هل تواجه صعوبة في تتبع المخزون بشكل دقيق وتحتاج إلى أداة تساعدك على ذلك؟ لا تقلق، سنقدم لك في هذا المقال نموذج جرد المخزون excel، والذي سيساعدك على تحسين كفاءة إدارتك للمخزون وتوفير معلومات دقيقة وشاملة حول نوعية وكمية السلع الموجودة في مستودعات شركتك، تابع قراءة المقال لتتمكن من تحميل النموذج والتعرف على كافة التفاصيل الخاصة به.
|
تتبع المخزون الخاص بمنشأتك مع ڤوم الآن. إن عملية تتبع المخزون وإدارته بدقة بحاجة إلى الكثير من الوقت والجهد والتركيز، لكن ليس بعد الآن، فبرنامج ڤوم سيساعدك على إعداد قوائم خاصة بالمخزون لتتمكن من متابعتها بسهولة |
لإدارة فعالة وسهلة للمخزون: حمل نموذج جرد المخزون excel
تعد عملية جرد المخزون إحدى العمليات الأساسية المهمة في إدارة الأعمال التجارية، والتي يمكنك من خلالها تجنب الخسائر التي قد تنتج عن نقص المخزون أو وجود فائض منه، ولا شك بأن وجود نموذج يساعدك على تنظيم البيانات الخاصة بالسلع الموجودة لديك في المستودعات سيساعدك على تحسين جودة عملك وتحسين التخطيط المالي المتعلق بها، لذا قدمنا لك نموذج جرد المخزون هذا، والذي يمكنك تحميله بنقرة زر واحدة:
| تحميل نموذج جرد المخزون excel. |
تعرف على عناصر نموذج جرد المخزون excel
يوجد مجموعة من العناصر في نموذج جرد المخزون لا يمكن الاستغناء عنها، سواء أكانت في نموذج جرد المخزون الشهري أو السنوي أو غيره، تعرف على تلك العناصر فيما يأتي:
- الاسم والتوقيع: يضم هذا القسم اسم الشخص المسؤول عن متابعة جرد المخزون وتوقيعه.
- الرقم التعريفي للمنتج: يعد الرقم التعريفي للمنتج رقم تسلسلي خاص بالمنتجات تضعه الشركات عليها لتتمكن من تصنيفها وتسهيل البحث عنها في قواعد البيانات المختلفة، إذ يمكن من خلاله معرفة حجم المبيعات الخاصة بتلك المنتجات والكميات المتبقية منها في المخزون.
- اسم المنتج: يعد اسم المنتج من العناصر الأساسية في نموذج جرد المخزون، بحيث يعبر عن الاسم المتعارف عليه لذلك المنتج سواء في داخل الشركة أو بين العملاء.
- وصف المنتج: يشمل هذا القسم المواصفات الخاصة بالمنتج، من حيث حجمه وخامته وغيرها من المواصفات، بحيث يمكن أن يكون لنفس المنتج أكثر من وصف، وفي تلك الحالة يصنف المنتج إلى أنواع بحيث يحمل كل نوع رقمًا تعريفيًا خاصًا به.
- موقع المنتج: يجب الحرص على تخزين كل منتج في موقع ثابت في المستودعات، بحيث يمكن الرجوع إليه لمعرفة الوارد والصادر منه، ويمكن الإشارة إلى موقع المنتج من خلال تحديد الممر الذي يتواجد فيه المنتج في المستودع، أو من خلال تحديد رقم المستودع ورقم الممر في حال كان للشركة أكثر من مستودع.
- الرف أو السلة: إن لكل وحدة تخزين أو رف رقم تعريفي خاص به، بحيث يرتبط المنتج به ليسهل العثور عليه.
- المشتريات: في حال كانت الشركة مصنعة للمنتج وليست موردة أو موزعة له فقط، فبالتالي يعبر كل منتج عن مجموعة من العناصر المشتراة، والتي تأتي على شكل شحنات، وفي النموذج السابق يحتل هذا القسم عدة أعمدة تضم؛ اسم العنصر، والكمية التي تم توريدها منه، وتكلفة الوحدة، والمبلغ الإجمالي المدفوع، بالإضافة إلى اسم المورد والرقم التعريفي الخاص بالشحنة.
- الجرد: وهو القسم الذي يُسجل فيه المتبقي من المشتريات، بحيث يحدد موقعه في المستودعات برقم الممر، والرف أو السلة.
