هل تعاني في بحثك عن أفضل برنامج محاسبة لمنشأتك؟ أدفعَتْك الخِيارات الكثيرة إلى القلق؟
لا تقلق؛ فبديهي أن تصحب قرارك بعض الحيرة. يعج الإنترنت بمئات، بل قل عشرات المئات من الشركات والمنشآت التي توفر برنامج محاسبة، لكن هل برامجها المحاسبية تصلح لمنشأتك؟ هذا تحديدًا ما سنساعدك على معرفته في هذه المقالة.
أسمعك تقول: بالطبع سترشّحون لي برنامجكم المحاسبي، حسنًا… دعنا لا نستبق الأحداث.
وحتى نكون على بينة من أمرنا، لنبدأ أولاً بتعريف ماهية برنامج محاسبة.
ما هو برنامج المحاسبة؟
برنامج المحاسبة هو برنامج تستخدمه الشركات لتتبع البيانات المالية والتدفقات النقدية والفواتير والحسابات المصرفية وأوامر الشراء. يجب أن يشتمل أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة على ميزات مسك الدفاتر الأساسية، مثل: مسك الدفاتر المزدوجة القيد، وتتبع الدخل والمصروفات والفواتير، وتسوية الحسابات. قد تتضمن أكثر الميزات تقدمًا إدارة المخزون ومحاسبة المشروع وتتبع الوقت وإعداد الضرائب وإعداد التقارير المالية.
| تنويه: يساعد ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأكثر فعالية في المملكة العربية السعودية بشهادة مئات العملاء) المنشآت الصغيرة والمتوسطة على تسهيل وأتمتة عملية المحاسبة بالكامل في دقائق معدودات. بل إننا خصصنا اشتراكًا خاصًّا بالشركات الناشئة والصغيرة به خصم 90٪ على كل الباقات لمدة 6 أشهر. أدِر محاسبتك في حرفية عالية وبأقل التكاليف الآن. |
على الرغم من وضوح التعريف السابق، فإنه لم يذكر فوائد برنامج المحاسبة، فما هي فوائد برنامج المحاسبة إذن؟
فوائد برامج المحاسبة
يتيح برنامج المحاسبة معالجة المعاملات المالية بكفاءة وسرعة عبر أتمتتها، مما يؤدي إلى تقليل تكاليف الموظفين الذين قد يُحتاج إليهم لإدخال البيانات يدويًّا. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحسن دقة إدخال البيانات وييسّر إنشاء تقارير مالية مفصلة. لكن إن شئت أهم فوائد برنامج المحاسبة، فإليك التالي:
إدارة المصروفات والإيرادات
يمكّن برنامج المحاسبة الشركات من إدارة مختلِف عملياتها المالية باحترافية شديدة، إذ إن كل برنامج محاسبة يتيح للمستخدم، من خلال لوحة تحكّم، خِياراتٍ تتمثل في تسجيل المصروفات والإيرادات وفق مركز التكلفة الخاصة بها، هذا فضلاً عن تحديد الضريبة المطبقة لكل فرع/مركز تكلفة على حدة. وبعد انتهاء عملية التسجيل والتبويب، ستكون قادرًا على معرفة حالة المصروفات والإيرادات عبر التقارير المالية التي يوفرها البرنامج.
سهولة حساب الضرائب
تتوفر معظم برامج المحاسبة السحابية الاحترافية على نظام محاسبي متطور للغاية يساعدك على ألّا تبذل أي مجهود لحساب الضرائب المطبقة في بلدك حسابًا يدويًّا، إذ إن النظام وفَور تحديد البلد الذي ينشط فيه مشروعك، سيتولّى قضية تحديد الضريبة المطلوبة في البلد المحدد آليًّا، مما يعني أنك مطالَب فقط بإدخال فواتير الشراء والبيع، وسيتولى النظام حساب النسبة الضريبية لكل فاتورة، هذا فضلاَ عن قدرته الهائلة على تضمين كل فاتورة الضريبةَ المناسبة.
