يصدر الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك اللوائح النهائية للفواتير الإلكترونية في تاريخ 4 ديسمبر 2020م، حيث تم تحديد موعد نهائي بحلول 4 ديسمبر 2021م لإلزام المقيمين المكلفين بالضرائب بالتجهيز لإصدار وحفظ وتعديل الفواتير الإلكترونية.
تنقسم عملية الفوترة الإلكترونية إلى مرحلتين، وفقًا للدليل الإرشادي المبسط، حيث تشمل المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة أو المندوبين القانونيين عنهم، مع استثناء المكلفين غير المقيمين في المملكة. تتمثل عملية إصدار الفواتير الإلكترونية في استخدام نظام إلكتروني متوافق يضمن تضمين جميع البيانات الضرورية والمطلوبة وفقًا لنوع الفاتورة، مما يشبه عملية إصدار الفواتير التقليدية.
لماذا تطبق المملكة العربية السعودية نظام الفوترة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية تزيد الكفاءة في المعاملات من خلال جعل التجارة أكثر سلاسة، وتسريع المدفوعات وخفض التكاليف، مع تزويد الحكومة برؤى أوضح عن أحوال السوق. وتشجع على القدرة التنافسية للأعمال وتعمل على حماية المستهلك بما يتماشى مع أفضل الممارسات الدولية. وتسمح الفواتير الإلكترونية للمملكة بمحاربة اقتصاد الظل ومراقبة حركة السلع والخدمات والأموال في الوقت الفعلي. وهذا بدوره سيؤدي إلى زيادة معدلات الامتثال الضريبي، وتوفير مزيد من الشفافية في المعاملات التجارية والسماح باتخاذ قرارات مستنيرة بالبيانات.
أبرز المصطلحات
الفوترة الإلكترونية تهدف إلى إصدار الفواتير والإشعارات الورقية المدينة والدائنة ومعالجتها إلكترونياً بين البائع والمشتري. والفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تصدر وتحفظ عبر نظام إلكتروني وتحتوي على الفاتورة الضريبية. ولا تحتسب الفاتورة المكتوبة أو المصورة فاتورة إلكترونية.
وبالنسبة إلى الفواتير الضريبية، فهي نوعان:
- الفاتورة الضريبية: تصدر من منشأة إلى منشأة أخرى وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية
- الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر من منشأة إلى فرد وتتضمن العناصر الأساسية لفاتورة الضريبية المبسطة
مراحل تطبيق الفوترة الالكترونية:
- 4 كانون الأول/ديسمبر 2020م: صدور لائحة الفوترة إلكترونية
- 28 أيار/مايو 2021م :تم نشر القرار الخاص بالضوابط والمواصفات والقواعد لتنفيذ أحكام الفوترة الإلكترونية للمرحلتين الأولى والثانية.
- المرحلة الأولى (4 ديسمبر 2021 م): الإلزام بإصدار وحفظ الفواتير عبر نظام الفوترة إلكترونية لكل الخاضعين لها
- المرحلة الثانية (1 يناير 2023م): يبدأ الإلزام بالربط والتكامل مع أنظمة الهيئة للخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية عبر مراحل لكل فئة، وستعلم الهيئة بإشعار الفئة المستهدفة قبل 6 أشهر.
الخطوات التي يجب القيام بها لمتطلبات المرحلة الأولى
يجب تجهيز منشأتك بنظام متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية لمرحلة الإصدار، من خلال الاتصال مع مزود أنظمة الفوترة الإلكترونية أو فريقك التقني للتأكد من توفر المتطلبات الفنية والتقنية لدى منشأتك، ومن ثم إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها بواسطة أنظمة الفوترة الإلكترونية بما يتوافق مع الأنظمة ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري وعليك التأكد مما يلي:
أولاً، الفواتير الضريبية: على المشتري إضافة رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة إذا كان مسجلاً فيها وإضافة رمز الإستجابة السريعة (QR Code).