قد يهمك: جرد المخزون: ما هو؟ وما هي أنواعه؟
إليك طريقة استخدام نموذج جرد المخزون excel
يمكنك استخدام نموذج جرد المخزون لتتبع كميات السلع الموجودة في مستودعات الشركة بسهولة، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:
- حمل نموذج جرد المخزون من الرابط المدرج أعلاه.
- سجل اسمك وضع توقيعك على النموذج، وأدرج تاريخ اليوم الذي تود عمل جرد للمخزون فيه.
- اجمع البيانات الخاصة بالسلع والمنتجات الموجودة في المستودعات، من حيث الأسماء والأنواع، وسجل جميع تلك المعلومات في خانات اسم المنتج والوصف.
- أعطِ لكل نوع من المنتجات رقمًا تعريفيًا لتتمكن من تمييزه عن غيره من الأنواع.
- حدد موقع كل منتج موجود في المستودع وسجله في خانة موقع المنتج.
- إذا كنت تعمل في شركة تصنع المنتجات، فعليك تسجيل جميع العناصر المستخدمة في التصنيع وكمياتها في خانة المشتريات، واحسب تكلفة تلك العناصر بضرب الكمية بسعر العنصر الواحد.
- لتتمكن من عمل جرد، احرص على إحصاء كميات المنتجات المتبقية في المستودع بدقة وسجلها في خانة الجرد، مع ضرورة تحديد مكان تلك المنتجات، وبذلك تكون قد حصرت كمية المنتجات والسلع المتبقية في المستودع.
- احرص على عمل مراجعة للأرقام التي أدرجتها في نموذج جرد المخزون لمعرفة النقص أو الفائض فيه، ولتجنب تحمل أي مسؤولية عن النقص الذي قد يكون في المنتجات.
قد يهمك: نموذج جرد المخزون Word : إدارة المخزون بسهولة وفعالية.
لكن، ما أهمية جرد المخزون؟ تعرف عليها
يعد جرد المخزون من العمليات المهمة في إدارة الأعمال والشركات التجارية، إذ يمكن من خلاله تحديد كمية البضائع والسلع المتوفرة والمتاحة للبيع، وعادة ما تجري تلك العملية في نهاية السنة المالية، بينما تفضل بعض الشركات إجراءها شهريًا من خلال استخدام نموذج جرد المخزون الشهري بدلًا من السنوي، ويمكن توضيح الغاية من جرد المخزون من خلال النقاط التالية:
- التحقق من صحة البيانات المالية المحاسبية: إذ إن جرد المخزون الدوري يساعد على التأكد من صحة البيانات المحاسبية، وبالتالي فهو يمنح المسؤولين عنه فرصة لتصحيح أي أخطاء أو مخالفات في الوقت المناسب، كما يؤدي الجرد المفاجئ إلى كشف أي عمليات غير قانونية أو أي تلاعب في محتوى المخزون.
- معرفة إجمالي أرباح الشركة: يمكن من خلال جرد المخزون معرفة قيمة الأرباح الإجمالية للشركة، وذلك من خلال حساب مجموع المشتريات والمخزون المبدئي وطرح قيمة المخزون النهائي منها، عبر المعادلة (تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي).
- الكشف عن عمليات الاختلاس والسرقة: يساعد جرد المخزون الدوري والدقيق على منع حدوث أي عمليات سرقة أو اختلاس، والتي يمكن اكتشافها من خلال عمليات الجرد المفاجئة دون علم الموظفين، لذا توصى الشركات بإجراء عمليات جرد دورية ومطابقة البضائع الموجودة في المخازن مع السجلات الحسابية.
- تحديد الوضع المالي للشركة: إن تحديد قيمة المخزون النهائي في الميزانية العمومية يساعد على معرفة المركز المالي للشركة، إذ إن سوء تقدير المخزون يؤدي إلى تقديم معلومات غير دقيقة عن الأداء المالي للشركة ورأس المال العامل فيه.
كيف تعد نموذج جرد المخزون الفعال؟ إليك تلك النصائح
يمكنك إعداد نموذج جرد المخزون الفعال من خلال اتباع مجموعة من النصائح المهمة، تعرف عليها فيما يلي:
- اختر الوقت المناسب لجرد المخزون، بحيث لا يؤدي إلى الإضرار بأرباحك، كاختيار فترات البيع البطيئة.
- نظم المنتجات في المستودع قبل البدء بالجرد، إذ إن تلك العملية ستساعد على تسهيل عملية الجرد والحساب بدقة، كما أنها تقلل من احتمالية حدوث أي أخطاء في الحسابات.
