خطوات إقفال السنة المالية

خطوات إقفال السنة المالية السبع: إليك كيفية إغلاق السنة المالية

نهاية العام تلوح في الأفق وبداية العام الجديد قاب قوسين أو أدنى، وهذا هو موعد السنة المالية. لكن ثمة مشكلة تصحب خطوات إقفال السنة المالية في معظم الشركات الناشئة وهي اعتمادهم الكليّ على نظام محاسبة تقليدي أو على قوالب الإكسل، فضياع فاتورة مثلا أو فقدان رسالة بريدية سيعرقل عمل المحاسب حينما يشرع في خطوات إقفال السنة المالية.

ولأن الموضوع تِقْنيّ بحت فإننا في هذه المقالة سنبسط القول في كيفية إغلاق السنة المالية في خطوات بسيطة، لنبدأ.

خطوات إقفال السنة المالية

أهمية إقفال السنة المالية

يعد إقفال السنة المالية من أهم أساسيات الدورة المحاسبية؛ فهو أمثل توقيت لشركتك صغيرة كانت أو ناشئة لتستعد لمواجهة الضرائب من جهة، ورسم صورة توضيحية حول الأداء الكلي لشركتك من ناحية جمع البيانات والمعلومات المالية وإعداد التقارير لتعرف ما لك وما عليك، من جهة أخرى، وبهذا تعرف حجم أرباحك وخسائرك وصافي ربحك لكي تتمكن من وضع أهداف مالية دقيقة للسنة المقبلة.

ما هي خطوات إقفال السنة المالية؟ 

قد تبدو طريقة إقفال السنة المالية شيئًا معقدًا مبدئيًّا، لكنها ليست كذلك في حال كنت تعتمد على برنامج محاسبة سحابي مثل ڤوم، وإليك كيف تُغلق سنتك المالية باستخدامه:

الخطوة 1: تحضير السجلات الأساسية

المقصود بعملية تحضير السجلات هو أن تُحدّث جميع البيانات المالية التي تمت خلال العام من: 

  • متابعة حالة جميع الفواتير من مبيعات أو معاملات أو غيرها.
  • متابعة بيانات الدخل وتقييده وكذا الفائدة المصرفية أو رسم الإحالة.
  • جمع جميع إيصالاتك وفواتيرك وتقييدها في مكان واحد. 
  • حساب جميع الرواتب ومنها المكافآت والزيادات التي طرأت لك أو لموظفيك. 
  • التأكد من أن الحساب المصرفي متزن ماليًّا.

تستطيع أن تُجري الحسابات السابقة بسهولة شديدة عبر نظام ڤوم المحاسبي:

تحضير السجلات الأساسية

الخطوة 2: إياك وخلط معاملاتك الشخصية بتلك الخاصة بشركتك

حين تكون رائد أعمال يدير شركة صغيرة أو ناشئة ثم تتعامل في كثير من الأحيان مع مصروفات شركتك كمصروفاتك الخاصة فهذا خطأ فادح للغاية. دورك في هذه الخطوة أن تُجري كشف حساب بنكي على مدار العام لتتبع جميع المصروفات التي أُنفقت ثم تحدد منها تلك الخاصة بالشركة. 

الخطوة 3: الحرص على ضبط القروض والفوائد البنكية

في الغالب ستكون قد أخذتَ قرضًا بنكيًّا من أجل توسيع عملك أو تطويره، وهذا يجعلك -كما تعلم- مدينًا للبنك، ومن ثَم تدفع مبلغًا ماليًّا شهريًّا لسداد الدين والفائدة، فاحرص أشد الحرص على ضبط هاتين العمليتين حتى لا تعاني على المدى البعيد، وإليك كيف تفعل ذلك:

  • سجل شهرًا بشهر كل دَفعة ترسلها لتسديد قرضك أو قروضك. 
  • سجل الفائدة الموجودة على القرض وادفعها في وقتها.
  • حاول أن توزع الدفعات بين قرضك وفوائده حتى تقلل النسبة مع مرور الوقت. 

