محاسبة المبيعات: لماذا هي ضرورية للشركات؟

تشير محاسبة المبيعات إلى عملية تسجيل وتتبع وتحليل المعاملات المالية للشركة ذات الصلة ببيع السلع أو الخِدمات التي تقدمها الشركة. 

وتتضمن نشاطات مثل إصدار الفواتير للعملاء وتسجيل المدفوعات وحساب العمولات وتتبعها وتسوية بيانات المبيعات مع السجلات المالية الأخرى. 

الهدف من ذلك هو تتبع الأداء المالي لنشاطات مبيعات الشركة وتقديم تقارير دقيقة عنها، وتقديم رؤى قيمة لاتخاذ القرارات، وضمان الامتثال لمعايير المحاسبة واللوائح الضريبية. 

تعد محاسبة المبيعات جانبًا هامًّا من جوانب الإدارة المالية للشركة، وتساعد في تقديم صورة واضحة عن الحالة المالية لها وإمكانات نموها.

ما هي أهمية محاسبة المبيعات للشركات؟

تساعد محاسبة المبيعات على ضمان تسجيل جميع المعاملات المالية المتعلقة بالمبيعات بدقة وكفاءة، مما يوفر الأساس اللازم لإعداد التقارير المالية وإجراء تحليل مالي فعال.

يمكن رؤية أهميتها للشركات بطرائق عدة. أولاً، تساعد الشركات على الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأنشطة مبيعاتها، وهي أمر ضروري للامتثال الضريبي وإعداد التقارير المالية. 

ثانيًا، توفر هذه الشركات رؤى قيّمة حول الأداء المالي لأنشطة مبيعات الشركة، مما يسمح للإدارة باتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد مجالات التحسين. ثالثًا، تساعد الشركات على تتبع تدفقها النقدي ومراقبة حالة الدفع لعملائها، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الاستقرار المالي.

اقرأ أيضًا: ما هي ضريبة الاستقطاع وكيف تسدّدها، وتعترض عليها، وتدفعها على أقساط؟

شرح محاسبة المبيعات والخطوات الرئيسية التي تتضمنها

عادةً ما تتضمن هذه العملية الخطوات الرئيسة الآتية:

• إصدار الفواتير

إنَّ إصدار الفواتير خطوة هامة في هذه العملية، إذ يجري إنشاء سجل للمعاملات المالية وقيود المشتريات والمبيعات، مع توليد إيرادات للشركة. 

يجب أن تتضمن الفواتير معلومات العميل ووصف السلع أو الخِدمات المباعة، والسعر وأي ضرائب سارية. تستخدم بعض الشركات أنظمة الفواتير الآلية التي تنشئ الفواتير تلقائيًّا بناءً على بيانات المبيعات.

• تسجيل المدفوعات

يعد تسجيل المدفوعات خطوة مهمة أخرى في هذه العملية، إذ تساعد الشركات على تتبع التدفق النقدي ومراقبة تسجيل المبيعات اليومية وحالة الدفع لعملائها. يمكن تسجيل المدفوعات يدويًّا أو من خلال استخدام الأنظمة الآلية التي تتكامل مع أنظمة الفوترة.

• حساب العمولات

بالنسبة للشركات التي لديها مندوبو مبيعات، تعد حسابات العمولات جانبًا هامًّا في هذه العملية. ترتكز العمولات عادةً على نسبة مئوية من إجمالي مبيعات مندوب المبيعات، ويمكن حسابها يدويًّا أو من خلال استخدام برنامج لتتبع العمولات.

• مطابقة بيانات المبيعات

المطابقة هي عملية مقارنة بيانات المبيعات مع السجلات المالية الأخرى – مثل القوائم والبيانات المصرفية – لضمان الدقة في تسوية وضبط الحسابات. تساعد هذه الخطوة على إيجاد وتحديد أي تناقضات أو أخطاء في بيانات المبيعات.

اقرأ أيضًا: دليل عملي عن كل ما يجب معرفته عن المحاسبة السحابية

• التقارير المالية

تُستخدم معلومات محاسبة المبيعات لإعداد التقارير المالية، مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية. توفر هذه التقارير رؤى قيمة حول الأداء المالي للشركة، من ذلك إيرادات المبيعات والمصروفات والربحية.

• تحليل أداء المبيعات

يمكن تحليل بيانات المبيعات لتحديد الاتجاهات ومجالات التحسين، ولاتخاذ قرارات عمل مدروسة. على سبيل المثال، يمكن استخدام بيانات المبيعات لتحليل المبيعات حسب المنتج أو مندوب المبيعات أو المنطقة أو الفترة الزمنية.

• صيانة السجلات

يعد الاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة وكاملة أمرًا ضروريًّا للامتثال لمعايير المحاسبة واللوائح الضريبية. يتضمن ذلك الفواتير وسجلات الدفع وحسابات العمولات. يجب تخزين السجلات بأمان بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة للرجوع إليها وتحليل بياناتها.

