برنامج قيود محاسبية: ما هو، وما أهميته للمحاسبين ورواد الأعمال؟

تخيل أنَّك تدير منشأة تجارية تقوم بالعديد من المعاملات المالية يوميًّا، مثل شراء وبيع السلع، ودفع الرواتب والمصروفات، وتحصيل الديون والإيرادات، وغيرها من الأنشطة التي تؤثر على حالة مواردك والتزاماتك. كيف تتتبع هذه المعاملات بشكل دقيق ومنظم؟ وكيف تحدد نتائج أعمالك في نهاية كل فترة محاسبية؟ وكيف تقدم تقارير مالية شفافة وموثوقًا بها للجهات المعنية؟

تكمن الإجابة عن هذه الأسئلة في استخدام برنامج قيود محاسبية. 

القيود المحاسبية هي الوسيلة التي يتم بها توثيق وحفظ كافة المعاملات المالية للمشروع في وقتها الذي حدثت فيه، مع إيضاح طرفي المعاملة الدائن والمدين، والحساب المُصدِّر والمستقبِل لهذه المعاملات المالية. حيث تساعد هذه القيود على تحويل الأحداث الاقتصادية إلى مدخلات محاسبية يمكن استخدامها لإنشاء القوائم المالية، كما أنَّ هذه القيود هي التي تروي قصة نجاح أو فشل الشركات، وتساهم في بناء صورتها أمام العالم.

في هذا المقال، سنتحدث عن عالم القيود المحاسبية بشكلٍ مختلف، حيث سننظر إليها كأدوات مفيدة تخبرنا بالكثير عن الشركات بما يتجاوز حدود الأرقام، وكيف يمكن إنشاؤها باستخدام برنامج مخصص للقيود المحاسبية، وكيفية استفادة المحاسبين منها بشكلٍ أكبر لدعم اتخاذ القرارات الإستراتيجية.

ما هي القيود المحاسبية، وما أهميتها في المجال المالي؟

القيود المحاسبية هي إجراءات وتسجيلات تقوم بها الشركات والمؤسسات المالية لتنظيم وتوجيه التدفقات المالية وتسجيلها بدقة وشفافية. وهي تعدُّ أساس عملية تحسين وتنظيم السجلات المالية، وتتمتع بأهمية كبيرة في المجال المالي للأسباب الآتية:

• الشفافية المالية: تساعد القيود المحاسبية في ضمان شفافية ونزاهة العمليات المالية، وتضمن أن تكون جميع المعلومات ذات الصلة متاحة ومفهومة للمستثمرين والجهات الخارجية مثل المساهمين والمشترين.
• الامتثال للقوانين واللوائح التنظيمية: تضمن القيود المحاسبية أن تلتزم الشركات بالقوانين واللوائح المحاسبية والضريبية المعمول بها في منطقتها؛ مما يساعدها على تجنُّب المخالفات والعقوبات المالية.
• اتخاذ قرارات إستراتيجية: توفر القيود المحاسبية معلومات موثوقًا بها عن أداء الشركات وأوضاعها المالية؛ بحيث يكون في مقدرة الإدارة استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات مستقبلية مثل توسيع الأعمال أو تقليل التكاليف.
• تقييم الأداء والربحية: تمكِّن القيود المحاسبية الشركات من تحليل أدائها المالي بدقة، إذ يمكنها حساب الربحية وتحديد مصادر الإيرادات والمصاريف، مما يمكِّنها من تحديد الأمور التي يجب تحسينها.
• جذب الاستثمارات: تزيد القيود المحاسبية الدقيقة من جاذبية الشركة للمستثمرين، حيث يثق هؤلاء أكثر بالشركات التي تدير سجلات مالية جيدة وموثوقًا بها.
• تخفيض المخاطر المالية: تساهم القيود المحاسبية في تحديد المخاطر المالية المحتملة والتعامل معها بفاعلية، إذ يمكن للشركات تحديد المشكلات المالية المحتملة واتخاذ التدابير اللازمة لتقليل الخسائر.

