من المهم للغاية معرفة جميع متطلبات الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية في السعودية تجنبًا لأي غرامة أو مساءلة قانونية. الحق أن الأمور القانونية يجب ألا تؤجل أو يُستهان بها، ورائد الأعمال الذكي هو الذي يستبق الأحداث.
تنفّذ مصلحة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA) المرحلة الثانية من الفواتير الإلكترونية، والمعروفة باسم مرحلة التكامل، بدءًا من 1 يناير 2023. وستشمل هذه المرحلة المتطلبات الفنية والتجارية الجديدة للفواتير الإلكترونية وتكامل أفضل الممارسات في الفواتير الإلكترونية عبر التبادل الإلكتروني للبيانات. ستصبح رموز QR إلزامية في الفواتير من هذه المرحلة فصاعدًا.
ستجد في هذه المقالة المفصلة كل ما تحتاج إلى معرفته عن متطلبات الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية في السعودية.
ما هي متطلبات الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية؟
أنت تحتاج إلى التأكد من أن الحل التِّـقْنيّ الخاص بك للفوترة الإلكترونية يلبي جميع متطلبات عملية الفوترة الإلكترونية. ويشمل ذلك التأكد من إمكانية الاتصال بالإنترنت وربط وتوحيد التكامل والربط بين الحل الفني للفاتورة الإلكترونية وأنظمة “فاتورة” الهيئة. يجب عليك أيضًا استخدام نظام فوترة عبر الإنترنت. كما يجب إصدار جميع الفواتير والإشعارات الإلكترونية بتنسيق يتوافق مع المتطلبات والتفاصيل الواردة في XML وPDF / A-3. أخيرًا، يجب أيضًا تنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية التي تهدف إلى تقليل الأعباء التنظيمية والأدوات التي تُصدرها الهيئة لتنظيم عملية إصدار الفاتورة.
دعنا نتناول المتطلبات بمزيد من التفصيل:
المتطلب #1: توحيد وتبسيط البيانات
اعتبارًا من 1 يناير 2023، سيتعين على الشركات في المملكة العربية السعودية استلام وإصدار الفواتير والمذكرات الإلكترونية. هذا جزء من المتطلبات المرحلية التي حددتها الحكومة للتحرك نحو الفواتير الإلكترونية. تنطبق المتطلبات على جميع المعاملات القياسية والصفرية بين الشركات والمستهلكين.
يتطلب نظام الفوترة الإلكترونية الحد الأدنى من قاعدة البيانات بتنسيق منظم لكل معاملة. وتشمل هذه التوقيعات الإلكترونية أيضًا التحقق من صحة سلطات الضرائب في المملكة العربية السعودية. يجب على الشركات أيضًا تسجيل فواتيرها في “فتورة”، وهي منصة فوترة إلكترونية متوافقة مع أنظمة المملكة.
من خلال تنفيذ حلول الفواتير الإلكترونية الموحدة، يمكن للشركات توفير الوقت والمال مع تزويد العملاء بمعلومات دقيقة حول معاملاتهم. تساعد الفواتير الإلكترونية أيضًا على ضمان الامتثال للوائح الضريبية في المملكة العربية السعودية.
المتطلب #2: المتطلبات الأمنية للفواتير الإلكترونية
أصدرت الهيئة العامة للزكاة والدخل متطلبات الفواتير الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية) التي ستدخل حيز التنفيذ اعتبارًا من 1 يناير 2023. يجب على دافعي الضرائب إرسال الفواتير الإلكترونية والمذكرات المتوافقة مع المتطلبات الموضحة في هذا الإشعار.
هناك عدد من المتطلبات المتعلقة بأمن المعلومات والتي يجب أن يفي بها كل حل من حلول الفواتير الإلكترونية. وتشمل هذه المتطلبات أمان قاعدة البيانات والبنية التحتية الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا مراعاة المتطلبات القانونية عند تطوير حل فاتورة إلكترونية متسق.
لا يلزم تنسيق الفاتورة الإلكترونية أو الملاحظات الإلكترونية المحددة ما دامت جميع البيانات الضرورية قد ضُمّنت في الفواتير والملاحظات. إن فوترة الفواتير غير المادية للأشخاص العموميين إلزامي ويمكن إصدارها إلكترونيًّا أو ورقيًّا في ظل ظروف معينة. رموز QR ليست إلزامية للفواتير المبسطة في المرحلة الثانية، على عكس المرحلة الأولى.
المتطلب #3: الأتمتة وتوفير التكاليف
الفواتير الإلكترونية هي أداة فوترة آلية يمكن أن تساعد الشركات على تقليل العبء الإداري المرتبط بإدارة الفواتير وتأمين مدفوعات أسرع. إنها تلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا، وتبسط عمليات الدفع، وتقلل من تكاليف المعالجة. يمكن لهذا الحل الرقْمي تحسين دورة معالجة الفواتير، مما يؤدي إلى توفير الوقت والجهد. بالإضافة إلى ذلك، فهو متوافق مع اللوائح مثل: قانون الضرائب العام والجزء الثاني من المدخرات المستهدفة التي يمكن تحقيقها بفضل الفواتير الإلكترونية الصادرة عبر الرقمنة. يتيح تنفيذ حل الفواتير الإلكترونية للشركات تحقيق تخفيضات في التكلفة ووفورات الحجم وتحسين الدقة. تعد الفواتير الإلكترونية ضرورية لضمان امتلاك الشركات لسجلات مالية دقيقة تحدد إيراداتها وتكلفتها وأرباحها وتدفقها النقدي.
