورة إلكترونيًّا.
مراحل تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة
تُعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط والتكامل، حيث يجب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) عن طريق استخدام برنامج محاسبي معتمد من قبل الهيئة متوافقًا مع المواصفات الفنية والمعايير القياسية التي حددتها، ومربوطًا بمنصة فاتورة التابعة لها؛ وذلك لضمان أن يكون قادرًا على التواصل مع منصة فاتورة بشكل آمن وموثوق به، ولتسهيل عملية تبادل البيانات والفواتير والضرائب والإشعارات بين الطرفين.
كما يجب إصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة، أي أن تكون الفاتورة الإلكترونية مكتوبة بلغة XML، وهي لغة برمجة متخصصة في تمثيل البيانات بشكل منظم وموحد وقابل للتبادل.
كما يمكن أن تكون الفاتورة الإلكترونية عبارة عن مِلف PDF/A3، وهو نوع من أنواع ملفات PDF القياسية، ولكنَّها يجب أن تحتوي على ملف XML مضمنًا فيها؛ من أجل تسهيل عملية قراءة وتحليل ومعالجة الفواتير الإلكترونية من قبل الأنظمة الآلية.
المرحلة الثانية ستبدأ في 1 يناير 2023، وستتم على مجموعات مختلفة بناءً على حجم الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في عام 2021؛ لكن لن يتم تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية دفعة واحدة، إذ أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن مراحل عدة، وهي كالتالي:
- المجموعة الأولى وتشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 3 مليارات ريال، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 يونيو 2023.
- المجموعة الثانية وتشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 500 مليون ريال، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 ديسمبر 2023.
- المجموعة الثالثة وتشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 250 مليون ريال، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 يناير 2024.
- المجموعة الرابعة وتشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 150 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 29 فبراير 2024.
- المجموعة الخامسة وتشمل المكلفين التي تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 100 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 مارس 2024.
- المجموعة السادسة وتشمل المكلفين التي تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 70 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 أبريل 2024.
- المجموعة السابعة وتشمل المكلفين التي تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 50 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 مايو 2024.
- المجموعة الثامنة وتشمل المكلفين التي تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 40 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 يونيو 2024.
- المجموعة التاسعة وتشمل المكلفين التي تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 30 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 سبتمبر 2024.
كيفية تفعيل الفوترة الإلكترونية في برنامج فوم
إذا كنتَ تخضع لضريبة القيمة المضافة، فيجب اتباع الخطوات التالية:
- قم بالانتقال إلى الإعدادات، ثم انتقل إلى صفحة الإعدادات العامة.
- بعد ذلك، قم بتفعيل الخيار الخاص بالخضوع لضريبة القيمة المضافة، واحفظ الإعدادات.
- والآن عند إضافة أي فاتورة جديدة، سيطلب منك النظام تحديد ما إذا كانت الفاتورة مبسطة أم ضريبية، ويطلب منك إدخال البيانات المطلوبة ضمن حملة العميل، وتاريخ التوريد ووقته.
كيف يساعدك فوم على تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
لأنَّ ﭬوم برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فأنت تستطيع من خلاله إصدار فواتير إلكترونية معتمدة من قبل الهيئة، ومطابقة للشروط والمواصفات التي حددتها لك. إليكَ طريقة القيام بذلك:
- سجل دخولك إلى ڤوم، وبعدها حدد نوع الفاتورة المقصودة، سواء كانت فاتورة ضريبية أم فاتورة ضريبية مبسطة.
- إذا ما افترضنا مثلاً أنَّها فاتورة ضريبية؛ اضغط على خيار “فواتير المبيعات” من قائمة “المبيعات”، ليتم تحويلك إلى الصفحة التالية، ثم اضغط على خيار إضافة (+)، كما يظهر لكَ في الصورة أدناه:
- بعدها مباشرة سيجري تحويلك إلى صفحة مفصلة تضع فيها جميع المعلومات التي يجب توفرها في الفاتورة.
- والآن نصل إلى المرحلة الأخيرة، وهي حفظ الفاتورة وإرسالها.
أسئلة شائعة
-
لماذا اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نظام الفوترة الإلكترونية؟
الأمر هنا لا يقتصر فقط على مواكبة أحدث التوجهات والتطورات في مجال المحاسبة؛ بل نظرًا للأهمية القصوى لذلك، وانعكاسه على الاقتصاد الرقمي في المملكة بشكل إيجابي يفيد جميع الأطراف، ومن ذلك:
- تسهيل الإجراءات على العملاء وتقليل الوقت والجهد الذي يتطلبه الأمر.
- تجنُّب وجود أخطاء بشرية في عملية الفوترة.
- تحسين المحاسبة ومسك الدفاتر.
- تعزيز الرقمنة في سلسلة الإمداد.
- محاربة الاقتصاد الخفي.
- رفع معدلات الامتثال بالالتزامات الضريبية من خلال تسهيل عملية التحقق من المعاملات التجارية.
