أنت الآن بدأت تدرك أهمية التعامل مع برنامج محاسبة للمحلات بدلا من نظام الورقة والقلم التقليدي أو حتى استعمال الإكسل في عمليات المحاسبة، لكن كثرة برامج محاسبة المحلات قد يجعل منها مهمة شاقة صدقًا. فكيف تعثر – مثلاً – على برنامج محاسبة لمحل صغير يتماشى مع ظروفك حالياً؟
وغيرها الكثير من الأسئلة، ونحن نتفق في أن ما تريده حقًّا هو برنامج يتميز بسهولة الاستخدام من جهة، ودعمه للغتين: العربية والإنجليزية، من جهة أخرى؛ ثم -وهو الأهم- أن يكون متوافقًا مع ضوابط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية.
هذا تحديدًا ما يقدمه برنامج المحاسبة ڤوم، إذ يعتبر نظامًا شاملاً ومتكاملًا لمساعدة المنشآت الصغيرة من محلات ومطاعم ومكاتب محاماة في إدارة شؤونها المحاسبية دون أي تعقيدات أو خبرات جوهرية في علم المال المعقد. فهو يمكّنك من إدارة مختلف جوانب المحل الأساسية والتي تشمل:
- إدارة المبيعات.
- إصدار الفواتير الإلكترونية ومتابعة حالتها.
- إدارة المخزون.
- متابعة المصروفات والمشتريات.
- الربط والتكامل مع برامج نقاط البيع.
- وغيرها الكثير.
وسنسلط الضوء في هذه المقالة على كيف يساعد ڤوم حقًّا في مساعدة المحلات على إدارة محاسبتها.
كيفية عمل برنامج حسابات محل:
لإعداد برنامج حسابات لمحل بشكل احترافي وفعّال، هناك عدة خطوات رئيسية يجب اتباعها لضمان أن النظام المالي يغطي جميع جوانب العمل التجاري بشكل شامل ودقيق:
تحديد الاحتياجات المالية بشكل دقيق:
تبدأ العملية بتقييم شامل للاحتياجات المالية الخاصة بالمحل. يجب معرفة حجم المبيعات اليومية، سواء كانت نقدية أو آجلة، وتحديد أنواع المصروفات المختلفة مثل الإيجار، الرواتب، الفواتير، والمشتريات الدورية. بالإضافة إلى ذلك، من المهم تحديد عدد الموردين والعملاء المتعاملين مع المحل وطبيعة تعاملاتهم المالية. كل هذه المعلومات تساعد في اختيار البرنامج المناسب وتخصيصه بطريقة تلبي احتياجاتك بشكل مثالي.
البحث واختيار البرنامج المناسب:
عند اختيار برنامج الحسابات، يجب مراعاة عوامل عدة مثل سهولة الاستخدام، الدعم الفني المتاح، توافقه مع الأنظمة المحلية مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT)، وإمكانية التوسع مع نمو المحل. هناك العديد من الخيارات المتاحة في السوق السعودي التي تلبي هذه الاحتياجات، مثل “فوم”، الذي يقدم خدمات محاسبية سحابية متكاملة والذي يوفر مرونة في التخصيص والتكامل مع أنظمة أخرى.
تخصيص البرنامج بما يناسب المحل:
بعد اختيار البرنامج، يأتي دور تخصيصه ليتناسب مع هيكل المحل ونشاطاته. يشمل ذلك إعداد شجرة الحسابات بحيث تتضمن حسابات منفصلة لكل نوع من الإيرادات والمصروفات. يجب أيضاً ضبط النظام لإدارة الفواتير، سواء كانت فواتير بيع أو شراء، والتأكد من تكامل النظام مع إدارة المخزون بشكل يسمح بتتبع البضائع والمبيعات بدقة. يمكن تخصيص البرنامج أيضاً لإصدار تقارير مالية مخصصة تساعدك في فهم أداء المحل بشكل أفضل.
إدخال البيانات المالية الأولية بشكل منهجي:
لبدء استخدام البرنامج، يجب إدخال جميع البيانات المالية الأولية مثل رأس المال المتاح، تفاصيل المخزون الحالي، الفواتير المستحقة، وأي مصاريف أو إيرادات تم تسديدها مسبقاً. هذه الخطوة ضرورية لبناء قاعدة بيانات قوية تمكنك من إدارة الشؤون المالية بشكل فعال. كما يفضل الاحتفاظ بسجل رقمي وأرشفة الفواتير والإيصالات لتسهيل المراجعات المالية لاحقاً.
