الذمم المدينة: أهمية إدارتها وكيفية تحليلها

هل تبحث عن طريقة لتحسين إدارة الذمم المدينة وتجنب المشاكل المالية المتعلقة بتحصيلها؟ قد تلجأ في بعض الأحيان إلى تقديم المنتجات أو السلع الخاصة بشركتك للعملاء دون الحصول على ثمنها مباشرة، الأمر الذي يجعل لك أرصدة مالية عن هؤلاء العملاء، والتي يتوقع أن يسددوها خلال فترة زمنية قصيرة، لكن ماذا إذا حدث مماطلة في السداد؟ هنا تظهر أهمية معرفتك لإدارة تلك الذمم وتجنب المشاكل مع العملاء عند تحصيلها، وهو ما سنساعدك على معرفته عبر هذا المقال، تابع القراءة لتحقق استفادة أكبر.

نظم الذمم المدينة الخاصة بشركتك مع ڤوم الآن.  إن عملية حصر الذمم المدينة وإدارتها وتحليلها ستحتاج منك إلى وقت وجهد كبيرين، لكن ليس بعد الآن، فبرنامج ڤوم سيقوم بجميع تلك المهام عنك بكفاءة عالية ابدأ الآن بتجربة مجانية!

 

ما هي الذمم المدينة؟ تعرف عليها

تعرف الذمم المدينة (Accounts receivable) بأنها المبالغ المالية التي يدين بها العملاء للشركة نتيجة حصولهم على سلع أو خدمات دون الدفع الفوري لثمنها بالرغم من استلامهم لتلك السلع أو الخدمات واستخدامها، بحيث تبقى المبالغ المستحقة عليهم كرصيد مالي للشركة عليهم سداده في أقرب وقت ممكن.

 

إليك أهمية إدارة الذمم المدينة

تعد إدارة الذمم المالية جزءًا أساسيًا من إدارة الأعمال في الشركة، كما أنها جزء هام لتوليد التدفق النقدي في الشركة، ولها تأثير كبير عليه في المستقبل، فعند تأخر العميل عن سداد المبالغ المالية المستحقة عليه، فهذا يسبب نقصًا في التدفق النقدي للشركة، مما يجعل من الضروري إدارة الذمم المدينة من قبل الشركة بفعالية وذلك لأهمية تلك العملية والتي تتلخص فيما يأتي:

• تحصيل الذمم المدينة بشكل أسرع

إن من أهم مزايا إدارة الذمم المدينة هي الحصول على المدفوعات بشكل أسرع من العملاء، وتعد الفواتير أحد الجوانب الأساسية للحصول على تلك المبالغ من العملاء أو البائعين، إذ إن إنشاء الفواتير يضمن حقوق الشركة، وبالتالي فإن الإعداد الخاطئ لها سيؤدي إلى إطالة عملية تحصيل الذمم المدينة نتيجة الحاجة إلى تصحيحها، لذا احرص على إعداد الفواتير الخاصة بالذمم المدينة بشكل صحيح ودقيق.

 

• تحسين مبيعات الشركة

يمكن تحسين الشركات والمؤسسات لمبيعاتها وزيادة حجم تلك المبيعات من خلال عملية إدارة الذمم المدينة الفعالة، إذ تكتسب العديد من الشركات اهتمام العملاء المحتملين عبر تزويدهم بتسهيلات دفع مختلفة، وبالتالي فإن إدارة الذمم المدينة تساعد الشركة على فهم ومراقبة تسهيلات الائتمان التي تقدمها للعملاء.

 

• التقليل من مخاطر  عدم تحصيل الأموال

تساعد الإدارة الفعالة للذمم المدينة على التقليل من مخاطر تحصيل الأموال، وذلك عبر إخطار العملاء بالمدفوعات المستحقة عليهم باستمرار، أو فرض غرامات على المدفوعات المتأخرة؛ وذلك لضمان تحصيل الذمم المدينة في الوقت المناسب، الأمر الذي يقلل من مشاكل تحصيلها.

 

• المحافظة على التدفق النقدي في الشركة

إن المحافظة على السيولة النقدية الكافية في الشركة يمكن أن يساعدها على البقاء قادرة على المنافسة في السوق، وبالتالي فإن إدارة الذمم المدينة يمكن أن تسمح لك بتتبع جميع التدفقات النقدية في الشركة بشكل صحيح أو الحفاظ على تدفق نقدي ثابت داخل الشركة، سواء أكانت واردة أو صادرة، مما يساعدك على تقييم الأداء المالي للشركة واتخاذ قرارات مالية وفقًا لذلك.

 

• تتبع الذمم المدينة غير المستلمة

يعد تتبع المدفوعات غير المستلمة من أهم جوانب إدارة الذمم المدينة، إذ إنها تساعد على معرفة جميع الأموال التي لم يتم استلامها من العملاء، وبالتالي سيكون من الأسهل حصرها وبدء إجراءات التحصيل.

