كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل

مَثَّل برنامج ميكروسوفت إكسل MS Excel فتحًا حقيقيًّا في عالم معالجة البيانات، وبالأخص معالجة البيانات المحاسبية. فالإمكانيات التي يوفرها مثل هذا البرنامج تسمح بتصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل يسمح للشركات بتسجيل وإدارة معاملاتها المالية بسهولة ويسر. 

ولكن .. هل الاعتماد على الإكسل هو الحل الأنسب للراغبين حقًّا في إدارة عملياتهم المالية بكفاءة واحتراف؟ هذا هو سؤال مقالنا اليوم. 

لذلك سنناقش بالتفصيل المناسب اليوم إجابة هذا السؤال: هل نحن بحاجة لإعادة اختراع العجلة؟ 

ما هو برنامج مايكروسوفت إكسل MS Excel؟ 

هو برنامج معالجة البيانات الأشهر المقدم من شركة مايكروسوفت برخصة مدفوعة. ومنذ الإصدار الأول في 30 سبتمبر 1985 وحتى الآن، ويحظى برنامج إكسل بشعبية كبيرة في معالجة البيانات الرقمية، وتقديم التقارير المحاسبية. ويتم تطويره كل عام لإضفاء إمكانيات أضخم تسمح له بالقيام بكل ما تتطلبه العملية المحاسبية، ليس فقط من حيث الوظيفة، ولكن كذلك من حيث شكل المخرجات النهائي.

فقد تطور إكسل كثيرًا منذ عام 1985 وحتى إصدار إكسل السحابي Excel 365 الذي يسمح بالتعامل مع واجهة البرنامج من أي مكان في العالم. وجميع التطويرات التي أضيفت إلى إكسل ساهمت بشكل كبير في زيادة الاعتماد عليه من قبل المبرمجين المتخصصين، وغير المتخصصين الذين يبحثون بدورهم عن كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل. 

خطوات إنشاء برنامج محاسبي اكسل:

إذا كنت تبحث عن طريقة فعّالة وسهلة لإدارة حسابات شركتك، فإن برنامج محاسبي اكسل هو الحل المثالي. باستخدام Excel، يمكنك إنشاء نظام محاسبي متكامل يتناسب مع احتياجات شركتك بمرونة تامة. إليك دليلًا شاملاً لإنشاء برنامج محاسبي اكسل.

1. إعداد الورقة الرئيسية (دفتر اليومية):

• إنشاء ورقة جديدة:
  • افتح Excel وأنشئ ورقة عمل جديدة وسمها “دفتر اليومية”.
• إعداد الأعمدة الأساسية:
  • قم بإدراج الأعمدة التالية: “تاريخ المعاملة”، “رقم الفاتورة”، “الوصف”، “الحساب المدين”، “الحساب الدائن”، و”المبلغ”.
  • قم بتنسيق الأعمدة بشكل واضح واستخدم التنسيق الشرطي لتسهيل القراءة، مثل تظليل الصفوف بالتناوب.

2. إعداد مخطط الحسابات:

• إنشاء ورقة جديدة:
  • أنشئ ورقة جديدة وسمها “مخطط الحسابات”.
• إدراج قائمة الحسابات:
  • قم بإدراج الأعمدة التالية: “رقم الحساب”، “اسم الحساب”، و”نوع الحساب” (أصول، خصوم، حقوق الملكية، إيرادات، مصاريف).
  • أدخل جميع الحسابات التي تستخدمها شركتك بترتيب هرمي ليسهل التنظيم (مثل 1000 للنقدية، 2000 للذمم المدينة).

3. إعداد سجل الحسابات

• إنشاء ورقة لكل حساب رئيسي:
  • أنشئ أوراق عمل منفصلة لكل حساب رئيسي مثل النقدية، الذمم المدينة، الذمم الدائنة، المصاريف، والإيرادات.
  • في كل ورقة، قم بإدراج الأعمدة التالية: “تاريخ المعاملة”، “رقم الفاتورة”، “الوصف”، “المبلغ المدين”، و”المبلغ الدائن”.
• ربط الحسابات بالورقة الرئيسية:
  • استخدم الصيغ لربط المعاملات بالورقة الرئيسية وتحديث الأرصدة تلقائيًا.

مثال على صيغة SUMIF لجمع الأرصدة المدين من دفتر اليومية:

=SUMIF(‘دفتر اليومية’!D:D, ‘مخطط الحسابات’!A2, ‘دفتر اليومية’!F:F)

4. إنشاء تقارير المحاسبة

• ميزان المراجعة:
  • أنشئ ورقة جديدة وسمها “ميزان المراجعة”.
  • قم بإدراج الأعمدة التالية: “رقم الحساب”، “اسم الحساب”، “الرصيد المدين”، و”الرصيد الدائن”.
  • استخدم صيغ SUMIF لجمع الأرصدة من سجل الحسابات.

مثال على صيغة SUMIF لجمع الأرصدة المدين:

=SUMIF(‘سجل الحسابات’!A:A, ‘ميزان المراجعة’!A2, ‘سجل الحسابات’!E:E)

• الميزانية العمومية:
  • أنشئ ورقة جديدة وسمها “الميزانية العمومية”.
  • قم بإدراج الأصول والخصوم وحقوق الملكية بناءً على تصنيفات مخطط الحسابات.
  • اجمع الأرصدة من ميزان المراجعة باستخدام صيغ SUMIF وVLOOKUP.
• قائمة الدخل:
  • أنشئ ورقة جديدة وسمها “قائمة الدخل”.
  • قم بإدراج الإيرادات والمصروفات بناءً على تصنيفات مخطط الحسابات.
  • اجمع الأرصدة من ميزان المراجعة باستخدام صيغ SUMIF وVLOOKUP.

5. إضافة صيغ تلقائية

SUMIF: لجمع الأرصدة الدائنة أو المدينة.

=SUMIF(range, criteria, sum_range)

VLOOKUP: لجلب معلومات الحساب من مخطط الحسابات.

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• إنشاء صيغ مخصصة:
  • أنشئ صيغ لتحديث الأرصدة النهائية تلقائيًا في سجل الحسابات.
  • استخدم الصيغ الشرطية لتحديد إذا كانت المعاملة مدينة أو دائنة وتحديث الرصيد بناءً على ذلك.

خطوات إضافية لنتائج محاسبية أفضل:

• تحديث البيانات بانتظام: تأكد من إدخال المعاملات بشكل دوري لتجنب الأخطاء وضمان دقة البيانات.
• التحقق من الأخطاء: استخدم أدوات Excel للتحقق من الأخطاء مثل Data Validation والتنسيق الشرطي.
• استخدام الرسوم البيانية: قم بإنشاء رسوم بيانية لمراقبة الأداء المالي بشكل بصري، مثل الرسوم البيانية للأرباح والخسائر والتدفقات النقدية.
• إعداد نسخ احتياطية: تأكد من حفظ نسخ احتياطية من ملفات Excel بانتظام لحماية بياناتك من الفقدان.

نموذج لتطبيق برنامج محاسبي اكسل:

لنقل أنك تدير شركة صغيرة وتحتاج إلى برنامج محاسبي اكسل لتتبع معاملاتك المالية. يمكنك استخدام الخطوات والنصائح أعلاه لإنشاء نظام محاسبي مخصص. سأقدم لك مثالًا عمليًا:

إعداد دفتر اليومية:

تاريخ المعاملة	رقم الفاتورة	الوصف	الحساب المدين	الحساب الدائن	المبلغ
01/07/2024	001	مبيعات نقدية	الإيرادات	النقدية	1000
02/07/2024	002	شراء بضاعة	المخزون	الذمم الدائنة	500

إعداد مخطط الحسابات:

رقم الحساب	اسم الحساب	نوع الحساب
1000	النقدية	أصول
2000	الذمم المدينة	أصول
3000	المخزون	أصول
4000	الذمم الدائنة	خصوم
5000	الإيرادات	إيرادات
6000	المصاريف	مصاريف

ميزان المراجعة:

رقم الحساب	اسم الحساب	الرصيد المدين	الرصيد الدائن
1000	النقدية	0	1000
2000	الذمم المدينة	0	0
3000	المخزون	500	0
4000	الذمم الدائنة	0	500
5000	الإيرادات	0	1000
6000	المصاريف	0	0

إعداد التقارير:

يمكنك استخدام البيانات الموجودة في ميزان المراجعة لإنشاء تقارير محاسبية مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل. على سبيل المثال، يمكن للميزانية العمومية أن تحتوي على الأصول والخصوم وحقوق الملكية مجمعة من ميزان المراجعة.

باتباع هذه الخطوات والنصائح، يمكنك إنشاء برنامج محاسبي اكسل فعال يلبي احتياجات شركتك ويساعدك على إدارة أمورك المالية بكفاءة.

 

ما الذي تحتاج إليه بالتحديد لتصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل؟

1. رخصة استخدام رسمية للبرنامج

كما سبق التوضيح، لا يتوفر برنامج ميكروسوفت إكسل بشكل مجاني، وإنما من خلال رخصة استخدام سنوية. فسواء أكنت تفضل النسخة المكتبية MS Excel أو النسخة السحابية MS Excel 365 فأنت في حاجة إلى شراء رخصة الاستخدام السنوية لتتمكن من استخدام هذا البرنامج بجميع إمكانياته. 

2. التدرب على كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل

توفر ميكروسوفت قاعدة بيانات قوية للغاية مليئة بالمصادر المعرفية المدعمة بالصور والفيديوهات، ولكنها لا توفر – للأسف – منهجًا تسلسليًّا يساعدك على كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل. فدور مايكروسوفت هو توضيح كيفية استخدام أدواتها، ثم تترك لك أنت حرية التصرف. 

يشبه الأمر من يرى السكين للمرة الأولى في حياته. فيشرح لك البائع كيف تقوم بتقطيع الفاكهة والخضروات واللحم بهذه السكين. ولكنه بالتأكيد لن يشرح لك كيف تقوم باستخدام السكين في تقطيع الفواكه بشكل جميل للتزيين على سبيل المثال. 

أنت في هذه الحالة في حاجة إلى التدرب على يد شخص محترف بكيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل وله فيه باع طويل، حتى يمكنك الحصول على معلومة كاملة من اليوم الأول، بدلاً من التخبط في غياهب أدوات برنامج إكسل اللانهائية.

3. الدعم والتدريب

مرة أخرى، يتوفر الدعم والتدريب من المتخصصين في هذه الصناعة. فلن تجد دعمًا أو تدريبًا لدى قاعدة دعم ومساعدة مايكروسوفت على سبيل المثال. وإنما ستجد هذه المساعدة من الشخص الذي يقوم على تدريبك (بشكل شخصي مباشر). فإذا كنت تعتمد على أحد الفيديوهات التعليمية على اليوتيوب، أو حتى على برنامج تدريبي مدفوع أونلاين، ففي الغالب ستعاني كثيرًا حتى تعثر على إجابة لأسئلتك شديدة التخصص التي أعياك البحث في العثور على إجابة لها. 

 

كم تحتاج من الوقت لإتقان هذه المهمة؟

هل لديك بالفعل كل هذا الوقت؟ بل: هل لدى نشاطك التجاري هذا الوقت، أو الاستعداد لهذه المغامرة التي لا يعلم مداها إلا الله؟

بعد عرض الرحلة السابقة باختصار، نحن الآن نتحدث عن حاجتك إلى شراء رخصة استخدام للبرنامج، ثم التدرب على أدوات البرنامج نفسها، ثم التدرب على يد شخص متخصص ليساعدك في تصميم البرنامج المحاسبي المتخصص الذي ترغب فيه تحديدًا، ثم التواصل مع ذلك الشخص من وقت لآخر (بافتراض أنه متاح في أي وقت تحب التواصل معه فيه) لسؤاله ومساعدتك على تجاوز العقبات التي تعترضك، وحل المشاكل التي تواجهك. 

حقيقة: هل لديك وقت لكل هذه المشاق؟ 

 

على صعيد آخر: كم تتكلف عملية إنشاء البرامج المحاسبية المخصصة؟

لنفترض الآن أنه ليس لديك وقت لخوض هذه الرحلة الشاقة في تعلم تفاصيل برنامج إكسل وتجهيزه محاسبيًا لإدارة شؤونك المالية، ومعرفة كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل، ولكن لديك المال الكافي لهذه المهمة. وهب أنك قد قررت الاعتماد على من ينوب عنك في هذه المهمة، وتصميم برنامج محاسبة متخصص لشركتك تحديدًا، تُرى: كم ستتكلف عملية إنشاء هذا البرنامج؟

قبل أن تحدد كم سيتكلف البرنامج، أنت في حاجة أولاً إلى معرفة ماهية احتياجاتك بالضبط التي سيتم بناءً عليها تصميم هذا البرنامج. فغالبًا ستحتاج إلى: 

