مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية: دليلك الشامل لفهم كل ما يخص الفاتورة بالسعودية

قبل اعتماد الفوترة الإلكترونية في المملكة، لا بد أنَّك قد سئمت الفواتير الورقية التي تبطئ وتيرة عملك، ومنشأتك لا بد أنَّها قد كانت غارقة في بحر من الفواتير الورقية، للدرجة التي جعلتكَ تشعر بالإرهاق بسبب الوقت والموارد اللازمة لإدارة هذا النظام الذي أكل الدهر عليه وشرب. 

والآن، وبعد بدء العمل بنظام الفواتير الإلكترونية في المملكة؛ فقد فُتحت أمامك أبواب عالم من ال كفاءة والدقة؛ ولك أن تتخيل الفوائد التي ستجنيها منشأتك حال انتقالها إلى نظام الفوترة الجديد هذا؛ من إنشاء وإرسال الفواتير بشكل فوري، والقضاء على الأخطاء والتحقق من صحة البيانات، وتعزيز الإنتاجية وغيرها من فوائد مالية وتنظيمية سيجنيها عملك.

نظام الفوترة هذا لم يكن وليد اللحظة؛ فقد أصبحت الفواتير الإلكترونية حقيقة واقعة في المملكة مع مرحلتين متميزتين تقودان هذا التحول. مرحلة الإصدار والحفظ التي بدأ تنفيذها في ديسمبر 2021، ومرحلة الربط الجاري تنفيذها حاليًّا.

لذا في هذه المقالة، سنعمل على تزويدك بدليل شامل للتنقل خلال مراحل الفاتورة الإلكترونية في المملكة، لنتعمق في شرح تفاصيل كل مرحلة من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، ونجيب عن جميع أسئلتك المُلحّة.

فهل تخليت عن الفواتير الورقية، أم ليس بعد؟ هيا تابع معنا قادم سطور هذه المقالة، واكتشف مراحل القيام بذلك.

لماذا الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية؟

في إطار سعيها إلى تحقيق رؤية المملكة لعام 2030؛ تعتزم الحكومة السعودية التخلص من الفواتير التي تتم كتابتها بخط اليد بصورة تدريجية، وذلك عبر الانتقال إلى بيئة رقمية غير ورقية. ولهذا السبب، سيتم الاعتماد على هذا النظام الجديد للفوترة بالكامل بحلول ذلك الوقت. وفي حين أنَّ هذا السبب وحده يُشكل دافعًا قويًّا لذلك الانتقال، إلا أنَّ الشركات والأفراد والجهات الحكومية على حد سواء، ستجني فوائد إضافية من هذا التحول، نذكر منها:

• زيادة الكفاءة والدقة في إنشاء الفواتير

يعمل إدخال بيانات الفواتير المؤتمت على التخلص من الأخطاء اليدوية وحالات التناقض في البيانات المدخلة، مما يقلل بشكل كبير من وقت معالجة الفواتير وتصحيح أخطائها. وتضمن التحديثات في الوقت الفعلي حصول جميع الأطراف على أدق المعلومات وأحدثها، كما تؤدي عملية قبول الفواتير بسرعة إلى تسريع وتيرة استلام الدفعات.

• تحسين التدفق النقدي

بفضل إنشاء الفواتير الإلكترونية ومعالجتها وتسليمها إلكترونيًّا، ستقل حالات التأخر في الدفع بصورة كبيرة؛ مما يمكِّن المنشآت من الوصول إلى أموالها بشكل أسرع، ويحسن صحتها المالية. كما ستكون الحسومات التي تطبق على الدفعات المبكرة خيارًا متاحًا، مما يعود بالنفع على دافعي تلك الفواتير (أفرادًا أو منشآت)، ويعزز التدفق النقدي لمستلميها.

• خفض التكاليف

يؤدي التخلص من طباعة الفواتير الورقية وإرسالها بالبريد وتخزينها في سجلات مادية إلى وفورات كبيرة في التكاليف؛ إذ تتطلب عملية إصدار الفواتير الإلكترونية جهدًا يدويًّا أقل، مما يقلل من عبء العمل أيضًا والتكاليف المرتبطة بالعملية برمتها؛ بما يُمكِّن المنشآت من تخصيص هذه الموارد في مجالات أخرى من العمل.

• تعزيز الشفافية والوفاء بمتطلبات الامتثال

توفر الفواتير الإلكترونية مسارًا واضحًا لعمليات التدقيق الضريبي، إذ تعمل التنسيقات الموحدة وأدوات التحقق من صحة البيانات على ضمان دقة المعلومات واكتمالها؛ فيسهل إعداد التقارير في الوقت الفعلي، وتصبح جودة الإدارة المالية أعلى، وتتسارع وتيرة عملية اتخاذ القرارات بناءً على بيانات مالية دقيقة تضمن الامتثال الكامل للوائح الضريبية.

