دفتر الأستاذ: ما هو؟ وكيف يتم ترحيل الحسابات إليه؟

بصفتهم مسؤولين عن البيانات المالية، يكون المحاسبون على دراية تامة بالدقة الواجب الالتزام بها في تسجيل البيانات المالية والمحاسبية؛ لذا يعتمدون في عملهم على سجلات ودفاتر محاسبية تنظم عملهم.

في هذه المقالة، سوف نتعمق في أهمية ووظيفة دفتر الأستاذ والمساعد، مع تسليط الضوء على دورهما الأساسي في تنظيم وتقييم الصحة المالية للمؤسسات، ونتعرف إلى خصائص كل منهما، وأنواع الحسابات المختلفة بين الاثنين.

ما هو دفتر الأستاذ؟

هو دفتر محاسبي يحتوي على جميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة. ويعمل كسجل زمني لجميع الأنشطة المالية، ويتتبع كل معاملة بطريقة منهجية ومنظمة. تُسجَّل فيه المعلومات الأساسية، مثل التواريخ والأوصاف والمبالغ والحسابات المشاركة في كل معاملة. من خلال تسجيل هذه التفاصيل بدقة، يوفر هذا السجل مصدرًا شاملاً وموثوقًا به لهذه المعلومات.

يتم تنظيم دفاتر الأستاذ عادةً في حسابات مختلفة، يمثل كل منها فئة معينة من النشاط المالي، مثل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات. ويتم تقسيم هذه الحسابات أيضًا إلى حسابات فرعية أكثر تفصيلاً.

كما يعمل دفتر الأستاذ كصلة وصل بين السجلات الفرعية المختلفة، مثل دفاتر اليومية ودفتر المساعد، والبيانات المالية. ويقوم بتوحيد المعلومات من هذه السجلات، ويلخص المعاملات ويصنفها في الحسابات المعنية. تسمح هذه العملية بتجهيز بيانات مالية دقيقة، بما في ذلك الميزانية العمومية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية.

ومع ظهور الأنظمة المحاسبية السحابية، تطورت دفاتر الأستاذ من السجلات المادية إلى قواعد البيانات الإلكترونية والتطبيقات والبرامج. لقد أدى هذا التحول الرقمي إلى زيادة كفاءة ودقة وإمكانية الوصول إلى هذه الدفاتر، مما يتيح إجراء تحديثات في الوقت الفعلي، وحسابات تلقائية، وإمكانية تحسين تحليل البيانات.

ما هي أنواع دفاتر الأستاذ؟

في مجال المحاسبة، هناك عدة أنواع من دفاتر الأستاذ المستخدمة لتسجيل وتصنيف أنواع مختلفة من المعاملات المالية. فيما يلي بعض الأنواع الشائعة منها:

دفتر الأستاذ العام:

وهو السجل الأساسي الذي يدمج جميع المعاملات المالية للمؤسسة، ويحتوي على حسابات مختلفة مثل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.

دفتر الأستاذ المساعد:

يوفر دفتر المساعد معلومات أكثر تفصيلاً لحسابات محددة موجودة في دفتر الأستاذ العام. يقوم بتقسيم الحسابات إلى حسابات فرعية لتتبع المعاملات للأفراد أو الموردين، أو لفئات محددة مثل الحسابات المدينة أو الحسابات الدائنة أو المخزون أو الأصول الثابتة.

دفتر المبيعات:

يعرف أيضًا باسم دفتر حسابات القبض، وهو تصنيف تفصيلي للمبيعات التي تم إجراؤها، ويتم تسجيلها ضمن تسلسل زمني. ويتتبع فواتير العملاء والمدفوعات المستلمة والأرصدة المستحقة وأي تعديلات أو نزاعات تتعلق بالمبيعات.

دفتر المشتريات:

يسجل دفتر أستاذ المشتريات، والذي يشار إليه أيضًا باسم دفتر الحسابات الدائنة، جميع المعاملات المتعلقة بالمشتريات التي سيتم دفعها في وقت لاحق. وهي تشمل فواتير الموردين، والمدفوعات المسددة، والأرصدة المستحقة، وأي تعديلات أو تضاربات في المشتريات.

دفتر النقدية:

يتتبع دفتر النقدية جميع المعاملات النقدية، بما في ذلك الإيصالات والمدفوعات النقدية. ويوفر سجلاً مفصلاً للتدفقات النقدية الداخلة والخارجة.

دفتر المصروفات:

يسجل دفتر المصروفات جميع النفقات التي تكبدتها المؤسسة. ويشمل حسابات المصروفات المختلفة، مثل الرواتب والإيجار والمرافق ومصاريف التسويق وتكاليف التشغيل الأخرى.

دفتر الأصول الثابتة:

يحتفظ دفتر الأصول الثابتة بسجل لجميع الأصول الملموسة المملوكة لشركة ما، مثل الأراضي والمباني والآلات والمركبات. ويتتبع عمليات الاستحواذ والاستهلاك والتصرف، وتفاصيل أخرى ذات صلة بالأصول الثابتة.

