إنَّ أي برنامج فاتورة هو نوع من برامج الكمبيوتر التي تساعد الشركات على إنشاء وإدارة وتتبع الفواتير.
يتضمن هذا النوع من البرامج عادةً ميزات مثل القدرة على إدخال معلومات العملاء والمنتجات، وحساب الضرائب والمبالغ النهائية، وإنشاء فواتير ذات مظهر احترافي، والتكامل مع أنظمة المحاسبة ومسك الدفاتر.
يمكن استخدام أي برنامج فاتورة من قبل الشركات من جميع الأحجام والصناعات، ويمكن أن يساعد هذا النوع من البرامج في تبسيط عملية الفوترة والدفع، وزيادة الدقة والكفاءة، وتحسين خدمة العملاء.
سنناقش في هذا المقال المميزات التي تقدمها برامج إصدار الفواتير للشركات والأفراد، وكيفية عمل الفواتير الإلكترونية، ونجيب عن بعض الأسئلة الشائعة في هذا المجال؛ فتابع معنا سطور مقالنا هذا.
اقرأ أيضًا: سبع نصائح لإنجاح إستراتيجيتك المالية!
ما هي المميزات التي يقدمها أي برنامج فاتورة إلكترونية؟
-
التكامل مع المحاسبة ومسك الدفاتر
يساعد برنامج الفاتورة الذي يتكامل مع أنظمة المحاسبة ومسك الدفاتر الشركات على تبسيط عملياتها المالية عن طريق نقل البيانات تلقائيًّا بين كل منهما.
وذلك بدوره يساعد الشركات على توفير الوقت وتقليل الأخطاء والحصول على صورة أوضح عن صحة بياناتها المالية.
-
أتمتة عملية الفوترة
تسمح برامج الفواتير الإلكترونية للشركات بإنشاء وإرسال فواتير ذات مظهر احترافي للعملاء، إما عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي.
كما يساعد ذلك الشركات على تتبع حالة الدفع، وإعداد فواتير متكررة للخِدمات القائمة على الاشتراك، وإرسال تذكيرات للعملاء الذين لم يدفعوا بعد.
-
إدارة العملاء
يساعد أي برنامج فاتورة مزود بميزات إدارة علاقات العملاء CRM الشركات على تخزين معلومات الاتصال بالعميل وسجل الشراء، الأمر الذي يكون مفيدًا لفهم سلوك العميل وتفضيلاته.
إضافة إلى أن من شأن ذلك أن يساعد الشركات على إرسال رسائل تسويقية موجهة وعروض خاصة تستهدف العملاء.
-
إدارة المنتجات والمخزون
تساعد برامج الفاتورة التي تتضمن ميزات إدارة المنتجات والمخزون الشركات على تتبع مستويات المخزون وتعيين تنبيهات إعادة طلب المنتجات، وإدارة الخِدمات.
من شأن هذا أن يفيد الشركات بتمكينها من تجنب نفاد المخزون، وتحسين مستوياته، وتحسين خدمة العملاء.
-
حساب الضرائب والامتثال للوائح والقوانين الضريبية
تحافظ برامج الفواتير الإلكترونية على امتثال الشركات لقوانين الضرائب عن طريق حسابها وتطبيقها تلقائيًّا على الفواتير الصادرة، إضافة إلى إنشاء التقارير الضريبية المطلوبة.
وهذا من شأنه أن يُجنِّب الشركات العقوبات التي قد تكون نتيجة حتمية لعدم الامتثال لتلك القوانين، وذلك من خلال ضمان أنَّها تدفع المبلغ الحقيقي من الضرائب.
اقرأ أيضًا: أمور ينبغي الالتفات إليها عند تسديد الضرائب في المملكة العربية السعودية
-
إعداد التقارير والتحليلات
غالبًا ما تشتمل برامج الفواتير الإلكترونية على ميزات إعداد التقارير والتحليلات التي تتيح للشركات تتبع مبيعاتها وسجل مدفوعات العملاء والفواتير المستحقة.
وبذلك تكون الشركات قادرة على تحديد التوجهات والأنماط ذات الصلة، مثل المنتجات أو الخِدمات التي تُباع جيدًا، والعملاء الأكثر جذبًا للأرباح، وشروط الدفع الأكثر فاعلية.