إدخال قيود اليومية بدقة
يوفر برنامج المحاسبة كلتا الحسنيين: تقييد القيود يدويًّا بما فيها جميع المصروفات والإيرادات، أو تقييدها آليًّا، ليعطيك النظام تقريرًا مفصلاً بحالتها، مع القدرة على تخصيص التقرير ليعرض فترة زمنية محددة أو سنة محاسبية كاملة. والحسنى الثانية: ميزة التعديل، بحيث يمكن في حالة حدوث خطأ في أثناء عملية القيد، الرجوع إلى برنامج المحاسبة وتعديل الخطأ بسهولة. حرفيًّا، تستطيع أتمتة عملية قيود اليومية بضغطة زر.
قدرة فائقة في معرفة أرقامك المالية في لحظات
تعد شجرة الحسابات أو دليل الحسابات محور المحاسبة، وتحرص معظم برامج المحاسبة على تسهيل عملية تصميم وإعداد شجرة محاسبة وفقًا للنظام المحاسبي المتبع في منشأتك سعيًا لمدّك بصورة كلية عن أرقامك المالية في لحظات، مع القدرة على استخراج التقارير بصيغة الإكسل أو PDF. هذا فضلاً عن قدرة برنامج المحاسبة الفائقة على إضافة أكثر من حساب فرعي أو جديد وملئه بالمعلومات المالية المناسبة لكي تُبقي جميع بياناتك المالية دقيقة وآمنة.
الحصول على نظام مركز التكلفة الخاصة بك في أي وقت
لا يختلف اثنان في الدور الجوهري لمركز التكلفة؛ فهو الطريقة الوحيدة للحصول على إجابة سؤال: هل هذا الفرع مربح أم يسبب لي خسائر فادحة؟
وتخيل معي كيف سيكون الوضع متعبًا لو اتبعت الطريقة التقليدية باستخدام نماذج محاسبة الإكسل. لكن لو استخدمت برنامج المحاسبة ستكون قادرًا على إضافة مركز التكلفة المعني، وفروعه، ومعرفة حالة كل منها في لحظات بواسطة تسجيل المصروفات والإيرادات الخاصة بكل فرع على حدة.
معرفة تامة بأصول المنشأة وإهلاكها
يمكّنك برنامج المحاسبة من إضافة أصولك وتعيين فترة إهلاكك وضريبتها المطبقة، آليًّا دون أي تدخل منك، إلا في جزئية تسجيل البيانات المالية المطلوبة. أي إنك سترصد حالة أصولك وفترة الإهلاك في لحظات عبر خصائص البرنامج المتقدمة وتقاريره الشاملة. وهذا لا يمنع تعيين موظف داخلي في منشأتك ليُعنى بمتابعة أصل معين سعيًا منك لضبط العمل أكثر.
التحكم التام بالدورة المحاسبية
حان الوقت من السنة المالية، وعليك متابعة دورتك المحاسبية. لن تعاني مع برنامج المحاسبة من التحكم في الدورة المحاسبية، لأنك من خلاله ستقدر على تحديد الحسابات المعنية من خصوم ومشتريات ومبيعات، ومتابعة مخزون أو أجور الموظفين، ومتابعة الشركات، وإعداد القيود، بجانب فترة الإغلاق. كل هذا تستطيع تحديده وفلترته بالمدة الزمنية المرادة، سواء أكانت شهرًا أم ربع سنة أم سنة كاملة، وعليه تستطيع إدخال بيانات حسابك البنكي أو حساباتك وتتبُّع حركة النقود فيها بشيء من السهولة والبساطة.
