نهاية العام تلوح في الأفق وبداية العام الجديد قاب قوسين أو أدنى، وهذا هو موعد السنة المالية، لكن ثَمّةَ مشكلةً تصحب خطوات إقفال السنة المالية في معظم الشركات الناشئة وهي اعتمادهم الكليُّ على نظام محاسبة تقليدي أو على قوالب الإكسل، فضياع فاتورة مثلًا أو فقدان رسالة بريدية سيعرقل عمل المحاسب حينما يشرع في خطوات إقفال السنة المالية.
ولأن الموضوع تِقْنيٌّ بَحْتٌ فإنَّنا في هذه المقالة سنبسِّط القول في كيفية إغلاق السنة المالية في خطوات بسيطة… لنبدأ.
| إقفال السنة المالية بسهولة، استخدم ڤوم لتجنب الأخطاء وضمان الامتثال الكامل بإقفال مالي دقيق وسريع. ابدأ مع ڤوم الآن. |
فهم عملية إقفال السنة المالية
تشمل عملية إقفال السنة المالية في المملكة العربية السعودية مجموعة من الخطوات الضرورية لضمان أن تكون السجلات المالية للشركة دقيقة ومحدثة، وتتضمَّن هذه العملية إعداد القوائم المالية النهائية، وتسوية الحسابات، وجرد المخزون، فضلًا عن الالتزام بالمتطلبات التنظيمية المحلية.
أهمية الدقة والامتثال للأنظمة المالية
- الدقة في السجلات المالية: تضمن دقة السجلات المالية تقديم صورة واضحة وصحيحة عن الوضع المالي للشركة؛ ممّا يساعد في اتِّخاذ قرارات مستنيرة.
- الامتثال للأنظمة: تفرض الهيئة العامة للزكاة والدخل في السعودية متطلبات صارمة لضمان الامتثال الضريبي والمالي، ممّا يتطلَّب من الشركات الالتزام التام بتلك القوانين لتجنُّب الغرامات والعقوبات.
خطوات اقفال السنة المالية الأساسية تشمل:
- إعداد القوائم المالية النهائية: تشمل: الميزانية العمومية، قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية، تساعد هذه القوائم في تقييم الأداء المالي للشركة خلال السنة المالية.
- تسوية الحسابات البنكية: التحقق من مطابقة السجلات البنكية مع الدفاتر المحاسبية لضمان صحة الأرصدة البنكية.
- جرد المخزون: جرد المخزون بشكل دقيق وتحديث السجلات بما يعكس الكميات الحقيقية الموجودة في المخازن.
- تحديث الأصول الثابتة: تسجيل الاستهلاك وتحديث سجل الأصول لضمان أن تكون القيم المسجلة دقيقة ومحدَّثة.
- تسوية الحسابات المدينة والدائنة: التحقق من الذمم المدينة وتسوية الديون لضمان أن جميع الحسابات مستوفاة بشكل صحيح.
الآن لنمرَّ إلى سؤال المليون ريال: ما هي خطوات إقفال السنة المالية الصحيحة؟
ثَمّةَ طريقتان:
- الأولى: يدوية بحتة.
- والثانية: مؤتَمّة ودقيقة بشكل كبير.
لنبدأ بالطريقة اليدوية.
خطوات إقفال السنة المالية: كيف يتم إقفال السنة المالية؟
تتضمَّن عملية إقفال السنة المالية في المملكة العربية السعودية مجموعة من الخطوات الحيوية التي تضمن دقة السجلات المالية وشفافيتها، وسنستعرض هنا الخطوات الأساسية التي يجب اتِّباعها لضمان إقفال السنة المالية بكفاءة وفاعلية.
| ننصحك باستخدام قائمة التحقق هذه للحرص على سلامات الخطوات السابقة، حملها من هنا. |
أولًا: إعداد القوائم المالية النهائية
إعداد القوائم المالية النهائية هو جزء أساسي من عملية الإقفال، تبدأ هذه الخطوة بإعداد الميزانية العمومية التي تتطلَّب تحديد الأصول والخصوم وحقوق المساهمين بدقة.