أنواع القيود المحاسبية

تختلف أنواع القيود المحاسبية حسب عدد الحسابات الموجودة في كل طرف من طرفي القيد، أو حسب طبيعة القيد والغرض منه، أو حسب توقيت إجراء القيود، أو حسب التأثير على القوائم المالية. إليكَ بعض أهم أنواع القيود المحاسبية مع أمثلة عملية بسيطة وسهلة الفهم لكل منها:

• القيد البسيط

القيد البسيط هو الشكل الأكثر شيوعاً للقيود المحاسبية. يُستخدم لتسجيل عملية مالية واحدة فقط، ويشمل عادة حسابين ومبلغًا ماليًّا.

• مثال عملي

عندما تشتري شركة ما معدات بقيمة 10,000 ريال، سيتم إنشاء قيد بسيط كالتالي:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
معدات	نقدًا	10,000	شراء معدات جديدة

• القيد المركب

يُستخدم القيد المركب عندما تكون هناك عدة حسابات مدينة ودائنة في نفس القيد. ويتم استخدامه لتسجيل عمليات مالية معقدة تشمل العديد من الحسابات.

• مثال عملي

عندما تقوم شركة ما ببيع منتجات بمبلغ 5,000 ريال نقدًا وتسجيل الضريبة على القيمة المضافة (ضريبة القيمة المضافة 15٪)، سيتم إنشاء قيد مركب كالتالي:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
نقدًا	إيرادات المبيعات	5,000	مبلغ المبيعات نقدًا
ضريبة القيمة المضافة		750	ضريبة القيمة المضافة (5,000 * 15%)
	مخصصات ضريبة القيمة المضافة	750	مخصصات ضريبة القيمة المضافة

• قيد اليومية

يستخدم قيد اليومية لتصحيح أو تعديل السجلات المحاسبية قبل إعداد التقارير المالية الدورية. وهو يشمل تعديل القيود المستحقة والتكاليف غير المدفوعة والإيرادات التي لم تُسجل بعد.

• مثال عملي

عندما تكون لديك مصاريف سنوية مدفوعة مسبقًا بمبلغ 12,000 ريال، يجب تسجيل قيد يومي لتقسيم هذا المبلغ على مدى السنة كالتالي:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
مصاريف مدفوعة مقدمًا	مصروفات سنوية	1,000	تسجيل قسط شهري

• قيد التسوية

يُستخدم قيد التسوية في نهاية الفترة المالية لإغلاق حسابات الإيرادات والمصروفات وتحويل الرصيد النهائي إلى حساب الربح أو الخسارة.

• مثال عملي

عند نهاية الفترة المالية، يجب إغلاق حساب الإيرادات ونقل الرصيد إلى حساب الربح والخسارة كالتالي:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
إيرادات	حساب الربح والخسارة	المبلغ الإجمالي رقمًا	إغلاق الإيرادات

• قيد الإقفال

يُستخدم قيد الإقفال لإغلاق حسابات الربح والخسارة وتصفيرها استعدادًا للفترة المالية الجديدة.

• مثال عملي

بعد إغلاق حساب الإيرادات ونقل الرصيد إلى حساب الربح والخسارة، يتم إغلاق الحساب بالطريقة التالية:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
حساب الربح والخسارة	إيرادات	المبلغ الإجمالي	إغلاق الربح والخسارة

• القيد الافتتاحي

يُستخدم القيد الافتتاحي لافتتاح السجلات المالية في المؤسسات في بداية الفترة المالية الجديدة.

• مثال عملي

في بداية السنة المالية الجديدة، يمكن إنشاء قيد افتتاحي لتسجيل رأس المال الابتدائي للشركة كما يلي:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
رأس المال الابتدائي		المبلغ الإجمالي	قيد افتتاحي لرأس المال

• القيد العكسي

يُستخدم القيد العكسي لإلغاء أثر قيد سابق في الفترة المالية التالية؛ وذلك لتجنُّب مشكلات التداخل بين الفترات المالية.

• مثال عملي

إذا تم تسجيل قيد في الشهر السابق لترحيل مبلغ إلى الشهر الحالي، يمكن إنشاء قيد عكسي لإلغاء تأثيره كالتالي:

الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ (ريال)	الوصف
الحساب العكسي	الحساب الأصلي	المبلغ الإجمالي	قيد عكسي لإلغاء الترحيل

برنامج القيود المحاسبية من البداية للنهاية

إليكَ نظرة عامة على كيفية قيام أي برنامج قيود محاسبية بإعداد هذه القيود. سنستخدم هنا مثالاً توضيحيًّا لهذه الخطوات، والتي نجدها في معظم البرامج المحاسبية، مع بعض الاختلافات في التفاصيل:

الخطوة 1: إعداد الحسابات

ابدأ بإنشاء حساباتك المالية الرئيسة، والتي تشمل حسابات الأصول والخصوم وحسابات الإيرادات والمصروفات. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إنشاء حسابات مثل “النقدية” و”الحسابات المدينة” و”المبيعات” و”الرواتب”، وغير ذلك.

الخطوة 2: إنشاء قيود محاسبية

انتقل إلى وحدة القيود المحاسبية في البرنامج، ثمَّ:

• حدد تاريخ القيد: حدد التاريخ الذي تريد أن يكون قيدك معمولاً به.
• اختر الحسابات: اختر الحسابات التي تريد تضمينها في القيد. على سبيل المثال، إذا قررت تسجيل مبلغ نقدي في المبيعات، ستختار “النقدية” كحساب مدين وتختار “المبيعات” كحساب دائن.
• أدخل المبالغ: قم بإدخال المبالغ المالية لكل حساب مدين ودائن. على سبيل المثال، إذا كان المبلغ النقدي المباع هو 1,000 ريال، فسيتم تسجيل 1,000 ريال في “النقدية” و1,000 ريال في “المبيعات”.
• أضف وصفًا: يمكنك إضافة وصف للقيد لتوضيح العملية المالية.

ملحوظة: قد تحتاج إلى إعداد قيود إضافية إذا كانت هناك مزيد من العمليات المالية التي تريد تسجيلها.

الخطوة 3: تسجيل القيود

اضغط على زر “تسجيل” أو “حفظ” لتسجيل القيد.

الخطوة 4: التحقق والمراجعة

تحقق من دقة القيود، وتأكد من أنَّ الأرصدة متوازنة بين الحسابات المدينة والحسابات الدائنة.

الخطوة 5: إعداد التقارير المالية

استخدم برنامج المحاسبة لإعداد التقارير المالية الضرورية مثل قائمة الدخل وتقرير التدفقات النقدية، حيث تستند هذه التقارير إلى القيود التي قمت بتسجيلها.

الخطوة 6: التدقيق والمراجعة

قم بمراجعة سجلاتك المحاسبية بانتظام للتحقق من دقة البيانات والامتثال للضوابط المحاسبية والقوانين المالية.

الخطوة 7: الإغلاق السنوي (اختياري)

في نهاية العام المالي، قد تحتاج إلى القيام بالإغلاق السنوي الذي يتضمن إغلاق الحسابات وإعداد تقارير السنة المالية، للمزيد راجع مقالنا هذا عن خطوات إقفال السنة المالية.

كيف يساعد أي برنامج قيود محاسبية المحاسبين ورواد الأعمال؟

يلعب أي برنامج محاسبي لتسجيل قيود اليومية ومتابعة ارصدة الحسابات دورًا هامًّا في مساعدة المحاسبين ووراد الأعمال في متابعة جميع العمليات المالية والمحاسبية، بالإضافة إلى أنَّه يقدم إليهم فوائد أخرى، نذكر منها:

• التسجيل الدقيق للقيود المحاسبية: تسمح برامج المحاسبة بإنشاء وتسجيل القيود المحاسبية بسرعة ودقة، بحيث يتمكن المحاسبون من إدخال المعلومات المالية والتفاصيل الخاصة بالقيود بسهولة ودقة عالية.
• إنشاء تقارير مالية: تستخدم برامج المحاسبة البيانات المدخلة لإنشاء تقارير مالية مثل قوائم الدخل والتدفقات النقدية بشكل آلي. هذه التقارير تساعد في تقديم صورة شاملة للأداء المالي للشركة.
• متابعة أرصدة الحسابات: تُتيح برامج المحاسبة للمحاسبين متابعة أرصدة الحسابات بشكل دوري وآلي، وعرض الرصيد الحالي لكل حساب ومقارنته مع الفترات السابقة.
• إدارة السجلات المالية: تساعد برامج المحاسبة في إدارة السجلات المالية بشكل منظم، وتمكِّن الشركات بسهولة من الوصول إلى سجلاتها المحاسبية والتفاصيل ذات الصلة من أجل تدقيقها ومراجعتها.
• التحقق من الامتثال الضريبي: تسهل برامج المحاسبة عمليات التحقق من الامتثال الضريبي، إذ يمكن لهذه البرامج توليد تقارير ضريبية تساعد على تقديم الإقرارات الضريبية بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
• التقليل من الأخطاء البشرية: بفضل الحسابات الآلية وخيارات المراجعة المدمجة، يمكن لبرامج المحاسبة التقليل من الأخطاء البشرية في عمليات تسجيل البيانات والحسابات.
• توفير الوقت والجهد: بدلاً من استخدام أساليب يدوية تحتاج إلى وقت وجهد كبير، توفر برامج المحاسبة عملية أكثر كفاءة لتسجيل القيود المحاسبية ومتابعة الأرصدة.
• التحليل المالي: تسمح برامج المحاسبة بتحليل البيانات المالية بشكل شامل، مما يسهل على المحاسبين ورواد الأعمال فهم الأداء المالي واتخاذ قرارات إستراتيجية.

