يعد جرد المخزون في المحاسبة جانبًا هامًّا في إدارة الشركات لأعمالها، وبخاصة لتلك الشركات التي تنشط في بيع السلع المادية؛ حيث يمكِّنها ذلك من معرفة ما لديها من مواد خام أو منتجات يجب بيعها. يتم ذلك من خلال دفتر الجرد الذي يسجل كل التفاصيل المتعلقة بالمخزون.
تساعد عمليات الجرد الدقيقة للمخزون، سواء كان الجرد الفعلي أو الجرد النهائي، الشركات على ضمان امتلاكها الكمية المناسبة من المخزون لتلبية طلب العملاء، مع تقليل الفاقد والخسائر؛ لذا قد يكون الجرد، سواء كان الجرد المستمر أو الجرد الدوري، عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلًا، وتتطلب الاهتمام بالتفاصيل والتخطيط المناسب.
في هذه المقالة، سوف نستكشف أهمية عمليات جرد المخزون، والتحديات التي تواجهها الشركات عند إجرائها، وإستراتيجيات تحسين الدقة والكفاءة. فتابع معنا قادم سطور مقالنا هذا.
اقرأ أيضًا: كيف تُحسَب ضريبة القيمة المضافة؟ وما العوامل التي تؤثر فيها؟
ما هو جرد المخزون؟
جرد المخزون السلعي هو عملية الإحصاء المادي والتحقق من عدد السلع أو المنتجات التي تمتلكها أي شركة في مخازنها. تتضمن هذه العملية مقارنة الأعداد المادية للسلع والمنتجات بسجلات المخازن، مثل دفتر الجرد، بهدف ضمان الدقة وإجراء أي تعديلات ضرورية.
تُعد عملية الجرد هذه، سواء كانت الجرد الفعلي أو الجرد النهائي، جزءًا هامًّا من إدارة الشركات التي تبيع السلع المادية؛ ذلك أنَّها تساعد على ضمان أن تمتلك الشركات الكمية المناسبة من المخزون بما يمكِّنها من تلبية طلبات العملاء؛ مع تقليل الهدر والخسائر.
يمكن أن يساعد الجرد الدقيق للمخزون، سواء كان الجرد المستمر أو الجرد الدوري، الشركات أيضًا في تحديد المشكلات المتعلقة بالسرقة أو التلف أو عدم الكفاءة في عمليات إدارة المخزون. وفي حين قد يكون الجرد عملية معقدة تتطلب وقتًا طويلًا في بعض الأحيان، إلا أنَّها تعد أمرًا ضروريًّا لتحقيق النجاح على المدى الطويل.
اقرأ أيضًا: القيود المحاسبية: مفهومها، وكيفية إعدادها والاستفادة منها
ما هي خطوات إجراء جرد للمخزون؟
تتضمن عملية إجراء الجرد عدة خطوات، بما يتضمن:
- التخطيط: قبل إجراء جرد للمخزون، يتعيَّن على الشركات التخطيط والاستعداد لهذه العملية. قد يتضمن ذلك تحديد تاريخ ووقت الجرد، وتحديد مجالات العمل التي يجب حسابها، والتأكد من وجود عدد كافٍ من الموظفين المتاحين لإجراء الجرد.
- العد المادي: في أثناء عملية العد المادي، سيحسب الموظفون عدد العناصر أو المنتجات الموجودة في المخزون يدويًّا أو باستخدام تِقْنيات مثل ماسحات الباركود أو تِقْنية تحديد الهُوية بموجات الراديو RFID.
تتطلب هذه الخطوة الانتباه إلى التفاصيل والدقة لضمان دقة العد قدر الإمكان.
- التحقق من نتائج الجرد: بعد اكتمال عملية الجرد المادي، يجب التحقق من نتائج الجرد بمقارنتها بسجلات المخزون في نظام إدارة المخزون الخاص بالشركة. يجب النظر في أي تباينات بين الجرد المادي وسجلات الجرد، وحل هذه التباينات.
- إجراء التعديلات: بمجرد التحقق من نتائج الجرد، يجب إجراء أي تعديلات ضرورية على سجلات المخزون في النظام. قد يشمل ذلك تحديث مستويات المخزون أو إزالة أي عناصر تالفة أو منتهية الصلاحية، أو إضافة عناصر جديدة إلى المخزون.
- الإبلاغ: أخيرًا، يجب توثيق نتائج الجرد والإبلاغ عنها. قد يتضمن ذلك إنشاء تقرير يلخص نتائج الجرد وأي تباينات يُعثر عليها، وأي تعديلات أُجريت. يمكن استخدام هذه المعلومات لتحسين دقة وكفاءة عمليات الجرد المستقبلية.