التدريب على استخدام البرنامج وضمان الكفاءة التشغيلية:
قبل البدء في العمل اليومي على البرنامج، من الضروري تخصيص وقت لتدريب نفسك أو فريق العمل على كيفية استخدام البرنامج بكفاءة. يشمل التدريب كيفية إدخال البيانات، إنشاء الفواتير، متابعة المخزون، واستخراج التقارير المالية. بعض البرامج تقدم دورات تدريبية وشروحات إلكترونية تساعد في هذا الجانب. كما يُفضل إجراء اختبارات تشغيلية للتأكد من أن جميع وظائف البرنامج تعمل بشكل صحيح.
المراقبة الدورية وتحديث الحسابات:
من المهم أن تتابع الحسابات بانتظام لضمان أن البيانات المالية محدثة ودقيقة. يجب إجراء مراجعات دورية لكل من الإيرادات والمصروفات، وتحديث المخزون، وإجراء المطابقات البنكية لضمان تطابق السجلات المالية. التقارير المالية الشهرية والربع سنوية هي أدوات أساسية تتيح لك مراقبة أداء المحل ومعرفة إذا ما كانت هناك حاجة لإجراء تعديلات في استراتيجيات البيع أو إدارة النفقات.
الالتزام بالقوانين والأنظمة المحلية:
لضمان أن المحل يعمل بشكل قانوني وشفاف، يجب التأكد من أن البرنامج المحاسبي يتوافق مع جميع القوانين المحلية المعمول بها في السعودية، خاصة ضريبة القيمة المضافة (VAT). كما ينبغي الحفاظ على سجلات مالية منظمة لعدة سنوات كما هو مطلوب من قبل الجهات الحكومية لضمان الامتثال في حالة التفتيش أو التدقيق.
باستخدام هذه الخطوات المتكاملة، يمكنك إنشاء نظام محاسبي فعال يتيح لك إدارة المحل بكفاءة ويضمن الشفافية المالية التي تسهم في نجاح الأعمال على المدى الطويل.
لماذا يعتبر ڤوم أفضل برنامج محاسبة للمحلات؟
وحتى نجيب بصدق عن هذا السؤال دون أي انحياز دعنا نستعرض مع بعض الميزات الأساسية الموجودة في نظام فوم لمحاسبة المحلات:
القدرة التامة على إدارة جميع حسابات المحل:
لا تحتاج إلى أي خلفية أو خبرات محاسبية لتكون قادرًا على استخدام برنامج المحاسبة ڤوم، فهو يتميز بلوحة تحكم سهلة ويسيرة، فضلاً عن تكامله مع مختلف الحلول والأدوات التي قد تحتاج إليها لربط بياناتك ومعلوماتك في مكان واحد.
من خلال نظام ڤوم، ستكون قادرًا على إنشاء وإرسال الفواتير، ومتابعة حالتها، وإدارة المبيعات بالتفصيل، سواء مبيعات منتج واحد أو عدة منتجات في آن واحد لرسم صورة دقيقة حول مختلف الإيرادات، كما أنه يجعل من مهمة تسجيل القيود اليومية شيئًا بسيطًا.
ستحصل أيضًا على إدارة شاملة لدليل حسابات متجرك بشكل مؤتمت يسمح لك بتقييد مصروفاتك وإيراداتك لإدارة فعالة لأصول متجرك، فضلاً عن الوصول اللحظي للتقارير المالية لرسم صورة شمولية حول وضع المحل واتخاذ أنجح القرارات.
سهولة إصدار الفواتير الإلكترونية ومتابعة حالة دفعها
أصعب مهمة في أي محل هي متابعة كم الفواتير الهائل الذي يصدر يوميًّا، فالمشقة لم تكن يومًا في القدرة على إصدارها بل في متابعة حالتها، هل جرى دفعها أم لا؟ وفي كم هو إجمالي المبالغ العالقة التي لم تصل بعد؟
لن تواجه المشكلة السابقة؛ بفضل حلول فوم المتقدمة، ستحصل على نظام متكامل لإدارة الفواتير الإلكترونية يمكّنك من إصدار كل من فواتير المبيعات والمشتريات بما يتوافق مع ضوابط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في لحظات معدودات، هذا فضلا عن تخصيص الفاتورة بما يتناسب مع شروط محلك، سواء بإضافة حسم (خصم) عليها أو بند معين أو حتى أي ملاحظة.
