برامج محاسبة: تعلم كيف تختار البرنامج المناسب في خطوات بسيطة

لم تعد برامج محاسبة شيئًا جديدًا اليوم، لكن كثرتها في السوق هو ما يدفع أصحاب القرار إلى الحيرة والقلق. لعلك تبحث حاليًّا عن أفضل برنامج محاسبة مناسب لك لكن تشعب الحلول المتاحة يجعل قرار اختيار البرنامج المناسب أمرًا صعبًا، ونحن في ڤوم نتفهم ذلك. لذا أعددنا هذه المقالة لتمد يد العون لك لتحدد في ثقة برنامج المحاسبة الأنسب لك من بين مئات برامج المحاسبة في السوق، وفقًا لظروف منشأتك وحالتها.  

ما هي برامج المحاسبة؟

برامج المحاسبة هي أنظمة تكنولوجية تعمل على تسهيل مهام المحاسب اليومية من تقييد وتخزين وتبويب وتسجيل القيود والبيانات المالية في نظام رقْمي مرن يُسعف في القضاء على معضلة الورقة والقلم أو قوالب الإكسل.  تشمل هذه الأنظمة برامج محاسبية للشركات بمختلف أنواعها والتي تساعد على تنفيذ مهام قسم المالية والمحاسبة بكفاءة عالية.

تنويه: يساعد ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأكثر فعالية في المملكة العربية السعودية بشهادة مئات العملاء) المنشآت الصغيرة والمتوسطة على تسهيل وأتمتة عملية المحاسبة بالكامل في دقائق معدودات. بل إننا خصصنا اشتراكًا خاصًّا بالشركات الناشئة والصغيرة به خصم 90٪ على كل الباقات لمدة 6 أشهر. أدِر محاسبتك في حرفية عالية وبأقل التكاليف الآن.

 

لا يكفي أن نعرف ماهية برامج المحاسبة فقط بل يجب أن نعرف مهامها حتى نكون على بينة من أمرنا.

ما هي مهام برامج المحاسبة؟

لنتفق أولا في أن جوهر برامج محاسبة الشركات يتمثل في تسهيل عملية المحاسبة إلى حد كبير، إذ إنك تستطيع بصفتك رائد أعمال أو مديرًا تنفيذيًّا لشركة صغيرة أو متوسطة أن تدير عملية المحاسبة بالكامل من البرنامج دون الحاجة إلى أي محاسب مبدئيًّا. وذلك لأن البرامج المحاسبية توفر لك كل ما تحتاج إليه. تأمل المهام التالية التي توفرها لك برامج المحاسبة:

• القدرة على تقييد البيانات المالية (القيود) يدويًّا أو تلقائيًّا على النظام.
• الحصول على السجلات المالية المطلوبة من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
• القدرة على إصدار كل من فواتير المبيعات والمصروفات.
• عمل جميع الأعمال المحاسبية الأساسية تقريبًا.
• إنشاء التقارير المالية بما فيها: بيان الربح والخسارة، وبيان التدفقات النقدية، والميزانية العمومية.
• تدقيق الضرائب ومراجعتها والتوافق معها في يسر شديد. إعداد شجرة الحسابات.
• إنشاء وإصدار الفواتير ومتابعة حالتها.

 

والحق أن تلكم هي أهم المهام التي قد تحتاج إليها لإدارة أموالك سواء أكنت تمتلك محاسبًا أو لا، وهذا يتوفر مسبقًا في برامج المحاسبة السحابية تحديدًا. يوفر ڤوم (وهو برنامج محاسبة سحابي تستخدمه مئات الشركات في السعودية) نظامًا محاسبيًا مرنًا للغاية، وسهلاً في الاستخدام، وفعالاً في الأداء، هذا فضلاً عن سعره الاقتصادي جدًّا. جربه مجانًا لمدة 7 أيام واحكم بنفسك.

 

على الرغم من التوضيحات السابقة، فإن السؤال التالي دائمًا ما نسأله أنفسنا: ما دام المحاسب يقدم نفس ما تقدمه برامج المحاسبة، فما أهمية برامج المحاسبة إذن؟ 

أهمية برامج المحاسبة

من باب التوضيح وقبل الولوج رأسًا في الموضوع، يجب أن ندرك أن المحاسب عضو مهم في أي شركة ووجوده ضروري، ولا يوجد أي وجه مقارنة بين المحاسب وبرامج المحاسبة، لكن برامج المحاسبة وُجِدت لسببين:

1. الأول: أن تساعد الشركات الناشئة التي لا تمتلك السيولة النقدية الكافية لتوظيف محاسب محترف.
2. والثاني: لتساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة ممن تمتلك محاسبًا في تسهيل مهامه وتخزين البيانات المالية في أمان بعيدًا عن مِلفات الإكسل التي يصعب مراجعتها، أو نظام الورقة والقلم الذي يتعرض دوريًّا للتلف أو الفقدان.