اقرأ أيضًا: عرض سعر: كيف تعد عرضًا مغريًا لتحويل العميل من محتمل إلى فعلي؟
أنواع جرد المخزون
يوجد عدة أنواع من عمليات الجرد التي يمكن للشركات إجراؤها وفقًا لاحتياجاتها ومتطلباتها الخاصة. فيما يلي بعض أكثر الأنواع شيوعًا لجرد المخزون:
- الجرد الدوري: يتضمن هذا النوع من الجرد حسابًا منتظمًا لجزء صغير من المخزون على أساس دوري، يومي أو أسبوعي. يساعد هذا الشركات على تحديد أي تناقضات أو مشكلات في مستويات المخزون بسرعة، دون الحاجة إلى إجراء عملية جرد كامل للمخزون.
- الجرد الجزئي: يتضمن الجرد الجزئي حساب جزء معين من المخزون، مثل خط منتج أو فئة أو موقع معين. يكون هذا النوع من الجرد مفيدًا عندما يجب على الشركات التركيز على فئات معينة من مخزونها، أو عندما تحتاج إلى التحقق من منتجات معينة.
- الجرد الكامل: يتضمن الجرد الكامل إحصاء جميع العناصر والسلع الموجودة في مخزون الشركة. يحصل ذلك عادة مرة أو مرتين في السنة، أو عندما يكون هنالك تغيير كبير في عمليات الشركة، مثل الاندماج أو الاستحواذ.
- التحليل حسب الأهمية ABC Analysis: تُستخدم هذه التقنية لتصنيف المخزون بناءً على أهميته. يجري تصنيف العناصر إلى ثلاث فئات: أ، ب، ج، بِناءً على قيمتها وحجمها.
تعد الفئة أ هي أكثر الفئات قيمة، وتمثل عادةً نسبة صغيرة من إجمالي المخزون؛ في حين أنَّ الفئة ج هي أقل الفئات قيمة وتشكل غالبية المخزون. يساعد هذا النوع من التحليل الشركات على تحديد أولويات سلع المخزون والتركيز على أكثر السلع قيمة.
- الجرد الفوري العشوائي: يتضمن هذا الجرد اختيارًا عشوائيًّا للسلع من المخزون وحسابها للتحقق من دقتها.
يمكن أن يساعد هذا النوع من الجرد في تحديد أي مشكلات تتعلق بمنتجات أو مناطق معينة من المخزون، وغالبًا ما يجري استخدامه بالاقتران مع أنواع أخرى من عمليات الجرد.
اقرأ أيضًا: القيمة الدفترية: المصطلح الذي يجب على كل رائد أعمال حفظه عن ظهر قلب
فوائد جرد المخزون للشركات والمنشآت
توفر عمليات الجرد الدقيقة للمخزون العديد من الفوائد للشركات والمنشآت، منها:
- تحسين رضا العملاء: كما ذكرنا، تساعد عمليات الجرد الدقيقة للمخزون الشركات على ضمان حصولها على كمية سلع تلبي طلب العملاء، الأمر الذي يؤدي إلى تحسين رضا العملاء.
من المرجح أن يعود العملاء إلى الشركات التي تمتلك باستمرار المنتجات التي يحتاجون إليها.
- تقليل الهدر والخسائر: تساعد عمليات الجرد الدقيقة للمخزون الشركات على تجنب الإفراط أو التقليل من تخزين المنتجات، مما قد يؤدي إلى حدوث حالات هدر وخسائر.
من خلال إبقاء مستويات المخزون ضمن حدودها الصحيحة، يمكن للشركات تقليل الهدر وتقليل مخاطر انتهاء صلاحية المنتجات أو تقادمها.
- تحسين الإدارة المالية: توفر عمليات الجرد الدقيقة للمخزون للشركات فهمًا أفضل لمستويات مخزونها، مما يساعدها على اتخاذ قرارات مالية مستنيرة.
من خلال معرفة مقدار المخزون المتوفر لديها بالضبط، يمكن للشركات حساب تكلفة البضائع المبيعة بدقة أكبر وتعديل الأسعار والعروض الترويجية وفقًا لذلك.
- تحسين الكفاءة التشغيلية: تساعد عمليات الجرد الدقيقة للمخزون الشركات على تحديد أوجه القصور في عمليات إدارة المخزون، مثل المنتجات قليلة البيع أو السلع الفائضة عن الحاجة.
من خلال معالجة هذه المسائل، يمكن للشركات تحسين كفاءتها التشغيلية وخفض التكاليف لديها.
- اتخاذ قرارات أفضل: تزود عمليات الجرد الدقيقة للمخزن الشركات بالمعلومات التي تحتاج إليها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن عمليات إدارة المخزون لديها.