اقرأ أيضًا: أيّها تناسبك أكثر: برامج المحاسبة التقليدية أم السحابية؟

أبرز التحديات الشائعة في محاسبة المبيعات، وكيفية التغلب عليها

قد تكون هذه العملية أمرًا صعبًا، إذ توجد كثير من التحديات الشائعة التي تواجهها الشركات، مثل:

• عدم اتساق البيانات: قد تظهر بيانات مبيعات غير متسقة بسبب وجود أخطاء في الفواتير أو تسجيل المدفوعات أو حساب العمولة. قد يؤدي هذا إلى الخروج بتقارير مالية غير دقيقة، مما يؤثر في عملية صنع القرار.

• تأخر أو فقدان المدفوعات: قد تتسبب المدفوعات المتأخرة أو المفقودة في ظهور مشكلات بالتدفق النقدي للشركات، وتؤثر في قدرة الشركات على دفع الفواتير والوفاء بالتزاماتها المالية الأخرى.

• الاختلاف على نسب العمولة: قد تنشأ نزاعات على نسب العمولة عندما يعترض مندوبو المبيعات على حساب عمولاتهم. قد يتسبب هذا في ظهور مشكلات معنوية تؤثر على الإنتاجية الإجمالية لفريق المبيعات.

• كثرة العمليات المحاسبية غير المؤتمتة: تتطلب العمليات المحاسبية التي تُجرى يدويًّا كثيرًا من الوقت، وتكون عُرضة أكثر لحدوث الأخطاء، مما يؤدي إلى إنشاء تقارير مالية غير دقيقة، مع تأثر الإنتاجية.

اقرأ أيضًا: هل الأفضل التعامل مع شركة محاسبة أم برنامج محاسبة سحابي؟

للتغلب على هذه التحديات، تستطيع الشركات اتخاذ الخطوات التالية:

• استخدام نظام محاسبة آلي: تساعد أنظمة المحاسبة الآلية في ضمان وجود بيانات متسقة ودقيقة، وتقليل العمليات اليدوية، وتحسين أمان البيانات.
• تطوير عملية تحصيل قوية: تساعد عملية التحصيل القوية – من ذلك المتابعة في الوقت المناسب للمدفوعات المتأخرة بفعالية – الشركات على استرداد المدفوعات المفقودة والحفاظ على عَلاقات إيجابية مع العملاء.
• تطوير سياسات واضحة للعمولات: يساعد تطوير سياسات واضحة للعمولات واستخدام برنامج آلي لتتبعها في تقليل النزاعات على العمولات وتحسين دقة حسابها.
• إجراء مطابقة منتظمة: تساعد المطابقة المنتظمة لبيانات المبيعات مع السجلات المالية الأخرى في تحديد التناقضات وحلها، مما يضمن إعداد تقارير مالية دقيقة.
• الاستثمار في أمن البيانات: يساعد الاستثمار في إجراءات أمان البيانات، مثل جدران الحماية والتشفير والتخزين الآمن في حماية المعلومات المالية الحساسة والحفاظ على ثقة العملاء.

دور التكنولوجيا في أتمتة مهام محاسبة المبيعات

تؤدي التكنولوجيا دورًا هامًّا في أتمتة مهام المحاسبة وتحسين دقتها وكفاءتها، وتقليل مخاطر حدوث الأخطاء. فيما يلي بعض الطرائق التي يمكن من خلالها استخدام التكنولوجيا لأتمتة مهام محاسبة المبيعات:

• إدارة المخزون: تساعد أنظمة إدارة المخزون الشركات على تتبع مستويات المخزون وبيانات المبيعات، مما يضمن أن يكون لديها الكمية المناسبة من المخزون لتلبية طلب العملاء.
• إدارة عَلاقات العملاء CRM: يساعد برنامج إدارة عَلاقات العملاء الشركات في إدارة تفاعلات العملاء ومعلومات المبيعات.
• تحليل البيانات: تساعد أدوات تحليل البيانات الشركات على فهم بيانات المبيعات جيدًا، وتحديد الاتجاهات والأنماط، واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
• التنبؤ بالمبيعات: تساعد برامج التنبؤ بالمبيعات الشركات على التنبؤ بالمبيعات المستقبلية بناءً على البيانات التاريخية، مما يسمح لها باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المخزون والتوظيف والاحتياجات التشغيلية الأخرى.
• حلول المبيعات على الأجهزة المحمولة: تساعد هذه الحلول – مثل تطبيقات الأجهزة المحمولة – فرق المبيعات على الوصول إلى بيانات المبيعات وتحديثها في الوقت الفعلي، مما يمكِّنهم من اتخاذ قرارات مستنيرة متى ما أرادوا.
• الحلول السحابية: يمكن للحلول السحابية أن تزود الشركات بأنظمة محاسبة مبيعات قابلة للتطوير وآمنة ويسهل الوصول إليها، مما يقلل من الحاجة إلى امتلاك أجهزة باهظة الثمن وبنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات.

اقرأ أيضًا: دليلك الشامل لمحاسبة التكاليف: مفهومها، وأهدافها وخصائصها وتفاصيل أخرى

من خلال استخدام التكنولوجيا لأتمتة مهام محاسبة المبيعات، تستطيع الشركات تحسين الدقة والكفاءة وأمن البيانات، وامتلاك الوقت والموارد القيمة للتركيز على مجالات أخرى من العمل.

