لم تُضف المحاسبة إلى شهادة ماجستير إدارة الأعمال MBA عبثًا. فقد أدى الجهل بعلوم المحاسبة إلى انهيار الكثير من الشركات الناشئة في السنوات الثلاث الأولى من إطلاقها. بينما نجحت في البقاء والاستمرار جميع الشركات التي احترمت خدمات مسك الدفاتر المحاسبية أو صورتها الحديثة: برامج المحاسبة السحابية.
ولأن الحياة تتطور باستمرار، وتتطور معها الأساليب التي نتناول بها المعرفة، وكذا التطبيقات المهنية، تتساءل الكثير من الشركات: أيهما أفضل .. خدمات مسك الدفاتر أم برنامج محاسبة سحابي؟
في هذا المقال نتعرف على الفرق بين خدمات مسك الدفاتر التقليدية، والصورة المطورة منها: برامج المحاسبة السحابية.
ما هو المقصود بخدمات مسك الدفاتر بصورتها التقليدية؟
من الناحية المحاسبية، فإن المقصود بخدمات مسك الدفاتر هو باختصار شديد:
مسك الدفاتر: تسجيل كل شاردة وواردة مالية تحدث في الشركة.
إذا رغبت في فتح شركة ما وإدارتها بشكل صحيح، فأول ما يجب أن تضعه في اعتبارك عن الأمور المالية هو (التسجيل). إذا تجاهلت عنصر التسجيل في عالم المحاسبة، فأنت (شركتك) عُرضة للإصابة بفوضى مالية مؤكدة، ربما تؤدي إلى خسائر مالية ضخمة، يصعب تداركها، وربما تؤدي – مع تراكمها – إلى غلق الشركة بعد وقت ما طال أو قصر.
لذلك فالخطوة الأولى في إدارة الشركة محاسبيًّا بشكل دقيق هو تسجيل كل المعاملات المالية التي تحدث في الشركة. أما الخطوة الثانية فهي (المحاسبة). والمقصود بالمحاسبة هنا هو ترجمة عملية مسك الدفاتر إلى نتائج وتحليلات مالية واضحة لمالك الشركة، بحيث يأخذ القرارات المالية والإدارية بناءً عليها.
أي أنه إذا أشرنا إلى عملية مسك الدفاتر على أنها (جمع بيانات مالية)، فإن عملية المحاسبة هي (تحليل تلك البيانات المالية) وتقديم المشورة بشأن القرار المناسب بناءً على تلك النتائج.
كيف تتم عملية مسك الدفاتر؟
تنتهج كل شركة منهجيتها الخاصة في الطريقة التي تتم بها عملية مسك الدفاتر. بعض الشركات حتى الآن – صدق أو لا تصدق – تفضل عملية التسجيل اليدوية الورقية. أي لو افترضنا أنك محاسب ترغب في الاطلاع على دفاتر الشركة، فستجد أمامك كومة من الدفاتر الورقية التي تتطلب منك التفرغ في جزيرة منعزلة بضعة أسابيع حتى يمكنك استيعاب تلك المدخلات، فضلاً عن تحليلها وتقديم تقريرك عنها. عجيب، أليس كذلك؟ تخيل أنه توجد بعض الشركات دفاترها ورقية حتى الآن.
أما غالبية الشركات فتعتمد على برامج المحاسبة، سواء البسيطة المصممة ببرنامج إكسل، أو تلك المتخصصة المعقدة. بينما تعتمد الشركات التي تبحث عن النجاة على برنامج محاسبة سحابي ذكي، وستتعرف على الفارق بعد قليل.
من الذي يقوم بإدارة عملية مسك الدفاتر؟
هنا يجب أن نفرق بين عملية التنفيذ والمعالجة. ولنبدأ بالمعالجة: يجب أن يعالج عملية مسك الدفاتر محاسب متخصص محترف، لتحليل البيانات الواردة وتقديم الاستشارات المالية التي تساعد على اتخاذ القرار.
