راجع المحتوى:
30/08/2025 هل تمتلك منشأة تجارية وتود معرفة كل ما يتعلق بالفوترة الإلكترونية لتتمكن من الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟ لا بد أن تعلم بأن الفوترة الإلكترونية هي إجراء إلزامي من هيئة الزكاة للمكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، وتهدف إلى إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بصيغة إلكترونية بالكامل، بحيث لا تعد الفواتير الصادرة بصيغة PDF أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية.
ولا شك بأن التحول إلى نظام الفوترة الإلكترونية للمنشآت لايهدف إلى تحقيق الامتثال فقط، وإنما يساعد شركتك على تقليل الأخطاء المحاسبية، وتحسين مستوى الشفافية في التعاملات التجارية، بالإضافة إلى تهيئة منشأتك للربط مع منصة فاتورة التابعة للهيئة.
فإذا أردت معرفة كل ما يتعلق بالفوترة الإلكترونية، فأنت حتمًا في المكان الصحيح، إذ سنقدم لك في هذا الدليل الشامل كل ما يتعلق بمفهوم الفوترة وشروطها ومراحل تطبيقها، والأدوات التي ستساعدك على الامتثال لمتطلباتها، وكيف يمكنك تجنب المخالفات والغرامات لتضمن سير عملك على بكفاءة ونظام، وستتعرف أيضًا على برنامج فوم المحاسبي السحابي الذي سيزيل عنك عبء الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية، وسيصدر لك فواتير متوافقة مع قوانين الهيئة ومتطلباتها عبر تجربة مجانية فريدة من نوعها.
في السطور التالية ستجد خريطة عملية للشروط والمراحل والربط مع الهيئة، مع نماذج وتحقق سريع من الامتثال
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ تعرف على أهميتها
أصبحت الفواتير الإلكترونية جزءًا مهمًا في بيئة الأعمال في السعودية، وبالتالي لا بد أن تتعرف على مفهومها الدقيق وما يمكن أن تقدمه لشركتك:
ما المفهوم الرسمي للفاتورة الإلكترونية وفق هيئة الزكاة؟
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية تستخدم لتوثيق عمليات البيع والشراء بين الأطراف التجارية، وتتميز الفواتير الإلكترونية بأنها تُصدر وتُستلم وتُخزن بشكل إلكتروني دون الحاجة إلى استخدام الورق، وتساعد الفواتير الإلكترونية في تسهيل العمليات التجارية وتقليل الأخطاء والمشاكل المتعلقة بالفواتير التقليدية.
وتعد الفاتورة الإلكترونية مهمة لأنها تسهل عملية التتبع والمراقبة من قبل الجهات المعنية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما تساهم في زيادة الشفافية وتقليل التهرب الضريبي وتعزيز الثقة بين الأطراف التجارية.
وعليه؛ لا تُعدّ الفاتورة الممسوحة ضوئيًا أو المحوّلة إلى PDF فاتورة إلكترونية.
باختصار: إن الفاتورة التي تصدرها في منشأتك وتحفظها بصيغة إلكترونية متوافقة مع الصيغة المعتمدة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وباستخدام نظام إلكتروني متكامل هي ما يعرف بالفاتورة الإلكترونية، وتقسم الفاتورة الإلكترونية إلى نوعين رئيسيين، هما؛ الفاتورة الضريبية المبسطة (B2C)؛ وهي الفاتورة التي تصدر من منشأة إلى فرد أو مستهلك، والفاتورة الضريبية (B2B)، والتي تصدر من منشأة إلى منشأة أخرى.
ما أهمية الفاتورة الإلكترونية للشركات السعودية؟
إن استخدامك للفواتير الإلكترونية بدلًا من الفواتير الورقية أو التقليدية في منشأتك يعود عليها بفوائد عدة تتمثل بتحقيق الامتثال الكامل لمتطلبات الفوترة الإلكترونية التي أقرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بالإضافة إلى تقليل الأخطاء المحاسبية الناتجة عن إدخال البيانات وحسابها يدويًا، كما أنها تساعدك على تتبع الفواتير بدقة مما يقلل من عمليات السرقة والاختلاس، ويسهل عليك عمليات التدقيق الضريبي.