الحصول على تقارير مالية دقيقة في أي وقت
أي برنامج محاسبة تقريبًا يوفر لك نوعين من المعلومات: الأول صورة كاملة عن ملخص المشتريات وملخص المبيعات وملخص المصروفات، عبر لوحة تحكم تظهر لك فور تسجيل الدخول. والثاني تقارير مالية مفصلة بما فيها، دفتر اليومية، ودفتر الأستاذ، والميزانية العمومية، وقائمة الدخل… تقريبًا ستجد كل التقارير المالية المطلوبة في لحظات. تستطيع بعدها – في يُسر – أن تستعرض التقرير المنشود مع القدرة على طباعته أو استخراجه بصيغة الإكسل أو PDF.
| تنويه: يوفر لك ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأكثر فعالية في المملكة العربية السعودية بشهادة مئات العملاء) كل ما سبق من فوائد وميزات. جرِّب ڤوم مجانًا لمدة 7 أيام وعاين بنفسك. |
الآن عرفنا ماهية برنامج المحاسبة، وأهم فوائده أو إن شئت قل: ميزاته، لكن هل من آلية واضحة لاختيار برنامج المحاسبة الأنسب؟
إليك كيفية اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لمنشأتك في 8 خطوات
الحق يقال: تُعد عملية اختيار برنامج محاسبة مناسب عملية معقدة للغاية، لأنه من غير المنطقي أن تتشابه ظروفك وحالة منشأتك وميزانيتك وحجم فريق عملك وهدفك المحاسبي مع منشأة أخرى. لكن لكوننا برنامج محاسبة سحابيًّا، فإننا نضمن لك إذا اتبعت الخطوات التالية، أن تُصبح قادرًا على اتخاذ القرار الصحيح واختيار البرنامج المنشود.
الخطوة الأولى: ما هي احتياجاتك المحاسبية؟
قبل أن تفزع إلى البحث المتعمق عن أفضل برنامج محاسبة لمنشأتك، توقف لحظةً وقيّم احتياجاتك المحاسبية الخاصة (إذا كان لديك محاسب، فإن من الضروري أن تُشركه في عملية تحديد الاحتياجات هذه). حدد بالضبط الاحتياجات التي تبحث عنها في الوقت الحالي:
- تصميم وإرسال الفواتير.
- تتبع المصروفات والإيرادات والمشتريات.
- تتبع التدفق النقدي.
- متابعة الأجور والمرتبات.
- أضف أنت الباقي.
تلكم بعض الاحتياجات، لكن يجب أن تحدد احتياجاتك الأساسية بدقة عالية، كما يجب أن تضع في اعتبارك الاحتياج المستقبلي (سنتحدث عنه لاحقًا)، لكن دورك الآن هو أن تحدد بصدق أهم الاحتياجات المحاسبية الحالية لمنشأتك.
الخطوة الثانية: هل يتوافق برنامج المحاسبة الذي اخترته مع نموذج عملك؟
تتمايز برامج المحاسبة في ميزاتها وحتى في القطاعات التي تخدُمها. فثمة برامج مبنية خصيصا للمطاعم، وأخرى للفنادق. إياك أن تخدعك عبارة أنه برنامج محاسبة للفنادق – مثلا – لكنه يصلح لأي قطاع آخر.
كما أن ثمة نوعًا ثانيًا من برامج المحاسبة، وهي برامج المحاسبة العامة التي قد يستفيد منها رائد الأعمال، والمستقل، والوكالة وغيرهم من القطاعات الصغيرة والمتوسطة. إذا كان احتياجك موجودًا في هذه الخانة، فراجع جيدًا ميزات البرنامج وطابِقها مع احتياجاتك.
إذا كنت صاحب شركة صغيرة أو متوسطة تخدُم أساسًا في السوق السعودي، فلعل ڤوم هو الخِيار الأنسب لك، لأنه مبني تمامًا لمساعدة المنشآت الصغيرة والمتوسطة في أتمتة العملية المحاسبية برمتها. جرِّب ڤوم مجانًا لمدة 7 أيام وعاين بنفسك.
الخطوة الثالثة: هل يسهُل استخدام برنامج المحاسبة أم أنه معقد؟
تَصوّرنا أنك رائد أعمال أو مديرًا تنفيذيًّا لشركة صغيرة أو متوسطة، وعليه فإن كانت معرفتك المحاسبية قليلة، فيجب أن يكون خِيار سهولة استخدام البرنامج من جهة، وأناقة تصميمه من جهة أخرى، على رأس أولوياتك.