على سبيل المثال: يجب على الشركة التأكد من تسجيل جميع الممتلكات العقارية والمعدّات والالتزامات المالية بشكل صحيح، ويمكن استخدام برامج محاسبية لتسهيل عملية الإعداد.
فيما يخص قائمة الدخل، يجب تسجيل جميع الإيرادات والمصروفات خلال السنة المالية، يتضمَّن ذلك التحققَ من تسجيل جميع الفواتير والمبيعات والمصروفات الشهرية.
على سبيل المثال: إذا كانت الشركة تعمل في مجال التجزئة، فإنَّ التأكد من تسجيل جميع المبيعات والمرتجعات بدقة يساعد في حساب صافي الربح أو الخسارة بشكل صحيح.
أمّا قائمة التدفقات النقدية، فهي تتبُّع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة، ويجب تقسيم التدفقات إلى أنشطة تشغيلية، واستثمارية، وتمويلية.
على سبيل المثال: إذا كانت الشركة قد استثمرت في معدات جديدة، فإنَّه يجب تسجيل هذه المعاملة تحت الأنشطة الاستثمارية.
ثانيًا: تسوية الحسابات البنكية
مراجعة الحسابات البنكية هي خطوة حيوية لضمان دقة الأرصدة البنكية، يمكن أن تشمل هذه العملية التحقق من مطابقة السجلات البنكية مع الدفاتر المحاسبية.
على سبيل المثال: إذا أظهرت السجلاتُ البنكيةُ إيداعاتٍ لم تُسجَّل في الدفاتر المحاسبية، فإنَّه يجب تحديث السجلات لتشمل هذه الإيداعات.
إعداد التسويات البنكية يتطلَّب معالجة أي تباينات أو أخطاء، يمكن أن يساعد إعداد تقارير التسوية لكل حساب بنكي في الكشف عن أي اختلافات بين السجلات البنكية والسجلات المحاسبية، فمثلًا: إذا كانت هناك رسوم بنكية لم تُسجَّل في الدفاتر، فيجب تسجيلها لتصحيح الأرصدة.
ثالثًا: جرد المخزون
إجراء الجرد الفعلي هو خطوة أساسية للتأكد من دقة السجلات المخزنية، يجب على الشركات القيام بجرد شامل لجميع المخزونات وتحديث السجلات لتعكس الكميات الفعلية المتوفرة.
على سبيل المثال: يمكن أن تستخدم الشركات نظام إدارة المخزون الذي يساعد في تتبُّع الكميات بدقة ويقلِّل من فرص الخطأ.
تقييم المخزون بالقيمة العادلة يتطلَّب تسجيل أي تخفيضات في قيمة المخزون إذا لزم الأمر.
على سبيل المثال: إذا كان هناك بضائع قديمة أو تالفة، يجب تسجيل ذلك في السجلات المالية لتعديل القيم النهائية للمخزون.
رابعًا: تحديث الأصول الثابتة
تسجيل الاستهلاك هو جزء مهم من تحديث الأصول الثابتة، يجب حساب وتسجيل استهلاك الأصول الثابتة بدقة لضمان أنَّ سجلات الأصول تعكس القيم الحقيقية بعد الاستهلاك.
على سبيل المثال: إذا كانت الشركة تمتلك معدات بقيمة 100,000 ريال وتستهلك بمعدل 10% سنويًّا، فإنَّه يجب تسجيل استهلاك بقيمة 10,000 ريال سنويًّا.
مراجعة الأصول تتطلَّب التحقق من وجود الأصول الثابتة وتحديث سجلاتها، يمكن أن يشمل ذلك معالجة أي استبعادات أو إضافات للأصول، فمثلًا: إذا تم بيع معدات قديمة أو شراء معدات جديدة، فإنَّه يجب تسجيل هذه المعاملات بدقة في السجلات المالية.
خامسًا: تسوية الحسابات المدينة والدائنة
مراجعة الذمم المدينة تتطلَّب التأكد من تحصيل جميع المستحقات، يمكن أن يساعد التواصل مع العملاء المتأخرين في السداد في تقليل الديون المعدومة.