- سهل عملية جرد المخزون من خلال ترتيب السلع والبضائع في أقسام محددة وفق تصنيفات معينة.
- تحقق من وجود حميع الأدوات اللازم للجرد؛ كالأقلام، والأوراق، ونماذج الجرد، والمستندات، والآلات الحاسبة، والأجهزة اللازمة وغيرها.
- احرص على عد جميع البضائع في المستودع، ولا تعتمد على عملية التخمين في العد، فإذا كان لديك صندوق مسجل عليه أن يحتوي على 15 منتج، فتأكد من مطابقة الرقم المسجل مع ما هو موجود فعليًا داخل الصندوق.
- اعتمد على أحدث البيانات للمخزون عند الجرد، وذلك من خلال تجنب عد البضائع المفوترة وغير المشحونة أو المستلمة من قبل أصحابها بعد.
قد يهمك: الجرد الدوري والمستمر: المميزات والعيوب.
إليك أكثر الأسئلة شيوعًا حول نموذج جرد المخزون
ما هي أنواع جرد المخزون؟
يوجد عدة أنواع لجرد المخزون، تعرف عليها فيما يأتي:
- الجرد الدوري: يعد الجرد الدوري أحد أنواع جرد المخزون التي يتم من خلالها حساب قيمة المخزون في نهاية فترة زمنية معينة، قد تكون عند إعداد الشركة لقائمة المركز المالي، وذلك بدلًا من إجراء الجرد مع كل عملية للبيع أو الشراء.
- الجرد المستمر: يساعد هذا النوع من الجرد على معرفة قيمة المخزون في أي وقت، وذلك من خلال حساب قيمة المخزون مع كل عملية بيع وشراء.
- الجرد المفاجئ: وهو النوع المستخدم لكشف عمليات السرقة والاختلاس، أو للتحقق من صلاحية المنتجات في المخازن ومعرفة التالف منها، أو للتحقق مما هو موجود في المستودعات مع السجلات المحاسبية.
ما الفرق بين المخزون و الجرد؟
المخزون هو كل ما تمتلكه الشركة من بضائع أو أصول مادية، أما الجرد فهو العملية التي يتم من خلالها حساب قيمة تلك الأصول أو البضائع لمعرفة كميتها وقيمة الأرباح التي يمكن أن تجنى من خلالها.
من هو المسؤول عن جرد المخزون؟
يعد مدير المستودع هو الشخص المسؤول عن عمليات الجرد الخاصة بالمخزون، بالإضافة إلى إدارة المخزون ومعرفة جميع المعلومات الخاصة به.
كيف يظهر المخزون في الميزانية؟
يسجل المحاسبون قيمة المخزون النهائي في الميزانية كأصل حالي للشركة، إذ إنه عند زيادة المخزون تزداد الأصول في الميزانية، وذلك من خلال تقدير قيمة تكلفة المخزون الموجود لديها.
ما هي شروط الجرد؟
يوجد عدة شروط يجب توفرها عند إجراء جرد المخزون، ومن أبرزها:
- وجود لجنة للإشراف على عملية الجرد.
- وجود نظام خاص لتسجيل جميع البضائع والبيانات المتعلقة بالجرد.
- التوقيع على محضر الجرد من قبل اللجنة المشرفة.
- توفر مناخ مناسب للحفاظ على المخزون من التلف وترتيبه بشكل يسهل من إجراء عملية الجرد.
الخلاصة
وفي الختام، تجدر الإشارة إلى أن جرد المخزون يعد من الأنشطة الحيوية التي على الشركات إجراؤها بصورة دورية للتحقق من كمية البضائع الموجودة في مستودعاتها، ومقارنة الحسابات في القوائم المالية مع الموجود فعليًا في المستودعات، ولتجنب حدوث أي مخالفة أو عمليات غير قانونية تضر بالشركة وأرباحها.
وهنا تظهر ضرورة الاستعانة ببرنامج محاسبي سحابي يسهل عملية جرد المخزون، ولن تجد أفضل من برنامج فوم للقيام بتلك المهمة عنك، فمن خلاله يمكنك الحصول على معلومات دقيقة وقوائم ذات جودة عالية تمكنك من عمل جرد دقيق للمخزون، كل ما عليك فعله هو الاشتراك في فوم (بالنقر هنا) وستحصل على أسبوع مجاني لتستمتع بتجربة محاسبية لا مثيل لها.