• تحسين عملية إدارة البيانات

بخلاف الفواتير الورقية، يتم تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل آمن يمكن الوصول إليه بسهولة، مما يزيل مخاطر فقدان هذه الفواتير أو تلفها. كما تصبح عملية تحليل البيانات أسهل وأكثر كفاءة.

• إنشاء قاعدة بيانات مشتركة لعمليات التدقيق

يمكن ربط الفواتير الإلكترونية التي تصدرها المنشآت من منصة فاتورة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من إنشاء قاعدة بيانات مركزية يمكن للجهات الضريبية الوصول إليها، مما يسهل عمليات التدقيق الضريبي ويسرع وتيرتها ويرفع من كفاءتها. كما يعمل الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي على تعزيز الشفافية ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء أو تناقضات.

• القضاء على الأنشطة الاحتيالية

لعلَّ هذا هو إحدى أهم الفوائد التي ستجنيها المملكة على المدى الطويل؛ إذ تعمل تنسيقات الفواتير الإلكترونية الموحدة وأدوات التحقق من صحة البيانات على زيادة صعوبة تزوير الفواتير أو التلاعب بها، مما يقلل من مخاطر الاحتيال. كما توفر مسارات التتبع والتدقيق في الوقت الفعلي رؤية وتحكمًا أكبر في المعاملات المالية؛ مما يُحسِّن الشفافية ويردع الأنشطة الاحتيالية ويعزز المنافسة العادلة في السوق.

• تقليل وتيرة عمليات التدقيق الضريبي

يؤدي تعزيز الشفافية والإبلاغ الدقيق عن البيانات المالية المرتبطة بالفواتير الإلكترونية إلى زيادة الثقة بين الشركات والسلطات الضريبية. ومع انخفاض مخاطر حدوث أخطاء في الفواتير، تقل الحاجة إلى إجراء عمليات تدقيق ضريبي متكرر.

يمكن أن تجد أيضا طريقة الإستعداد الصحيح للتدقيق من خلال المقال التالي.

لمحة عامة عن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية

يتم تنفيذ نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية على مرحلتين متميزتين، تركز كل منهما على جوانب محددة من عملية الفوترة الإلكترونية:

أولاً: المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ)

• الجدول الزمني: بدأ التنفيذ في ديسمبر 2021.
• الهدف: أن تقوم جميع المنشآت بإصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية لجميع التعاملات المالية التي تتم من منشأة إلى مستهلك B2C (أو ما يُعرف بالفاتورة الضريبية المبسطة).
• المتطلبات الرئيسة:
  • يجب إصدار جميع هذه الفواتير إلكترونيًّا بتنسيق متوافق مع لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
  • يجب أن تحتوي الفواتير على رمز استجابة سريعة QR، يتيح للعملاء التحقق من صحتها.
  • يجب على الشركات الاحتفاظ بالفواتير والسجلات ذات الصلة بها لمدة لا تقل عن خمس سنوات.
• التأثير:
  • تحسين الشفافية من خلال إصدار فواتير يمكن للمستهلكين الوصول إليها بسهولة.
  • تقليل الأخطاء البشرية في بيانات الفواتير الصادرة.
  • تسهيل معالجة الفواتير بالنسبة إلى الشركات.

ثانياً: المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)

• الجدول الزمني: قيد التنفيذ حاليًّا، ويتم تنفيذه على مراحل زمنية تستهدف مجموعات محددة من المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
• الهدف: أن تقوم الشركات بربط أنظمة المحاسبة ونظام الفوترة الخاصة بها مع منصة “فاتورة” من أجل تبادل البيانات بسلاسة.
• المتطلبات الرئيسة:
  • يجب على الشركات إدماج أنظمتها المحاسبية مع منصة فاتورة لإعداد تقارير الفواتير والتحقق من صحتها في الوقت الفعلي.
  • يجب أن يتمتع نظام الفوترة الخاص بالمنشآت بالقدرة على إصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة (XML)، أو (PDF/A-3، متضمنة صيغة XML).
  • يجب على الشركات ضمان اتخاذ تدابير أمنية قوية لحماية البيانات المالية الحساسة، كأن تكون الفواتير الإلكترونية مختومة بختم تشفير فريد صادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• التأثير:
  • تعزيز الكفاءة من خلال تبادل البيانات بين منصة فاتورة والبرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
  • تحسين دقة وموثوقية البيانات المالية.
  • تقليل المهام اليدوية والتكاليف المرتبطة بها.
  • زيادة الامتثال للوائح الهيئة.