على سبيل المثال: يمكن تقديم خطط سداد مرنة للعملاء لضمان تحصيل المستحقات.
أمّا تسوية الذمم الدائنة فتتطلَّب التأكد من سداد جميع الالتزامات المستحقة، يمكن إعداد تقارير الذمم الدائنة لتعكس الأرصدة النهائية وضمان عدم وجود أي مستحقات غير مدفوعة.
على سبيل المثال: يمكن التفاوض مع الموردين للحصول على خصومات مقابل السداد المبكر، ممّا يساهم في تحسين التدفقات النقدية للشركة.
أمّا الطريقة الثانية فهي من خلال برنامج محاسبة مثل ڤوم.
المنهجية الثانية: استخدام برنامج ڤوم لإقفال السنة المالية
برنامج ڤوم هو الحل المثالي لتبسيط عملية إقفال السنة المالية بفضل ميزاته المتعددة التي تشمل:
الخطوة 1: تحضير السجلات الأساسية
المقصود بعملية تحضير السجلات هو أن تُحدَّث جميع البيانات المالية التي تمَّت خلال العام من:
- متابعة حالة جميع الفواتير من مبيعات أو معاملات أو غيرها.
- متابعة بيانات الدخل وتقييده وكذا الفائدة المصرفية أو رسم الإحالة.
- جمع كل إيصالاتك وفواتيرك وتقييدها في مكان واحد.
- حساب جميع الرواتب، ومنها المكافآت والزيادات التي طرأت لك أو لموظفيك.
- التأكد من أنَّ الحساب المصرفي مُتَّزِنٌ ماليًّا.
تستطيع أن تُجري الحسابات السابقة بسهولة شديدة عبر نظام ڤوم المحاسبي:
الخطوة 2: إياك وخلط معاملاتك الشخصية بتلك الخاصة بشركتك
حين تكون رائد أعمال يدير شركة صغيرة أو ناشئة ثم تتعامل في كثير من الأحيان مع مصروفات شركتك كمصروفاتك الخاصة فهذا خطأ فادح للغاية، دورك في هذه الخطوة أن تُجري كشف حساب بنكي على مدار العام لتتبُّع جميع المصروفات التي أُنفِقت ثم تحدِّد منها تلك الخاصة بالشركة.
الخطوة 3: الحرص على ضبط القروض والفوائد البنكية
في الغالب ستكون قد أخذتَ قرضًا بنكيًّا من أجل توسيع عملك أو تطويره، وهذا يجعلك – كما تعلم – مدينًا للبنك، ومن ثَمَّ تدفع مبلغًا ماليًّا شهريًّا لسداد الدين والفائدة، فاحرص أشد الحرص على ضبط هاتين العمليتين حتى لا تعاني على المدى البعيد، وإليك كيف تفعل ذلك:
- سجِّل شهرًا بشهر كل دَفعة ترسلها لتسديد قرضك أو قروضك.
- سجِّل الفائدة الموجودة على القرض وادفعها في وقتها.
- حاول أن توزع الدفعات بين قرضك وفوائده حتى تقلِّل النسبة مع مرور الوقت.
الخطوة 4: لا تنسَ الدخل المتأخر
في كثير من الأحيان قد تدير مشروعًا أو تبيع خدمة ولا تتحصَّل على أجرها في نفس الوقت، بل قد تتحصَّل عليه على دَفعتين أو أكثر، أو قد تحصِّله عند اكتمال المشروع، وفي الغالب تنسى – أو تتناسى – عمل فاتورة لهذا المشروع فيضيع في وسط الحسابات الكثيرة، لهذا احرص دائمًا على عمل فاتورة لكل مشروع أو منتج حتى لو كان حسابه آجلًا من أجل التنظيم لا أكثر، يسمى البند السابق بمحاسبة الاستحقاق، وهي منهجية محاسبية، فلو افترضنا أن قيمة الدخل هي 40,000 ريال سعودي، فبعض المحاسبين يفضِّلون أن يسجِّلوا الدخل فورًا على أنه من دخل هذا الشهر، وبعضهم يميل إلى تسجيله في وقت الحصول عليه، وكلتا الطريقتين صحيحتان، وإن أردتَ نصيحتَنا فعليك بالأولى.
