راجع المحتوى:
30/08/2025 كان أحمد، مالك متجر إلكتروني صغير، يعيش تحديًا مستمرًا في تنظيم معاملاته المالية وحساب الضرائب المستحقة على نشاطه التجاري. في كل نهاية شهر، كان يجد نفسه غارقًا في أكوام من الفواتير الورقية والإيصالات المبعثرة، مما يصعب عليه تتبع الإيرادات والمصروفات بدقة.
في أحد الأيام، قرأ أحمد عن فاتورة ضريبية الإلكترونية وأهميتها في تبسيط العمليات المالية والمحاسبية. أدرك أن هذه الوثيقة ليست مجرد ورقة رسمية، بل أداة قوية تسهم في تحسين تنظيم أعماله وضمان الامتثال للمتطلبات الضريبية.
بدأ أحمد في استكشاف كيفية إعداد وإصدار فاتورة ضريبية إلكترونية، وأدرك سريعًا فوائدها. أصبحت عملياته أكثر سلاسة، واستطاع بسهولة تسجيل معاملاته المالية وتتبعها، مما أتاح له توفير الكثير من الوقت والجهد.
في هذا المقال، سنروي لكم قصة فاتورة ضريبية من خلال تجربة أحمد ونوضح مفهومها وأهميتها في العمليات المالية، إذ سنستعرض بالتفصيل كيفية إعداد فاتورة ضريبية والبيانات الأساسية التي يجب تضمينها فيها لضمان الامتثال للمعايير المحاسبية والضريبية.ومن خلال فهمكم لأهمية فاتورة ضريبية واستخدامها بشكل صحيح، يمكنكم تحسين عملياتكم التجارية وزيادة كفاءتها، تمامًا كما فعل أحمد في متجره الإلكتروني، كما سنقدم لكم برنامج فوم المحاسبي المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) والذي سيسهل لكم الانتقال إلى المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية والربط مع منصة فاتورة بسهولة وأمان، جربوه مجانًا الآن، ودعو كل ما يخص الفواتير الضريبية عليه.
فاتورة ضريبية: ما هي وما أهميتها؟
الفاتورة الضريبية هي مستند قانوني يصدره البائع إلى المشتري يتضمن معلومات تفصيلية حول المعاملة، بما في ذلك سعر السلعة أو الخدمة، الضريبة المضافة، والشروط والأحكام المتعلقة بالبيع. تعتبر هذه الفاتورة جزءًا أساسيًا من السجلات المحاسبية لأي نشاط تجاري.
تهدف الفاتورة الضريبية إلى:
- توثيق عمليات البيع والشراء، وتحديد المبلغ المستحق للدفع.
- توثيق قيمة الضرائب المطبقة على المبلغ المدفوع؛ كضريبة القيمة المضافة أو الضرائب الأخرى.
- ضمان دفع الشركات أو الأفراد للضرائب المستحقة، الأمر الذي يجنبهم العقوبات والغرامات.
- تقديم معلومات دقيقة حول عمليات الشراء والبيع، الأمر الذي يعزز الثقة والشفافية بين البائع والمشتري.
- مساعدة الشركات على تتبع إيراداتها ومصروفاتها وحساب الأرباح والخسائر، وذلك لأن الفاتورة الضريبية تعد جزءًا مهمًا من السجل الخاص بالمعاملات المالية للشركة.
ما هي شروط الفاتورة الضريبية التي حددتها الهيئة العامة للزكاة والضريبة والدخل؟
وضعت الهيئة العامة للزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية عدة شروط للفواتير الضريبية، والتي تعدُّ ضرورية للمنشآت لتجنب العقوبات المحتملة، وضمان إعداد فواتير وتقارير ضريبية دقيقة. فيما يلي نبذة عن شروط الفاتورة الضريبية التي أقرتها الهيئة:
المتطلبات القانونية للفواتير الضريبية
أدرك أحمد أن الالتزام بالشروط القانونية للفواتير الضريبية أمر بالغ الأهمية لضمان الامتثال للأنظمة الضريبية. تشمل هذه الشروط:
- معلومات البائع والمشتري: يجب أن تتضمن الفاتورة اسم وعنوان كل من البائع والمشتري.
- تفاصيل المعاملة: وصف دقيق للسلع أو الخدمات المباعة.
- التواريخ: تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ التسليم أو الأداء.
- المبالغ والضرائب: المبلغ الإجمالي، مبلغ الضريبة، ومجموع المبلغ بعد إضافة الضريبة.
- التوريد الخاضع للضريبة: يجب إصدار الفواتير لجميع توريدات السلع أو الخدمات الخاضعة للضريبة داخل المملكة العربية السعودية.
- اللغة: يجب أن تصدر الفواتير باللغة العربية أو لغة أخرى، ويمكن أن تكون مصحوبة بترجمة دقيقة للفاتورة.
مدة الاحتفاظ بالفاتورة: يجب على المنشآت الاحتفاظ بنسخ من جميع الفواتير والدفاتر والسجلات والمستندات الضريبية ذات الصلة لمدة لا تقل عن 6 أعوام، ولمدة لا تقل عن 15 عامًا بالنسبة إلى السجلات والمستندات الضريبية المتعلقة بالعقارات.
المعلومات الأساسية التي يجب تضمينها في الفاتورة الضريبية
لكي تكون الفاتورة الضريبية صالحة، يجب أن تحتوي على العناصر التالية:
- رقم الفاتورة: رقم فريد يميز الفاتورة.
- تاريخ الإصدار: اليوم الذي أصدرت فيه الفاتورة.
- اسم البائع وعنوانه: معلومات البائع بما في ذلك الرقم الضريبي.
- اسم المشتري وعنوانه: معلومات المشتري إذا كانت المعاملة تتطلب ذلك.
- وصف السلع أو الخدمات: توضيح للمنتجات أو الخدمات المقدمة.
- المبلغ قبل الضريبة: القيمة الإجمالية للسلع أو الخدمات قبل إضافة الضريبة.
- نسبة الضريبة: معدل الضريبة المطبق على المعاملة.
- المبلغ الإجمالي بعد الضريبة: المبلغ النهائي الذي يشمل الضريبة المضافة.
- معلومات إلزامية أخرى: تشمل:
- عنوان الفاتورة.
- رمز استجابة سريعة (QR Code).
- رقم التسجيل الضريبي للمورد والمشتري.
- وصف التوريد.
- كمية التوريد.
- سعر التوريد.
- قاعدة التقدير.
شروط الفاتورة الضريبية المبسطة
والتي تشمل:
- أن تكون حصرًا بين منشأة ومستهلك B2C: يمكن استخدام الفواتير المبسطة في التعاملات المالية التي تكون حصيلة قيمة الخِدمات أو السلع المتبادلة بين منشأة ومستهلك بمبلغ إجمالي يقل عن 1,000 ريال سعودي.
- أن تحتوي على معلومات أقل: تتطلب الفواتير الضريبية المبسطة معلومات أقل من الفواتير الضريبية القياسية، وهي عنوان الفاتورة، وتاريخ إصدارها، ورقمها التسلسلي، واسم المورد وعنوانه، وإجمالي قيمة الفاتورة، ومعدل ضريبة القيمة المضافة، وقيمة ضريبة القيمة المضافة، والمجموع مع الضريبة، ورمز استجابة سريع (QR).
شروط إصدار الفاتورة الإلكترونية
يمكن تلخيص شروط إصدار الفاتورة الإلكترونية على النحو التالي:
- شروط الإصدار: أن تكون صادرة عن برنامج محاسبي إلكتروني معتمد من قبل هيئة الزكاة والضريبة والدخل، ويقدم نظام فوترة متوافق مع المتطلبات التي حددتها الهيئة، كأن يكون النظام سحابيًّا ومتصلاً بالإنترنت، وقادرًا على إصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة (XML)، أو (PDF/A-3، متضمنة صيغة XML)، مع تضمين جميع الحقول المطلوبة، وإرسال بيانات الفاتورة الإلكترونية تلقائيًّا إلى الهيئة في الوقت الفعلي، كما يجب أن يكون النظام المحاسبي محدثًا بانتظام ليتوافق مع أي تغييرات في اللوائح الضريبية.
- آلية الربط: يجب أن يتم ربط الفواتير مع منصة “فاتورة” التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولمعرفة آلية الربط الصحيحة اقرأ: ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة.
- عدم القدرة على التلاعب بالبيانات: يجب الالتزام بقواعد أمن البيانات المعتمدة في المملكة العربية السعودية؛ كأن تحتوي الفاتورة على رمز استجابة سريع QR Code من شأنه أن يضمن عدم القدرة على تزوير الفواتير أو التلاعب بها، ولمعرفة المزيد من المعلومات حوله، اقرأ: قارئ الاستجابة السريعة.
- ختم التشفير: يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية مختومة بختم تشفير فريد صادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- إضافة توقيع إلكتروني: لضمان صحة الفاتورة ومصداقيتها، يتطلب إضافة توقيع إلكتروني. يمكن تحقيق ذلك من خلال:
- استخدام تقنيات التوقيع الرقمي: التي تضمن أن الفاتورة لم يتم تعديلها بعد إصدارها.
- التحقق من صحة الفاتورة: عبر رموز التحقق مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code) الذي يمكن مسحه للتحقق من المعلومات.
ومن خلال التزام أحمد بهذه الشروط، تمكن من ضمان أن جميع فواتيره الضريبية صحيحة ومطابقة للمتطلبات القانونية، مما ساعده على تجنب أي مشاكل مع الجهات الضريبية.
تعرف أكثر على كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية في السعودية عبر قراءة: الفاتورة الإلكترونية في السعودية: جميع المعلومات الأساسية تجدها هنا.
بخطوات بسيطة: إليك كيفية عمل فاتورة ضريبية
عندما قرر أحمد الانتقال إلى استخدام الفواتير الضريبية الإلكترونية، أراد التأكد من أنه يعرف بالضبط كيفية إعدادها بشكل صحيح. جلس مع فريقه واكتشف الخطوات اللازمة لإنشاء فاتورة ضريبية تلبي جميع المتطلبات القانونية والضريبية. سنستعرض في هذا القسم الخطوات التفصيلية لإعداد الفاتورة الضريبية بشكل صحيح وفعّال:
1. اختيار البرنامج المناسب
أول خطوة قام بها أحمد هي البحث عن برنامج محاسبي موثوق لإدارة الفواتير الإلكترونية، وبعد البحث والمقارنة بين العديد من البرامج، اختار برنامج ﭬوم، وهو برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، إذ يتيح هذا البرنامج لأحمد إصدار الفواتير الإلكترونية بسهولة، بالإضافة إلى إدارة جميع المبيعات والمشتريات وتسجيل المصروفات واستخراج التقارير المالية المطلوبة.
ولمزيد من المعلومات اقرأ: برنامج فاتورة إلكترونية
2. إدخال البيانات الأساسية
بعد الاشتراك في برنامج ﭬوم، بدأ أحمد بإدخال البيانات الأساسية، وتأكد من إدخال معلومات البائع بدقة، بما في ذلك اسم الشركة، العنوان، الرقم الضريبي، ومعلومات الاتصال، ثم انتقل إلى إدخال بيانات المشتري، مع التأكد من دقة التفاصيل لتجنب أي مشاكل لاحقًا.
3. وصف السلع أو الخدمات
الخطوة التالية كانت إدخال وصف دقيق للسلع أو الخدمات التي يقدمها أحمد، إذ قام بكتابة وصف لكل منتج أو خدمة، بما في ذلك الكميات والأسعار. هذا يساعد في تقديم صورة واضحة للمشتري عما يتلقاه وضمان الشفافية.
4. حساب الضريبة
استخدم أحمد برنامج ﭬوم لحساب الضريبة المضافة تلقائيًا، إذ يتيح البرنامج إدخال نسبة الضريبة المقررة، ويقوم بحساب المبلغ الإجمالي بما في ذلك الضريبة بدقة، وهذا يوفر الوقت ويضمن أن الحسابات دقيقة ومتوافقة مع القوانين الضريبية.
5. مراجعة الفاتورة
قبل إصدار الفاتورة، قام أحمد بمراجعتها بدقة للتأكد من صحة جميع المعلومات المدخلة، إذ قام بتدقيق كل تفصيلة، من معلومات البائع والمشتري إلى الأوصاف والأسعار وحساب الضريبة. هذا الخطوة حاسمة لتجنب الأخطاء وضمان أن الفاتورة تلبي جميع المتطلبات القانونية.
6. إصدار الفاتورة
بعد التأكد من صحة جميع البيانات، قام أحمد بإصدار الفاتورة. باستخدام برنامج ﭬوم، تمكن من إرسال الفاتورة إلكترونيًا إلى المشتري، إذ يتيح البرنامج أيضًا حفظ نسخة من الفاتورة في السجلات المحاسبية لضمان توفرها عند الحاجة.
ولمزيد من المعلومات حول كيفية إصدار فاتورة إلكترونية، اطلع على: طريقة عمل فاتورة إلكترونية
7. متابعة الفواتير والدفع
لم يتوقف أحمد عند إصدار الفاتورة فقط، بل استخدم ميزات ﭬوم لمتابعة حالة الفواتير والدفع، إذ يتيح البرنامج متابعة الفواتير المستحقة وإرسال تذكيرات للعملاء بالدفع، مما يساعد في تحسين التدفق النقدي وضمان استلام المدفوعات في الوقت المناسب.
إليك أبرز ميزات فوم المحاسبي في إعداد الفواتير الضريبية
تعرف فيما يأتي على ميزات برنامج ﭬوم المحاسبي التي ساعدت أحمد في إعداد الفواتير الضريبية:
- واجهة مستخدم سهلة: تصميم بديهي يسهل على المستخدمين من جميع المستويات التعامل مع البرنامج.
- توافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: البرنامج معتمد ويمكن استخدامه لإصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع المتطلبات القانونية.
- تقديم التقارير المالية: إمكانية استخراج تقارير مالية مفصلة تساعد على تحليل الأداء المالي واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
- إدارة المبيعات والمشتريات: تتبع وإدارة جميع المعاملات المالية بسهولة.
- التكامل السلس: إمكانية ربط النظام مع الأدوات الأخرى المستخدمة في إدارة الأعمال.
- الدعم الفني: الحصول على دعم فني سريع وفعال لحل أي مشاكل قد تواجهك.
برنامج ﭬوم هو الحل المثالي لأحمد وأي رائد أعمال يبحث عن طريقة فعالة ومضمونة لإدارة الفواتير الضريبية. بتبنيه هذا البرنامج، تمكن أحمد من تبسيط عملياته المالية وتحسين كفاءته، مما أتاح له التركيز على نمو أعماله وزيادة رضا عملائه، جربه مجانًا الآن لمدة 7 أيام.
اتبعها: نصائح لإعداد فاتورة ضريبية دقيقة
لا شك بأن إعداد فاتورة ضريبية دقيقة يساهم بشكل كبير في نجاح العمليات التجارية بين البائع والمشتري، ويضمن الشفافية والثقة المتبادلة، لذا يجب أن تحرص على إعداد فواتير ضريبية فعالة ودقيقة عبر اتباعك النصائح التالية:
- نظم البيانات المالية: احرص على تنظيم تلك البيانات بطريقة جذابة وسهلة القراءة.
- ضع تفاصيل واضحة للفاتورة: احرص عند إعداد الفاتورة الضريبية على توضيح جميع العناصر الخاصة بها دون نسيان أي منها، بحيث تظهر بشكل واضح وسهل الفهم، خاصة التفاصيل المتعلقة بالمبلغ الإجمالي للضرائب، وتفاصيل حساب الضرائب.
- تحقق من البيانات المدرجة: احرص على مراجعة الفاتورة والتحقق من صحة البيانات التي أدخلتها فيها، وعند اكتشاف أي أخطاء، احرص على تصحيحها على الفور لتجنب التأخير أو المشاكل الناتجة عنها.
- اختر نظام فوترة إلكتروني جيد: احرص على استخدام برنامج فوترة إلكتروني يتيح لك إمكانية التعديل على الفواتير الضريبية وتخصيصها، بالإضافة إلى إمكانية تحديث البيانات والأسعار وبقية التفاصيل الخاصة بالبائع والمشتري، وبالطبع فإن برنامج فوم المحاسبي يعد الخيار الأفضل لذلك.
تتبع الفواتير الضريبية: احرص على تتبع الفواتير والمستحقات الضريبية باستمرار، وذلك لضمان الامتثال للضراب وبالتالي تجنب المخالفات الضريبية، تعرف أكثر على تلك المخالفات وغراماتها عبر: غرامة الفاتورة الإلكترونية.
والآن، تعرف على كيفية الامتثال للمعايير الضريبية المتغيرة
لضمان الامتثال للمعايير الضريبية المتغيرة، قام أحمد باتباع عدة خطوات حاسمة:
1. مراجعة القوانين الضريبية بانتظام
أدرك أحمد أهمية البقاء على اطلاع دائم على أي تغييرات في القوانين الضريبية. لذا، قام بما يلي:
- الاشتراك في النشرات الإخبارية الضريبية: للحصول على تحديثات مستمرة حول التغييرات في اللوائح.
- التواصل مع مستشاري الضرائب: لضمان فهم دقيق لأي تغييرات قانونية وتأثيرها على نشاطه التجاري.
2. التدريب المستمر للموظفين
تأكد أحمد من أن فريقه على دراية كاملة بمتطلبات الفاتورة الضريبية الجديدة من خلال:
- تنظيم ورش عمل تدريبية: لتدريب الموظفين على كيفية إصدار الفواتير الضريبية والامتثال للمعايير.
- تحديث دليل السياسات والإجراءات: لضمان أن جميع الموظفين يتبعون نفس الإرشادات في إصدار الفواتير.
3. استخدام الحلول التقنية المتكاملة
تبنى أحمد حلولًا تقنية متكاملة لضمان الامتثال الكامل، بما في ذلك:
- برنامج ﭬوم المحاسبي: الذي يسهل إصدار الفواتير الإلكترونية وإدارتها، ويضمن الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- أنظمة إدارة الوثائق: لحفظ وأرشفة الفواتير بشكل آمن ومنظم.
ولمزيد من المعلومات حول الامتثال لمتطلبات الهيئة، اقرأ: دليلك الشامل للتوافق مع الفوترة الإلكترونية في السعودية
أمثلة على حالات عملية لإنشاء الفواتير الضريبية
إليك بعض الأمثلة العملية لإنشاء الفواتير الضريبية:
مثال 1: بيع منتجات عبر الإنترنت
- الحالة: قام أحمد ببيع مجموعة من الأدوات الإلكترونية عبر متجره الإلكتروني.
- الإجراءات:
- أنشأ فاتورة ضريبية تتضمن جميع تفاصيل المعاملة، بما في ذلك اسم المنتج، الكمية، السعر، ونسبة الضريبة المضافة.
- استخدم برنامج ﭬوم لإدخال البيانات وإصدار الفاتورة.
- أرسل الفاتورة إلكترونيًا إلى العميل.
مثال 2: تقديم خدمات استشارية
- الحالة: قدم أحمد خدمات استشارية لأحد عملائه.
- الإجراءات:
- أنشأ فاتورة ضريبية تتضمن وصفًا دقيقًا للخدمات المقدمة، عدد الساعات، سعر الساعة، ونسبة الضريبة المضافة.
- استخدم برنامج ﭬوم لحساب إجمالي المبلغ بدقة.
- أرسل الفاتورة إلى العميل عبر البريد الإلكتروني.
كيفية حساب الضريبة وتضمينها في أي فاتورة ضريبية باستخدام برنامج الإكسل
لحساب الضريبة وتضمينها في الفاتورة الضريبية باستخدام نموذج Excel، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
الخطوة 1: إعداد نموذج فاتورة ضريبية
- افتح Excel وأنشئ ورقة عمل جديدة.
- في الصفوف العلوية، قم بإنشاء عناوين للعمودين الأول والثاني. على سبيل المثال، يمكن أن تكون العنوان الأول “البند” والعنوان الثاني “المبلغ”.
الخطوة 2: إدخال البيانات
- ابدأ في إدخال بيانات الفاتورة في الأعمدة المناسبة. ضع في العمود الأول وصفاً لكل بند في الفاتورة، مثل اسم المنتج أو الخدمة.
- في العمود الثاني، أدخل المبلغ الخاص بكل بند.
الخطوة 3: حساب الضريبة
- في العمود الثالث، قم بإنشاء صيغة لحساب الضريبة. افترض أن الضريبة تساوي نسبة مئوية من المبلغ، على سبيل المثال 10٪. لذا، يمكنك استخدام الصيغة التالية لحساب الضريبة:
=B2 * 0.1
حيث B2 هو الخلية التي تحتوي على المبلغ للبند الأول، و0.1 هو النسبة المئوية للضريبة.
- اسحب الصيغة أسفل لتطبيقها على جميع البنود.
الخطوة 4: حساب المجموع النهائي
في العمود الثالث أيضاً، قم بإنشاء صيغة لحساب المجموع النهائي، والذي يتضمن المبلغ الأصلي ومبلغ الضريبة. يمكنك استخدام الصيغة التالية:
=B2 + C2
حيث B2 هو المبلغ الأصلي وC2 هو مبلغ الضريبة للبند الأول.
الخطوة 5: حساب إجمالي الفاتورة
أسفل العمود الثالث، قم بحساب إجمالي الفاتورة بجمع مجموع الأعمدة الثالثة لجميع البنود. يمكنك استخدام الصيغة التالية:
=SUM(C2:Cn)
حيث n هو الصف الأخير الذي تحتوي عليه الفاتورة.
الخطوة 6: إنشاء الفاتورة النهائية
قم بإضافة معلومات إضافية إلى الفاتورة مثل تاريخ الإصدار ورقم الفاتورة وأي معلومات ضرورية أخرى.
كيفية تحديد معدل الضريبة وحساب الضريبة على مبيعات منتجاتك أو خِدماتك تلقائياً
اتبع الخطوات التالية المطلوبة لذلك:
1. تحديد معدل الضريبة
قبل أن تبدأ بإصدار الفواتير، تأكد من معرفة معدل الضريبة الساري في منطقتك أو بلدك. قد يكون هناك معدلات مختلفة لأنواع مختلفة من السلع أو الخدمات.
2. استخدام النماذج الاحترافية
يمكنك استخدام نماذج احترافية للفواتير الضريبية المتاحة في السوق. تأكد من اختيار نموذج يمكنه حساب الضريبة تلقائياً استناداً إلى معدل الضريبة الذي تم تحديده.
3. الالتزام باللوائح الضريبية
تأكد من أنَّ أي برنامج أو نموذج تستخدمه يلتزم باللوائح الضريبية المحلية، وقد تكون هناك متطلبات خاصة بشأن تصميم ومحتوى الفواتير الضريبية.
4. المراجعة والتحقق
قبل إرسال أو تقديم الفواتير الضريبية إلى العملاء أو السلطات الضريبية، تأكد من مراجعتها بعناية للتحقق من دقة حسابات الضريبة.
بنقرة واحدة: تحميل نموذج فاتورة ضريبية
تصدر الفاتورة الضريبية عادة بين منشأة ومنشأة، وقد أصدرت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية تعليمات بشأن استخدام نظام الفوترة الإلكترونية بدلًا من استخدام الفواتير الورقية التقليدية، وهو ما ترتب عليه إضافة متطلبات أخرى في الفواتير الإلكترونية مقارنة بالتقليدية، ويمكنك تحميل نموذج فاتورة ضريبية عبر الرابط التالي:
وفيما يأتي صورة توضح الشكل العام لنموذج الفاتورة الضريبية الإلكترونية:
كيف يمكنك تخصيص الفواتير الضريبية لمنشأتك بما يتناسب مع احتياجاتها؟
تخصيص الفاتورة الضريبية لمنشأتك يعتمد على احتياجات ومتطلبات منشأتك الخاصة. هنا بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتخصيص الفاتورة بحيث تلبي احتياجات منشأتك:
1. تضمين اسم ومعلومات المنشأة
ضع اسم منشأتك وشعارها، وقد تحتاج إلى تضمين معلومات الاتصال بالشركة، مثل العنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
2. إضافة معلومات العميل
خصص مساحة لإدخال معلومات العميل، مثل اسمه وعنوانه.،قود تحتاج إلى تخصيص حقل لرقم الفاتورة وتاريخ الإصدار.
3. إضافة تفاصيل البنود
أضف جدولاً يحتوي على تفاصيل البنود المباعة أو الخدمات المقدمة، مثل اسم المنتج أو الخدمة والكمية والسعر للوحدة والمبلغ الإجمالي لكل بند.
4. حساب المجموع
أضف عموداً لحساب إجمالي المبلغ الذي يجب دفعه دون الضريبة، وقم بإضافة عمود لحساب إجمالي المبلغ مع الضريبة.
5. تضمين نسبة الضريبة
ضع نسبة الضريبة المطبقة في المنطقة أو البلد الذي تعمل فيه منشأتك، وتأكد من تضمين هذه النسبة في حسابات الضرائب على الفاتورة.
6. حساب إجمالي الفاتورة
حسب القوانين المحلية، قد تحتاج إلى تضمين إجمالي المبلغ المطلوب دفعه بما في ذلك الضرائب، ويمكنك تخصيص هذا الجزء بشكل يتناسب مع العرف القانوني في منطقتك.
7. إضافة معلومات إضافية
قد تحتاج إلى مساحة لتضمين معلومات إضافية مثل شروط الدفع وفترة السداد، ويمكنك أيضاً تضمين معلومات إضافية حول سياسة الضمان أو سياسة الإرجاع إذا كانت ذلك ضرورياً.
8. تصميم الفاتورة حسب الهوية البصرية لمنشأتك
قد ترغب في تخصيص تصميم الفاتورة ليتناسب مع هوية علامتك التجارية؛ لذا استخدم ألواناً وخطوطاً وشعارات تعكس الهوية البصرية لمنشأتك.
تعرف عليه: نظام الفوترة الإلكترونية لإصدار نموذج الفاتورة الضريبية
كما ذكرنا سابقًا، فإن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية أصدرت نظام الفوترة الإلكترونية، والذي يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير الورقية التقليدية إلى عملية إلكترونية، بحيث تسمح للبائعين والمشترين بتبادل الفواتير بصيغة إلكترونية منظمة وفق تنسيق إلكتروني متكامل، وقد طبقت هذا النظام على مرحلتين، وكان لكل منهما متطلبات معينة، تعرف عليها فيما يأتي:
متطلبات المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ)
بدأ تطبيق المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية (وهي مرحلة الإصدار والحفظ) اعتبارًا من 4 ديسمبر لعام 2021م، بحيث فرض على المكلفين مجموعة من المتطلبات وأبرزها:
- استخدام نظام فوترة إلكتروني، وعدم إصدار الفواتير اليدوية، بحيث يجب أن يتوافق مع معايير الفوترة الإلكترونية الخاصة بالهيئة وهي:
- قدرة نظام الفوترة على إنشاء رمز الاستجابة السريعة.
- ألا يحتوي النظام على الخصائص التي حظرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وهي؛ الوصول غير المقيد، والتلاعب بالفواتير الإلكترونية، بالإضافة إلى السماح بإنشاء أكثر من تسلسل واحد من الفواتير.
- إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا.
- التحقق من توفر العناصر الإضافية المطلوبة في الفاتورة الضريبية، وهي؛ عنوان الفاتورة، والرقم التسلسلي لها.
متطلبات المرحلة الثانية (الربط والتكامل)
بدأ تنفيذ المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية اعتبارًا من 1 يناير لعام 2023م، وقد عرفت باسم مرحلة الربط والتكامل، بحيث تربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وهي منصة فاتورة، بحيث تصدر الفواتير الإلكترونية النشأة بالصيغة المطلوبة، ومن أبرز متطلبات تلك المرحلة:
- استخدام نظام فوترة إلكتروني بحيث تتوافر فيه الشروط التالية:
- إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها بصيغة (XML) أو (PDF/A-3 متضمنة صيغة XML) ، بحيث تتضمن جميع الحقول المطلوبة.
- توافق نظام الفوترة الإلكتروني مع متطلبات الهيئة بما فيها قدرته على الاتصال بالإنترنت.
- مشاركة الفواتير المنشأة مع منصة فاتورة.
وللمزيد من المعلومات حول تلك المتطلبات اقرأ: متطلبات الفوترة الإلكترونية
إليك طريقة استخدام نموذج الفاتورة الضريبية
يمكنك استخدام نموذج الفاتورة الضريبية وفقًا لمتطلبات المرحلة الأولى والثانية من نظام الفوترة الإلكتروني الذي أصدرته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك باتباع الخطوات التالية:
في البداية عليك إصدار الفاتورة الضريبية بعد إشعار الهيئة لك بالبدء بمرحلة الربط والتكامل، وذلك عبر الدخول على موقع الهيئة (بالنقر هنا).
اضغط على خيار (الفوترة الإلكترونية).
اضغط على خيار (منصة فاتورة).
ستظهر لك البوابة الخاصة بتسجيل الدخول، سجل دخولك إليها باستخدام الرقم المميز أو البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى كلمة المرور.
- اضغط على أيقونة (منصة فاتورة).
- اضغط على خيار (تهيئة حل الفوترة الإلكترونية).
- أصدر كلمة المرور الخاصة بك لمرة واحدة، وأدخلها مرة أخرى في بوابة التقنيات الخاصة بمنشأتك.
- ابدأ بإصدار الفواتير التي تريدها، واحصل على نموذج فاتورة ضريبية، بحيث تتضمن جميع العناصر المطلوبة.
- عبئ البيانات المطلوبة في الفاتورة الضريبية، كالعنوان، والرقم التسلسلي، ومعلومات البائع والمشتري وغيرها من العناصر.
- شارك الفاتورة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك عبر الربط الإلكتروني من خلال منصة فاتورة، وذلك لتعتمدها وتعيد إرسالها إليك بعد الاعتماد الإلكتروني.
- شارك الفاتورة الإلكترونية التي اعتمدتها لك الهيئة مع المنشأة الأخرى بحيث تكون بصيغة قابلة للقراءة.
- احفظ الفاتورة إلكترونيًا لاستخدامها عند الحاجة.
تعرف على المخاطر الشائعة المتعلقة بإصدار الفواتير الضريبية في المملكة
على الرغم من المبادئ التوجيهية الواضحة التي قدمتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فإنَّ المنشآت قد تواجه بعض التحديات في استكمال جميع شروط الفاتورة الضريبية، ويمكن أن تؤدي مثل هكذا أمور إلى تشديد عمليات التدقيق الضريبي، والتي قد تصل إلى فرض عقوبات مالية وتنظيمية في نهاية المطاف.
وفيما يلي بعض المشكلات الأكثر شيوعًا:
غياب بعض المعلومات الإلزامية
يعد الفشل في تضمين جميع المعلومات المطلوبة في الفواتير سببًا رئيسًا لمشاكل عدم الامتثال، مثل – من جملة أمور أخرى – عدم تضمين رقْم تسلسلي صحيح للفاتورة، أو أن تكون معلومات المشتري مغلوطة، أو أن يكون رمز الاستجابة السريع QR غير متوافق مع اشتراطات الهيئة.
الحل
إنشاء قائمة مرجعية بالمعلومات الإلزامية للفاتورة، والتأكد من مراجعة جميع الفواتير بعناية قبل إصدارها، ويمكن في هذا الصدد استخدام قوالب أو برامج تعمل على أتمتة هذه العملية، ومع العمل على استكمال أي معلومات مفقودة.
حساب ضريبة القيمة المضافة بطريقة غير صحيحة
غالبًا ما تؤدي الأخطاء في حساب ضريبة القيمة المضافة إلى دفع مبالغ ضرائب بشكل أقل أو أكثر من المبالغ المطلوبة، مما قد يؤدي بدوره إلى حدوث نزاعات مع المشترين، وإصدار تقارير مالية غير دقيقة، وفرض عقوبات من الجهات المعنية.
الحل
تنفيذ عملية حسابية صارمة لضريبة القيمة المضافة، باستخدام جداول بيانات أو برامج محاسبية معتمدة، وتدريب الموظفين على حساب ضريبة القيمة المضافة، ومراجعة بيانات الفاتورة بانتظام بحثًا عن أي أخطاء بشرية تكون قد حدثت في أثناء إدخال البيانات.
التأخر في إصدار الفواتير
قد يتسبب التأخر في إصدار الفواتير في حدوث مشكلات لكل من المنشآت وعملائها؛ إذ قد يواجه العملاء صعوبة في تتبع المدفوعات، وقد تفوُّت المنشآت التخفيضات الضريبية التي قد تُمنح لها.
الحل
وضع إجراءات واضحة لإصدار الفواتير، وأتمتة العملية كلما أمكن ذلك لضمان إنشاء الفواتير في الوقت المناسب.
الفشل في معالجة النزاعات بشأن الفواتير
في حالة وجود تناقضات أو نزاعات في الفاتورة، يجب على المنشآت التحقق من المشكلة على الفور وحلها؛ فقد يؤدي عدم القيام بذلك إلى تأخير الدفع وحدوث تبعات قانونية محتملة.
الحل
وضع إجراءات واضحة لتسوية المنازعات، والتواصل بشكل فعال مع العملاء لمعالجة المخاوف وتقديم الحلول في الوقت المناسب.
الفشل في تخزين الفواتير
يعد الاحتفاظ بالفواتير والسجلات التابعة لها أمرًا بالغ الأهمية لأغراض الامتثال والتدقيق الضريبي؛ إذ يُفرض على المنشآت الاحتفاظ بنُسخ من هذه البيانات والوثائق لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
الحل
تنفيذ نهج منظم لتخزين الفواتير عبر استخدام حلول التخزين السحابية، أو أنظمة حفظ المِلفات المادية لضمان سهولة الوصول إلى الفواتير وحمايتها.
عوائق اللغة
قد تواجه المنشآت التي تتعامل مع عملاء خارجيين تحديات لغوية في إصدار الفواتير؛ وهذا ما قد يؤدي إلى حدوث خطأ في تفسير هذه الفواتير.
الحل
توفير ترجمة دقيقة للفواتير الخاصة بالمعاملات المالية بين منشأة ومنشأة أُخرى B2B؛ إما من خلال استخدام أدوات الترجمة، وإما بالاستعانة بمترجم محترف، أو استخدام برنامج محاسبي مُعتمد يدعم أكثر من لغة.
نقص التدريب والمعرفة
قد يساهم عدم كفاية التدريب والوعي لدى الموظفين في حدوث أخطاء متعلقة بإصدار الفواتير أو إدخال بياناتها بالدقة اللازمة.
الحل
تقديم دورات تدريبية منتظمة حول لوائح ضريبة القيمة المضافة ومتطلبات الفواتير الضريبية.
عدم الاطلاع على آخر التغييرات
تخضع لوائح ضريبة القيمة المضافة وشروط إصدار الفواتير الضريبية لتغييرات متكررة؛ لذا يجب أن تظل المنشآت على اطلاع دائم بها، وأن تعدل في عملياتها وفقًا لذلك لتجنب حالات عدم الامتثال.
الحل
مراقبة آخر أخبار الهيئة وإرشاداتها بانتظام، عن طريق الاشتراك في نشراتها الإخبارية أو الإشعارات التي ترسلها لتلقي التحديثات في الوقت المناسب، مع طلب المشورة المهنية إذا ما كان هنالك من حاجة إلى مساعدة في تفسير اللوائح الجديدة أو تنفيذها.
ملحوظة: كانت هذه بعض أهم المشكلات التي قد تحدث عند إصدار فاتورة ضريبية. ورغم أنَّنا قد قدمنا بعض الاقتراحات لتلافي الوقوع فيها، فيجب التنويه إلى أنَّ اعتماد حل محاسبي سحابي مثل فوم، يجنِّب المنشآت مخاطر الوقوع في معظمها، إن لم يكن جميعها، جربه الآن مجانًا وتمتع بتجربة محاسبية متكاملة.
كيف يمكنك استخدام الفاتورة الضريبية في الحد من عمليات التهرب الضريبي؟
يمكن استخدام الفاتورة الضريبية كأداة فعالة في الحد من عمليات التهرب الضريبي عبر الطرق التالية:
- توثيق العمليات التجارية: الفاتورة الضريبية توثق بشكل دقيق العمليات التجارية والمعاملات المالية التي تتم. هذا يجعل من الصعب على الأفراد والشركات تجاوز الضرائب أو تقديم معلومات غير صحيحة للسلطات الضريبية.
- تحديد الضرائب المستحقة بدقة: عبر تضمين تفاصيل دقيقة في الفاتورة الضريبية، يمكن للسلطات الضريبية تحديد الضرائب المستحقة بدقة. هذا يسهم في تقليل فرص التهرب الضريبي.
- استخدامها كدليل قانوني: قوانين الضرائب تعاقب التهرب الضريبي بعقوبات قانونية، وبوجود الفواتير الضريبية، يمكن للسلطات الضريبية استخدامها كدليل قانوني لمتابعة ومعاقبة المخالفين.
- التدقيق والمراجعة: الفواتير الضريبية تسهل عمليات التدقيق والمراجعة التي تقوم بها السلطات الضريبية. يمكن استخدامها كأداة للتحقق من صحة الإقرارات الضريبية المقدمة.
وقد جهزنا لك دليلًا تفصيليًا حول كل ما يخص الفوترة الإلكترونية، (انقر هنا) للاطلاع عليه والاستفادة من محتواه في تطبيق الفوترة الإلكترونية في منشأتك.
إليك إجابتها: أكثر الأسئلة شيوعًا حول الفاتورة الضريبية
هل هناك استثناءات من إصدار فواتير ضريبية؟
نعم، هناك استثناءات من إصدار فواتير ضريبية. على سبيل المثال، عندما تكون الإيرادات أقل من القيمة التي تستوجب الخضوع إلى ضريبة القيمة المضافة.
هل يجب الاحتفاظ بنسخ من الفواتير الضريبية لفترة معينة؟
نعم. يجب الاحتفاظ بجميع الفواتير والدفاتر والسجلات والمستندات الضريبية ذات الصلة لمدة لا تقل عن 6 أعوام.
ما هي عواقب عدم الالتزام بشروط الفواتير الضريبية في المملكة؟
تختلف العقوبات والغرامات حسب كل حالة، على سبيل المثال لا الحصر:
- يعاقب كل مخالِف غير مسجل يقوم بإصدار فاتورة ضريبية بغرامة لا تتجاوز (100,000) مئة ألف ريال، وذلك دون الإخلال بأي عقوبة أشد ينص عليها أي نظام آخر.
- في حالة عدم حفظ الفواتير الضريبية والدفاتر والسجلات والمستندات المحاسبية خلال المدة النظامية، يعاقب المخالف بغرامة لا تزيد على (50,000) خمسين ألف ريال.
- في حالة تقديم مستندات أو إقرارات أو سجلات أو معلومات غير صحيحة أو مزورة بقصد التهرب من سداد الضريبة المستحقة أو تخفيض قيمتها أو استردادها دون وجه حق؛ عندئذٍ يُعاقب المخالِف بغرامة لا تقل عن قيمة الضريبة المستحقة، ولا تزيد على ثلاثة أمثال قيمة السلع أو الخدمات محل التهرب.
هل يُلبي برنامج فوم جميع شروط الفاتورة الضريبية؟
نعم؛ فبرنامج فوم برنامج سحابي معتمد من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)؛ لذا ستتمكن من خلاله بكل سهولة من إنشاء فواتير ضريبية تلتزم بجميع الاشتراطات والمتطلبات التي وضعتها الهيئة، مع إمكانية حفظها وتخزينها والوصول إليها وقت الحاجة.
كيف يمكنني إنشاء فاتورة ضريبية من خلال برنامج فوم؟
يُمكِّنك فوم من إصدار فواتير ضريبية معتمدة من قبل الهيئة، ومطابقة للشروط والمواصفات التي حددتها لك من خلال اتباع الخطوات التالية:
- سجل دخولك إلى ڤوم، وبعدها حدد نوع الفاتورة المقصودة (فاتورة ضريبية).
- والآن، اضغط على خِيار “فواتير المبيعات” من قائمة “المبيعات”، ليتم تحويلك إلى الصفحة التالية، ثم اضغط على خيار إضافة (+).
- بعدها مباشرة، سيجري تحويلك إلى صفحة مفصلة تضع فيها جميع المعلومات التي يجب توفرها في الفاتورة، بما يتطابق مع شروط الهيئة.
4. عند الانتهاء، قم بحفظ الفاتورة وإرسالها.
ما هو الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة العادية؟
تستخدم الفاتورة العادية لتوثيق التفاصيل المالية للمعاملات التجارية، بحيث لا يكون فيها ضريبة محددة، كما أنها تتميز بمرونة الاستخدام في المعاملات اليومية، أما الفاتورة الضريبية فإنها تتضمن ضريبة محددة وفقًا للقوانين الضريبية المعمول فيها في الدولة، وهي خاصة بالضريبة المطبقة على المبلغ المالي في الفاتورة.
كيف أحسب نسبة الضريبة من مبلغ؟
بإمكانك حساب نسبة الضريبة من مبلغ معين عبر تطبيق المعادلة التالية:
قيمة الضريبة = المبلغ الإجمالي – المبلغ الإجمالي / (1+نسبة ضريبة القيمة المضافة)، فعلى سبيل المثال، إذا كان المبلغ الإجمالي= 1500 ريال، ونسبة ضريبة القيمة المضافة= 5%، فإن قيمة الضريبة= 1500 – 1500/(1+0.05)= 71.4 ريال سعودي.
كيف أتأكد من صحة فاتورة ضريبية؟
يمكنك التحقق من صحة الفاتورة الضريبية عبر مسح رمز الاستجابة السريعة الموجود على الفاتورة باستخدام التطبيق الخاص بضريبة القيمة المضافة الذي أنشأته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
متى تستحق الفاتورة الضريبية؟
يحتسب تاريخ استحقاق الضريبة في حال إصدار الفاتورة الضريبية أو استلام دفعة مقدمة في التاريخ الذي يسبق مرحلة التوريد (توفير سلع أو خدمات باستمرار خلال فترة زمنية محددة)، وبالتالي يصبح تاريخ الدفعة المقدمة أو تاريخ إصدار الفاتورة الضريبية هو تاريخ استحقاق الضريبة.
هل الفاتورة الضريبية إلزامية؟
نعم تعد الفاتورة الضريبية إلزامية للجهات الخاضعة للضرائب، بحيث يتوجب عليهم إصدارها وتسليمها إلى الطرف الآخر في المعاملات التجارية.
الخلاصة
والآن بعد أن تعرفت على كل ما يخص الفاتورة الضريبية في السعودية، وكيفية إعداد فاتورة ضريبية بسهولة، لا بد أن تعلم بأن الفواتير الإلكترونية لم تعد خيارًا في الوقت الحالي، وإنما هي التزامًا قانونيًافرضته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لضمان الشفافية والحد من التهرب الضريبي.
ولا شك بأنك تبحث عن برنامج محاسبي يساعدك على إصدار فواتير ضريبية إلكترونية متوافقة مع متطلبات الهيئة، وإرسالها لها عبر الربط المباشر مع منصة فاتورة، مع الحفاظ على أمان بياناتك وخصوصية فواتيرك، وستجد كل ذلك وأكثر لدى برنامج فوم المحاسبي السحابي الذي يعد نظامًا محاسبيًا متكاملًا سيقدم لك كل ما تحتاجه فيما يتعلق بالعمليات المحاسبية، جرب فوم مجانًا الآن دون الحاجة لإدخال معلومات بطاقتك الائتمانية، واضمن الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة.