- زيادة دقة العمل والكشف السريع عن محاولات التلاعب وتزوير الفواتير.
- تعزيز مبدأ الشفافية المطلقة في التعامل بين جميع مواطني المملكة.
- توحيد آلية توثيق وتدقيق الفواتير، بما يساعد الشركات والأفراد والجهات الحكومية ذات الصلة على العمل بأكبر قدر من الكفاءة.
- التخلص من الحاجة إلى المعاملات الورقية وتقليل الأثر البيئي، إذ إنَّ نظام الفوترة الإلكترونية صديق للبيئة.
- تقليل نفقات المصاريف الإدارية بشكل كبير.
-
المرحلة الثانية سيتم تطبيقها على دفعات، فكيف أعرف تاريخ تطبيقها على منشأتي؟
الأمر بسيط هنا؛ إذ سترسل الهيئة إشعارات للفئات المستهدفة في كل مرحلة قبل التاريخ المحدد لتطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية بستة أشهر على الأقل. مع العلم أنَّه لا يُطلب من الشخص الخاضع للضريبة تطبيق متطلبات المرحلة الثانية، إلى أن تُخطره هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتاريخ تطبيق الربط الموجه له، والذي فيه يجب عليه البدء باتباع متطلبات المرحلة الثانية.
-
هل يجب الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تطبيق متطلبات المرحلة الثانية على المنشآت والأشخاص الخاضعين للضريبة؟
نعم، يجب أن يستمر الأشخاص الخاضعين للضرائب في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تاريخ تطبيق الربط الموجه للأشخاص الخاضعين للضريبة، حيث يتعين على الشخص الخاضع للضريبة البدء باتباع متطلبات المرحلة الثانية. ومع ذلك، يكون لهؤلاء الخيار في البدء باتباع متطلبات المرحلة 2 (التي تستند إلى متطلبات المرحلة الأولى) على أساس طوعي قبل تاريخ تطبيق الربط، وذلك بناءً على إستراتيجية بدء الربط النهائية.
-
ما هو تاريخ إصدار الفاتورة الذي يجب استخدامه في حال دخلت الفاتورة في عملية الموافقة التي قد تستغرق أسبوعين بعد إنشائها؟
يجب أن يكون تاريخ إصدار الفاتورة هو التاريخ الذي يتم فيه إنشاء فاتورة الضرائب النهائية، وإذا كانت هناك عمليات داخلية للموافقات، فيمكن التفكير في معاملة الفاتورة على أنَّها نهائية فقط بمجرد الحصول على جميع الموافقات الداخلية، ثم تقديم الفاتورة النهائية إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كما يجب ملاحظة أنَّه يمكن إصدار الفواتير الضريبية في غضون 15 يومًا من الشهر التالي للشهر الذي يتم فيه التوريد.
ومع ذلك، بالنسبة للفواتير الضريبية المبسطة، يجب أن يبلغ الأشخاص الخاضعين للضريبة عنها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في غضون 24 ساعة من إنشائها.
-
ما الذي ينبغي فعله بالنسبة للفواتير الضريبية إذا فشل الاعتماد قبل إصدار الفاتورة للمشتري؟
في حالة الفواتير الضريبية، (تكون الاستجابة هي 400 خطأ) في حالة فشل الاعتماد. وهنا يجب على الخاضع للضريبة تقديم فاتورة أخرى للاعتماد بعد تصحيح الأخطاء، مع ملاحظة أنَّه يجب أن يكون لكل مستند قيمة تجزئة، وقيمة مضادة خاصة بها، ولا يجوز تغيير أو تحديث قيمة المستند المرفوض والقيمة المضادة.
في الختام
إذًا كما رأينا، يهدف نظام الفوترة الإلكترونية إلى الانتقال من عملية إصدار الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية لتسهيل تبادل الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة، ومعالجتها بصيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل يقلل حدوث الأخطاء البشرية ويسهل العمليات المحاسبية ومسك الدفاتر.
ولتسهيل عملية الانتقال هذه، قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتطبيق هذا النظام على مرحلتين، المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ)، بالإضافة إلى المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية (الربط والتكامل)؛ وحتى المرحلة الثانية تم تجزيئها إلى مراحل زمنية مختلفة لتغطية جميع الشرائح المستهدفة. فهل مُنشأتك جاهزة للانتقال إلى المرحلة الثانية؟
لا تقلق، فقد جهزت فوم للمحاسبين ورواد الأعمال برنامج محاسبة سحابيًّا يمكِّنك من القيام بإعداد فواتيرك ومشاركتها مع الهيئة بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان.
برنامج فوم السحابي مُعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، لذا يقدم أفضل الميزات لك خاصة، كل ما عليك فعله هو تفعيل ميزة الفاتورة الإلكترونية من إعدادات النظام، وإصدارها وفق البنود التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
فلا تتردد باستكشافه، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.
المصادر
الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية – هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