• توضيح حجم أعمال الشركة وأسباب إنشاء هذا البرنامج
• شرح احتياجاتك المحاسبية وعدد الميزات التي ترغب في إضافتها
• تدابير الأمن والحماية اللازمة وصلاحيات الوصول لأفراد فريق العمل كافة على اختلاف مستوياتهم
• اجتماع فريق تطوير هذا البرنامج والذي سيكون مزيجًا فريدًا بين الفنيين والمحللين الماليين (محلل أعمال – المدير المالي أو محاسب الشركة – مدير المشاريع في الشركة – مطور الواجهة الأمامية والخلفية في البرنامج – مصمم خبرة مستخدم UX – مصمم واجهة استخدام UI – مهندس رقابة جودة – إلخ) 

وجميع ما سبق بالتأكيد تعلم تكلفته المبدئية بحكم اطلاعك على هذه النوعية من الأعمال، حتى ولو من بعيد. والآن أخبرني بربك: هل أنت مستعد لتحمل كل هذه التكلفة؟ بل هل أنت مستعد لإهدار كل هذا الوقت؟

بل لماذا تتحمل كل هذا وهناك حل بديل جاهز للعمل على الفور في غضون 30 دقيقة بالضبط؟!

 

ثم: أنظمة المحاسبة السحابية .. هل تبحث حقيقةً عن الإنجاز؟

لست في حاجة إلى إعادة اختراع العجلة يا صديقي. ولكنك في حاجة شديدة إلى إنجاز أعمالك وتوفير وقتك. فإذا توافر الحل البديل للمعاناة السابقة، وظهر أمامك هذا الحل فورًا، فهل تتأخر في الاستعانة به؟

 

لنبدأ بالتعريف: ما هي المحاسبة السحابية أو ما هو برنامج المحاسبة السحابي؟

تُعرف المحاسبة السحابية بأنها وسيلة أو طريقة معالجة البيانات المحاسبية للشركات من خلال برامج معينة متاحة عبر الإنترنت، ومن خلال الخدمات السحابية تحديدًا. 

والخدمات السحابية هي عملية توفير خوادم خاصة Servers متاحة للوصول عبر الإنترنت من أي مكان في العالم، بتصريحات خاصة للمستخدمين للاطلاع على ملفات معينة بإذن أصحابها. 

ما هو برنامج المحاسبة السحابي؟ 

هو برنامج محاسبة متخصص تم إعداده خاصة لإدارة العمليات المحاسبية للشركة، وتم إتاحته على الويب السحابي بشكل تشاركي ليسهل استخدامه من أي مكان في العالم، وعبر أي جهاز يمكنه الدخول على الإنترنت (حاسوب مكتبي – حاسوب محمول – جهاز لوحي – جوال ذكي) ما دام لديه صلاحية الدخول على هذه الملفات. 

 

ما هي مميزات الاعتماد على برنامج محاسبة سحابي؟

قبل الحديث عن مميزات برامج المحاسبة السحابية، لنتوقف برهة لنتساءل: ما الذي تحتاجه من المحاسبة في عصر تكنولوجيا (لمح البصر) في الاتصالات؟

1. سهولة الوصول إلى بياناتي المحاسبية من أي مكان في العالم وفي أي وقت من ليل أو نهار
2. السرعة في تنفيذ المهام، وبالأخص الوصول إلى المعلومات المطلوبة
3. الدقة في عرض المعلومات مع سهولة الاستيثاق من صحتها
4. سهولة إدخال وعرض البيانات 
5. إمكانية الربط مع نقاط البيع المختلفة أيًّا كان موقعها في أي مكان في العالم
6. القدرة على جمع وتحليل البيانات
7. إمكانية إدارة شئون العملاء والموردين – معًا – من مكان واحد وبدقة بالغة
8. أن تكون معلوماتي آمنة ومحاطة بالقدر المطلوب من السرية والحماية
9. أن أستطيع التعامل مع جميع ما سبق بسهولة شديدة

ما الذي تحتاجه أكثر مما سبق؟ 

آه .. بالتأكيد .. أن تكون هذه الخدمات بأسعار في المتناول، وليست بأرقام مبالغ فيها. أليس كذلك؟ ما رأيك في خدمات محاسبة سحابية تدفع فيها شهريًّا أقل مما تدفعه في ملء سيارتك بالوقود في المرة الواحدة؟

ماذا أيضًا؟ نعم .. بالتأكيد .. أن تكون سهلة الاستخدام. فما قيمة حل محاسبة سحابي أتوقف أمامه بالساعات محاولة مني في فك شفرته بلا جدوى! ماذا إذًا لو أخبرتك أنك لن تحتاج أكثر من 30 دقيقة لإتقان التعامل برنامج المحاسبة السحابي الذي اخترته؟