من خلال معرفة وإدراك مستويات المخزون، يمكن للشركات اتخاذ قرارات أفضل بشأن الطلب على منتجاتها وتخزينها وبيعها.
اقرأ أيضًا: الأصول الثابتة: ما هي؟ وما أمثلتها؟
5 تحديات رئيسة لجرد المخزون
يمكن أن يكون إجراء جرد للمخزون عملية صعبة للشركات، مع وجود العديد من التحديات الشائعة التي قد يواجهونها. فيما يلي بعض التحديات الرئيسة:
- قيود الوقت والموارد: يمكن أن يكون إجراء جرد للمخزون عملية تستغرق وقتًا طويلًا وتتطلب استثمارًا كبيرًا في الموارد. قد تواجه الشركات صعوبة في العثور على الوقت والموظفين اللازمين لإجراء الجرد، خصوصًا إذا كان لديها مخزون كبير أو عدد محدود من الموظفين.
- غياب الدقة في البيانات: إذا كانت سجلات مخزون الشركة غير دقيقة، فقد تكون نتائج الجرد غير دقيقة أيضًا.
يمكن أن يحدث هذا بسبب وجود أخطاء في إدخال البيانات، أو وجود حالات سرقة أو غيرها من المسائل؛ لذا يجب على الشركات التأكد من أنَّ سجلات مخزونها محدثة ودقيقة قبل إجراء عملية الجرد.
- غياب الأتمتة: يمكن أن تستغرق عمليات الجرد اليدوي وقتًا طويلًا، وتكون عرضة للأخطاء؛ لذا تعاني الشركات التي تعتمد على العمليات اليدوية لحساب مخزونها في الحفاظ على الدقة والكفاءة، لا سيما مع نمو مستويات مخزونها.
- إحداث خلل في العمليات التجارية: يمكن أن يؤدي إجراء جرد للمخزون إلى تعطيل العمليات التجارية العادية، لا سيما إذا كان يجب إجراء الجرد خلال ساعات العمل. يمكن أن يؤثر ذلك على خدمة العملاء والمبيعات، وكذلك إنتاجية الموظفين.
- صعوبة التوفيق بين البيانات: بعد إجراء جرد المخزون، يجب على الشركات تسوية النتائج مع سجلات جردها لتحديد الفروقات. يمكن أن تكون هذه عملية صعبة، لا سيما إذا كان هنالك عدد كبير من الفروقات، أو إذا لم تكن سجلات المخزون محدثة.
التكنولوجيا في إدارة المخزون:
أسئلة شائعة
-
ما هي فروقات الجرد؟
تشير فروقات الجرد إلى التناقضات بين الجرد الفعلي للمخزون والمخزون المسجل في نظام إدارة المخزون. بمعنى آخر، عندما لا يتطابق عدد السلع المحسوبة فعليًا مع عدد السلع المسجلة في سجلات جرد الشركة، يكون هنالك فرق في المخزون.
-
كم مرة يجب إجراء جرد للمخزون؟
يعتمد تكرار إجراء جرد للمخزون على حجم وتعقيد المخزون الخاص بالشركة. عادةً ما يجري جرد المخزون نهاية العام، في حين يمكن إجراء الجرد الجزئي أو الدوري بتكرار أكثر.
-
ما هي المعَدات التي أحتاج إليها لإجراء جرد للمخزون؟
غالبًا ما يتطلب الأمر وجود معَدات مثل ماسحات الباركود، أو أجهزة لابتوب وأوراق جرد ورقية لإجراء جرد للمخزون.
-
ماذا أفعل إذا كانت نتائج جرد المخزون لا تتطابق مع سجلات المخزون الخاصة بي؟
إذا كانت نتائج الجرد لا تتطابق مع سجلات المخزون الخاصة بك، فيجب عليك التحقيق في التناقضات، وتحديد الأسباب الجذرية لحدوث ذلك، واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
اقرأ أيضًا: الإكسل المحاسبي أم فوم: أيهما الأفضل لمحاسبة الشركات؟
في الختام
من خلال الاستثمار في عمليات إدارة المخزون والاستفادة من الحلول التقنية، يمكن للشركات تبسيط عمليات جرد المخزون وإبقاء سجلات الجرد دقيقة.
عمومًا، تفوق فوائد عمليات الجرد الدقيقة للمخزون تحديات إجرائه، وستكون الشركات التي تعطي الأولوية لإدارة المخزون مجهزة على نحو أفضل للنجاح في السوق التنافسية اليوم.
ختامًا، في حال رغبت في أي مساعدة لإدارة عمليات جرد مخزون منشأتك، فتواصل مع فوم.
لقد خصصت لكَ فوم برنامجًا سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات لك، وبخصم 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.