لماذا أُقرت الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟ إليك الإجابة
أقرت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) الفوترة الإلكترونية بهدف مواكبة التحول الرقمي الكبير الذي تشهده المملكة العربية السعودية في جميع المجالات، فكان منها أن وضعت اللوائح والقوانين التي ساهمت في تحديث آلية إصدار الفواتير وحفظها بحيث تصبح أكثر أمانًا وتحسن من خلالها شفافية المعاملات التجارية.
وقد جاءت تلك الخطوة بهدف تسهيل تتبع الفواتير والمعاملات المالية من قبل الهيئة بدقة أكبر، مما يساعدها على مكافحة التهرب الضريبي، ويسهل عليها عمليات التدقيق المالية، كما تساعد من خلالها الشركات على تسريع عمليات تحصيل مستحقاتها من العملاء، وتحسن لديهم إدارة المخاطر المالية عبر استخدام بيانات مالية دقيقة ومحدثة باستمرار، بالإضافة إلى توضيح السجلات الخاصة بضريبة القيمة المضافة، مما يسهل من حسابها وتسديدها في الوقت المحدد.
كما أن الفوترة الإلكترونية تشجع على القدرة التنافسية للأعمال وتعمل على حماية المستهلك بما يتماشى مع أفضل الممارسات الدولية، وتسمح الفواتير الإلكترونية للمملكة بمحاربة اقتصاد الظل ومراقبة حركة السلع والخدمات والأموال في الوقت الفعلي، وهذا بدوره سيؤدي إلى زيادة معدلات الامتثال الضريبي، السماح باتخاذ قرارات اقتصادية مستنيرة.
ولتتعرف أكثر على كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية، اقرأ: الفاتورة الإلكترونية في السعودية: جميع المعلومات الأساسية تجدها هنا
لكن، من الملزم بتطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية؟
حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الآلية التي ستطبق بها الفوترة الإلكترونية، والتي ستكون على مرحلتين، تصدر من خلالها فواتيرك الضريبية وإشعاراتك الدائنة والمدينة إلكترونيًا، ويلزم بتطبيقها كل من:
- المكلفين الخاضعين لضريبية القيمة المضافة والمقيمين في المملكة.
- أي عميل أو طرف ثالث يصدر فاتورة إلكترونية نيابة عن شخص خاضع لضريبة القيمة المضافة
ما هي المعاملات الخاضعة للفوترة الإلكترونية؟
فيما يأتي توضيح لأبرز المعاملات الخاضعة للفوترة الإلكترونية:
- إصدار الفاتورة الضريبية: وتكون في الحالات التالية:
- عند بيع سلع أو خدمات خاضعة للضريبة بقيمة 1000 ريال سعودي أو أكثر، ومصدرة لشخص خاضع للضريبة أو اعتباري غير خاضع لها.
- عند التوريدات الخاضعة للضريبة بنسبة 0% مثل: الأدوية والأجهزة الطبية، والخدمات المقدمة لغير المقيمين في المملكة.
- الفاتورة الإلكترونية الإلزامية: وتكون في الحالات التالية:
- التصدير للخارج: إصدار فاتورة إلكترونية دائمًا بغض النظر عن القيمة.
- فاتورة إلكترونية مبسطة: إذا كانت قيمة التوريد أقل من 1000 ريال أو العميل شخص عادي غير خاضع للضريبة.
- التوريدات مع دول مجلس التعاون: يجب إصدار فاتورة إلكترونية عند انتهاء الأحكام الانتقالية
- التوريدات المفترضة: والتي تعني توريد سلع أو خدمات إلى جهة معينة دون مقابل، وشروطها كالتالي:
- لا تشمل الهدايا أو العينات المجانية أو التي تقل قيمتها عن 200 ريال للعميل.
- يجب على المورد إصدار فاتورة إلكترونية وحفظها في السجلات.
- لا يحق للعميل خصم الضريبة أو إصدار فاتورة عنها.
- حالات خاصة لإصدار الفواتير الإلكترونية: وتشمل ما يأتي:
- الدفعات المقدمة: إصدار فاتورة إلكترونية بالمبلغ المستلم قبل التوريد.
- التعديلات بعد التوريد: إصدار إشعار إلكتروني عند؛ الإلغاء الجزئي أو الكلي، أو تعديل قيمة التوريد أو ضريبة القيمة المضافة، أو استرداد السلع.
والآن، تعرف على شروط الفاتورة الإلكترونية
حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من الشروط التي يجب توفرها في الفواتير الإلكترونية التي ستلزم بإصدارها في منشأتك على النحو التالي:
الشروط الأساسية
يجب أن تتوفر في الفاتورة الإلكترونية مجموعة من المتطلبات التي تحقق لك الامتثال الكامل للصيغة التي وضعتها الهيئة لتلك الفواتير، وهي على النحو الآتي:
- إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML، وهي صيغة قابلة للقراءة.
- تضمين الفواتير رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، والختم التشفيري، والدالة التشفيرية التي تعطي معلومات حول تاريخ الفاتورة ورقمها وقيمتها.
- إدراج رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) في الفاتورة، وهو رقم يميز كل فاتورة عن الأخرى بحيث يمنع تكرارها.
- تضمين الفاتورة جميع المعلومات المتعلقة بعنوانها وتاريخ إصدارها ورقمها التسلسلي وإجمالي قيمتها شاملًا لضريبة القيمة المضافة، بالإضافة إلى الرقم الضريبي.
الشروط التقنية
لا بد من أن تحقق الشروط التقنية التالية التي ستضمن امتثالك لمتطلبات الفوترة الإلكترونية وتجنب الغرامات المترتبة على الفواتير الإلكترونية غير المطابقة، وهي على النحو التالي:
- إصدار فواتيرك باستخدام نظام إلكتروني؛ كنظام فوم المحاسبي.
- أن يكون النظام المستخدم في إصدار الفواتير قادرًا على الاتصال بشبكة الإنترنت.
- أن يكون النظام الإلكتروني المستخدم قادرًا على الربط مع أنظمة محاسبية أخرى باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API).
- أن يحقق النظام الإلكتروني المستخدم أعلى درجات الأمان، بحيث لا يمكن التلاعب ببياناته من قبل أي طرف آخر، بحيث يراعي جميع قوانين أمن البيانات والأمن السيبراني.
- استخدام نظام يمنع الأشخاص غير المصرح لهم بالدخول إليه دون تسجيل الدخول، وذلك باستخدام كلمة المرور الخاصة، مع ضرورة عدم سماحه باستخدام كلمات مرور افتراضية.
- الالتزام بالتعليمات الخاصة بتخزين البيانات، بحيث تتمكن من تخزين فواتيرك الإلكترونية في خادم محلي في المملكة، أو خادم سحابي غير موجود في المملكة، مع ضرورة توافقه مع المتطلبات الفنية والتقنية ولوائح ضريبة القيمة المضافة وجميع القوانين الخاصة بالفوترة الإلكترونية.
ولمعرفة المزيد حول كل ما يتعلق بتلك الشروط اقرأ: متطلبات الفوترة الإلكترونية.
من الفاتورة الورقية إلى التحول الرقمي: مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) متطلبات الفوترة الإلكترونية واللوائح القانونية والتنظيمية المتعلقة بها، والتي طبقت على مرحلتين، وفيما يأتي تفاصيل أكثر حول مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، تعرف عليها:
نظرة عامة على مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
بدأ تطبيق متطلبات المرحلة الأولى في 4 ديسمبر من عام 2021م، أما المرحلة الثانية، فقد بدأت المنشآت بتطبيق متطلباتها في 1 يناير من عام 2023م ضمن مجموعات اعتمادًا على إيراداتها السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
المرحلة الأولى للفوترة الإلكترونية (مرحلة الإصدار والحفظ)
وفيه يطلب منك كمكلف خاضع لضريبة القيمة المضافة إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا عبر استخدام نظام فوترة محاسبة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ كنظام فوم المحاسبي السحابي، وتعد تلك المرحلة التمهيدية للمرحلة الثانية، ويلزم بها جميع الخاضعين لضريبة القيمة المضافة أو أي طرف آخر يصدر الفاتورة الضريبية بالنيابة عن أحد الموردين الخاضعين للضريبة.
المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية (مرحلة الربط والتكامل)
وفي تلك المرحلة، عليك ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بمنشأتك مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بحيث تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة، وسيتم تنفيذ تلك المرحلة بشكل تدريجي كما هو موضح في الجدول التالي، على أن تشعر الهيئة المكلفين بالمرحلة الثانية قبل 6 أشهر على الأقل من ضرورة البدء بتطبيقها.
الفروقات بين المرحلتين الأولى والثانية للفوترة الإلكترونية
يمكننا تلخيص أبرز الفروقات بين المرحلتين الأولى والثانية للفوترة الإلكترونية لك على النحو الآتي:
تعلم بشكل مفصل من خلال مقالنا التفصيلي على: مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية.
إدارة مخاطر الانتقال للفوترة الإلكترونية
لا شك بأن عدم فهمك الدقيق للفوترة الإلكترونية ومتطلباتها قد يوقعك في العديد من المخاطر المتعلقة بالغرامات المالية والمخالفات القانونية، وبالتالي أنت بحاجة إلى وسيلة يمكنك من خلالها التحقق من تنفيذ جميع المتطلبات الخاصة بتطبيق الفوترة الإلكترونية في منشأتك، وفيما يأتي قائمة بسيطة لخدمتك في ذلك:
أولاً: قيّم الوضع الحالي لمنشأتك: وذلك من خلال:
- التأكد من توافق نظام الفوترة مع متطلبات الهيئة.
- تحديد المتطلبات التقنية والفنية المطلوبة ومدى تحققها في نظامك الإلكتروني.
- تقييم مدى جاهزية منشأتك وفريق العمل لديك لتطبيق الفوترة الإلكترونية.
ثانيًا:خطط لعملية الانتقال للفوترة الإلكترونية: وذلك من خلال تنفيذ الأمور التالية:
- اختر نظام فوترة معتمد لدى هيئة الزكاة.
- ضع جدولًا زمنيًا للانتقال السلس بين المرحلتين الأولى والثانية للفوترة.
- ضع خطة للتواصل مع فريق عملك وعملائك ومورديك لتطبيق الفوترة الإلكترونية على النحو الصحيح.
ثالثًا:نفذ الخطة التي أعددتها بدقة: وذلك من خلال مراعاة النقاط التالية:
- ادمج نظامك الإلكتروني مع منصة فاتورة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).
- اختبر عملية إصدار الفواتير وحفظها وإرسالها.
رابعًا: تابع سير خطتك على النحو الصحيح: وذلك من خلال:
- التحقق المستمر من الامتثال لمتطلبات الفوترة.
- التحقق من أداء النظام ومعالجة أي مشكلات تقنية فور ظهورها.
- متابعة التغيرات في اللوائح والقوانين الخاصة بالفوترة الإلكترونية لمواكبتها.
ولمزيد من المعلومات، اقرأ: إليك أفضل استراتيجيات لتعزيز الامتثال المالي باستخدام الفوترة الإلكترونية للشركات الصغيرة
خامسًا: احرص على التقييم والتحسين المستمر: وذلك عبر:
- إجراء مراجعة وصيانة دورية للنظام الإلكتروني.
- التدريب المستمر لأعضاء الفريق على النظام الجديد والتحديثات عليه.
- وضع خطة طوارئ احتياطية لمواجهة أي مشاكل.
أخطاء شائعة في إرسال الفواتير للهيئة
يمكن أن ترتكب بعض الأخطاء عند مشاركة الفواتير الإلكترونية مع الهيئة بحيث تفشل عملية الإرسال وتظهر لك إشعارات بالرفض، تعرف على أبرز تلك الأخطاء وكيفية تصحيحها فيما يأتي:
من الورق إلى الشاشة: اكتشف شكل الفاتورة الإلكترونية الحديثة
كما ذكرنا لك سابقًا، تقسم الفواتير الإلكترونية إلى فواتير ضريبية وفواتير ضريبية مبسطة، وفيما يأتي ستتعرف على الشكل المعتمد لتلك الفواتير من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وجميع العناصر المطلوب تضمينها فيها:
الفواتير الضريبية
يشترط عليك لإصدار الفواتير الضريبية تحقيق المتطلبات التالية:
- إصدار الفاتورة بصيغة XML أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML، وعبر نظام إلكتروني معتمد من الهيئة.
- تضمين الفاتورة حقولًا تتضمن؛ رمز الاستجابة السريع (QR Code)، وقيمة الفاتورة شاملة لضريبة القيمة المضافة، وقيمة الفاتورة غير شاملة لضريبة القيمة المضافة، و معرف إضافي للمورد، والذي يمكن أن يكون رقم السجل التجاري.
- ضرورة وجود رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID)، ودالة التشفير (Hash) في الفاتورة.
وفيما يأتي نموذج يوضح شكل الفاتورة الضريبية وجميع الحقول المطلوبة فيها:
تعرف أكثر على الفواتير الضريبية عبر قراءة: فاتورة ضريبية: الدليل الشامل لإنشاء فواتير ضريبية دقيقة
الفاتورة الضريبية المبسطة
لتتمكن من إصدار فاتورة ضريبية مبسطة متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، تحقق من توفر الشروط التالية:
- إصدار الفاتورة بصيغة XML أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML، وعبر نظام إلكتروني معتمد من الهيئة.
- تضمين الفاتورة دالة التشفير (Hash) ورقم التعريف الموحد عالميًا (UUID)، بالإضافة إلى الختم التشفيري ورمز الاستجابة السريع (QR Code).
- ضرورة وجود حقول تتضمن؛ اسم البائع، ووقت وتاريخ إصدار الفاتورة، ورقم تسجيل القيمة المضافة الخاص بالبائع، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة، وقيمة الفاتورة شاملة لضريبة القيمة المضافة.
- مشاركة الفاتورة مع الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدارها.
وفيما يأتي نموذج يوضح شكل الفاتورة الضريبية المبسطة وجميع الحقول المطلوبة فيها:
ويمكنك معرفة المزيد حول الشكل الصحيح للفاتورة الإلكترونية المطلوب تنفيذه عبر قراءة: نموذج الفاتورة الإلكترونية
تطبيق الفوترة الإلكترونية: الطريق الأسرع لتحديث عملك وضمان الالتزام
لتتمكن من تطبيق الفوترة الإلكترونية في منشأتك على النحو الصحيح وتضمن امتثالك لجميع متطلباتها، فعليك اتباع الخطوات الإرشادية التالية:
- تقييم الجاهزية الداخلية
في البداية، لا بد لك من تقييم جاهزية منشأتك لتطبيق الفوترة الإلكترونية، وذلك من خلال الاطلاع على إمكانياتها التقنية والموارد البشرية، بحيث تتمكن من تحديد الاحتياجات التقنية والتدريبية لتضمن تطبيقًا سلسًا ومتوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هل تعلم أنه بإمكانك الحصول على دعم من الهيئة للفوترة الإلكترونية لمنشأتك؟ لمزيد من المعلومات حول ذلك اقرأ: دعم الهيئة للفوترة الإلكترونية
اختيار البرنامج المحاسبي المناسب
يمكنك اختيار أي برنامج أو نظام محاسبي يتوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية والضوابط الفنية الصادرة عن الهيئة، سواء أدرج هذا النظام في قائمة مزودي الحلول على موقع الهيئة أم لم يدرج.
ضبط إعدادات البرنامج
وهنا عليك الحرص على ضبط إعدادات البرنامج المحاسبي الذي ستستخدمه للفوترة الإلكترونية بحيث يتناسب مع احتياجات منشأتك، وتحميل جميع البيانات المتعلقة بها وبالعملاء والمنتجات أو الخدمات التي تقدمها، لتتمكن من إصدار الفواتير الإلكترونية بدقة أكبر.
اختبار البرنامج وإطلاقه
يجب أن تحرص على إجراء اختبار دقيق للنظام المحاسبي من خلال التحقق من دقة وصحة الفواتير، ونجاح ربطه مع منصة فاتورة، ومعالجة أي مشكلات تقنية تظهر فيه على الفور.
التحقق من الامتثال
وهنا عليك أن تحرص على مراقبة مدى امتثالك لمتطلبات الهيئة للفوترة الإلكترونية، وذلك من خلال تقييم الأداء وتحليل التقارير، واتخاذ الإجراءات الفورية لتصحيح أي مشكلة قد تظهر لتضمن الالتزام الكامل للوائح القانونية.
وإليك فيما يأتي (نموذج خطة تنفيذ للفوترة الإلكترونية pdf قابلة للطباعة) لتتمكن من التحقق من دقة الخطوات التي قمت بها.
ويمكنك استخدام الجدول التالي لتقييم مخاطر تنفيذ الفوترة الإلكترونية في منشأتك: 
من التخطيط إلى التطبيق: التنفيذ العملي وأفضل الأدوات للفوترة الإلكترونية
حان الوقت لتطلع على كل ما يمكن أن يفيدك في التنفيذ العملي للفوترة الإلكترونية في منشأتك وأفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لذلك:
طريقة عمل فاتورة إلكترونية
بعد أن تكون قد اخترت النظام المحاسبي الذي ستعمل عليه منشأتك للفوترة الإلكترونية، فعليك أن تعلم بأن طريقة عمل الفاتورة الإلكترونية تعتمد على تطبيق جميع المتطلبات الأساسية للفواتير والتي ذكرناها لك في السابق، إذ عليك أولًا أن تحدد جميع المعلومات التي عليك إدراجها في الفاتورة؛ كنوعها، وتاريخ إصدارها، وعنوانها، والرقم الضريبي، ومعلومات المشتري وغيرها، ومن ثم تنشئ رمز الاستجابة السريع لتتمكن من إرسالها إلى منصة فاتورة وتوقيعها إلكترونيًا لإرسالها للمشتري، وبذلك ستتمكن من عمل فاتورة سليمة متوافقة مع قوانين الهيئة.
تعلم بشكل مفصل من خلال مقالنا التفصيلي على: طريقة عمل وإصدار فاتورة إلكترونية متوافقة مع متطلبات الهيئة.
ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة
لكنك الآن قد تتساءل: كيف يمكنني ربط الفاتورة الإلكترونية التي أنشأتها مع هيئة الزكاة؟ لا بد أن تعلم بأن الهدف الرئيسي للربط مع هيئة الزكاة يتعلق بتحسين شفافية المعاملات المالية، بحيث ستتمكن الهيئة من متابعة تلك المعاملات بدقة أكبر وستحسن من فرص الامتثال وتحصيل الضرائب، بالإضافة إلى مكافحة أي سلوك قد يؤدي إلى التهرب الضريبي، وبالتالي فأنت بحاجة إلى ربط نظامك المحاسبي مع الهيئة من خلال الدخول إلى منصة فاتورة وتهيئة جهازك للربط بخطوات سهلة ومبسطة.
تعلم بشكل مفصل من خلال مقالنا التفصيلي على: ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة
رمز التفعيل للفاتورة الإلكترونية
عند تهيئة نظامك الإلكتروني للربط مع منصة فاتورة، فسيظهر أمامك ما يعرف برمز التفعيل للفاتورة الإلكترونية أو رمز التحقق OTP، وهو رمز مكون من 6 أرقام، والذي يمكنك من خلاله ربط البرنامج المحاسبي مع منصة هيئة الزكاة لتتمكن من إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة، ويمكنك الحصول عليه بسهولة من خلال منصة فاتورة بخطوات سهلة وبسيطة.
تعلم بشكل مفصل من خلال مقالنا التفصيلي على: رمز التفعيل للفاتورة الإلكترونية
قارئ QR للفواتير الإلكترونية
لا شك بأنك لاحظت أننا كررنا التأكيد على وجود رمز الاستجابة السريع (QR Code) في الفواتير الإلكترونية، والذي يعد متطلبًا أساسيًا لصحتها واعتمادها من قبل الهيئة، لكن هل سألت نفسك ما هو؟ وما أهمية وجوده في الفواتير الإلكترونية؟
رمز الاستجابة السريع هو عبارة عن كود ثنائي الأبعاد ترمّز بياناته بتنسيق Base64 TLV، بحيث تعبر TLV عن نوع البيانات وقيمتها وحجمها، ويمكنك مسحه ضوئيًا باستخدام الهاتف المحمول أو أي جهاز آخر بحيث تتمكن من خلاله من معرفة جميع المعلومات الخاصة بالفاتورة الإلكترونية؛ كالاسم التجاري للمنشأة، والرقم الضريبي لصاحبها، وتاريخ إصدار الفاتورة، وقيمتها الإجمالية، بالإضافة إلى ضريبة القيمة المضافة عليها.
تعلم بشكل مفصل من خلال مقالنا التفصيلي على: قارئ QR للفواتير الإلكترونية
برنامج الفاتورة الإلكترونية
إن اختيار البرنامج المحاسبي للفوترة الإلكتروني يعد خطوة أساسية ومهمة جدًا لتطبيق جميع متطلبات الفوترة الإلكترونية وتحقيق الامتثال الكامل لمنشأتك، وبالتالي عليك الحرص على اختيار البرنامج الذي يحقق متطلبات الفوترة، ويمكنك من الربط المباشر مع الهيئة دون أي مشاكل تقنية، وذلك الذي يوفر لك واجهة استخدام سهلة يمكن التعامل معها من قبل الجميع، ويقدم لك خدمات سريعة في إصدار الفواتير والقوائم المالية والضريبية، وستجد كل ذلك وأكثر في برنامج فوم المحاسبي السحابي الذي سيغنيك عن أي برنامج آخر.
ولمزيد من المعلومات حول برامج الفوترة الإلكترونية، اطلع على: برنامج الفاتورة الإلكترونية
الغرامات التي قد تكلفك الكثير عند تجاهل الفوترة الإلكترونية
لا شك بأن الغرامات المالية والمخالفات القانونية هو أكثر ما تسعى لتجنبه فيما يتعلق بالفوترة الإلكترونية، لذا يجب أن تتعرف على المخالفات المختلفة التي يمكن أن تتعرض لها لتتمكن من تجنبها بسهولة، وهي على النحو الآتي:
غرامة الفاتورة الإلكترونية
كشفت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن أبرز مخالفات وغرامات تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في المنشآت، ويمكننا تلخيص تلك الغرامات لك على النحو التالي:
- مخالفة عدم إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا: غرامة مالية تبدأ من 5,000 ريال سعودي.
- مخالفة عدم تضمين رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الضريبية المبسطة: تبدأ المخالفة بإنذار المنشأة.
- مخالفة حذف أو تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها: تبدأ المخالفة بغرامة تقدر بحوالي 10,000 ريال سعودي.
- مخالفة عدم إبلاغ الهيئة عن الأعطال المعيقة لإصدار الفواتير الإلكترونية: توجيه إنذار تحذيري للمنشأة.
مخالفة عدم وجود رقم ضريبي
كما وضحنا لك سابقًا، فإن وجود رقم ضريبي في الفواتير الإلكترونية يعد عنصرًا أساسيًا لصحتها ولما له من أهمية في إعداد الإقرارات الضريبية، وبالتالي فإن عدم تضمينك للرقم الضريبي في الفاتورة سيعرضك لمخالفة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تبدأ بإنذار لمنشأتك وتمتد إلى فرض غرامات مالية قد تصل إلى 50,000 ريال سعودي.
غرامة الفاتورة اليدوية
إن الغاية من تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية هو التخلي عن الفواتير اليدوية التقليدية والتي تكون عرضة لأخطاء يمكن أن تؤثر على ميزانية الشركة والتدفق النقدي فيها، لذا فإن الاستمرار بإصدار الفواتير اليدوية سيعرضك حتمًا لغرامة مالية تبدأ بحوالي 5,000 ريال سعودي وقد تصل إلى 50,000 ريال عند تكرار المخالفة، وذلك اعتبارًا من تاريخ 4 ديسمبر لعام 2021م، وهو تاريخ بدء تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة.
ويمكنك التعرف أكثر على تلك الغرامات وطرق تجنبها عبر قراءة: غرامة الفاتورة الإلكترونية
معايير ZATCA لأمان بيانات الفواتير الإلكترونية بين يديك
لكي تضمن التزام منشأتك بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية، فلا بد من أن يدعم نظامك المحاسبي معايير فنية دقيقة تتمثل بتنسيق الفواتير بصيغة XML، بحيث تكون متوافقة مع معايير UBL/EN16931؛ وهي معايير تتيح تبادل الفواتير الإلكترونية بين الأنظمة المختلفة بحيث تكون قابلة للقراءة من قبل البشر أو الأنظمة المحاسبية.
وتجدر الإشارة إلى ضرورة وجود تقنيات حماية متقدمة في الفواتير الإلكترونية تتضمن؛ الختم التشفيري، والدالة التشفيرية، بالإضافة إلى التوقيع الإلكتروني الذي يضمن عدم التلاعب بالبيانات، كما يجب حفظ السجلات الضريبية لمدة لا تقل عن 6 سنوات بحيث تكون جاهزة لعمليات المراجعة والتدقيق التي تجريها الهيئة من حين لآخر.
وتجدر الإشارة إلى أن برنامج فوم المحاسبي السحابي يوفر لك كل ذلك وأكثر في منصة واحدة معتمدة من الهيئة وسهلة الاستخدام، بحيث تحقق لك الامتثال الكامل مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، وقد أصبح بإمكانك تجربته مجانًا الآن لمدة 7 أيام لخوض تجربة محاسبية فريدة دون تعقيد.
أكثر الأسئلة شيوعًا حول الفوترة الإلكترونية
إليك أبرز الأسئلة الشائعة حول الفوترة الإلكترونية:
كيف يمكنني الاستعداد للفوترة الإلكترونية مع وجود متطلبات فنية عديدة؟
يمكنك التواصل مع أحد مزودي الخدمة للحصول على نظام إلكتروني للفوترة متوافق مع المتطلبات التقنية والفنية للفوترة الإلكترونية؛ كموردي البرامج أو موردي أجهزة الكاشير، بحيث تتأكد من قدرة النظام على إصدار فواتير متوافقة مع متطلبات الهيئة قبل البدء بتطبيق الفوترة في منشأتك.
ما هي العناصر التي يجب توفرها في الفاتورة الضريبية المبسطة عند مسح رمز الاستجابة السريعة (QR Code)؟
إن الحد الأدنى من العناصر التي يجب أن تظهر عند مسح رمز الاستجابة السريعة على الفاتورة الإلكترونية تتمثل باسم المورد، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة، وإجمالي قيمة الفاتورة شاملًا لضريبة القيمة المضافة، بالإضافة إلى وقت وتاريخ إصدار الفاتورة، ورقم التسجيل الضريبي للمورد.
هل يوجد أي تأثير على عملية تقديم الإقرارات الضريبية بعد تطبيق الفوترة الإلكترونية؟
لن يحدث أي تغيير على عملية تقديم الإقرارات الضريبية بمجرد تطبيق الفوترة الإلكترونية.
هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية أو إلغائها في حال وجود خطأ بعد إصدارها ومشاركتها مع العميل؟
لا يمكنك إلغاء الفاتورة أو حذفها أو التعديل عليها بعد إصدارها ومشاركتها مع المشتري، وإنما عليك إصدار إشعار دائن أو مدين حول أي تعديل على الفاتورة الضريبة وفقًا لأحكام لوائح نظام ضريبة القيمة المضافة، وبناء عليه يجب أن يصدر المورد إشعارًا إلكترونيًا مرتبطًا بالفاتورة المعدلة.
ماذا يجب عليّ فعله إذا لم أتمكن من إصدار الفواتير الإلكترونية نتيجة عطل تقني أو انقطاع الخدمة فجأة؟
إذا واجهت أي مشكلة منعتك من إصدار الفواتير إلكترونيًا، فعليك التواصل فورًا مع مزود الخدمة الخاص بنظامك الإلكتروني لحل المشكلة، وإبلاغ الهيئة فورًا عن العطل (بالنقر هنا)، وعند إصلاح العطل عليك إبلاغ الهيئة (بالنقر هنا) وإعادة إصدار الفواتير الإلكترونية لجميع المعاملات التي أجريت خلال العطل.
هل يجب أن أشارك الفواتير الإلكترونية مع الهيئة قبل أو بعد إعطائها للمشتري؟
فيما يتعلق بالفواتير الضريبية؛ فعليك مشاركتها مع الهيئة واعتمادها قبل مشاركتها مع العميل، أما الفواتير الضريبية المبسطة، فيمكنك مشاركتها مع الهيئة قبل أو بعد مشاركتها مع العميل، على أن ترسل للهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
ما الفئة التي لا تلزم بتطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية؟
إذا كنت من الأشخاص غير المقيمين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، فإنك لا تلزم بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في منشأتك.
ما أنواع الفواتير الإلكترونية التي يمكنني إصدارها؟
تأتي الفواتير في عدة أنواع مختلفة، يخدم كل منها غرضًا معينًا، إذ إن أكثر أنواع الفاتورة شيوعًا هي فاتورة المبيعات (أو القياسية)، والتي يتم إرسالها من شركة إلى المشتري لطلب الدفع مقابل منتج أو خدمة معينة.
بينما تشمل الأنواع الشائعة الأخرى من الفواتير؛ الفواتير الدائنة، والفواتير المبدئية، وفواتير الخصم، والفواتير التجارية، وفواتير الجدول الزمني، والفواتير المؤقتة، والفواتير النهائية، ولكل نوع من أنواع الفاتورة ميزاته الفريدة والغرض منه، لذلك من المهم اختيار النوع المناسب لاحتياجاتك.