ما الذي يعطلك الآن عن توفير وقتك ومالك والاعتماد على برنامج محاسبة سحابي بدلاً من تضييع الوقت والجهد والمال في تعلم كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل؟

 

الأسئلة الشائعة

ولعلك تدور في ذهنك بعض الأسئلة الهامة من عينة:

1. هل يوفر نظام المحاسبة السحابي التدريب للمشتركين؟

ليس التدريب السهل الواضح فحسب، وإنما كذلك الدعم المتميز الاستثنائي، حتى يتمكن المستخدمون من إزالة كل العقبات التي تواجههم أثناء التعامل مع برنامج المحاسبة السحابي الذي نقدمه في فوم. 

فما قيمة حل محاسبة سحابي بدون دعم يسمح بتوفير الراحة للعملاء حتى يستمروا في الاستفادة من الخدمة (والاستثمار فيها بالطبع)، بل وجلب المزيد من العملاء الآخرين كذلك. 

نوفر في فوم الدعم التقني لإدارة برنامج المحاسبة السحابي الذي من خلاله تدير جميع عملياتك المحاسبية الخاصة بشركتك، حتى تصبح محترفًا في استخراج الفواتير والتقارير بكبسة زر. 

 

2. هل يمكن لأكثر من فرد – على اختلاف تخصصاتهم – التعامل مع برنامج المحاسبة السحابي الخاص بشركتي؟

بالتأكيد .. هذا أمر أساسي وبديهي في تصميم هذه النوعية من برامج المحاسبة السحابية. فمن الطبيعي أن من يقوم بإمساك الدفاتر، يختلف عمن يقوم بعمل التحليلات المحاسبية، يختلف عمن يقوم باستخراج التقارير النهائية المساعدة على اتخاذ القرار. 

ويختلف الأمر كذلك في منح الصلاحيات. فليس من المفترض أن يطلع الشخص الموكل بإمساك الدفاتر على التقارير النهائية، فلا توجد ضرورة محاسبية أو إدارية لذلك (إلا بإذن وتصريح مدير الشركة بالطبع). بينما المدير يمكنه الاطلاع على لوحة التحكم كاملة، واستخراج التقارير التي يحتاجها، والتي ستساعده على اتخاذ القرارات المالية المناسبة لمسار عمل الشركة. 

 

3. هل سأحتاج إلى محاسب تقليدي بعد الاعتماد على برنامج محاسبة سحابي؟

لن تحتاج إلى محاسب تقليدي لتأدية المهام التقليدية المتعلقة بمسك الدفاتر، العملاء، الموردين، التقارير، إلخ. ولكنك حتمًا ستحتاج إلى خبرة محاسبية لمساعدتك في اتخاذ القرارات المالية. 

فمهما كانت مهارة برنامج المحاسبة السحابي فدوره إداري بحت. بينما عملية اتخاذ القرار تحتاج إلى رؤية شاملة لنشاط الشركة/المؤسسة حتى يتم اتخاذ القرار بشكل صحيح، يؤثر إيجابًا في نمو الشركة. مثل هذه القرارات قد تحتاج إلى خبير مالي في بعض الأحيان. أما إذا كنت – كمؤسس ومدير للشركة – على دراية جيدة بترجمة التقارير المالية، فلن تحتاج إلى أي مساعدة محاسبية خارجية مع برنامج المحاسبة السحابي. 

 

في الختام

على الرغم مما تبدو عليه عملية البحث عن كيفية تصميم نظام برنامج محاسبي كامل على الإكسل من تشويق وحماس، فإنها في الواقع عملية شاقة للغاية، وتتطلب الكثير من الإعدادات، فضلًا عن الوقت المهدر فيها. 

بينما رائد الأعمال الناجح ينبغي أن يضع تركيزه فيما يساعد شركته على النمو، وأن يتعود تفعيل عمليتي التفويض Delegation والتعهيد Outsourcing حتى يتفرغ هو لما لا يمكن لغيره القيام به. فمن ضمن أسس إدارة الأعمال الناجحة هو حسن توزيع الأدوار، وتوفير الوقت بالاعتماد على الموارد المتاحة والتي تقدم حلاً جاهزًا، مثل الاعتماد على برنامج محاسبة سحابي.