أما عملية مسك الدفاتر نفسها، فيقوم بها أحد العاملين بالشركة، سواء أكان على خلفية محاسبية، أو يتحرك بالسليقة بحكم الخبرة.
مميزات الاعتماد على خدمات مسك الدفاتر مع شركة محاسبة
تحمل عنك شركة المحاسبة هم هذه العملية بحكم خبرتها في مسك دفاتر عشرات الشركات سابقًا. ولكن: هل يتطلب الأمر تعيين محاسب محترف للقيام بعملية مسك الدفاتر وحدها؟
في الواقع توفر الخبرة الكثير من الوقت المهدَر في تصحيح ما أفسده الهواة، أو قليلو الخبرة بأمور المحاسبة وبالأخص مسك الدفاتر بشكل صحيح. بينما ستقل الأخطاء كثيرًا حال الاعتماد على شركة محاسبة متخصصة.
أي أنك إذا اعتمدت على شركة محاسبة فستوفر الكثير من الوقت، وستتجنب الأخطاء المحتملة، وستحمل عن كتفيك عبء عملية مسك الدفاتر، وما يتتبعه من إجراءات التحليل المحاسبي للموقف المالي لشركتك.
فإذا كانت هذه هي المميزات، فما هي العيوب؟
عيوب الاعتماد على خدمات مسك الدفاتر مع شركة محاسبة
- هل يمكنك تحمل تكلفة استئجار خدمات شركة محاسبة متخصصة؟
أتحدث معك الآن، وأعلم أنك واحد من 3:
- منشأة حديثة النشأة Startup
- شركة صغيرة Small Business
- مؤسسة متوسطة Medium Business
فبينما تتحرك المنشأة حديثة النشأة بتخبط في البداية بحثًا عن القرار الصائب بشكل كل صغيرة وكبيرة في الكيان الوليد، تبدو الشركة الصغيرة وكذا الشركة المتوسطة أكثر وعيًا بشأن الأمور المالية وأولويات الإنفاق، وتعلم أنها لن تستطيع الاعتماد على شركة محاسبة محترفة بسبب التكلفة المرتفعة التي ستتحملها، والتي لن تستطيعها في هذا التوقيت تحديدًا.
قد تلجأ الشركة المتوسطة – بحكم كونها أفضل ماليًا بعض الشيء – إلى توظيف محاسب متخصص لمسك الدفاتر، ولكنها غالبًا لن تستطيع تحمل تكلفة شركة محاسبة متخصصة.
- هل تضمن النجاة من الأخطاء البشرية؟
لاحظ أن شركة المحاسبة يعمل بها مجموعة من البشر، يخطئون كما نخطئ. فربما تكون شركة المحاسبة قليلة الخبرة (وهذا سر انخفاض أسعار خدماتهم). وربما تفتقد إلى عنصر المصداقية، ثم – وهو الأهم – هل لديهم خبرة في المجال الذي تعمل به؟ هذا سؤال آخر شديد الأهمية.
- ارتفاع التكلفة
هناك قاعدة معروفة منذ الثورة الصناعية: تقل التكلفة كلما زاد الاعتماد على الآلة، وتزيد كلما زاد الاعتماد على البشر.
فإذا طلبت من محاسب حر Freelancer أن يتولى مسألة مسك دفاتر الشركة، فسيقوم ذلك المحاسب بتحديد تكلفة هذه الخدمة بناءً على جهده الذي سيبذله والمقابل الذي يرى أنه يستحقه. هذا أمر منطقي ومقبول بالطبع. وستزيد التكلفة بشكل متصاعد إذا تم الاعتماد على خدمات شركة محاسبة متخصصة. فهذا يعني المزيد من الخبرة، ومن أفراد فريق العمل، وانخفاض نسبة الأخطاء المحتملة، وغيرها من المميزات.
ولكن سيعيبها ارتفاع تكلفة هذه الخدمة، وهو ما قد لا تتحمله شركتك في الوقت الحالي، أو في هذه المرحلة من حياتها على الأقل.