ثانياً، الفواتير الضريبية المبسطة: يضاف رمز الاستجابة السريعة بما يتوافق مع متطلبات الفوترة إلكترونية مع ذات العناصر الحالية للفاتورة الضريبية
بعد مسح رمز الاستجابة السريعة من على الفاتورة الضريبية المبسطة، ستظهر لك العناصر التالية (بعد 4 كانون الأول/ديسمبر 2021 م):
- إسم المورد
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمورد
- التابع الزمني للفاتورة
- إجمالي ضريبة القيمة المضافة
- إجمالي الفاتورة
خطوات بسيطة يمكنك اعتمادها كمكلف للاستعداد لتطبيق الفوترة الإلكترونية:
- زيارة صفحة الفوترة إلكترونية عبر موقع الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك
- استيعاب عناصر الفاتورة إلكترونية
- تحديث نظام الفوترة لدى منشأتك
- القيام بتجارب الاصدار والتأكد من صحتها قبل تاريخ الإلزام
- التأكد من جهوزية الموظفين للتعامل مع هذا النظام الجديد
كيفية عمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الأولى
يصدر ويحفظ البائع الفاتورة عبر نظام الفوترة الإلكتروني شرط أن تحتوي على الشروط المطلوبة في الفاتورة الضريبية ويتسلم المشتري نسخة عنها. وعلى الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة إلكترونية الذين يمارسون نشاطاً إقتصادياً ومسجلين مع الهيئة ومقيمين في المملكة أو العميل الذي يصدر فاتورة ضريبية عن شخص مقيم إصدار فواتير إلكترونية عن جميع تعاملاتهم التي يتوجب إصدار فواتير ضريبية عنها. أما بالنسبة للأشخاص غير المقيمين في المملكة، فإنه لا يطلب منهم إصدار فواتير إلكترونية للتوريدات أو المبالغ المستلمة الخاضعة للائحة الفوترة الالكترونية.
ما هي المعاملات الخاضعة للفوترة الإلكترونية؟
الفاتورة الضريبية مطلوبة للتوريدات والسلع والخدمات الخاضعة للضريبة بقيمة ألف ريال سعودي أو أكثر ومصدرة لشخص خاضع للضريبة أو إعتباري غير خاضع لها. أما جميع التوريدات الخاضعة للضريبة بنسبة الصفر فهي توريدات محلية (مثل توريدات الأدوية والأجهزة الطبية) ومعاملات توريد خدمات لأشخاص غير مقيمين في المملكة.
تفرض القواعد الخاصة للتوريدات ومعاملات التصدير إلى خارج المملكة إصدار فواتير إلكترونية عنها بغض النظر عن قيمة التوريدات المتعلقة بالفواتير. ويمكن إصدار فاتورة إلكترونية مبسطة إذا استوفت جميع المعايير المعتادة (قيمة التوريد أقل من ألف ريال سعودي أو إذا كان العميل شخصاً طبيعياً غير خاضع للضريبة).
وفيما يتعلق بالتوريدات البينية بين مورد مقيم ودولة عضو في مجلس التعاون الخليجي، فيتوجب إصدار فاتورة إلكترونية بخصوص تلك التعاملات من التاريخ الذي تنتهي فيه الأحكام الإنتقالية بينهم.
ونشير الى أن التوريد المفترض هو توريد السلع أو الخدمات الى شخصٍ آخر دون مقابل، وهي لا تتضمن توريد عينات مجانية أو هدايا ذات قيمة أقل من 200 ريال سعودي لكل عميل. ويجب على المورد الخاضع لضريبة التوريدات المفترضة إصدار فاتورة إلكترونية والاحتفاظ بها مع السجلات المتعلقة بالنشاط لأغراض التدقيق والمراجعة. ولا يحق للشخص المتلقي للسلع والخدمات محل التوريد خصم ضريبة التوريد ولا تقديم فاتورة إلكترونية لعملاء.
وعلى الخاضع لأحكام الفوترة الإلكترونية إصدار فاتورة إلكترونية في تاريخ تلقيه دفعة مقدمة لتوريدات السلع والخدمات في حال تلقى ذلك المبلغ قبل حدوث التوريد، وتكون الفاتورة في حدود المبلغ الذي تم تلقيه. وعليه إصدار إشعارات إلكترونية في حل إلغاء توريدات بعد وقوعها (جزئيا أو كلياً) أو تعديل في التوريد الذي يؤدي إلى تغيير ضريبة القيمة المضافة أو تعديل قيمة التوريد المتفق عليها أو في حالة استرداد السلع محل التوريد.