المتطلب #4: لوائح وإرشادات الامتثال الضريبي
أصبحت الفواتير الإلكترونية أكثر انتشارًا من ذي قبل، مما يتطلب من الشركات الالتزام باللوائح التي وضعتها هيئة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA). اعتبارًا من 1 يناير 2023، ستكون الفواتير الإلكترونية إلزامية لجميع دافعي الضرائب. مطلوب أيضًا التوقيع الإلكتروني والتحقق من صحة السلطات الضريبية للامتثال.
من أجل الحفاظ على امتثال السلطات الضريبية للوائح الفواتير الإلكترونية، يجب على الشركات مشاركة فواتيرها الضريبية ضمن جداول زمنية محددة والالتزام بالمواصفات والمتطلبات الموضحة في المبادرة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا تبادل أي مستندات أخرى ليست جزءًا من هذا الحل إلكترونيًّا. من خلال مواكبة لوائح الفواتير الإلكترونية والبقاء على رأس معايير الامتثال الضريبي العالمية، يمكن للشركات ضمان الانتقال السلس إلى شبكات تبادل المستندات الرقْمية.
يمكن أن نلخص النقاط السابقة في الصورة التالية الصادرة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نفسها:
حلول برمجية للفواتير الإلكترونية
ستتطلب هذه المرحلة من جميع الشركات التوقف عن إصدار الفواتير اليدوية أو المكتوبة بخط اليد، وبدلاً من ذلك ستعتمد نظام الفواتير الإلكترونية. يجب أن يكون البرنامج متوافقًا مع متطلبات الفواتير الإلكترونية التي حددتها ZATCA، ويجب أن يكون مسجلاً في بوابة تكامل الفواتير الإلكترونية بمعرف جهاز فريد. يمكن للشركات اختيار أي مزود حلول لبرنامج الفوترة الإلكترونية الخاص بهم، والذي يجب أن ينشئ تلقائيًّا مستندات الفوترة وتفاصيل المنتجات والخِدمات بناءً على قائمة مخصصة من البيانات المطلوبة لكل من التزامات الفواتير الإلكترونية وإعداد التقارير. بالإضافة إلى ذلك، أصبحت التوقيعات الرقْمية الآن إلزامية لجميع الفواتير الإلكترونية، بالإضافة إلى تطبيق لإصدار الفواتير والإشعارات وحفظها وعرضها. مع وجود هذه المتطلبات الجديدة، يمكن للشركات ضمان امتثالها للوائح ZATCA مع تبسيط عملياتها المحاسبية.
إليك كيف يسهل ڤوم عملية أتمتة الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع قوانين ZACTA:
بعد تسجيل الدخول إلى ڤوم، حدد نوع الفاتورة المقصودة، أهي فاتورة ضريبية أم ضريبية مبسطة. فإذا افترضنا -للتوضيح- أنها فاتورة ضريبية، فمن قائمة المبيعات اضغط على فواتير المبيعات، ومن ثَم سيجري تحويلك إلى الصفحة التالية، اضغط على زر + كما في الصورة:
بعدها مباشرة سيجري تحويلك إلى صفحة مفصلة لوضع جميع المعلومات التي يجب توافرها في الفاتورة، ثم تأتي المرحلة الأخيرة وهي حفظ الفاتورة وإرسالها:
هذا فضلاً عن أنه يمكنك دائمًا الرجوع في أي وقت إلى جميع فواتيرك عند الضغط على فواتير المبيعات لمتابعة تفاصيلها، ثم -وهو الأهم- حالتها: هل دفعت؟ أم تأخرت؟ أم لم تدفع بعد؟
أفضل الممارسات لاستخدام نظام الفاتورة الإلكترونية
يتطلب تنفيذ حلول الفواتير الإلكترونية من الشركات تعديل وتكييف عملياتها وأنظمتها الإدارية وعملياتها. توفر هذه الإرشادات أفضل الممارسات لمستوى إرسال الفواتير الإلكترونية عبر التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). تبدأ المرحلة الثانية من قانون الضرائب والمعروفة باسم “التكامل”، في الأول من يناير 2023. وخلال هذه المرحلة، يجب على دافعي الضرائب إرسال الفواتير والملاحظات الإلكترونية باستخدام أنظمة متوافقة مع الفواتير الإلكترونية. كما يجب على الأشخاص الخاضعين لأنظمة الفوترة الإلكترونية أيضًا إدماج أنظمتهم في نظام الهيئة من أجل جني فوائد الفوترة الإلكترونية.
الخلاصة
يتعين على الشركات التوقف عن إصدار الفواتير اليدوية / المكتوبة بخط اليد. ولضمان الامتثال للوائح الجديدة، يجب تطبيق متطلبات المرحلة الثانية التي ناقشناها في هذه المقالة والتي تنص على إنشاء فواتير إلكترونية بتنسيق XML محدد، وإدماج المتطلبات الفنية والتجارية في النظام، بالإضافة إلى تقديم متطلبات جديدة للفوترة الإلكترونية بحلول يناير 2023. يوفر لك ڤوم نظامًا فعالاً معتمدًا من ZACTA لإدارة فواتيرك بكل سهولة دون أي قلق بشأن مخالفة القوانين.