دفتر الاستثمار:

هو دفتر محاسبي يسجل جميع المعاملات التي تنطوي على الاستثمارات. يتضمن ذلك شراء وبيع الأسهم والسندات والصناديق الاستثمارية والعقارات وغيرها من الأصول. ويستخدم لتتبع القيمة الحالية لجميع الاستثمارات.

ما هي أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ؟

يوجد 3 أنواع رئيسة من الحسابات:

• حسابات الأصول

هي حسابات الأصول التي تمتلكها الشركة، مثل النقد والمخزون والعقارات والمعَدات. تُصنف حسابات الأصول إلى نوعين:

• الأصول المتداولة: وهي الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقد في غضون عام واحد، مثل النقد والحسابات المستحقة القبض والمخزون.
• الأصول غير المتداولة: وهي الأصول التي لا يمكن تحويلها إلى نقد في غضون عام واحد، مثل العقارات والمعدات والاستثمارات طويلة الأجل.

• حسابات الخصوم

هي حسابات تسجل الالتزامات التي تدين بها الشركة، مثل المدفوعات المستحقة والقروض والسندات. تُصنف حسابات الخصوم إلى نوعين:

• الخصوم المتداولة: وهي الالتزامات التي يجب دفعها في غضون عام واحد، مثل المدفوعات المستحقة والقروض والسندات.
• الخصوم غير المتداولة: وهي الالتزامات التي لا يجب دفعها في غضون عام واحد، مثل القروض طويلة الأجل.

• حسابات حقوق الملكية 

هي حسابات تسجل صافي قيمة الشركة، وهي الفرق بين الأصول والخصوم. تُصنف حسابات حقوق الملكية إلى نوعين:

• حقوق الملكية المتداولة: هي صافي قيمة الشركة التي يمكن تحويلها إلى نقد في غضون عام واحد، مثل رأس المال المدفوع والاحتياطي.
• حقوق الملكية غير المتداولة: هي صافي قيمة الشركة التي لا يمكن تحويلها إلى نقد في غضون عام واحد، مثل الأرباح المحتجزة.

ما الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر المساعد؟

دفتر الأستاذ هو دفتر محاسبي يحتوي على جميع المعاملات المالية التي تحدث في الشركة. وهو يُستخدم لحفظ السجلات وإعداد التقارير المالية. أما دفتر المساعد هو دفتر فرعي يتم استخدامه لتتبع المعاملات التي تنطوي على حساب واحد أو مجموعة من الحسابات.

فيما يلي جدول يوضح الفرق بين الاثنين:

يمكن أن يكون دفتر المساعد مفيدًا للأسباب الآتية:

• يوفر مزيدًا من التفاصيل حول المعاملات التي يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام.
• يمكن استخدامه لتتبع المعاملات التي تنطوي على مجموعة من الحسابات.
• يمكن استخدامه لإعداد تقارير مالية أكثر تفصيلاً.

من الهام ملاحظة أنَّ دفتر المساعد ليس ضروريًّا لجميع الشركات؛ لكنَّه قد يكون مفيدًا للشركات التي يكون لديها عدد كبير من المعاملات، أو التي تحتاج إلى مزيد من التفاصيل حول المعاملات الخاصة بها.

كيفية الترحيل إلى دفتر الأستاذ

الترحيل هو عملية نقل البيانات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ. يتم ذلك عن طريق كتابة كل معاملة في دفتر الأستاذ، مع الإشارة إلى الحسابين المتأثرين والمبلغ. يتم ترحيل المعاملات في نهاية كل يوم أو أسبوع أو شهر، حسب حجم الشركة وحجم معاملاتها.

يمكن ترحيل المعاملات إلى دفتر الأستاذ يدويًّا أو بصورة مؤتمتة؛ إذا تم ترحيل المعاملات يدويًّا، فسيتم استخدام دفتر مادي لتتبع جميع المعاملات المالية التي تحدث في الشركة. وإذا تم ترحيل المعاملات بصورة مؤتمتة، فسيتم استخدام برنامج محاسبي للقيام بذلك.

لا يهم الطريقة التي يتم بها ترحيل المعاملات المالية، لكن من الهام التأكد من أنَّ جميع المعاملات يتم ترحيلها بدقة.

تتطلب عملية الترحيل إلى دفتر الأستاذ اتباع خطوات محددة لنقل المعلومات المسجلة في السجلات الفرعية إلى الحسابات المناسبة في الدفتر. هذه هي الخطوات الأساسية لعملية الترحيل:

• تحديد الحسابات المراد ترحيلها: يجب تحديد الحسابات المستهدفة للترحيل من السجلات الفرعية إلى الدفتر. يتم ذلك عن طريق تحديد الحسابات المتعلقة بالمعاملات التي تم تسجيلها في السجلات الفرعية.