توافق كامل مع مختلف أجهزة الباركود
يتوافق ويتكامل ڤوم مع مختلف أجهزة الباركود المستخدمة في السعودية من نظام كاشير إلى برنامج نقاط البيع. ستكون قادرًا على إدارة جميع عمليات البيع في المحل وإنشاء الباركود المناسب لكل منتج، وطبعه إن شئت ليجري وضعه على المنتج من باب التنظيم.
لكن الفائدة الحقيقية هي في قدرتك بمساعدة ڤوم على متابعة حالة كل منتج على حدة لتفادي سوء التسيير أو الإدارة الذي يحدث في الطرق التقليدية، مثل الاعتماد على برامج المحاسبة التقليدية أو قوالب الإكسل.
إدارة سهلة واحترافية لنظام نقاط البيع
لا تحتاج أبدا إلى أن تطلب من أحد موظفي المبيعات لديك أن يمدك بتقرير حول حالة المبيعات المرتبطة بنظام نقاط البيع الذي تستخدمه في المحل، إذ تستطيع الوصول مباشرة لڤوم من أي مكان توجد به إنترنت والحصول لحظيًّا على تقرير شامل حول أداء المبيعات.
تتبع حركة المخزون ومعرفة متى يجب شراء منتجات أكثر في لحظات
نحن نتفق جميعًا في أن أسوأ لحظة قد يمر بها صاحب أي محل هي عند نفاد منتجات بعينها دون تدارك الموقف في الوقت المناسب، لأنه حدث سينعكس بشدة على المبيعات. من خلال نظام إدارة المخزون الذي يوفر لك ڤوم، تستطيع تتبع حركة كل المنتجات داخل مخزونك أو مخازنك ومعرفة عددها وحجمها لحظيًّا لكي تتدارك الموقف قبل أن يحدث حتى.
هذا فضلا عن نظام الجرد التلقائي لكي تتواصل من فورك مع الموردين في حالة الحاجة إلى كمية جديدة من منتج معين.
صورة دقيقة حول أداء الموظفين
يمكّنك نظام ڤوم من خلال ميزة الموارد البشرية من إضافة جميع الموظفين المعنيين في المحل وتعيينهم كلٌّ حسب دوره ومنصبه، لكي تستطيع أن تحدد في ثقة كيف يبلون، وأيهم أحسن أداء، كل هذا بضغطات بسيطة دون الحاجة إلى أن تكون موجودًا في المكتب، بل عبر هاتفك الذكي أو حاسوبك.
إدارة المصروفات والمرتبات بيسر شديد
تستطيع في أي لحظة أن تضيف مصاريف المحل بما فيها تكاليف الإيجار والتكاليف التشغيلية، وإضافة مرتبات الموظفين أو أي مصاريف أخرى، لكي تستطيع أن تحصل على تقارير آنية عن وضع المحل ومدى ربحيته لكي تعرف ما المصاريف التي تسبب خسائر أكثر ويجب تقليلها. إضافة إلى معرفة إجمالي الإيرادات، وصافي الربح من خلال واجهة الاستخدام الرئيسية في ڤوم.
الحصول على صورة شمولية لوضع المتجر بفعل التقارير المفصلة
أي محل لا يخرج عن كونه نشاطًا تجاريًّا يبحث عن الربحية، وهذا تماما ما يساعد ڤوم في تسهيله من خلال تقارير متقدمة ومفصلة حول وضع المتجر من ناحية إجمالي الإيردات، والمصروفات، والأرباح والخسائر وصافي الربح، حتى تكوّن صورة دقيقة عن كيف يبلي المحل وما الذي يجب فعله لزيادة ربحيته أكثر.
الحصول على تكامل كامل مع أبرز التطبيقات والأدوات التقنية
بفعل شراكاته النامية، يتكامل نظام ڤوم مع فودكس، وبريكسل، وZapier، وزد حتى تستطيع إدماج وربط جميع البيانات في مكان واحد دون أدنى مشكلة، وحتى تستطيع أن تدقق الإجراءات المالية وأرصدة الحسابات البنكية وجرد المخزون بيسر شديد.