الفوترة الإلكترونية، أو الفوترة الإلكترونية، هي عملية إرسال الفواتير واستلامها إلكترونيًا. يمكّن هذا النظام الشركات من توفير الوقت والمال من خلال التخلص من الفواتير الورقية والحاجة إلى طباعتها وتخزينها وإرسالها بالبريد. يستفيد العملاء أيضًا من الفوترة الإلكترونية من خلال الوصول السريع إلى فواتيرهم والقدرة على عرضها على الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للعملاء في كثير من الأحيان اختيار تلقي فواتيرهم عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، مما يبسط العملية بشكل أكبر. الفوترة الإلكترونية ليست فقط أكثر كفاءة من الفوترة الورقية التقليدية، ولكنها أيضًا صديقة للبيئة. وهذا تماما ما يوفره ڤوم.
نظام الفوترة الالكتروني
نظام الفوترة الإلكتروني هو عملية يستخدمها موظفو الحسابات المدينة لفواتير العملاء واستلام المدفوعات إلكترونيًا. يتمتع نظام الفوترة الإلكتروني بالعديد من المزايا التي يمكن أن تبسط عملية الفوترة، وتحسن التدفق النقدي، وتساعد في تتبع مدفوعات العملاء. يعد نظام الفوترة الإلكتروني مفيدًا أيضًا للعملاء حيث يمكنه إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني، والسماح للعملاء بدفع الفواتير عبر الإنترنت، وتوفير سجل مفصل لمدفوعات العملاء. بشكل عام، يعد نظام الفوترة الإلكتروني وسيلة أكثر كفاءة وفعالية لإدارة فواتير العملاء ومدفوعاتهم.
ما هي الفاتورة المبسطة؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وإرسالها واستلامها بتنسيق إلكتروني. الغرض من الفاتورة الإلكترونية هو تبسيط عملية إعداد الفواتير وتبسيط كيفية عمل مستندات الامتثال والفواتير. تعمل الفواتير الإلكترونية أو الفواتير الإلكترونية على تبسيط إدارة الفواتير وتبسيط كيفية عمل مستندات الامتثال والفواتير. ما هي فوائد استخدام الفواتير الإلكترونية؟
هناك العديد من الفوائد لاستخدام الفواتير الإلكترونية. بالنسبة للعملاء، تعمل الفواتير الإلكترونية على تبسيط المطابقة التلقائية للفواتير مع مستندات الشراء والشحن (المطابقة الثلاثية) لضمان الدقة والسداد في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية الشركات في توفير المال على الورق والطباعة وتكاليف البريد المرتبطة بالفواتير الورقية التقليدية. تعد الفواتير الإلكترونية أيضًا أكثر كفاءة من الفواتير الورقية، حيث إنها تلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا في أنظمة المحاسبة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى أوقات معالجة أسرع وتقليل الأخطاء.
شروط الفاتورة الضريبية المبسطة
سيقتصر الالتزام بإصدار الفواتير الإلكترونية على المعاملات المحلية بين الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة (وفقًا للمادة 2 من توجيه ضريبة القيمة المضافة). هذا يعني أن الشركات لن تكون ملزمة بإصدار فواتير إلكترونية لتوريدات السلع أو الخدمات للمستهلكين.
فاتورة ضريبية يتم إنشاؤها بتنسيق إلكتروني منظم عبر وسائل إلكترونية. يجب توفير هذا النوع من الفاتورة للعميل بتنسيق يمكن قراءته آليًا، مثل XML.
الفواتير الإلكترونية، طريقة لتبسيط كيفية عمل الشركات. يمكن أن يساعد هذا النظام الشركات في توفير الوقت والمال عن طريق تقليل الحاجة إلى الفواتير الورقية وإدخال البيانات يدويًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية الشركات على الامتثال للوائح البيئية عن طريق تقليل استخدام الورق.