إذ ما الفائدة من الاشتراك في برنامج محاسبة يصعب فهمه، أو جرى تصميمه أصلاَ دون مراعاة حال غير المتخصص مثلك؟
إذن، احرص أشد الحرص على أن يكون البرنامج الذي تختاره سهلاً في الاستخدام ويوفر دورة عملية لك لكي تشرع في استخدامه فور الاشتراك، وإن ما قلناه يَصدُق حرفيًّا على ڤوم بشهادة مئات العملاء ممن سألناهم عن رأيهم في تجربة استخدام البرنامج. لكن لا تأخذ بكلامنا وجرّب البرنامج مجانًا دون الحاجة إلى تسجيل بيانات بطاقتك الائتمانية واحكم بنفسك. جرّبه الآن مجانًا.
الخطوة الرابعة: هل برنامج المحاسبة هذا آمن؟
الأمان هو أساس العملية المحاسبية، وخصوصًا في أمرين:
- أمان بياناتك المالية المستضافة على خوادم البرنامج.
- عدم الإفصاح عن بيانات العملية المحاسبية أو مشاركتها أيَّ طرف خارجي ولو من باب المثال.
بالتأكيد، أنت لا تريد لبياناتك المالية أن تُعرض على الملأ؛ فهي مسألة خاصة حساسة للغاية. ومعظم برامج المحاسبة وإن كانت تضمن لك الأمان في الأمرين السابقين، إلا أن عليك التريث والبحث جيدًا للتأكد من ذلك.
الخطوة الخامسة: هل يتوفر برنامج المحاسبة على الربط التلقائي؟
الحق أن برنامج المحاسبة الذي اخترتَه أو وجدت أنه يلبي احتياجاتك، يُعد عنصرًا واحدًا من مجموعة عناصر هي عُدتك التِّقْنيّة، أي الأدوات التقنية التي تستخدمها لإدارة منشأتك. وعليه، فمن الضروري للغاية أن يدعم برنامج المحاسبة المختار الربط التلقائي مع أبرز التطبيقات التي تستخدمها سعيًا لأتمتة عملية إدخال البيانات المحاسبية.
يوفر ڤوم الربط مع أكثر من 3000 تطبيق عبر زابير، ومن ثَم لا تقلق أبدًا بخصوص الربط التلقائي مع تطبيقاتك المفضلة.
الخطوة السادسة: هل سيلبي البرنامج متطلباتك عند ينمو مشروعك؟
ذكرنا في الخطوة الأولى ضرورة أن تضع في الاعتبار احتياج مشروعك المستقبلي. قد يكون احتياجك بسيطًا لا يزيد على تصميم وإرسال الفواتير ومعرفة حالة المصروفات والإيرادات، لكن بديهي أن يكبر مشروعك وينمو مع ما تبذله من جهود.
لذا سيحتاج مشروعك إلى نظام محاسبي قادر على خدمتك كلما نما مشروعك وتوسع، ومن ثَم يجب أن تضع أمر الاحتياج المستقبلي موضع تقدير أساسي تفاديًا لأي كوارث مستقبلية. لتنوُّع باقات ڤوم وشمولها جميع احتياجاتك المستقبلية، نجد أنه الأنسب لك.
الخطوة السابعة: ماذا عن محاسبيَّ أو توظيف محاسب؟
برنامج المحاسبة لا يُغني كليًّا عن المحاسب لكنه يسهل عمله كثيرًا. لكن ما يهمنا في هذه المقالة هو برنامج المحاسبة السحابي الذي يمكن لغير المتخصص أن يجربه بنفسه ويدير منه أمواله دون معاناة.
وأنت إذا طلبت نصيحة محاسب محترف، فسوف يرشح لك البرنامج الذي يستخدمه واعتاد عليه، لكن هل هذا البرنامج يصلح لك أنت بالذات؟
إذن لا تُهمل اتباع الخطوات السابقة حتى لا تقع ضحية قرار خاطئ. وربما الأفضل لك أن ترتكز على برنامج محاسبة مثل ڤوم يمكّن غير المتخصص – مثلك – من إدارة عمليته المحاسبية في يسر شديد.