آلية تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة

لن يتم تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية دفعة واحدة، بل على مراحل عدة، وهي كالتالي:

• المجموعة الأولى تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 3 مليارات ريال، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 يونيو 2023.
• المجموعة الثانية تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 500 مليون ريال، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 ديسمبر 2023.
• المجموعة الثالثة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 250 مليون ريال، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 يناير 2024.
• المجموعة الرابعة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية التي تخضع إلى ضريبة القيمة المضافة عن 150 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 29 فبراير 2024.
• المجموعة الخامسة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 100 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 مارس 2024. 
• المجموعة السادسة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 70 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 أبريل 2024. 
• المجموعة السابعة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 50 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 مايو 2024.
• المجموعة الثامنة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 40 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 يونيو 2024.
• المجموعة التاسعة تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 30 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو 2022، وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 سبتمبر 2024. 

اعتماد الفواتير الإلكترونية في منشأتك: دليل خطوة بخطوة

يتطلب تطبيق مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية التخطيط والتنفيذ الدقيق؛ فيما يلي دليل خطوة بخطوة لتنفيذ هذه العملية:

• اختيار مزود معتمد لحلول الفوترة الإلكترونية

• ابحث في الحلول المختلفة وقارن بينها: ضع في اعتبارك عوامل مثل الميزات والتسعير، واختر حلًّا سهل الاستخدام ومعتمدًا من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• اختر حلًّا آمنًا: اختر مزودًا يتمتع ببروتوكولات أمان قوية لحماية معلوماتك المالية الحساسة.
• ضع قابلية التوسع بعين الاعتبار: اختر حلًّا يمكنه تلبية احتياجاتك المستقبلية.

• إدماج نظام الفوترة مع أنظمتك الحالية

• راجع مسارات عملك: حدد المجالات التي يمكن أن يؤدي فيها إدماج الفاتورة الإلكترونية إلى تبسيط المهام.
• تعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك: تعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لضمان التكامل السلس والآمن لحل الفاتورة الإلكترونية مع أنظمتك الحالية.
• تأكد من توافق البيانات: تأكد من توافق تنسيقات البيانات بين أنظمتك وحل الفاتورة الإلكترونية الذي اخترته.
• اختبر النظام الذي اخترته: قم بإجراء اختبار شامل لنظام الفوترة لاكتشاف ومعالجة أي مشكلات محتملة قبل التنفيذ الكامل.

• تدريب الموظفين على العملية الجديدة

• قم بإنشاء مواد تدريب واضحة ومختصرة تغطي جميع جوانب العملية الجديدة لإصدار الفواتير.
• نظِّم جلسات تدريبية تفاعلية لجميع الموظفين المشاركين في عملية إصدار الفواتير.
• قم بإنشاء موارد وقنوات دعم للإجابة عن أسئلة الموظفين خلال هذه المرحلة الانتقالية.

أسئلة شائعة

• ما هي أنواع الفواتير الإلكترونية في المملكة؟

يوجد نوعان من أنواع الفواتير الإلكترونية، وهما الفاتورة الضريبية المبسطة (من منشأة إلى مستهلك B2C)، والفاتورة الضريبية القياسية (من منشأة إلى منشأة B2B).

• كيف يمكن للمكلف التحقق من أنَّ نظام الفوترة الإلكتروني الخاص به قد تم ربطه بنجاح؟

بعد اكتمال إجراء تهيئة الوحدة/الجهاز الخاص بالمكلف، سيتم إشعار المكلف بنجاح عملية الربط، كما يمكن للمكلف زيارة منصة فاتورة​ لاستعراض قائمة الوحدات والأجهزة المرتبطة.

• هل يجب على المكلفين الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تنطبق عليهم المرحلة الثانية؟

نعم، يجب على المكلفين الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تاريخ الإلزام بحسب الفئات المستهدفة التي ستعلن عنها الهيئة، حيث سيتم إشعار المكلفين بالبدء في اتباع متطلبات المرحلة الثانية من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية.

في الختام

والآن بعد أن تعرفت على مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية؛ كل ما يتبقى هو اختيار برنامج محاسبي متوافق مع متطلبات الهيئة لإصدار الفواتير الإلكترونية؛ ولهذا ننصحك باختيار فوم.

فوم هو برنامج سحابي مُعتمد من الهيئة، لذا يقدم أفضل الميزات لك خاصة، كل ما عليك فعله هو تفعيل ميزة الفاتورة الإلكترونية من إعدادات النظام، وإصدار فواتيرك وأنت مطمئن. فلا تتردد باستكشافه، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.