أسئلة شائعة

• ما هو الفرق بين برنامج قيود محاسبية سحابي وآخر تقليدي؟

الفرق الرئيس بين البرنامج السحابي والتقليدي لإنشاء القيود المحاسبية هو مكان تخزين ووصول البيانات. في البرامج التقليدية، يتم تثبيت البرنامج على الحواسيب المحلية ويتم تخزين البيانات على الأجهزة المحلية. أما في البرامج السحابية، فإنَّ البرنامج يعمل عبر الإنترنت والبيانات تخزن في خوادم سحابية على الإنترنت؛ مما يتيح للمستخدمين الوصول إلى البيانات من أي مكان بشرط وجود اتصال بالإنترنت.

• كيف يمكنني اختيار برنامج قيود محاسبية يُناسب احتياجات شركتي؟

لاختيار برنامج مناسب، يجب النظر في عدة عوامل، منها:

• تحديد الاحتياجات: حدد احتياجات شركتك مثل حجم العمليات، وعدد المستخدمين، والميزانية.
• الميزات الأساسية: تأكَّد من توفر الميزات الأساسية مثل تسجيل القيود وإعداد التقارير المالية.
• القدرة على التوسع: اختر برنامج ينمو مع شركتك ويسمح بتوسيع الميزات حسب الحاجة.
• التوافق والتكامل: تحقق من توافق البرنامج مع أنظمة أخرى تستخدمها شركتك.
• السعر: التزم بميزانيتك واختر برنامجًا بسعر مناسب يتناسب مع حجم عملك.

• ما هي الخصائص الأساسية التي يجب البحث عنها في برنامج قيود محاسبية؟

• تسجيل القيود: يجب أن يتيح البرنامج تسجيل القيود المحاسبية بسهولة ودقة.
• إعداد التقارير المالية: يجب أن يساعدك البرنامج في إعداد تقارير مالية مثل قائمة الدخل وقائمة وتقرير التدفقات النقدية وغيرها.
• متابعة الأرصدة: ينبغي للبرنامج متابعة أرصدة الحسابات بدقة وعرضها بشكل مباشر.
• تكامل البيانات: يجب أن يكون للبرنامج القدرة على التكامل مع أنظمة أخرى مثل الرواتب وإدارة المخزون.
• أمان البيانات: ينبغي أن يوفر البرنامج حماية قوية للبيانات ضد فقدانها أو سرقتها.

• هل يمكن لأي برنامج قيود محاسبية أن يتكامل مع أنظمة محاسبية أخرى؟

نعم، يمكن لبرامج القيود المحاسبية الحديثة أن تتكامل مع أنظمة إدارة المخزون والرواتب ونظام البيع وغيرها، مما يسمح بنقل البيانات بسهولة بين الأنظمة وتوفير تحديثات آلية، ويقلل من الأخطاء ويسهل عملية المراقبة المالية.

في الختام

إذًا لقد تعرفنا في هذا المقال على القيود المحاسبية وأهميتها للمؤسسات والمنشآت، وشرحنا كيف يمكن لأي برنامج قيود محاسبية إنشاؤها وتتبعها وإدارتها بسهولة تامة. ولتسهيل عملية إعداد القيود المحاسبية ومتابعتها إن كنت محاسبًا أو رائد أعمال، جهزتْ لكَ فوم برنامج محاسبة سحابيًّا يقوم بعمل القيود المحاسبية بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان. 

برنامج فوم السحابي مُعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، لذا يقدم أفضل الميزات لك خاصة، فلا تتردد باستكشافها، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.