أما عن أهمية برامج المحاسبة فهي مهمة جدًّا، وإليك الأسباب:

العمل بذكاء عبر توفير عنصري الوقت والجهد

الإنسان عدو لدود للملل، ومن مسببات الملل الروتين اليومي المعتاد، لكن بفضل برامج المحاسبة فإن معظم المهام المتكررة يجري أتمتتها من خلال هذا النظام فضلا عن سرعة الموضوع، أي أنها توفر لك حرفيًّا عنصرَي الوقت والجهد. وهذا التوفير له فوائد مالية كثيرة، منها عدم الحاجة إلى زيادة موظف جديد أو شراء أطنان من الورق، وهي فوائد حقيقية ستلمسها.

عائد من الاستثمار واضح جدًّا 

الاستثمار في برنامج محاسبة ليس خسارة إطلاقًا، بل هو استثمار حقيقي وستجني ثماره مع مرور الوقت. من أهم ثمار هذا الاستثمار هو قدرتك على رؤية الحالة العامة لمنشأتك ماليًّا ببضع ضغطات، دون الحاجة إلى طلب تقارير أو الانتظار لاجتماعات دورية، إذ تستطيع من خلال برنامج المحاسبة السحابي أن ترى بوضوح حجم أرباحك وخسائرك وتدفق شركتك النقدي، وضرائبك وحالة مخزونك.

زيادة الإنتاجية والكفاءة في بيئة العمل 

ينقل التدريب على برامج المحاسبة موظفيك إلى مستوى أكثر احترافًا، مما يفتح الباب للإبداع والإدارة الجيدة والاستخدام الأمثل للموارد المتاحة. يساعدك برنامج المحاسبة على تحليل بياناتك بأفضل طريقة ممكنة للوصول إلى التقارير والمعلومات التي تفيد عملية الإنتاج والتسويق الخاصة بك بطريقة مذهلة، بالاعتماد على العنصر البشري نفسه.

 تدارك الأخطاء في يسر شديد

مع وجود جميع مِلفاتك في مكان واحد وسرعة الوصول إليها، لا يمكنك رؤية الأخطاء فحسب، بل يمكنك أيضًا تجنبها في المقام الأول أو تصحيحها عند حدوثها دون بذل الكثير من الجهد في البحث في المستندات الورقية.

بياناتك في أمان شديد

بسبب كثرة أجهزة الكمبيوتر المحمولة، وانتقال أنظمة العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر، تُفقَد الكثير من البيانات المهمة للغاية، كفقد الإشارة إلى بيانات السنوات السابقة لتحليلها واستنباطها. بسبب قدرتك على تفصيل الميزانيات والتقارير التي يجري توفيرها بواسطة نظام ERP السحابي، تضمن أن النسخ الاحتياطية الخاصة بك ستوفر لك المال في عملك.

إنشاء ارتباط بين جميع العمليات المحاسبية

ونتيجة لهذا الارتباط، تتأثر الإدخالات المسجلة في مخطط الحسابات تلقائيًّا، ويجري تحويل فواتير الشراء إلى النفقات، وما إلى ذلك، مما يجعل حساباتك أكثر قيمة وسلاسة.

تبسيط مهام الرقابة المحاسبية

الرقابة المحاسبية هي وظيفة مستقلة يؤديها محاسبون ذوو خبرة باسم المراجعة وتسهيلها، لضمان الأداء الدقيق والمستمر لضمان صحة العمليات المحاسبية وعدم العبث بها.

الوصول إلى القوائم المالية في أي وقت

البيانات المالية هي الغرض من المحاسبة المالية وهي ملخص عام للأنشطة العامة للمؤسسة لتقييم وضعها المالي، قبل أن تكون التقارير اليومية والنهائية أدوات للتحليل. بمساعدة برامج المحاسبة تستطيع الوصول إلى القوائم المالية التي يمكنك مراجعتها دون أي متاعب أو جهد متاح على الفور للإدراج والإبلاغ.

القدرة على ربط برنامج المحاسبة مع نظام نقاط البيع خاصتك 

يمكن أن يكون نظام نقاط البيع مستقلّاً ومتكاملاً مع برامج المحاسبة، أو يكون جزءًا من النظام. نقطة البيع أو الكاشير مفيدة في تجارة التجزئة في السوبر ماركت. نقطة البيع متصلة بقارئ الباركود لإصدار إيصالات الدفع في الوقت الفعلي.

تطوير التجارة الإلكترونية 

من الشائع ربط برامج المحاسبة بمواقع التجارة الإلكترونية، مما يوفر الكثير من المتاعب على التجار، بل ويسهل عليهم إجراء الحسابات المحاسبية على البرنامج دون اللجوء إلى المحاسبة.

نظام محاسبة مخصص حسب مجال العمل

الجميل بحق في برامج المحاسبة هو قدرتها العالية في التخصيص، أي أنها قابلة للاستخدام في أكثر من قطاع، فإذا كنت تدير متجرًا إلكترونيًّا حصرًا فستجد في برامج المحاسبة ما يهم نموذج عملك، ونفس الشيء إذا كنت تدير مطعمًا، وهكذا.

 

تنويه: يساعد ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأكثر فعالية في المملكة العربية السعودية بشهادة مئات العملاء) المنشآت الصغيرة والمتوسطة على تسهيل وأتمتة عملية المحاسبة بالكامل في دقائق معدودات. بل إننا خصصنا اشتراكًا خاصًّا بالشركات الناشئة والصغيرة به خصم 90٪ على كل الباقات لمدة 6 أشهر. أدِر محاسبتك في حرفية عالية وبأقل التكاليف الآن.

 

لكن لا بدّ أنك ما زلت تفكر في ميزات وعيوب برامج المحاسبة قبل أن تختار البرنامج المناسب، لا تقلق؛ ستجد ما تريد في الفقرة التالية.

ما هي مزايا وعيوب البرامج المحاسبية؟

برامج المحاسبة هي كأي شيء آخر، لها ميزات وعيوب، وسنقدم لك هنا بكل موضوعية جميع المميزات والعيوب.

مزايا البرامج المحاسبية

يجب أن تدرك أن كل برنامج محاسبة سحابي يختلف عن الآخر في قوته ونظامه وقدراته، لكن نستطيع أن نخلص إلى عدد من المزايا المشتركة في معظم البرامج المحاسبية:

• القدرة على اختيار صيغة بياناتك المالية سواء أكانت الإكسل أو غيره.
• توفير صورة كاملة حول حالة العملاء من ناحية حالة الفواتير والمشتريات والمبيعات.
• احترام الإجراءات الضريبية التي تفرضها عليك حكومة البلد الذي تنشط فيه.
• المرونة العالية في تنويع طرق الدفع المقدمة للعملاء.
• الربط مع مختلف أجهزة نقاط البيع والأدوات مثل Zapier.
• أمان البيانات وعدم تعرضها للتلف لكونها مخزنة سحابيًّا (على الإنترنت).

عيوب البرامج المحاسبية

قبل أن تقرر الاستثمار في برنامج محاسبة بعينه، احرص على مراجعة العيوب التالية:

• التكلفة الباهظة، بعض برامج المحاسبة تطلب سعرًا عاليًا نظير الحصول عليها.
• الاعتماد الكلي على الإنترنت. 
• سوء بيانات الفروع، كأن تعاني من ربط فروعك وضبط بيانات كل فرع على حدة. فبعض البرامج المحاسبية تجعل من عملية الربط أمرًا صعبًا، دع عنك مراجعة أداء كل فرع على حدة.
• سيرفرات ضعيفة، وهذه نقطة جوهرية؛ فلكثرة العملاء الذين يستخدمون البرنامج يسبب هذا ضغطًا على السيرفر ينجم عنه بطء شديد في أداء البرنامج.

 

تلكم هي أهم مزايا وعيوب البرامج المحاسبية. أما عن أنواعها، فذاك موضوع الفقرة التالية.

 

أنواع برامج المحاسبة

تتعدد أنواع برامج المحاسبة التي يمكن للشركات استخدامها بناءً على احتياجاتها وحجمها ومتطلباتها المالية. فيما يلي نظرة عامة على بعض الأنواع الرئيسية لبرامج المحاسبة:

1. برامج المحاسبة المكتبية (Desktop Accounting Software):

هذه البرامج تُثبت على أجهزة الكمبيوتر المكتبية وتُستخدم لإدارة الشؤون المالية داخليًا دون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت. تعتبر مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تفضل الحفاظ على بياناتها داخل المؤسسة.

2. برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting Software):

هذه البرامج تعتمد على تقنية السحابة وتتيح الوصول إلى البيانات المالية من أي مكان وفي أي وقت باستخدام الإنترنت. توفر هذه البرامج مرونة أكبر في الإدارة المالية وتحديثات مستمرة، وهي مثالية للشركات التي تحتاج إلى تعاون متعدد المواقع أو فرق عمل متنقلة.

3. برامج المحاسبة المجانية (Free Accounting Software):

توجد بعض البرامج المجانية التي توفر ميزات أساسية لإدارة الشؤون المالية، مثل الفواتير وتتبع النفقات. هذه البرامج تناسب الشركات الناشئة أو الصغيرة التي لديها ميزانية محدودة ولا تحتاج إلى ميزات متقدمة.

4. برامج المحاسبة المتكاملة (Integrated Accounting Software):

تتضمن هذه البرامج ميزات متكاملة تربط بين المحاسبة وعمليات أخرى داخل الشركة مثل المبيعات، والمخزون، وإدارة المشاريع. تساعد في تحقيق تكامل سلس بين مختلف الأنشطة التجارية وتوفير رؤية شاملة للأداء المالي.

5. برامج المحاسبة المتخصصة (Specialized Accounting Software):

تم تصميم هذه البرامج لتلبية احتياجات صناعات معينة، مثل البرامج المحاسبية للمقاولات، أو الرعاية الصحية، أو الجمعيات غير الربحية. توفر هذه البرامج ميزات مخصصة تتناسب مع متطلبات الصناعة الخاصة.

6. برامج المحاسبة للمؤسسات الكبيرة (Enterprise Accounting Software):

تُستخدم هذه البرامج من قبل الشركات الكبيرة وتوفر حلولاً شاملة ومعقدة تتضمن إدارة الشؤون المالية، والموارد البشرية، وسلسلة الإمداد. تتطلب هذه البرامج استثمارًا كبيرًا وتكاملًا مع أنظمة أخرى داخل المؤسسة.

7. برامج المحاسبة المفتوحة المصدر (Open Source Accounting Software):

هذه البرامج توفر شفافية كاملة في الكود المصدري وتتيح للشركات تخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجاتها الخاصة. تناسب الشركات التي لديها فرق تقنية قادرة على التعديل والتخصيص.

8. برامج المحاسبة القابلة للتخصيص (Customizable Accounting Software):

تسمح هذه البرامج بالتعديل والتخصيص لتلبية احتياجات محددة للشركة. يتم تصميم هذه البرامج بحيث يمكنها التكيف مع العمليات الفريدة لكل شركة، مما يوفر مرونة كبيرة في الإدارة المالية.

للاستزادة اقرأ المقالة التالية: مقارنة بين أفضل البرامج المحاسبية في السعودية وكيف تحدد أنسبها لك.

تنويه: يساعد ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأكثر فعالية في المملكة العربية السعودية بشهادة مئات العملاء) المنشآت الصغيرة والمتوسطة على تسهيل وأتمتة عملية المحاسبة بالكامل في دقائق معدودات. بل إننا خصصنا اشتراكًا خاصًّا بالشركات الناشئة والصغيرة به خصم 90٪ على كل الباقات لمدة 6 أشهر. أدِر محاسبتك في حرفية عالية وبأقل التكاليف الآن.

 

 أسعار برامج المحاسبة 

أسعار برامج المحاسبة تختلف من برنامج لآخر حسب ميزاته وقدرته على خدمة القطاع الذي يُستخدم فيه البرنامج. فثمة برامج محاسبة خاصة حصرًا بالمطاعم، وأخرى خاصة بالمتاجر الإلكترونية وثالثة خاصة بالسياحة والفنادق والقائمة تطول. لكن الأكيد أن متوسط أسعار هذه البرامج يتراوح ما بين 50 ريالًا إلى 450 ريالًا شهريًّا. وكنا قدمنا خطوات عملية في مقالة سابقة كتبناها حول كيفية اختيار برنامج محاسبة، ندعوك لقراءتها.

للاستزادة اقرأ المقالة التالية: مقارنة مفصلة حول أسعار برامج المحاسبة الرائجة في السعودية.