الخطوة الثامنة: هل سعر البرنامج مناسب؟
تقريبًا توفر كل برامج المحاسبة السحابية تجربة مجانية لمعاينة برنامجها لكي تقرر بنفسك في ثقة ما إذا كان يصلح لك أو لا. لكن المعضلة هي أن تجرب البرنامج ويعجبك ثم يقف سعره حاجزًا بينك وبينه.
لذا قبل أن تشرع في الفترة التجريبية، ألقِ نظرة فاحصة على الأسعار، ستجد – في أغلب الحالات – أسعارًا شهرية وأخرى سنوية، انظر أيها يناسب ميزانيتك ثم اختره، وبعدها جرّب البرنامج لمعاينته قبل الاستثمار الكلي فيه.
| تنويه: يساعد ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأكثر فعالية في المملكة العربية السعودية بشهادة مئات العملاء) المنشآت الصغيرة والمتوسطة على تسهيل وأتمتة عملية المحاسبة بالكامل في دقائق معدودات. بل إننا خصصنا إشتراكًا خاصًّا بالشركات الناشئة والصغيرة به خصم 90٪ على كل الباقات لمدة 6 أشهر. أدِر محاسبتك في حرفية عالية وبأقل التكاليف الآن. |
تلكم تقريبًا هي كل المعلومات التي تحتاج إلى فهمها لكي تختار برنامج المحاسبة الأنسب لمنشأتك وظروفها. لكن حتى ومع كل هذه المعلومات دائما ما تصل إلينا أسئلة تخص نفس الموضوع، فقررنا تخصيص فقرة كاملة لها.
أسئلة وأجوبة حول برامج المحاسبة
إليك أبرز الأسئلة التي تطرأ على ذهن أي باحث عن برنامج محاسبة، وإجاباتها المفصلة:
ما هو أفضل برنامج محاسبة؟
أفضل برنامج محاسبة كما وضحنا في هذه المقالة يعتمد على مجموعة من العناصر من أهمها: احتياجاتك المحاسبية، وتوافق سعره مع ميزانيتك ونموذج عملك، وأمانه الشديد، وقدرته على الربط التلقائي. ويعتبر برنامج ڤوم أفضل برنامج محاسبة في السعودية للشركات الصغيرة والمتوسطة.
ما هي البرامج المحاسبية المستخدمة في السعودية؟
توجد العديد من برامج المحاسبة المستخدمة في السعودية، لكن هل كلها تناسب طبيعة مشروعك؟ هنا تكمن المشكلة. لكنّ قراءتك للمقالة ووصولك إلى هذه السطور يعني أنك صرت قادرًا على اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لمشروعك. ومن البرامج المحاسبية المستخدمة في السعودية من قِبل مئات الشركات هو برنامج ڤوم المحاسبي السحابي.
هل يوجد برنامج محاسبة مجاني؟
نعم، يوجد برنامج محاسبة مجاني لكنه في الغالب محدود الإمكانيات والميزات حسب خصائصه وتصميمه الأصلي.
ما هو النظام المحاسبي الإلكتروني؟
النظام المحاسبي الإلكتروني هو برنامج يجري تخزينه في الأساس على الحاسوب الرسمي للشركة/المنشأة، وأحيانا يكون برنامج محاسبة سحابي وتوفر برامج المحاسبة السحابية جميع الاحتياجات المحاسبية المطلوبة.
الخلاصة
عملية اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لمنشأتك عملية سهلة إذا ما عرفت الأسس الصحيحة التي يجب مراعاتها عند القرار. واتباعك الخطوات المشروحة في هذه المقالة كافٍ كثيرًا لكي تختار البرنامج المناسب لك ولوضع منشأتك. وإذا كنت صاحب شركة صغيرة أو متوسطة فإن ڤوم هو الأفضل لك.
