المحاسبة مجال واسع ومتشعب يتطلب استخدام برامج وأدوات متخصصة لإدارة البيانات والعمليات الحسابية بشكل فعال ودقيق. ولعلَّ أبسط هذه البرامج هو برنامج الإكسل، والذي يتيح تصميم مِلف إكسل يحتوي على عدة أوراق (شيتات) تغطي جوانب ووظائف مختلفة من المحاسبة – وليس جميعها، مثل – على سبيل المثال لا الحصر – قيود اليومية، أو الفواتير، أو تتبع المخزون، أو المعاملات النقدية، أو ميزان المراجعة، وغيرها.
وبالتالي، يتمكن المحاسبون من تحميل برنامج محاسبة مجاني excel شبه متكامل لوظائف محددة، يمكِّنهم بدرجة كبيرة من إجراء جزء من عملياتهم المحاسبية عن طريق ملف سهل التحميل وصغير الحجم.
يلعب هذا الملف دور برنامج محاسبي مفتوح المصدر، بحيث يمكن تغييره وتعديله حسب الحاجة، ولا يحتاج إلى أي برامج أخرى لتشغيله. كما يكون مجانيًّا بالكامل، ولا يتطلب أي تكلفة للدفع أو التسجيل.
ولكن، هل مثل هذه البرامج تغطي جميع جوانب المحاسبة؟ وهل تشكِّل بديلاً موثوقًا به لبرامج المحاسبة المتخصصة؟
هذا ما سنجيب عنه في هذا المقال، إذ سنستعرض أهم مميزات وفوائد تحميل برنامج محاسبة مجاني excel، وكيف يمكن استخدام هكذا برنامج في إدارة الحسابات التجارية أو الشخصية. كما سنقارن بينه وبين البرامج المحاسبية التخصصية.
|
إدارة الحسابات باستخدام Excel يمكن أن تكون معقدة ومستهلكة للوقت، مع احتمالية كبيرة لوقوع الأخطاء. إعداد الفواتير الإلكترونية وتتبع المبيعات والمشتريات يصبح تحديًا، مما يؤثر على دقة التقارير المالية وسرعة استخراجها. برنامج ﭬوم المحاسبي يقدم حلاً بسيطًا وفعالاً. معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، يتيح لك ﭬوم إصدار الفواتير الإلكترونية، إدارة المبيعات والمشتريات، وتسجيل المصروفات بدقة وسرعة. الفوائد (Advantages)
لا تضيع المزيد من الوقت مع Excel. جرّب ﭬوم الآن لتحسين كفاءة عملك المالي وضمان دقة تقاريرك. |
كيفية تصميم برنامج محاسبة باستخدام Excel: دليل شامل
إدارة الحسابات يمكن أن تكون معقدة، خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة. لحسن الحظ، يمكن استخدام برنامج Excel لتصميم برنامج محاسبة بسيط ومجاني يلبي احتياجاتك المحاسبية. في هذا الدليل، سنتناول كيفية عمل برنامج محاسبي باستخدام Excel، مع التركيز على الميزات الرئيسية والخطوات اللازمة لتحقيق ذلك.
1. إعداد هيكل برنامج المحاسبة
أول خطوة في تصميم برنامج محاسبة Excel هي إعداد هيكل الملف. يجب أن يشمل الهيكل الرئيسي الأقسام التالية:
- ورقة البيانات الأساسية: تشمل معلومات الحسابات، العملاء، الموردين، والمنتجات.
- ورقة الإدخالات المالية: لتسجيل جميع المعاملات اليومية.
- ورقة الميزانية العمومية: لمتابعة الأصول والخصوم ورأس المال.
- ورقة ميزان المراجعة: للتحقق من التوازن المالي بين الديون والائتمانات.
2. إنشاء ورقة البيانات الأساسية
ابدأ بإنشاء ورقة تسمى “البيانات الأساسية”. قم بإدراج الأعمدة التالية:
- رمز الحساب
- اسم الحساب
- نوع الحساب (أصل، خصم، إيراد، مصروف)
- رصيد البداية
مثال:
| رمز الحساب | اسم الحساب | نوع الحساب | رصيد البداية |
| 1001 | النقدية | أصل | 10000 |
| 2001 | الدائنين | خصم | 5000 |
3. إعداد ورقة الإدخالات المالية
ورقة الإدخالات المالية هي المكان الذي ستسجل فيه جميع المعاملات. قم بإدراج الأعمدة التالية:
- التاريخ
- الوصف
- رمز الحساب المدين
- رمز الحساب الدائن
- المبلغ
مثال:
| التاريخ | الوصف | رمز الحساب المدين | رمز الحساب الدائن | المبلغ |
| 01-01-2024 | شراء بضاعة | 1001 | 2001 | 3000 |
4. إنشاء ورقة الميزانية العمومية
ورقة الميزانية العمومية تعرض الوضع المالي للشركة. يمكن إنشاؤها بإدراج الأعمدة التالية:
- رمز الحساب
- اسم الحساب
- الرصيد الختامي
استخدم دالة SUMIF لحساب الأرصدة النهائية لكل حساب:
|
=SUMIF(‘الإدخالات المالية’!C:C, ‘الميزانية العمومية’!A2, ‘الإدخالات المالية’!E:E) – SUMIF(‘الإدخالات المالية’!D:D, ‘الميزانية العمومية’!A2, ‘الإدخالات المالية’!E:E) |
5. إعداد ورقة ميزان المراجعة
ميزان المراجعة Excel يستخدم للتحقق من أن المجموع الكلي للديون يساوي المجموع الكلي للائتمانات. قم بإدراج الأعمدة التالية:
- رمز الحساب
- اسم الحساب
- إجمالي المدين
- إجمالي الدائن
مثال:
| رمز الحساب | اسم الحساب | إجمالي المدين | إجمالي الدائن |
| 1001 | النقدية | 7000 | 1000 |
| 2001 | الدائنين | 5000 | 3000 |
استخدم دالة SUMIF لجمع الإجماليات:
|
=SUMIF(‘الإدخالات المالية’!C:C, ‘ميزان المراجعة’!A2, ‘الإدخالات المالية’!E:E) =SUMIF(‘الإدخالات المالية’!D:D, ‘ميزان المراجعة’!A2, ‘الإدخالات المالية’!E:E) |
6. تخصيص البرنامج لمتطلباتك
بعد إعداد الأوراق الأساسية، يمكنك تخصيص برنامج المحاسبة ليتناسب مع احتياجاتك. يمكنك إضافة أوراق إضافية مثل:
- ورقة تقارير الأرباح والخسائر
- ورقة تقارير التدفقات النقدية
- ورقة تحليل المصروفات
7. أتمتة العمليات باستخدام VBA
لزيادة كفاءة برنامج المحاسبة، يمكنك استخدام لغة VBA (Visual Basic for Applications) لأتمتة العمليات المتكررة مثل إدخال البيانات وتحديث التقارير. مثال على كود VBA لإضافة إدخال مالي:
| Sub AddEntry()
Dim ws As Worksheet Set ws = ThisWorkbook.Sheets(“الإدخالات المالية”) ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Date ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Offset(0, 1).Value = InputBox(“أدخل الوصف”) ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Offset(0, 2).Value = InputBox(“أدخل رمز الحساب المدين”) ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Offset(0, 3).Value = InputBox(“أدخل رمز الحساب الدائن”) ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Offset(0, 4).Value = InputBox(“أدخل المبلغ”) End Sub |
النصيحة الجوهرية:
باستخدام الخطوات السابقة، يمكنك عمل برنامج محاسبي باستخدام Excel يلبي احتياجاتك المحاسبية اليومية بكفاءة وبدون تكلفة إضافية. برنامج المحاسبة البسيط هذا يمكن أن يكون حلاً فعالاً للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تبحث عن طريقة مرنة وسهلة لإدارة حساباتها. تأكد من تحديث البيانات بانتظام والتحقق من ميزان المراجعة لضمان دقة المعلومات المالية.