• التحقق من دقة المعلومات: قبل الترحيل، يجب التحقق من دقة المعلومات المسجلة في السجلات الفرعية. يتطلب ذلك مراجعة وتدقيق المعاملات والأرقام للتأكد من أنَّها صحيحة ومتطابقة مع المستندات الداعمة.

• جمع جميع المعاملات المالية التي حدثت خلال الفترة الزمنية المحددة: يمكن جمع المعاملات المالية من مجموعة متنوعة من المصادر، بما في ذلك:

• دفتر اليومية.
• فواتير المبيعات.
• فواتير المشتريات.
• تقارير النقد.
• التقارير المصرفية.
• تقارير المخزون.
• تقارير الرواتب.
• تقارير الضرائب.

• كتابة كل معاملة في دفتر الأستاذ، مع الإشارة إلى الحسابين المتأثرين والمبلغ: يتكون كل إدخال في الدفتر من ثلاثة عناصر:

• التاريخ.
• الحساب.
• المبلغ.

يتم إدخال التاريخ في شكل YYYY-MM-DD. ويتم إدخال الحساب في شكل اختصار. ويتم إدخال المبلغ في شكل رقم.

على سبيل المثال، إذا قامت شركة ببيع منتج لعميل مقابل 1000 ريال، فإنَّ المعاملة سيتم ترحيلها إلى الدفتر على النحو التالي:

• التاريخ: 2023-XX-XX
• الحساب: المبيعات
• المبلغ: 1000 ريال

• إجراء عمليات حسابية على المبالغ في كل حساب لتحديد الرصيد النهائي للحساب: يتم تحديد الرصيد النهائي للحساب عن طريق إضافة جميع المعاملات التي تزيد من رصيد الحساب، وطرح جميع المعاملات التي تنقص من رصيد الحساب.

على سبيل المثال، إذا كان رصيد حساب المبيعات 1000 ريال، وتم ترحيل معاملة بيع منتج لعميل في مقابل 100 ريال، فإنَّ الرصيد النهائي للحساب سيكون 1100 ريال.

هذه هي الخطوات العامة لعملية الترحيل إلى الدفتر. يجب ملاحظة أنَّ هذه الخطوات المذكورة قد تختلف بناءً على هيكل الحسابات ونظام المحاسبة المستخدم في المؤسسة. 

إذا لم يكن مجموع الأرصدة الدائنة يساوي مجموع الأرصدة المدينة، فهذا يعني وجود خطأ ما في الدفتر؛ لذا يجب العثور على الخطأ وتصحيحه.

فيما يلي بعض النصائح لترحيل المعاملات بدقة:

• استخدام قاعدة القيد المزدوج عند تسجيل المعاملات.
• كتابة كل معاملة بوضوح ودقة.
• إجراء العمليات الحسابية بعناية.

أسئلة شائعة

• ما هو الفرق بين الأصول والخصوم؟

الأصول هي الموارد التي تمتلكها الشركة، مثل النقد والمخزون والعقارات والمعدات. أما الخصوم فهي الالتزامات التي تدين بها الشركة، مثل المدفوعات المستحقة والقروض والسندات.

• ما هي الخطوات العامة اللازمة لإنشاء دفتر الأستاذ؟

• تحديد جميع الحسابات التي يجب تسجيلها.
• إنشاء صفحة لكل حساب.
• تسجيل جميع المعاملات المالية، مع الإشارة إلى الحسابين المتأثرين والمبلغ.
• التأكد من أنَّ مجموع الأرصدة الدائنة في الدفتر يساوي مجموع الأرصدة المدينة.

• ما هو الغرض من دفتر اليومية؟

تسجيل جميع المعاملات المالية اليومية التي تحدث في الشركة. يتم ذلك عن طريق إدخال تاريخ المعاملة، ونوعها، والمبلغ، والحسابات المتأثرة.

• كيف يتم تدقيق دفتر الأستاذ؟

إحدى الطرق الشائعة هي استخدام ميزان المراجعة؛ وهو جدول يعرض رصيد كل حساب في الدفتر. كما يمكن مقارنة البيانات من مصدرين مختلفين لضمان صحتها. على سبيل المثال، يمكن التحقق من أنَّ المبالغ المدرجة في الدفتر تتفق مع المبالغ المدرجة في الفواتير أو الإيصالات.

في الختام

والآن بعد أن تعرفنا إلى دفتر الأستاذ وكيفية ترحيل البيانات إليه، هل كمحاسب تريد إنشاءه وإدارته بأسهل الطرق وبكفاءة عالية؟ لقد جهزت فوم للمحاسبين ورواد الأعمال برنامج محاسبة سحابيًّا يمكِّنهم من القيام بذلك بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان.

برنامج فوم السحابي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، لذا يقدم أفضل الميزات لك خاصة، هيا لا تتردد، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.