 

لماذا تحتاج الشركات إلي برامج محاسبية في شركتها؟

تعتبر البرامج المحاسبية أداة أساسية للشركات من جميع الأحجام والصناعات. الاعتماد على برامج محاسبية في إدارة الشؤون المالية يوفر العديد من الفوائد التي تسهم في تحسين الكفاءة والدقة في العمليات المالية. فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تبرز أهمية هذه البرامج للشركات:

1. زيادة الدقة في البيانات المالية:

البرامج المحاسبية تعتمد على تقنيات حديثة لتسجيل المعاملات المالية بدقة فائقة، مما يقلل من الأخطاء البشرية التي قد تحدث عند الاعتماد على السجلات اليدوية. هذا يساعد في توفير تقارير مالية موثوقة يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات الإدارية.

2. توفير الوقت والجهد:

تعتمد البرامج المحاسبية على الأتمتة في العمليات المحاسبية، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد على المحاسبين والموظفين الماليين. بدلاً من إدخال البيانات يدويًا والتحقق من الأخطاء، يمكن للبرامج المحاسبية تنفيذ هذه المهام بسرعة ودقة.

3. تحليل البيانات المالية بسهولة:

توفر البرامج المحاسبية أدوات تحليلية متقدمة تمكن الشركات من مراجعة بياناتها المالية بشكل شامل وتحليل الاتجاهات والنماذج المالية. هذا يساعد في تحسين الفهم العام للأداء المالي واتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة.

4. تحسين إدارة التدفقات النقدية:

تساعد البرامج المحاسبية في تتبع جميع المعاملات النقدية الداخلة والخارجة، مما يمكن الشركات من إدارة تدفقاتها النقدية بكفاءة أكبر. هذا يشمل تتبع الفواتير المستحقة والمدفوعات الواردة، مما يقلل من احتمالية حدوث نقص في السيولة المالية.

5. الامتثال للمعايير المحاسبية والقوانين الضريبية:

البرامج المحاسبية توفر تحديثات دورية لضمان الامتثال للمعايير المحاسبية والقوانين الضريبية الحالية. هذا يضمن أن تكون السجلات المالية متوافقة مع المتطلبات القانونية، مما يحمي الشركات من التعرض للعقوبات والغرامات.

6. الوصول السريع إلى المعلومات المالية:

تمكن البرامج المحاسبية المدراء وأصحاب الشركات من الوصول إلى المعلومات المالية بسهولة وفي أي وقت، سواء كانوا في المكتب أو أثناء السفر. هذا يساهم في اتخاذ قرارات سريعة وفعالة بناءً على البيانات المالية المحدثة.

7. تقليل التكاليف التشغيلية:

رغم أن شراء وتركيب البرامج المحاسبية يتطلب استثمارًا أوليًا، إلا أن الفوائد العائدة من حيث تقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة تسهم في تقليل التكاليف التشغيلية على المدى الطويل.

الأسئلة الشائعة حول برامج المحاسبة

على الرغم من كل المعلومات الهامة التي تطرقنا إليها في هذه المقالة فإن بعض الأسئلة ما زالت تُطرح من البعض، لذا سنقدم لك في هذه الفقرة إجابات مفصلة لها:

ما هي البرامج المستخدمة في المحاسبة؟

ثمة العديد من البرامج المستخدمة في المحاسبة مثل: QuickBooks, Freshbooks، وغيرهما الكثير. ويعتبر برنامج ڤوم المحاسبي السحابي من أفضل البرامج المستخدمة في المحاسبة في المملكة العربية السعودية.

ما هو أفضل برنامج محاسبة مجاني؟

أفضل برنامج محاسبة هو برنامج ڤوم المحاسبي، وهو ليس مجانيًّا لكنه يقدم أسعارًا اقتصادية للغاية تجعل منه البرنامج المثالي من ناحية الأداء والتكلفة. 

ما هي البرامج المحاسبية في السعودية؟

توجد عدة برامج محاسبية للشركات في السعودية، لكن من الضروري أن يتوافق البرنامج الذي تستخدمه مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، أي أن يكون معتمدًا من طرفها، وهذا تماما ما ينطبق على برنامج ڤوم المحاسبي السحابي.

 

أدِر عملية المحاسبة في شركتك بالكامل مع ڤوم

يتيح ڤوم (وهو برنامج محاسبة سحابي للشركات) نظامًا مرنًا للغاية وآمنًا جدًّا، وقابلًا للتخصيص بما يتوافق مع قوانين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، لتدير أموالك في أي وقت ومن أي مكان. هذا فضلا عن فريق الدعم الفني المتاح للإجابة عن أي استفسار لديك في أثناء تجربة البرنامج، كما أن فريق مطوري المنتج في خدمتك إذا احتجت إلى جولة تعريفية حول كيفية استخدامه.