الخطوة 4: لا تنسَ الدخل المتأخر

في كثير من الأحيان قد تدير مشروعًا أو تبيع خدمة ولا تتحصل على أجرها في نفس الوقت، بل قد  تتحصل عليه على دَفعتين أو أكثر أو قد تحصله عند اكتمال المشروع، وفي الغالب تنسى أو تتناسى عمل فاتورة لهذا المشروع فيضيع في وسط الحسابات الكثيرة، لهذا احرص دائمًا على عمل فاتورة لكل مشروع أو منتج حتى لو كان حسابه آجلًا من أجل التنظيم لا أكثر. يسمى البند السابق بمحاسبة الاستحقاق، وهي منهجية محاسبية، فلو افترضنا أن قيمة الدخل هي 40,000 ريال سعودي، فبعض المحاسبين يفضلون أن يسجلوا الدخل فورًا على أنه من دخل هذا الشهر، وبعضهم يميل إلى تسجيله في وقت الحصول عليه، وكلتا الطريقتين صحيحتان، وإن شئت نصيحتنا فعليك بالأولى.

الخطوة 5: اضبط مصاريفك

ثمة سيناريو وارد جدًّا وهو أن تتلقى فاتورة من مورّد قُبيل نهاية العام بساعات، ما العمل حينها؟ 

التصرف الصحيح هو تقييدها وإدخالها ضمن مصروفات العام. في الغالب يمر هذا النوع من المصروفات مرور الكرام دون أن يقيَّد، وحين يحين وقت إقفال السنة المالية تختلط الحسابات، وعليه سجل جميع المصروفات في وقتها، ما دامت في نفس العام. هذه المشكلة لا تعاني منها المنشآت التي تستخدم ڤوم، لكونها تصدر مصروفاتها عبر نظام فواتير آلي، يتولى عملية التقييد والتسجيل دون أي تدخل منك أو من محاسبك. 

الخطوة 6: تقييد النفقات مسبقة الدفع

في خطوة سابقة، ذكرنا حالة الدخل الذي لم يحصل بعد، نفس الحالة تنطبق على النفقات، ففي بعض الحالات تُدفع نفقات مسبقة وتكتمل السنة المالية فجأة، فماذا تفعل؟

مثال هذا هو الإيجار، فقد تكون تؤجر مكتب عمل في مكان ما، وتدفع بنظام ربع سنوي، وحين تدفع الإيجار وتكتمل السنة المالية بعد شهر واحد فقط، الصواب في هذه الحالة أن تُرحّل حساب الشهرين الآخرين للسنة المالية الجديدة وهكذا تتأكد من أنك أقفلت السنة المالية إقفالًا صحيحًا. 

الخطوة 7: لا تنس عن المخزون

في حالة الشركات التِّقْنية أو الوكالات أو شركة تبيع منتجًا تِقْنيًّا بحتًا أو رقميًّا، فالخطوات الست السابقة هي كل ما تحتاج إليه لإقفال السنة المالية، أما في حالة الشركات الصناعية والمتاجر الإلكترونية، فإن هذه الخطوة في غاية الأهمية، ولضبط المخزون، اتبع الآتي: 

  • اتباع الطريقة الدائمة، وهذا يعني أن تتابع جميع أرصدة المخزون متابعة مستمرة، بحيث تأخذ في الحسبان تقييد جميع التغييرات من بيع واستلام منتجات عند إجراء أي عملية بيع.
  • اتباع الطريقة الدورية، وتقوم هذه الطريقة في أساسها على جرد مادي للمخزون، وعمل تحديث دقيق لحساب المخزون، وتكاليف بضاعته في فترة محددة، كأن تكون مرة شهريًّا أو ربع سنوي أو سنويًّا. وتجدر الإشارة إلى ضرورة تقييد المشتريات في حساب منفصل. 
  • طريقة COGS وتعني تسجيل البضائع المباعة، بحيث تستخدمها حين لا تلاحظ تغييرًا في مبيعات مخزونك ما بين الفينة والأخرى، فتسجل جميع التغييرات في بند تكلفة البضائع المباعة. 

نحن نعي أن بعض الأسئلة ستطرأ على ذهنك فور وصولك إلى هذا السطر، لهذا خصصنا فقرةً كاملة في الأسفل لإجابة أكثر الأسئلة شيوعًا.