ستساعد القدرة على مراقبة الفواتير والضرائب المتعلقة بنظام B2B في منع الاحتيال وضمان الامتثال لقوانين الضرائب. وسيفيد هذا في النهاية الشركات ودافعي الضرائب من خلال تبسيط عملية إعداد التقارير الضريبية وتحسينها.
متطلبات الفوترة الالكترونية
الفوترة الإلكترونية هي نظام يمكن أن يزود الشركات والمؤسسات بالعديد من الفوائد. ولعل الأهم من ذلك أنه يمكن أن يساعد في تبسيط عملية الفوترة وتحسين التدفق النقدي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنها أيضًا تقليل نفايات الورق وتوفير تكاليف الطباعة والبريد. وبالتالي، فإن الفوترة الإلكترونية هي حل صديق للبيئة يمكن أن يساعد أيضًا في تحسين أرباح الشركة.
مع ذلك، هناك بعض المتطلبات القانونية التي يجب استيفاؤها لكي تبدأ الشركات في استخدام الفوترة الإلكترونية. على سبيل المثال، تحتاج الشركات إلى التأكد من تنسيق فواتيرها بشكل صحيح واحتفاظها بأصالتها. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج الشركات أيضًا إلى نظام مطبق للتعامل مع استفسارات العملاء وشكاويهم حول الفواتير الإلكترونية.
على الرغم من هذه المتطلبات، فإن الفوترة الإلكترونية تستحق بالتأكيد التفكير في أي شركة تريد تحسين كفاءتها ونتائجها النهائية.
برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الالكترونية
إذا كنت تبحث عن طريقة لتقليل التكاليف وتبسيط سير عملك، فإن الفوترة الإلكترونية هي السبيل إلى تحقيق ذلك. يعتبر فوم برنامج محاسبة سحابي متوافق مع الفاتورة الإلكترونية ويسهل على الشركات إرسال واستلام المدفوعات. مع هذا البرنامج، يمكنك دفع الفواتير تلقائيًا إلكترونيًا مع الدفعات المجدولة. سيتيح لك ذلك تتبع أموالك والتأكد من أنك دائمًا على رأس فواتيرك.
الأسئلة الشائعة عن الفوترة الإلكترونية
ما هي شروط الفاتورة الالكترونية؟
للفاتورة الإلكترونية فوائد عديدة تجعلها بديلاً ممتازًا للفاتورة الورقية. أولاً، توفر الفاتورة الإلكترونية شروطًا أمنية خاصة لضمان النزاهة. وذلك لأن الفاتورة الإلكترونية يتم إرسالها واستلامها ومعالجتها وتخزينها إلكترونيًا باستخدام معايير محددة تضمن دقتها وتمنع العبث بها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية في تحقيق مستويات جديدة من أداء معالجة الفواتير عن طريق رقمنة الفواتير للتخلص من الأخطاء وتقليل استفسارات الموردين.
متى يتم العمل بالفاتورة الالكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية أو الفاتورة الإلكترونية عبارة عن فاتورة يتم إنشاؤها عبر الإنترنت وعادة ما يتم إنشاؤها من خلال استخدام نظام أساسي للمحاسبة أو التمويل. تسمى عملية إصدار وتحصيل المدفوعات إلكترونيًا الفوترة الإلكترونية أو الفوترة الإلكترونية. إنها طريقة قانونية لإرسال الفواتير واستلامها، وتستخدم العديد من الشركات الآن هذه الطريقة لتوفير الوقت والمال. هناك العديد من الفوائد لاستخدام الفوترة الإلكترونية، مثل القدرة على تتبع المدفوعات وتلقي الفواتير بشكل أسرع وتجنب الرسوم المتأخرة.
هل الفاتورة الإلكترونية إجبارية؟
تعد فاتورة التكاليف الإلكترونية إلزامية اعتبارًا من 6 نيسان (أبريل) 2018 للمطالبات متعددة المسارات للجزء السابع. تنص الأحكام الانتقالية ذات الصلة على أنه حيثما تم تنفيذ العمل قبل 6 أبريل 2018، يستمر تطبيق القواعد القديمة. لم يتبق الآن سوى أقل من شهر حتى تصبح الفاتورة الإلكترونية للتكاليف إلزامية.
يجب استخدام فاتورة التكاليف الإلكترونية الجديدة لجميع المطالبات متعددة المسارات في الجزء السابع. ومع ذلك، يتم تدريب السلطة القضائية على برنامج Excel، لذلك قد يكون من الجيد التأكد من أن أي مشروع قانون يتم إعداده بتنسيق يسهل الوصول إليه.
أصبح استخدام فاتورة التكاليف الإلكترونية الجديدة إلزاميًا في مكتب تكاليف المحاكم العليا ومحاكم المقاطعات اعتبارًا من 6 أبريل 2018. وتمت مراجعة الفاتورة الإلكترونية لتبسيطها وبسبب عدم المشاركة في المخطط التجريبي، أصبح إلزاميًا في 6 أبريل 2018 أنه يجب على جميع المحامين استخدامه.
ما هي الشركات الملزمة بتطبيق الفاتورة الالكترونية؟
تلتزم الشركات بتطبيق الفاتورة الإلكترونية على جميع الأنشطة التجارية بين الشركات. وتجدر الإشارة إلى أن الالتزام بإصدار الفواتير الإلكترونية سيقتصر على أنواع معينة من المعاملات، وتحديداً تلك الخاضعة للضريبة. ستدخل اللائحة حيز التنفيذ بين عامي 2024 و 2026. وستحتاج جميع الشركات، بغض النظر عن حجمها، إلى أن تكون قادرة على استلام الفواتير بصيغة إلكترونية. سيُطلب من الشركات الكبيرة أيضًا إرسال فواتيرها إلى القطاع العام في شكل إلكتروني. الغرض من هذا المطلب هو تحسين الكفاءة والشفافية في المعاملات التجارية.
من الملزم بتطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
بناءً على المثال، يبدو أن جميع الموردين الحكوميين ملزمون باستخدام الفواتير الإلكترونية. هذا على الأرجح لأن الفواتير غير الورقية أصبحت الآن إلزامية في كثير من الحالات، ويمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية في تبسيط العملية. بالنسبة للشركات التي لم تستخدم الفواتير الإلكترونية بعد، قد يكون من المفيد التفكير في إجراء التبديل من أجل الامتثال للقانون.
ما هي انواع الفاتورة؟
تأتي الفواتير في عدة أنواع مختلفة، يخدم كل منها غرضًا معينًا. أكثر أنواع الفاتورة شيوعًا هي فاتورة المبيعات (أو القياسية)، والتي يتم إرسالها من شركة إلى المشتري لطلب الدفع مقابل منتج أو خدمة معينة. تشمل الأنواع الشائعة الأخرى من الفواتير الفواتير الدائنة والفواتير المبدئية وفواتير الخصم والفواتير التجارية وفواتير الجدول الزمني والفواتير المؤقتة والفواتير النهائية. لكل نوع من أنواع الفاتورة ميزاته الفريدة والغرض منه، لذلك من المهم اختيار النوع المناسب لاحتياجاتك.
كيف تهيئ شركتك للامتثال للفوترة الإلكترونية؟
أصدرت “هيئة الزكاة والضريبة والجمارك” ما تسميه “القائمة الاسترشادية” لمزودي خدمات الفوترة الإلكترونية لمساعدة المكلّفين في الحصول على هذه الخدمة، من بينها شركة “ڤوم”.
تمكّنك “ڤوم”، بصفتها منصة سحابية رائدة في إدارة الشؤون المالية للعملاء والمورّدين، من إصدار الفواتير الإلكترونية باللغة العربية والتحقق من تلبيتها لمتطلبات “هيئة الزكاة والضريبة والجمارك”. بالإضافة إلى ذلك، توفر “ڤوم” خدمات معالجة البيانات والأرشفة الرقمية في المملكة، وتقدم تسهيلات لدافعي الضرائب بطريقة تيسّر لهم عملية الامتثال، وكلّ ذلك عن طريق باقات سنوية أو شهرية تلائم احتياجات كلّ منشأة.