الخطوة 5: اضبط مصاريفك
ثَمّةَ سيناريو وارد جدًّا وهو أن تتلقَّى فاتورةً من مورِّد قُبَيْل نهاية العام بساعات، ما العمل حينها؟
التصرف الصحيح هو تقييدها وإدخالها ضمن مصروفات العام، وفي الغالب يمرُّ هذا النوع من المصروفات مرور الكرام دون أنْ يُقيَّد، وعندما يحين وقت إقفال السنة المالية تختلط الحسابات، وعليه سجِّل جميع المصروفات في وقتها، ما دامت في نفس العام، هذه المشكلة لا تعاني منها المنشآت التي تستخدم ڤوم، لكونها تصدر مصروفاتها عبر نظام فواتير آلي، يتولَّى عملية التقييد والتسجيل دون أي تدخُّل منك أو من محاسبك.
الخطوة 6: تقييد النفقات مسبقة الدفع
في خطوة سابقة، ذكرنا حالة الدخل الذي لم يُحَصَّل بعد، نفس الحالة تنطبق على النفقات، ففي بعض الحالات تُدفَع نفقات مسبقة وتكتمل السنة المالية فجأة، فماذا تفعل؟
مثال هذا هو الإيجار، فقد تكون مستأجرًا لمكتب عمل في مكان ما، وتدفع بنظام ربع سنوي، وحين تدفع الإيجار وتكتمل السنة المالية بعد شهر واحد فقط، الصواب في هذه الحالة أن تُرحِّل حساب الشهرين الآخرين للسنة المالية الجديدة، وهكذا تتأكَّد من أنك أقفلت السنة المالية إقفالًا صحيحًا.
الخطوة 7: لا تغفل عن المخزون
في حالة الشركات التِّقْنية أو الوكالات أو شركة تبيع منتجًا تِقْنيًّا بَحْتًا أو رقميًّا، فالخطواتُ السِّتُّ السابقة هي كل ما تحتاج إليه لإقفال السنة المالية، أمّا في حالة الشركات الصناعية والمتاجر الإلكترونية، فإنَّ هذه الخطوة في غاية الأهمية، ولضبط المخزون، الْزم الآتي:
- اتِّباع الطريقة الدائمة، وهذا يعني أن تتابع جميع أرصدة المخزون متابعة مستمرة، بحيث تأخذ في الحسبان تقييد جميع التغييرات من بيع واستلام منتجات عند إجراء أي عملية بيع.
- اتِّباع الطريقة الدورية، وتقوم هذه الطريقة في أساسها على جرد مادي للمخزون، وعمل تحديث دقيق لحساب المخزون، وتكاليف بضاعته في فترة محددة، كأن تكون مرة شهريًّا أو ربعَ سنويٍّ أو سنويًّا، وتجدر الإشارة إلى ضرورة تقييد المشتريات في حساب منفصل.
- طريقة COGS وتعني تسجيل البضائع المباعة، بحيث تستخدمها حين لا تلاحظ تغييرًا في مبيعات مخزونك ما بين الفينة والأخرى، فتسجَّل جميع التغييرات في بند تكلفة البضائع المباعة.
ننصحك باستخدام قائمة التحقق هذه للحرص على سلامات الخطوات السابقة، حملها من هنا.
أفضل الممارسات لإقفال السنة المالية
لإقفال السنة المالية بكفاءة، يجب على الشركات اتِّباع مجموعة من الممارسات الـمُثلَى التي تساعد في تحقيق دقة وشفافية في السجلات المالية.
وسنستعرض هنا بعض هذه الممارسات مع التركيز على كيفية تحقيقها باستخدام برنامج ڤوم.
استخدام البرامج المحاسبية
يُعَدُّ استخدام البرامج المحاسبية مثل ڤوم أمرًا حيويًّا لتبسيط وتسهيل عملية الإقفال، يساعد ڤوم في إدارة جميع الجوانب المالية من إعداد القوائم المالية إلى تسوية الحسابات البنكية وجرد المخزون، وباستخدام ڤوم، يمكن للشركات تقليل الأخطاء اليدوية وزيادة الدقة في السجلات المالية.
دراسة حالة لعمل فعلي: شركة صغيرة في الرياض تستخدم ڤوم لتتبُّع جميع معاملاتها المالية بشكل يومي، وعند نهاية السنة المالية، تجد الشركة أن جميع بياناتها المالية محدَّثة وجاهزة لإعداد القوائم النهائية؛ ممّا يقلِّل من الوقت والجهد المبذولين في عملية الإقفال.
التحقق المزدوج
يُعَدُّ التحقق المزدوج من السجلات المالية خطوة حيوية لتجنُّب الأخطاء، يجب مراجعة جميع السجلات مرة أخرى بعد الانتهاء من إعدادها لضمان دقتها، يمكن لبرنامج ڤوم مساعدة الشركات في هذا الجانب من خلال تقديم تقارير تحليلية شاملة يمكن مراجعتها بسهولة.
دراسة حالة لعمل فعلي: قسم المحاسبة في شركة متوسطة الحجم يستخدم ڤوم لإعداد تقارير تفصيلية عن الإيرادات والمصروفات، يقوم الفريق بمراجعة هذه التقارير بشكل دوري للتأكد من عدم وجود أخطاء أو تناقضات؛ ممّا يضمن دقة القوائم المالية النهائية.
التواصل مع الفريق المالي
التعاون والتواصل بين أعضاء الفريق المالي ضروري لضمان تنفيذ جميع الخطوات بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، يمكن استخدام الأدوات التعاونية المتاحة في ڤوم لتسهيل التواصل ومشاركة المعلومات بين أعضاء الفريق.
دراسة حالة لعمل فعلي: شركة خدمات مالية كبيرة تعتمد على ڤوم لتنسيق العمل بين فروعها المختلفة، يتمكَّن الفريق المالي من مشاركة التقارير والبيانات بسهولة من خلال النظام؛ ممّا يعزِّز التعاون ويضمن تنفيذ جميع المهامِّ بكفاءة.
الاستفادة من التقارير التحليلية
تساعد التقارير التحليلية في تقديم نظرة شاملة على الأداء المالي للشركة خلال السنة المالية. يمكن استخدام هذه التقارير لاتخاذ قرارات مستنيرة وللتخطيط للسنة المالية القادمة. يوفر ڤوم مجموعة متنوعة من التقارير التحليلية التي تساعد الشركات في هذا الجانب.
دراسة حالة لعمل فعلي: يقوم مدير مالي في شركة صناعية بتحليل التقارير الشهرية والسنوية المقدَّمة من ڤوم لتحديد المجالات التي يمكن تحسينها في السنة المالية القادمة، هذا التحليل يساعد الشركة في تحسين أدائها المالي وزيادة كفاءتها.
التحضير للتدقيق الداخلي
يُعَدُّ التدقيق الداخليُّ جزءًا مهمًّا من عملية الإقفال؛ حيث يساعد في الكشف عن أي أخطاء أو تَلاعُب في السجلات المالية، يمكن التحضير للتدقيق من خلال التأكد من أن جميع السجلات محدَّثة ومراجعة البيانات بدقة.
دراسة حالة لعمل فعلي: فريق التدقيق في شركة تجارية كبيرة يستخدم ڤوم لمراجعة جميع المعاملات المالية بشكل دوري، يتمكَّن الفريق من الكشف عن أي أخطاء أو مخالفات بسرعة واتِّخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة قبل نهاية السنة المالية.
نحن نَعِي أن بعض الأسئلة ستطرأ على ذهنك فور وصولك إلى هذا السطر، لهذا خصَّصنا فقرةً كاملة في الأسفل لإجابة أكثر الأسئلة شيوعًا.
الأسئلة الشائعة عن خطوات إقفال السنة المالية
كيف يتمُّ الإقفال السنوي؟
يتمُّ الإقفال السنوي عن طريق:
- إعداد القوائم المالية النهائية.
- تسوية الحسابات البنكية.
- جرد المخزون.