ربما في هذه المرحلة يُفضل اللجوء إلى حلول أكثر مرونة وكفاءة، وفي المتناول، وتنخفض فيها نسبة الخطأ إلى الصفر، وترتفع نسبة الدقة إلى أرقام مرضية للغاية. ونقصد بها: برامج المحاسبة السحابية.
ما هو المقصود بــــ: برنامج محاسبة سحابي؟
المحاسبة السحابية هو التطور التكنولوجي المنطقي للمعالجات المحاسبية المختلفة التي كانت تتم بشكل كلاسيكي قديمًا، ثم تطورت بظهور برمجيات الكمبيوتر والإنترنت التي تساعد على إتمام العمليات المحاسبية بشكل أسرع وأكثر دقة.
في فترة من الفترات كانت الشركات تعتمد على برامج محاسبية مكتبية (مقصورة على حواسيب الشركة فحسب)، ثم تطورت هذه البرمجيات لتأخذ الشكل التكنولوجي الذي يسمح بسهولة الوصول Accessibility وتوفير المزيد من الوقت. ونقصد به بالطبع: المحاسبة السحابية.
والمقصود بالمحاسبة السحابية هو برنامج المحاسبة الإلكتروني الذي يمكن الوصول إليه من أي مكان في العالم عبر الإنترنت، مع إمكانية الإضافة والتعديل، وبالطبع استخراج التقارير اللازمة.
تمثل المحاسبة السحابية التطور المنطقي لأنظمة المحاسبة التقليدية، وضرورة يحتاج إليها أي نشاط تجاري يبحث عن دقة في المعاملات وتوفيرًا في الوقت. لذلك لم تعد عملية الاعتماد على المحاسبة السحابية خيارًا بقدر ما هي ضرورة لأي نشاط تجاري يبحث عن الدقة والسرعة معًا في التنفيذ.
مميزات الاعتماد على برنامج محاسبة سحابي
- سهولة الوصول
على عكس الطرق التقليدية القديمة في مركزية المعلومات، تأتي المحاسبة السحابية لتخبرك أنه يمكنك الدخول على الملفات المحاسبية للشركة من أي مكان في العالم. بل والإضافة عليها والتعديل فيها، واستجلاب التقارير بشكل فوري كذلك.
كل هذا وأكثر مع برمجيات احترافية مخصصة لمسك الدفاتر بشكل متطور وسهل الاستخدام من قبل غير المتخصصين في المحاسبة.
- الربط اللحظي
فإذا كان نشاطك التجاري يمتلك أكثر من فرع، وكنت ترغب في تسجيل جميع المعاملات المالية بشكل فوري، فإن الخيار الأمثل بالنسبة لك في هذه اللحظة هو برنامج المحاسبة السحابي.
فمن خلاله يمكن ربط الفروع جميعًا في وقت واحد، وإضافة البيانات التي يمكن لأي طرف مختص الاطلاع عليها، بدءًا من الإدارة العليا، حتى الفروع التنفيذية كلٌّ حسب الاختصاص.
فمن ضمن مميزات المحاسبة السحابية، إمكانية استخراج تقارير فورية عن أي مجموعة دفترية لتقديم تقرير شامل يساعد على اتخاذ قرار ما أو القيام بإجراء سريع.
- توفير الوقت
لسنا في حاجة للحديث عن أهمية توفير الوقت في أي نشاط تجاري، وآثاره النهائية على جميع الجوانب، وبالأخص تخفيض التكاليف.
- تخفيض التكاليف
وفي الوقت الذي تُكَلِّف فيه خدمات الاعتماد على شركة محاسبة متخصصة آلاف الريالات شهريًا – وهو ما يرهق الشركات الناشئة والصغيرة والمتوسطة – تأتي برامج المحاسبة السحابية في باقات شهرية في المتناول، بإمكانيات أكبر بكثير من قيمة الاشتراك.
- سهولة التعامل
قد تظن أن التعامل مع برامج المحاسبة السحابية يتطلب محاسبًا ذا حيثية في عالم محاسبة الشركات .. في الواقع يمكن لأي شخص – حتى ولو كان غير متخصصًا – وبعد تدريب بسيط، أن يتعامل مع برنامج المحاسبة السحابية ببساطة شديدة، كما لو كان محترفًا.
(على سبيل المثال: توفر فوم دورات تدريبية مجانية للتدريب على برنامج المحاسبة السحابية الذي تقدمه، يناسب المتخصصين وغير المتخصصين)
أسئلة هامة
من الذي يجب عليه استخدام برنامج محاسبة سحابي؟
تناسب المحاسبة السحابية جميع الشركات بلا استثناء، لما لها من إمكانيات غير محدودة في التعامل مع جميع أنواع الأعمال والأنشطة التجارية.
ولكنها الحل الأنسب الذي يلجأ إليه ويعتمد عليه أصحاب المشاريع الناشئة، الذين يرغبون في الإلمام بالجوانب المالية الخاصة بنشاطهم التجارية، وليس لديهم خبرة محاسبية سابقة، وميزانيتهم محدودة في نفس الوقت. فتأتي برامج المحاسبة السحابية كحل مثالي يسمح لهم بإتمام عملية مسك الدفاتر بشكل آلي، ويُمَكِّنهم من استخراج التقارير المناسبة بدقة. وهذا بالطبع يسمح باتخاذ القرارات المالية بشكل سريع وصحيح.
هل تحتاج المحاسبة السحابية إلى خبرة محاسبية سابقة؟
تم تصميم برامج المحاسبة السحابية في الأساس لتناسب الأفراد الذين ليس لديهم خبرة بالمحاسبة، ويرغبون – في نفس الوقت – الاطلاع على البيانات المالية لشركاتهم، ومحاولة فهمها بشكل صحيح.
لذلك يمكن لأي شخص التعامل مع برنامج المحاسبة السحابية بكل بساطة، بالإضافة إلى توافر الدورات التدريبية المجانية التي تساعد على ذلك.
هل يغنيني برنامج المحاسبة السحابية عن الاعتماد على خدمات شركات المحاسبة تمامًا؟
من الناحية التنفيذية، يغنيك برنامج المحاسبة السحابية عن الاعتماد على محاسب أو شركة محاسبة لإمساك الدفاتر. فيمكن لأي شخص – بدون خبرة سابقة في المحاسبة – إمساك الدفاتر، واستخراج التقارير المحاسبية والمالية بشكل جيد.
ولكن لا تغنيك برامج المحاسبة السحابية عن طلب المشورة المالية من أهل الخبرة في المحاسبة. فإذا كنت على دراية بالأمور المالية وكيفية اتخاذ القرارات المحاسبية، فلن تواجه مشكلة بشأن اتخاذ القرار المالي المناسب بشكل شخصي. أما إذا كانت خبرتك محدودة في هذا المجال، فربما يُفضل الاعتماد على أهل الخبرة لمساعدتك في اتخاذ القرار المالي المناسب.
في الختام
تمثل عملية مسك الدفاتر المحاسبية أزمة حقيقية لمن ليس لديه دراية جيدة بالأمور المحاسبية. تمثل عملية مسك الدفاتر ما يمكن تسميته بـ (إدخال البيانات المالية)، وتأتي بعدها عملية (المحاسبة) التي تمثل معالجة هذه البيانات، واستخراج التقارير التفصيلية لاتخاذ القرارات المناسبة.
قد يشوب هذه العملية – سواء أكانت تتم بشكل يدوي أم بشكل إلكتروني – الكثير من الأخطاء التي تؤثر على دقة البيانات، ومن ثم دقة المعالجة اللاحقة.
أما في حالة الاعتماد على برنامج محاسبة سحابي، فنحن نتحدث عن نقلة نوعية في طريقة تنفيذ المهام، والتي بدورها ستؤثر إيجابًا على دقة التحليل والبيانات المستخرجة في صورتها النهائية. لذلك تمثل برامج المحاسبة السحابية الحل المحاسبي الأمثل للشركات الناشئة، الصغيرة، والمتوسطة.