-
التخزين السحابي والقدرة على إدارة الفواتير من الهاتف المحمول
تتيح برامج الفواتير الإلكترونية التي تعتمد على نظام التخزين السحابي للشركات الوصول إلى الفواتير وإدارتها من أي مكان وفي أي وقت، شريطة وجود اتصال بالإنترنت.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا خصوصًا للشركات التي لديها موظفون يعملون عن بُعد أو في مواقع متعددة.
إضافة إلى ذلك، تقدم بعض برامج الفواتير تطبيقات للأجهزة المحمولة تتيح للمستخدمين الوصول إلى الفواتير وإدارتها في أثناء تنقلاتهم، والتي يمكن أن تكون مفيدة للشركات التي لديها فرق مبيعات متنقلة.
-
قابلية التخصيص
يُقصد بتخصيص برنامج الفاتورة القدرة على تعديل البرنامج وفقًا لاحتياجات العمل وتفضيلاته. تتضمن أمثلة التخصيصات التي يمكن إجراؤها على برنامج الفاتورة ما يلي:
- إضافة العلامة التجارية إلى الفواتير: تستطيع الشركات تخصيص مظهر فواتيرها عن طريق إضافة شعارها وألوان علامتها التجارية والعناصر الأخرى التي تعكس هُوية علامتها التجارية.
يفيد هذا الشركات في إنشاء صورة احترافية ومتسقة لنفسها، وجعل فواتيرها أكثر رسوخًا في ذاكرة العملاء.
- إضافة وتعديل الحقول: يمكن للشركات تخصيص فواتيرها لكي تتضمن حقولاً محددة، مثل رقم أمر الشراء أو أرقام مرجعية. وبذلك تستطيع الشركات تضمين جميع المعلومات التي تحتاج إليها في الفاتورة، وتوفر لعملائها المعلومات الضرورية.
- الوظيفة: يشتمل تخصيص برنامج الفاتورة على إضافة وظائف محددة للبرنامج، بُغية تلبية متطلبات العمل.
على سبيل المثال، يمكن إضافة خاصية تطبيق الحسومات أو تتبع المدفوعات، أو حتى جعل البرنامج يقدم وظائف محددة أشبه بالتي نجدها في برامج مخصصة مثل برنامج فاتورة مبيعات، أو برنامج فاتورة الكهرباء، أو برنامج فاتورة ضريبية.
- القوالب الجاهزة: تقدم بعض برامج الفواتير قوالب جاهزة غالبًا ما تكون قابلة للتخصيص، مما يسمح بإنشاء شكل ومظهر متفرد لفواتير كل شركة، مع الحفاظ على الوظائف التي تحتاج الشركة إليها.
اقرأ أيضاً: كل نماذج محاسبة excel التي تحتاج إليها في مكان واحد
آلية عمل الفاتورة الإلكترونية
الفواتير الإلكترونية هي عملية إرسال فواتير إلكترونية بدلاً من الفواتير الورقية. يمكن عمل ذلك من خلال طرائق عدة، مثل البريد الإلكتروني أو نقل المِلفات أو من خلال برنامج الفواتير نفسه.
فيما يلي نظرة عامة حول آلية عمل الفواتير الإلكترونية:
- إنشاء الفاتورة: تنشئ الشركات فاتورة باستخدام برنامج الفواتير أو قالب جاهز. قد يتضمن ذلك معلومات مثل تفاصيل العميل وتفاصيل المنتج أو الخدمة والأسعار.
- إرسال الفاتورة: تُرسل الفاتورة بعد ذلك إلى العميل من خلال إحدى طرائق الإرسال الإلكترونية، مثل البريد الإلكتروني أو من خلال بوابة إلكترونية آمنة.
- استلام الفاتورة ومعالجتها: يتلقى العميل الفاتورة ويعالجها عن طريق إدخال المعلومات يدويًّا في نظام المحاسبة الخاص به، أو باستخدام برنامج يمكِّنه من استيراد بيانات الفاتورة تلقائيًّا.
- الدفع: يدفع العميل بعد ذلك الفاتورة من خلال الوسائل التقليدية، مثل إرسال شيك ورقي، أو من خلال طرائق الدفع الإلكترونية، مثل الحسم المباشر أو الدفع عبر الإنترنت.
- الأرشفة وإعداد التقارير: يمكن لكل من الشركة والعميل أرشفة الفاتورة، كما يمكن لكل منهما استخدام البيانات لإنشاء التقارير والتحليلات ذات الصلة.