- تحديث الأصول الثابتة.
- تسوية الحسابات المدينة والدائنة.
يتمُّ ذلك لضمان دقة السجلات المالية والاستعداد للعام المالي الجديد.
متى يتمُّ إقفال السنة المالية؟
عادةً يتمُّ إقفال السنة المالية في نهاية السنة التقويمية، أي في 31 ديسمبر، ولكن يمكن أن تختلف تبعًا لسياسات الشركة.
ما هي قيود الإقفال السنوية؟
قيود الإقفال السنوية تشمل:
- نقل أرصدة الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر.
- ترحيل الأصول والخصوم إلى الميزانية العمومية.
ما هي الحسابات التي تُقفَل في نهاية السنة المالية؟
تشمل الحسابات التي تُقفَل في نهاية السنة المالية:
- حسابات الإيرادات.
- المصروفات.
- الأرباح والخسائر.
- الأصول.
- الخصوم.
ما هي نهاية السنة المالية؟
نهاية السنة المالية هي النقطة الزمنية التي تنتهي فيها السنة المالية للشركة، وعادةً تكون في 31 ديسمبر، حيث يتمُّ إعداد القوائم المالية النهائية.
ما هي قيود إقفال الميزانية في آخر العام؟
تشمل قيود إقفال الميزانية:
- نقل أرصدة الأصول والخصوم إلى حسابات الميزانية العمومية.
- تسجيل أي تعديلات نهائية.
ما هي الحسابات التي لا يتمُّ إقفالها؟
الحسابات التي لا يتمُّ إقفالها تشمل حسابات الأصول والخصوم؛ حيث تستمرُّ هذه الحسابات إلى السنة المالية التالية.
ما هو الإقفال المالي؟
الإقفال المالي هو عملية إعداد القوائم المالية النهائية، تسوية الحسابات، وجرد المخزون؛ لضمان دقة السجلات المالية بنهاية السنة المالية.
ما هو الفرق بين قيود التسوية وقيود الإقفال؟
قيود التسوية تعدل أرصدة الحسابات لضمان دقتها بنهاية الفترة المالية، في حين أنَّ قيود الإقفال تنقل أرصدة الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر.
ماذا يقصد بإقفال الحسابات؟
إقفال الحسابات يعني إنهاء جميع العمليات المالية للسنة المالية الحالية، وترحيل الأرصدة النهائية إلى القوائم المالية.
ما هي أنواع قيود التسوية؟
أنواع قيود التسوية تشمل:
- قيود الاستهلاك.
- قيود إيرادات ومصروفات مستحقة.
- قيود المصروفات المدفوعة مقدَّمًا.
- قيود الإيرادات المستَلَمة مقدمًا.
ما هي أنواع القيود المحاسبية؟
أنواع القيود المحاسبية تشمل:
- قيود اليومية.
- قيود التسوية.
- قيود الإقفال.
- قيود إعادة الفتح.
كل نوع له دوره في تسجيل البيانات المالية ومعالجتها.
الخلاصة
تلكم كانت الخطوات السبع لإقفال السنة المالية، وكما رأيت، فإن الهدف من عملية إغلاق السنة المالية هو رسم صورة دقيقة لجميع الإيرادات، والمصروفات، والخسائر والأرباح؛ حتى تعرف ما لك من حقوق ملكية (صافي ربح)، وما عليك من ضرائب، ومن ثَمَّ تبدأ في التخطيط للهدف المالي الخاص بالسنة المالية التالية، قد تبدو العملية صعبة ومرهقة قليلًا لمن يعتمد نظامًا برمجيًّا تقليديًّا أو قوالب الإكسل، أمّا من يستخدم نظام محاسبة سحابي مثل ڤوم، فإنَّ العملية ستكون يسيرة عليه للغاية؛ إذ إنَّ النظام يسجِّل ويحدِّث المعلومات تلقائيًّا دون أدنى تدخُّل منك، ويمدُّك بتقارير شاملة ومتنوعة لحالة الأرباح والخسائر والمشتريات والمبيعات وحالة المخزون…
جرّب ڤوم مجانًا لمدة 7 أيام.