أسئلة شائعة

• ما هي مهام محاسب المبيعات؟

تتجلى مهام محاسب المبيعات في النقاط التالية:

• إصدار فواتير للعملاء وإرجاع المبلغ المتبقي لهم بدقة بغية الحفاظ على دقة المبالغ في صندوق المحاسبة. 
• تطبيق الإجراءات والخطوات المُعتمدة عند معالجة عمليات المحاسبة النقدية أو من خلال البطاقات البنكية والائتمانية. 
• تطبيق السياسات والإجراءات المُعتمدة عند عمل عمليات إلغاء منتج من فاتورة العميل.

• ما هي المبيعات الآجلة؟

تشير المبيعات الآجلة إلى معاملات المبيعات التي يُسمح للعميل من خلالها بالدفع في مقابل السلع أو الخِدمات في تاريخ لاحق، بدلاً من الدفع مقدمًا. 

يُستخدم هذا النوع من البيع عادةً لتسهيل المبيعات للعملاء الذين ليس لديهم الأموال المتاحة للدفع مقدمًا، أو الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت للدفع. 

يمكن منح المبيعات الآجلة للأفراد أو الشركات أو المؤسسات، وغالبًا ما تخضع لشروط ائتمانية، مثل تواريخ استحقاق السداد وأسعار الفائدة وعقوبات السداد المتأخر. 

من خلال السماح للعملاء بشراء السلع أو الخِدمات عن طريق البيع الآجل، تستطيع الشركات زيادة المبيعات وتوسيع قاعدة عملائها، ولكن يجب عليهم أيضًا إدارة مخاطر عدم السداد والخسائر المحتملة بعناية.

اقرأ أيضًا: كل نماذج محاسبة excel التي تحتاج إليها في مكان واحد

• ما هي قيود الشراء والبيع؟

تشير قيود البيع والشراء إلى المدخلات المحاسبية التي أُجريت لتسجيل المعاملات المتعلقة بشراء وبيع السلع أو الخِدمات. هذه المدخلات هامة لتتبع الأداء المالي للشركة بدقة والتأكد من أنَّ دفاترها المحاسبية في أفضل حالة.

من الهام تسجيل هذه المعاملات بدقة من أجل تقديم صورة واضحة عن الحالة المالية للشركة وأدائها. يساعد حفظ السجلات الدقيق الشركات على تحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة وتلبية المتطلبات التنظيمية والضريبية.

• ما هي القيود اليومية؟

تشير القيود اليومية في المحاسبة إلى المعاملات المسجلة على أساس يومي للحفاظ على السجلات المالية دقيقة ومحدَّثة. قد تشمل هذه المعاملات الآتي:

• المقبوضات النقدية: تسجيل الأموال المستلمة من العملاء أو من مصادر أخرى، مثل إيرادات الفوائد أو الإيجار.
• المدفوعات النقدية: تسجيل الأموال التي تُنفق على النفقات مثل الأجور أو الإيجار أو المرافق أو اللوازم.
• المبيعات: تسجيل الأموال المستلمة من بيع السلع أو الخِدمات، ومن ذلك إنشاء الفواتير وتسجيل المدفوعات المستلمة.
• المشتريات: تسجيل الأموال التي تُنفق على شراء السلع أو الخِدمات، من ذلك إنشاء أوامر الشراء وتسجيل المدفوعات المدفوعة.
• كشوف المرتبات: تسجيل رواتب الموظفين وأجورهم ومزاياهم ومن ذلك الضرائب والتأمين والاستقطاعات الأخرى.
• المعاملات المصرفية: تسجيل المعاملات مع البنوك مثل الودائع والسحوبات والتحويلات البرقية.
• معاملات الأصول الثابتة: تسجيل عمليات الشراء والتخلص من الأصول الثابتة مثل المعَدات أو المباني أو المركبات.
• إدخالات دفتر اليومية: تسجيل أو تصحيح المدخلات، مثل الإهلاك أو الاستحقاقات.

من الهام تسجيل هذه المعاملات بدقة بصورة يومية من أجل الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وحديثة، ودعم اتخاذ القرارات المستنيرة، وتلبية المتطلبات التنظيمية والضريبية.

في الختام

كما رأينا، تعد محاسبة المبيعات جانبًا هامًّا من أي عمل يساعد على تتبع الأداء المالي بدقة واتخاذ قرارات مستنيرة. 

تتضمن عملية محاسبة المبيعات سلسلة من الخطوات، مثل تسجيل معاملات المبيعات، والمبيعات الآجلة، وتحصيل المدفوعات، وكذلك إدارة الحسابات الدائنة والمدينة.

وباستخدام البرنامج المناسب، ستتمكن من توفير الوقت وتقليل الأخطاء، مما يسمح لك بالتركيز على تنمية أعمالك.

ولهذا، خصصت لكَ فوم برنامجًا سحابيًّا بأعلى معايير الجودة وأفضل الميزات لك خاصة، وبحسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر. قدِّم عليه الآن.