لاستخدام الفواتير الإلكترونية مزايا عديدة، مثل تقليل الاعتماد على الورق والتكاليف المرتبطة به، وتسريع عملية الفوترة، وزيادة دقة المعلومات وأمنها، وتسهيل تتبع الفواتير ودفعها.
اقرأ أيضًا: هل الأفضل التعامل مع شركة محاسبة أم برنامج محاسبة سحابي؟
أسئلة شائعة
-
ما هي عيوب برامج الفواتير الإلكترونية؟
مع أنَّ لبرامج الفواتير الإلكترونية كثير من الفوائد، فإنَّ لها أيضًا بعض العيوب المحتملة التي يجب وضعها في الحسبان. تشمل بعض العيوب الرئيسية ما يلي:
- المتطلبات التقنية: لاستخدام برامج الفواتير الإلكترونية، يجب أن يكون لدى كل من الشركة والعميل الأجهزة والبرامج اللازمة. يمكن أن يُشكِّل هذا عائقًا لبعض الشركات أو العملاء.
- المخاوف الأمنية: يمكن أن تثير الفواتير الإلكترونية بعض المخاوف الأمنية، مثل إمكانية التعرض إلى عمليات احتيال أو قرصنة. لذا يجب أن تضمن الشركات أنَّ برامج الفواتير الإلكترونية الخاصة بها تستوفي جميع متطلبات الأمن السيبراني.
- قضايا التكامل: يمكن أن يمثل تكامل الفواتير الإلكترونية مع برامج المحاسبة ومسك الدفاتر تحديًا، وقد يتطلب مواردَ إضافية.
- الاعتماد على الاتصال بالإنترنت: إذا لم يكن باستطاعة الشركة أو العميل الوصول إلى الإنترنت، فقد تحدث بعض التأخيرات في عملية الفوترة والدفع.
- إمكانية وصول محدودة: قد لا تتمكن بعض الشركات أو العملاء من الوصول إلى التقنية المطلوبة لتلقي الفواتير الإلكترونية أو معالجتها، مما قد يجعل من الصعب عليهم المشاركة في الفواتير الإلكترونية.
- التدريب: قد تُضطر بعض الشركات إلى تدريب الموظفين على استخدام البرامج الجديدة، والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً وتكون مكلفة.
-
من هم المكلفون بالفاتورة الإلكترونية؟
كل المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة الموجودين في المملكة، إضافة إلى من ينوب عن المكلفين الخاضعين للضريبة في إصدار فاتورة ضريبية، على أن يُستثنى المكلفون الخاضعون للضريبة، غير المقيمين بالمملكة.
-
ما هي الإجراءات الأمنية المعمول بها للفاتورة الإلكترونية السعودية؟
يمكن للمكلفين الحصول على خِدمات الفوترة الإلكترونية من أي شركة تقدم أنظمة إلكترونية بشرط أن يكون النظام المستخدم من المكلف ملتزمًا بمتطلبات الفوترة.
تَعُد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أي مكلف يلتزم بالمتطلبات نظاميًّا حتى لو لم يكن مقدم الخدمة مسجلاً في القائمة الاسترشادية لمزودي خِدمات الفوترة الإلكترونية.
-
أتكون الفاتورة باللغة الإنجليزية أم باللغة العربية؟
بصورة عامة، يجب أن تكون جميع حقول البيانات الموجودة في الفاتورة باللغة العربية، لكن يمكن أن تكون الفاتورة ثنائية اللغة وتتضمن اللغة الإنجليزية.
اقرأ أيضًا: أيّها تناسبك أكثر: برامج المحاسبة التقليدية أم السحابية؟
في الختام
باستخدام برنامج فاتورة مناسب ستتمكن من إنشاء فواتير ذات مظهر احترافي، وتتبع المدفوعات وإدارة معلومات العملاء بسهولة، وستوفر وقتك وتقلل أخطاءك وتصبح قادرًا أكثر على التركيز على بقية مهامك.
لذا يجب عليك مراعاة احتياجاتك وتفضيلاتك الخاصة إذا ما أردت أن تختار برنامج فاتورة يناسبك ويناسب متطلبات عملك.
ولهذا، خصصت لكَ فوم برنامج محاسبة سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات لك خاصة، وبحسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.