من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك تصميم برنامج محاسبي على الاكسل يوفر لك كل ما تحتاجه لإدارة حسابات شركتك بكفاءة، مما يساعدك على تحسين الأداء المالي واتخاذ قرارات مستنيرة.
ما هي أهمية الواجهات البرمجية المحاسبية؟
- تسهيل إدخال وتخزين واسترجاع البيانات المحاسبية: إحدى أهم مزايا البرمجيات المحاسبية هو أنَّها تسهل عملية إدخال وتخزين واسترجاع البيانات المحاسبية بشكل سريع؛ فبدلاً من استخدام الملفات الورقية التي تستغرق وقتًا طويلاً لإعدادها، يمكن للمحاسبين استخدام البرمجيات المحاسبية لإدخال البيانات بشكل إلكتروني.
- تقديم تقارير مالية شاملة ومفصلة عن الأداء المالي: ميزة أخرى من مزايا تحميل برنامج محاسبة مجاني excel هو أنَّه يقدم تقارير مالية مفصلة عن الأداء المالي للشركة أو المؤسسة أو الفرد؛ إذ يستطيع توليد تقارير مالية مثل قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية، وقائمة التغيرات في حقوق الملكية، إضافة إلى تقارير أخرى حسب حاجة المستخدم.
- تخصيص البرمجية وفقًا لنشاط الشركة أو المؤسسة: تتيح هذه الواجهات البرمجية للمستخدم اختيار نوع النظام المحاسبي الذي يناسب طبيعة عمله، وهذا يساعد في إنشاء نظام محاسبي مرن ومتوافق مع احتياجات ومتطلبات المستخدم.
ما هي الفروقات بين برامج المحاسبة السحابية وبرنامج المحاسبة المجاني excel؟
برامج المحاسبة السحابية هي برامج تعمل على شبكة الإنترنت، وتسمح بإدارة وتحليل وتقديم البيانات والعمليات المحاسبية بشكل آلي ودقيق وآمن. برنامج المحاسبة المجاني excel هو ملف إكسل يحتوي على شيتات تغطي جوانب مختلفة من المحاسبة، ويعتمد على الإدخال اليدوي والتخزين المحلي للبيانات.
هناك العديد من الفروقات بين برامج المحاسبة السحابية وبرنامج المحاسبة المجاني excel، منها:
-
إمكانية الوصول
تتيح برامج المحاسبة السحابية الوصول إلى البيانات والعمليات المحاسبية في أي وقت ومن أي مكان وعبر أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل الحواسيب أو الهواتف المحمولة أو الأجهزة اللوحية. كما تتيح هذه البرامج التعاون بين المستخدمين المختلفين، مثل المدير والمحاسب والمورد والعميل، على نفس البيانات والعمليات في آن واحد. بينما برنامج المحاسبة المجاني excel لا يمكِّن من الوصول إلى البيانات إلا على الجهاز الذي يحتوي على الملف، ولا يمكن مشاركته أو تعديله مع غيره من المستخدمين إلا عن طريق نقله عبر البريد الإلكتروني أو ذاكرة خارجية.
-
الأمان
تضمن برامج المحاسبة السحابية الأمان والخصوصية للبيانات المحاسبية، حيث تستخدم تقنيات التشفير والحماية من الاختراق والضياع. كما تقوم هذه البرامج بإجراء نسخ احتياطية دورية للبيانات على خوادم متعددة في مواقع مختلفة، لضمان استعادتها في حالة حدوث أي طارئ. كذلك، تسمح هذه البرامج بإعطاء صلاحيات مختلفة للمستخدمين للتحكم في مستوى الوصول إلى البيانات والعمليات. بينما تحميل برنامج محاسبة مجاني excel قد يعرض البيانات لخطر التلف أو السرقة أو التلاعب، نظرًا للاعتماد على التخزين المحلي للبيانات، وعدم وجود نسخ احتياطية أو تشفير أو حماية بكلمة مرور، أو عدم موثوقية مصادر تحميل ملف البرنامج في بعض الأحيان.
-
الدقة
تزيد برامج المحاسبة السحابية من دقة وجودة البيانات والعمليات المحاسبية، حيث تقلل من احتمال حدوث أخطاء ناتجة عن السهو أو التكرار أو التضارب؛ فهذه البرامج تقوم بإدخال وتحديث وتصحيح البيانات بشكل آلي ومتزامن، وتستخدم قواعد ومعايير محاسبية موحدة ومحدثة تتكامل مع برامج Erp. كما تقوم هذه البرامج بإنشاء تقارير مالية شاملة ومفصلة عن الأداء المالي للشركة أو المؤسسة أو الفرد. بينما برنامج المحاسبة المجاني excel يزيد من احتمال حدوث هذه الأخطاء نظرًا للاعتماد على الإدخال والحساب شبه اليدوي للبيانات، وعدم مطابقته لكافة القواعد والمعايير المحاسبية. كذلك، يقتصر هذا البرنامج على تغطية جوانب محدودة من المحاسبة، ولا يستطيع إنشاء تقارير مالية شاملة لجميع الجوانب المحاسبية.
-
الإنتاجية
تزيد برامج المحاسبة السحابية من إنتاجية وكفاءة العمل المحاسبي، حيث تسرع من عملية إدارة وتحليل وتقديم البيانات والعمليات المحاسبية، وتسهل على المستخدم اختيار نظام محاسبي مخصص لطبيعة نشاطه؛ فهذه البرامج تتضمن مزايا وخدمات متنوعة، مثل إدارة الفواتير والمخازن والضرائب والرواتب والأصول الثابتة وحساب الزكاة وغيرها. كذلك، تتضمن هذه البرامج أدوات وأساليب لتحليل وتفسير المعلومات المالية، مثل التحليل الأفقي والرأسي والنسبي، واستخدام المؤشرات المالية. بينما برنامج المحاسبة المجاني excel يقلل من إنتاجية وكفاءة العمل المحاسبي إذا ما قورن بالبرامج المحاسبية السحابية، حيث يتطلب العمل عليه وقتًا أطول من أجل إدارة وتحليل وتقديم البيانات والعمليات المحاسبية، ولا يشمل كافة جوانب المحاسبة. كذلك، يقتصر هذا البرنامج على استخدام معادلات الإكسل لإجراء عمليات حسابية بسيطة.
ما هي الحلول التي يقدمها برنامج فوم السحابي، ولا تجدها عند تحميل برنامج محاسبة مجاني excel؟
برنامج فوم هو برنامج محاسبي سحابي يتيح للشركات والمؤسسات والأفراد إدارة وتحليل البيانات وإجراء العمليات المحاسبية بشكل آلي ولحظي دقيق وآمن. بعض أبرز مميزات برنامج فوم هي:
- إصدار الفواتير وعروض الأسعار: يمكنك إصدار فواتير ضريبية أو مبسطة معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وإرسالها للعملاء عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب أو الطباعة. كما يمكنك إصدار عروض أسعار للعملاء، وتحويلها إلى فواتير بضغطة زر.
- تتبع العمليات المحاسبية: يمكنك تسجيل قيود محاسبية بطريقة سهلة وبعدد لا محدود، مع إرفاق المستندات المطلوبة. كما يمكنك تسجيل سندات القبض والصرف، وإصدار شيكات، وإدارة الحسابات البنكية.
- إدارة المخزون: يمكنك تسجيل المخزون بشكل دقيق، وتتبع حركة المخزون من خلال التقارير المفصلة. كما يمكنك ربط نظام المخزون مع نظام المبيعات والمشتريات، لضمان تحديث المخزون تلقائيًّا.
- إدارة الأصول: يمكنك تسجيل جميع الأصول الثابتة التي تمتلكها أو تستخدمها، وإدارتها من خلال المنصة. كما يمكنك حساب التكلفة والإهلاك والهالك لهذه الأصول، وإصدار تقارير مفصلة حولها.
- إدارة الموارد البشرية: يمكنك تسجيل الموظفين بشكل لا محدود، وإدارة رواتبهم وخصوماتهم وإضافاتهم. كما يمكنك إصدار جدول الرواتب شهريًّا، وإرساله للموظفين بشكل مؤتمت عبر البريد الإلكتروني.
- التقارير المالية: يمكنك إصدار تقارير مالية وقيود محاسبية شاملة ومفصلة عن الأداء المالي للشركة أو المؤسسة أو الفرد، مثل قائمة الدخل، قائمة التدفقات النقدية، قائمة التغيرات في حقوق الملكية، ميزان المراجعة، ميزانية عامة، إضافة إلى تقارير أخرى حسب حاجة المستخدم.
- الأمان السحابي: يضمن برنامج فوم الأمان والخصوصية للبيانات المحاسبية، حيث يستخدم تقنيات التشفير والحماية من الاختراق والضياع، كما يقوم بإجراء نسخ احتياطية دورية للبيانات على خوادم متعددة في مواقع مختلفة، لضمان استعادتها في حالة حدوث أي طارئ.
- الوصول المتعدد: يتيح برنامج فوم الوصول إلى البيانات والعمليات المحاسبية في أي وقت ومن أي مكان وعبر أي جهاز متصل بالإنترنت، سواء كان حاسوبًا أو هاتفًا ذكيًّا أو جهازًا لوحيًّا، كما يتيح التعاون بين المستخدمين المختلفين، مثل المدير والمحاسب والمورد والعميل، على نفس البيانات والعمليات في آن واحد.
أسئلة شائعة
-
هل يمكنني إجراء عمليات محاسبية معقدة باستخدام Excel؟
نعم، يمكن إجراء عمليات محاسبية معقدة باستخدام الإكسل، إذ يمكن صياغة معادلات مخصصة لذلك.
-
هل يمكنني إدماج Excel مع أنظمة محاسبة أخرى أو برامج محاسبة سحابية؟
نعم، يمكن إدماج Excel مع أنظمة أو برامج محاسبة سحابية أخرى.
-
ما هي فوائد استخدام Excel كأداة للمحاسبة؟
سهولة الاستخدام وإمكانية تخصيص القوالب والتقارير والقدرة على إجراء الحسابات وتحليل البيانات.
-
ما هي الأمور التي يجب على المحاسبين الاحترافيين مراعاتها عند استخدام Excel لأغراض المحاسبة؟
يجب على المحاسبين الاحترافيين مراعاة توثيق العمليات وضمان دقة البيانات، والاحتفاظ بنسخ احتياطية من الملفات المحاسبية.
في الختام
لقد أصبح خيار تحميل برنامج محاسبة مجاني للشركات الصغيرة شائعًا بين المحاسبين المبتدئين نظرًا لأنَّه مجاني وسهل التحميل والاستخدام، وتوفر إمكانية الوصول إليه. لكنَّ مجال المحاسبة مجال واسع، ولا يغطيه ملف لا يتعدى حجمه 1 ميغا بايت؛ ولذلك يحتاج المحاسبون المحترفون إلى برامج احترافية شاملة تغطي كافة هذه المجالات.
ولكي تسهل عمل المحاسبين ورواد الأعمال؛ جهزت لهم فوم برنامج محاسبة سحابيًّا شاملًا يمكنهم استخدامه بطريقة سهلة وآمنة في أي وقت، ومن أي مكان. لا تتردد باستكشافه، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.