الأسئلة الشائعة عن خطوات إقفال السنة المالية

لماذا يجري إقفال الحسابات في نهاية السنة المالية؟

في نهاية السنة المالية، تُغلَق الحسابات للتأكد من أن الأرباح والخسائر تنعكس بدقة في البيانات المالية. يساعد ذلك الشركات على قياس أدائها المالي وتقييم تأثير أي تغييرات في عملياتها التجارية واتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن مستقبلها. يسمح إغلاق الحسابات أيضًا للشركات بتسجيل أي تعديلات إغلاق يلزم إجراؤها، مثل تسوية التناقضات بين الحسابات أو توزيع الأرباح على المساهمين. بإغلاق الحسابات في نهاية السنة المالية، تستطيع الشركات التأكد من أن جميع المعاملات لتلك الفترة قد احتُسبت وأن بياناتها المالية دقيقة ومحدثة.

ما هي الحسابات التي يجري أقفالها في نهاية العام المالي؟

في نهاية السنة المالية، تُغلَق الحسابات الاسمية مثل حساب الإيرادات وحساب المصروفات الحالية. تتضمن هذه العملية إعادة تعيين أرصدة هذه الحسابات إلى الصفر، لتصبح جميع الأرقام جاهزة للترحيل إلى الفترة المالية التالية. إضافة إلى ذلك، تُجرى التعديلات عن طريق إعداد إدخالات تعديل المخزون في بيان المركز المالي، مما يسمح بتمثيل دقيق لميزان الديون الجيدة. أخيرًا، يجب على الكِيانات القانونية أيضًا إضافة الحسابات الرئيسية لأرباحها المحتجزة.

متى يجري عمل قيود الإقفال؟

تُوضع قيود القفل في أثناء إغلاق السنة المالية للشركة. يحدث ذلك لمنع إدخال أي معاملات جديدة في أثناء إجراء عمليات الإغلاق السنوية اللازمة. إنها عملية يسيرة تُسهّل من خلال برنامج ڤوم المحاسبي، مما يقلل من وقت وجهد المحاسب. بعد إغلاق الحسابات الاسمية المؤقتة، يجري عمل ميزان مراجعة لتسجيل إغلاق حساب الإيرادات. بعد ذلك تُغلق نتائج الأعمال، سواء كانت أرباحًا أو خسائر، في الحساب الجاري للمالك. هذا يضمن أن جميع الحسابات مغلقة جيدًا ومتوازنة وجاهزة للفترة المالية التالية.

متى تكون نهاية السنة المالية؟

عادة ما يتم تحديد نهاية السنة المالية من قبل الحكومة أو المنظمة. بشكل عام، يتم تعيين نهاية السنة المالية تكون في اليوم الأخير من الشهر التقويمي، مثل 31 ديسمبر أو 31 مارس. حسب نظام المؤسسة، قد تنتهي السنة المالية في أي وقت بين 1 يناير و 31 ديسمبر. السبب في تعيين تاريخ انتهاء للسنة المالية هو المساعدة في إعداد الميزانية وتتبع الأداء وتقديم الضرائب، والسماح بفترة زمنية لإعداد البيانات المالية السنوية.

الخلاصة

تلكم كانت الخطوات السبع لإقفال السنة المالية، وكما رأيت، فإن الهدف من عملية إغلاق السنة المالية هو رسم صورة دقيقة لجميع الإيرادات، والمصروفات، والخسائر والأرباح حتى تعرف ما لك من حقوق ملكية (صافي ربح) وما عليك من ضرائب، ومن ثَم تبدأ في التخطيط للهدف المالي الخاص بالسنة المالية التالية. قد تبدو العملية صعبة ومرهقة قليلاً لمن يعتمد نظامًا برمجيًّا تقليديًّا أو قوالب الإكسل، أما من يستخدم نظام محاسبة سحابي مثل ڤوم، فإن العملية ستكون يسيرة عليه للغاية، إذ إن النظام يسجل ويحدّث المعلومات تلقائيًّا دون أدنى تدخل منك، ويمدك بتقارير شاملة ومتنوعة لحالة الأرباح والخسائر والمشتريات والمبيعات وحالة المخزون. جرّب ڤوم مجانًا لمدة 7 أيام.

خطوات إقفال السنة المالية

 

شارك المقال: