هل تساءلت يومًا: أين يسجل المحاسب معلوماته المالية؟
هنا يبرز دور دفتر المحاسبة، فهو الأداة التي لا يمكن لأي محاسب أن يقضي يومه من دونها، إذ يقيَّد ويخزَّن ويرحَّل من عليها جميع البيانات المالية التي تحدث في الشركة. لكن دفتر المحاسبة ليس دفترًا واحدًا بل هو مجموعة من الدفاتر التي لكل منها دوره الخاص، فثمة دفتر محاسبة يُعنى بتسجيل المبيعات وآخر بالمشتريات.
وفي هذه المقالة سُنلقي الضوء تحديدًا على دفتر المحاسبة لنناقشه من جميع جوانبه.
ما هي دفاتر المحاسبة؟
دفتر المحاسبة هو مستند يُستخدم يوميًّا لتقييد وتخزين وتسجيل وتبويب المعاملات المالية من أجل رصدها وسهولة تدارك أي أخطاء قد تقع فيها. وثمة نوعان رئيسان من الدفاتر المحاسبية، هما دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
قد يهمك: ما هي الدورة المحاسبية؟ وما أهدافها ومراحلها؟ (اقرأ لتعرف).
أنواع الدفاتر المحاسبية
يوجد نوعان اثنان من الدفاتر المحاسبية اللذين يجري وفقهما ضبط الدورة المحاسبية، وهما:
دفتر اليومية
دفتر اليومية هو الدفتر الأول من الدفاتر المحاسبية ويُعنى بتسجيل جميع المعاملات التشغيلية التي تحدث يوميًّا في الشركة/المنشأة، ويتكون من عمودين: الدائن والمدين. وفي العادة يُعنى دفتر اليومية برصد المعاملات الخاصة بالأصول والمشتريات والمصروفات وحقوق الملكية. ويتبع لدفتر اليومية عدة دفاتر لكل منها دوره الخاص، وهي:
- الدفتر الخاص بالمشتريات اليومية للشركة: ويسجل في هذا الدفتر جميع المشتريات التي جرت في اليوم الواحد وفق الفواتير التي أرسلتها المنشأة.
- الدفتر الخاص بالمبيعات اليومية: ويُعنى هذا الدفتر حصرًا بالمبيعات فقط دون غيرها من البيانات المالية، إذ يُسجل فيه جميع المبيعات التي جرت يوميًّا.
شكل دفتر اليومية
يتكون دفتر اليومية من عدة عناصر:
- المدين: ويُعنى هذا الجانب بالمعاملات المالية المدينة من مبالغ وعملاء وغيرها.
- الدائن: وهو خاص بجميع المعاملات المالية الدائنة من شركات وعملاء وغيرها.
- البيان: يوضح في هذا البند نوع العملية مع شرح لقيدها المحاسبي.
- رقم القيد: وهو ببساطة رقْم يُعطى لكل عملية وفق تسلسلها الزمني تفاديًا لأي أخطاء مالية.
- رقم المستند: والغرض منه ضبط المعاملة المالية وفق مستندها، أهو صرف أم قبض أم قيد.
- رقم صفحة الأستاذ: كل المعاملات التي تجري في دفاتر اليومية ترحل إلى دفتر الأستاذ (سنناقشه بمزيد من التفصيل في الفقرة القادمة) ويجب أن يوضع رقْم للصفحة لمراجعتها حين يأتي موعد الترحيل لدفتر الأستاذ.
- التاريخ: وهو توثيق وتأريخ للعملية المالية وفق تاريخ حدوثها.
لو أردت الاستزادة أكثر حول دفتر اليومية، فكنا كتبنا مقال مخصص عنه، تجده هنا.
يوفر برنامج ڤوم المحاسبي السحابي للشركات نظامًا متكاملا لإدارة العملية المحاسبية بأمان تام، إذ إنك تستطيع إدارة جميع قيود دفتر اليومية من عليه دون أن تمر بمعاناة ملفات الإكسل أو الورقة والقلم. جرّبه الآن مجانًا لمدة 7 أيام وعاينه بنفسك.
قد يهمك: كل نماذج محاسبة excel التي تحتاج إليها في مكان واحد.
دفتر الأستاذ العام
دفتر الأستاذ العام هو دفتر محاسبي يُعنى بترحيل المعاملات المالية من دفتر اليومية إليه ثم مراجعتها وتدقيقها وحفظها سعيًا للخروج بأرقام مالية دقيقة دون خطأ أو لبس.
وكنا كتبنا مؤخرا مقال يغوص في أعماق دفتر الأستاذ وتفاصيله، تجده هنا.
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
ولكي نحدد الفرق بين الدفترين، يجب أن نقارن بينهما من عدة أوجه:
- الاستخدام: يُستخدم دفتر اليومية يوميًّا لتسجيل جميع المعاملات المالية. في حين يُستخدم دفتر الأستاذ لمعاينة كل صفحة من دفاتر اليومية على حدة والتأكد من صحتها خلال الفترة المحاسبية.
- الهدف: الغرض من دفتر اليومية هو أخذ صورة دقيقة عن جميع المعاملات المالية التي حدثت في الشركة يوميًّا. أما الغرض من دفتر الأستاذ فهو الاطلاع على الرصيد المالي قبل نقله لميزان المراجعة.
- الفائدة: تكمن أهمية دفتر اليومية في أن الشركة لا تغفُل عن أي معاملة يومية مهما كانت، لكن دفتر الأستاذ يهتم بمتابعة الرصيد الخاص بكل حساب.
نخلص مما سبق إلى أن دفتر اليومية هو العمود الفقري لعملية التسجيل والتقييد والتخزين للمعاملات المحاسبية اليومية، أي أنه يُعنى بأي معاملة تجري يوميًّا. أما دفتر الأستاذ فيُعنى أكثر بالرصيد المالي لكل حساب على حدة. والحق أنهما الاثنان مهمان من أجل ترحيل البيانات المالية الصحيحة لميزان المراجعة.
الخلاصة
الدفاتر المحاسبية هي مِفتاح العمل اليومي الدقيق لأي عملية محاسبية، لكن المعضلة التي تعاني منها الشركات هي أنها تعزز قوالب الإكسل أو نظام الورقة والقلم التقليدي. يوفر لك برنامج ڤوم المحاسبي السحابي القدرة على تخزين وتسجيل جميع معاملات شركتك المالية ووضعها في كلٍّ من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، وترحيها آليًّا إلى ميزان المراجعة دون أي تدخل منك.