 

دليلك لكيفية تحليل الذمم المدينة

إن التحليل المنتظم للذمم المدينة أمر ضروري لتحديد فيما إذا كانت تلك الحسابات جيدة للشركة أم لا، ويمكن تحديد فيما إذا كانت كذلك من خلال مدى احتمالية أن يسدد العميل الديون المستحقة عليه في الموعد المحدد، وبالتالي تظهر أهمية تحليل الذمم المدينة لمعرفة عدة أمور منها؛ مدى كفاءة الشركة في تحصيل مستحقاتها من العملاء، ومدى تكرار تأخر الحسابات والفواتير، وإلقاء نظرة شاملة على الوضع المالي للعملاء ومدفوعاتهم وديونهم المستحقة، ويمكن إجراء تحليل الذمم المالية عبر اتباع الخطوات التالية:

 

• حساب معدل دوران الذمم المدينة

يعد معدل دوران الذمم المدينة أحد المقاييس المالية التي يمكن من خلالها تحديد مدى كفاءة الشركة في تحصيل ديونها المستحقة لدى العملاء وذلك خلال فترة زمنية محددة، ويمكن حساب معدل دوران الذمم المدينة عبر المعادلة التالية:

 

معدل دوران الذمم المدينة= صافي المبيعات الآجلة/ متوسط الذمم المدينة 

 

بحيث يحسب متوسط الذمم المدينة عبر المعادلة التالية:

 

متوسط الذمم المدينة= (الذمم المدينة بداية المدة + الذمم المدينة نهاية المدة)/2

 

فعلى سبيل المثال؛ إذا كان صافي المبيعات الآجلة للشركة حوالي 150,000 ريال سعودي، وكان متوسط الذمم المدينة حوالي 25,000 ريال، فإن معدل دوران الذمم المدينة = 150,000/ 25,000 = 6، وهذا الرقم يعبر عن مدى تكرار تحصيل الشركة للذمم المدينة سنويًا.

 

• حساب متوسط فترة التحصيل

يقيس متوسط فترة التحصيل الوقت الذي تستغرقه الشركة لتتمكن من تلقي مدفوعاتها، وعادة ما يستخدم لتتبع مقدار النقد المتوفر في متناول يد القائمين على الشركة، ويمكن حسابه من خلال المعادلة التالية:

 

متوسط فترة التحصيل= 365/ معدل دوران الذمم المدينة

 

وبالتالي يمكن حساب متوسط فترة التحصيل تبعًا للمثال في الخطوة السابقة؛ متوسط فترة التحصيل= 365/ 6= 60.8 يومًا.

 

• حساب مؤشر فعالية التحصيل

يقيس هذا المؤشر مدى فاعلية الشركة في تحصيل ديونها من حسابات العملاء، فإذا كانت قيمة مؤشر فعالية التحصيل 80 أو أعلى فهذا يشير إلى عملية تحصيل فعالة، أما إذا كان أقل من 50، فهذا يعني أن على الشركة أن تعيد النظر في عمليات التحصيل الخاصة بها، ويأتي هذا المؤشر على الصيغة التالية:

 

مؤشر فعالية التحصيل= ((مستحقات بداية العام + مبيعات الائتمان الشهرية – إجمالي المستحقات الختامية) / (مستحقات بداية العام + مبيعات الائتمان الشهرية – المستحقات الحالية الختامية)) × 100

 

فعلى سبيل المثال؛ إذا بدأت الشركة الشهر بمبيعات بقيمة 500,000 ريال سعودي لمدة 30 يومًا، وتوسعت مبيعاتها الآجلة أو الائتمانية إلى 100,000 ريال، لتنهي الشهر بإجمالي مستحقات بقيمة 200,000 ريال، بينما تبلغ قيمة المستحقات الحالية الختامية لديها حوالي 300,000 ريال، فإن مؤشر فعالية التحصيل يحسب كالتالي:

 

مؤشر فعالية التحصيل= (500,000 + 100,000 – 200,000) / (500,000 + 100,000 – 300,000) × 100 = 133.3 

 

• حساب نسبة الديون المعدومة إلى الذمم المالية

تستخدم تلك النسبة أيضًا لمعرفة مدى فاعلية التحصيل في الشركة، ويشير تدنى قيمتها إلى النجاح في سياسات الائتمان الخاصة بالشركة وانخفاض الديون المعدومة (وهي الديون التي لم تتمكن الشركة من تحصيلها)، والعكس صحيح، ويمكن حسابها عبر المعادلة التالية:

 

نسبة الديون المعدومة إلي الذمم المدينة = الديون المعدومة/ الذمم المالية

 

إليك استراتيجيات لتحسين إدارة الذمم المدينة في شركتك

يوجد عدة استراتيجيات يمكن اتباعها لتحسين إدارة الذمم المدينة في شركتك، تعرف عليها فيما يأتي:

• استخدم الفواتير الإلكترونية والمدفوعات عبر الإنترنت: إذ إن استخدام الفواتير والشيكات الورقية يجعلها عرضة للضياع، كما أنها تستغرق وقتًا طويلًا لتتبعها، لذا فإن نظام الفوترة الإلكترونية يسمح للعملاء بدفع المستحقات التي عليهم بسهولة عبر الإنترنت.
• حدد إجراءات واضحة للفوترة: احرص على توثيق عمليات الفوترة وفق خطوات ومتطلبات معينة وعممها على الجميع في الشركة، كتحديد فترات الفواتير وتواريخ سدادها، وإجراءات حفظ السجلات التجارية، وإجراءات تحصيل المدفوعات المتأخرة وغيرها.
• حصل مستحقاتك بشكل استباقي: وذلك من خلال اتباع إجراءات يطلب فيها الاتصال بالعميل في اليوم الأول الذي يتأخر فيه عن الدفع، وذلك ليكون على دراية بشروط الدفع وأي أرصدة متأخرة عليه دفعها فورًا.
• اجعل عملية الدفع سهلة: معظم مشكلات تسديد الدفعات تكون بسبب مواجهة العملاء صعوبات في استلام الفواتير أو فهمها، أو بسبب عدم قدرتهم على الوصول إلى طريقة دفع سريعة ومريحة، لذا احرص على تبسيط آلية الدفع للعملاء، من خلال توفير عدة طرق للدفع، ويمكن ذلك من خلال أتمتة الحسابات المدينة وجعل عملية الدفع إلكترونية عبر إنشاء نظام فوترة ودفع إلكتروني خاص بشركتك.

اتبعها: نصائح لتجنب مشاكل التحصيل

يمكنك تبسيط عملية تحصيل الذمم المدينة من العملاء وتقليل المشاكل المترتبة عليها من خلال اتباع عدة نصائح، أبرزها:

• احرص على المتابعة السريعة للمستحقات المتأخرة، فكلما طال أمد عدم المطالبة بها، ستقل احتمالية تحصيلها.
• ضع غرامة على التأخير في السداد، إذ إن ذلك سيجبر العملاء على دفع الذمم المدينة في الوقت المحدد.
• ضع للعملاء المتأخرين في الدفع نتيجة ظروفهم المالية خطة لتسديد الذمم المدينة من خلال تمديد فترة السداد، على أن يكون لتلك الخطة شروط يوافق عليها الطرفان.
• درب الموظفين في شركتك على كيفية تحصيل الذمم المدينة من العملاء بأسلوب جيد دون الوقوع في مشاكل تؤدي إلى خسارة هؤلاء العملاء، مما يجعل عملية تحصيل المستحقات أكثر سلاسة.
• استعن بوكالة تحصيل، خاصة إذا أصبحت الديون غير قابلة للتحصيل أو أن تحصيلها سيستغرق وقتًا طويلًا، فتلك الوكالة ستساعدك على تحصيل أموالك بسرعة أكبر.

 

تعرف على أكثر الأسئلة شيوعًا حول الذمم المدينة

 

هل الذمم المدينة أصل؟

نعم، يتم تصنيف الذمم المدينة كأصول، إذ تعد جزءًا من الأصول قصيرة الأجل.

 

ماذا تعني أعمار الذمم المدينة؟

يقصد بأعمار الذمم المدينة، الوقت الفعلي الذي يستطيع فيه العملاء دفع المبالغ المالية المترتبة عليهم لصاحب المنشأة بدل السلع أو الخدمات التي قدمها لهم.

 

ما هي الذمم المدينة الأخرى؟

تقسم الذمم المدينة إلى الأنواع التالية:

• الذمم المدينة التجارية: وهي المبالغ المستحقة للشركة من عملائها.
• الذمم المدينة غير التجارية: وهي المبالغ المستحقة للشركة من قبل مصادر أخرى؛ كالسلف أو القروض الخاصة بالموظفين، أو المستردات الضريبية المستحقة للشركة، وغيرها.

 

الخلاصة

وفي الختام، تجدر الإشارة إلى أن عملية إدارة الذمم المدينة وتجنب المشاكل الناتجة عن تحصيلها بحاجة إلى اتباع عدة استراتيجيات تمكن الشركات من الحصول على مستحقاتها دون الحاجة إلى الاستعانة بجهات خارجية مختصة بذلك، ومن الجدير بالذكر أن تدريب الموظفين على تحصيل ديون الشركة بأسلوب لطيف، وتوفير طرق عدة وسهلة للدفع، يسهل على العملاء دفع الذمم المستحقة عليهم في وقت أقصر.

ولا شك بأنك بحاجة إلى نظام فوترة إلكتروني يسهل عليك عمل الفواتير الخاصة بالعملاء وتحصيل أموالك بسهولة، وبالتأكيد ستجد أن برنامج فوم المحاسبي السحابي هو الخيار الأفضل لذلك، اشترك في فوم (بالنقر هنا) ودعه يقوم بتلك المهام عنك، وبالتأكيد ستحصل على أسبوع مجاني عند الاشتراك دون الحاجة إلى إدخال معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بك.