دفتر اليومية: ما هو؟ وما تأثيره في التقارير المالية لأي منشأة؟

يتمثل سبب وجود المحاسبة في تقديم سرد موجز ودقيق وفي الوقت الفعلي عن الوضع المالي لأي مؤسسة؛ ولذلك يحتاج رواد الأعمال إلى محاسبيهم وفرقهم المالية من أجل التحقق من القدرة الفعلية لمؤسساتهم: هل يمكن للمؤسسة تحمل تكاليف شراء معدات جديدة؟ ما هي تكلفة إصلاح الآلات المعطلة؟ هل ننفق الكثير على نفقات التشغيل؟ وغير ذلك من المعلومات.

ولذلك،يلعب دفتر اليومية دورًا هامًّا في توفير إجابات عن هذه الأسئلة وغيرها، حيث تسرد مدخلاته البيانات المالية الهامة للمؤسسة، مثل المبلغ الذي تم تقييده وحسمه، ومتى ومن أي حسابات، بحيث تتطابق جميع مدخلات دفاتر اليومية مع جميع المعاملات المالية التي يتم ترحيلها في النهاية إلى دفتر الأستاذ العام. ولهذا السبب، تتأثر صحة جميع التقارير المالية بمدى دقة – أو عدم دقة – المعلومات المدخلة في هذه الدفاتر المحاسبية.

في هذه المقالة، سنتعمق في مفهوم دفتر اليومية، وهيكله والغرض منه، ونتعرف إلى الدور المحوري الذي يلعبه في الحفاظ على الشفافية والامتثال والدقة المالية ومدى تأثيره في جميع التقارير المالية لأي مؤسسة.

ما هو دفتر اليومية؟

دفتر اليومية – يُعرف أيضًا باسم دفتر القيد الأولي، نظرًا إلى كونه المكان الأول الذي تُسجل فيه جميع المعاملات المالية – هو الدفتر الأول من الدفاتر المحاسبية، وهو عبارة عن سجل يُستخدم لتسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة، بحيث يتم تسجيل كل معاملة مرتين، مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن. 

لدفتر اليومية أهمية قصوى في الحفاظ على دقة سجلات جميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة، كما يُستخدم لإعداد الميزانية العمومية وقائمة الدخل.

المفهوم الرئيس لدفتر اليومية هو أنَّ كل معاملة مالية لها تأثيران متقابلان – متساويان أو متعاكسان – في حسابين منفصلين. على سبيل المثال، إذا قامت المؤسسة ببيع منتج لعميل مقابل 100 ريال نقدًا، فإنَّ هذا سيؤثر في حسابين: حساب النقدية وحساب المبيعات. سيزداد حساب النقدية بمقدار 100 ريال، كما سيزداد حساب المبيعات أيضًا بمقدار 100 ريال.

يتم تسجيل المعاملات المالية باستخدام قاعدة تسمى القيد المزدوج، والتي تتضمن ثلاثة أجزاء: تاريخ المعاملة، ووصف المعاملة، والمبالغ المدفوعة أو المستلمة. ويُستخدم هذا الدفتر لإعداد الميزانية العمومية وقائمة الدخل، حيث يتم نقل المبالغ منه إلى دفتر الأستاذ العام، والذي يُعد دفترًا أكثر تفصيلاً يُستخدم لتتبع جميع الحسابات في المؤسسة، في حين يتم استخدام الميزانية العمومية وقائمة الدخل لإظهار الوضع المالي للمؤسسة في تاريخ معين.

فيما يلي بعض المفاهيم الأساسية ذات الصلة بدفتر اليومية:

• المعاملات المالية: هي الأحداث الاقتصادية التي تؤثر في الوضع المالي للمؤسسة.
• الجانب المدين: يُمثل الحسابات التي تزيد من الأصول أو تُنقص من الخصوم.
• الجانب الدائن: يُمثل الحسابات التي تزيد من الخصوم أو تُنقص من الأصول.
• القيد المزدوج: هو طريقة لتسجيل المعاملات المالية تتضمن تسجيل المعاملة مرتين، مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن.
• الميزانية العمومية: هي بيان مالي يُظهر الأصول والخصوم وحقوق الملكية للشركة في تاريخ معين.
• قائمة الدخل: هي بيان مالي يُظهر الإيرادات والمصروفات للشركة خلال فترة زمنية معينة.

أهمية دفتر اليومية

• الحفاظ على دقة سجلات جميع المعاملات المالية التي تتم في المؤسسة: نظرًا لكون دفتر اليومية المكان الذي يتم فيه تسجيل جميع المعاملات المالية لأي مؤسسة، فهذا يعني أنَّ المحاسبين سيتمكنون من تتبع وتدقيق جميع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة بسهولة.
• تسوية الحسابات وعمل القوائم المالية: مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل، واللذين يعدان بيانين أساسيين في كل مؤسسة، حيث يتم إعدادهما باستخدام المعلومات المسجلة في دفاتر اليومية.
• اكتشاف الأخطاء في المعاملات المالية: عندما يتم تسجيل كل معاملة مرتين، مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن، يمكن للمحاسبين بسهولة اكتشاف أي أخطاء في المعاملات المالية. على سبيل المثال، إذا تم تسجيل معاملة مالية بقيمة 1000 ريال في الجانب المدين لحساب النقدية، وبقيمة 500 ريال فقط في الجانب الدائن، فسيظهر هذا كخطأ في الدفتر.
• تتبع حركة الأموال في المؤسسة: يمكن للمحاسبين بسهولة تتبع حركة الأموال في الشركة من خلال هذا الدفتر، ففيه سيجدون جميع المعاملات المالية التي تمت في المؤسسة؛ لذا يساعدهم هذا في تحديد أي أقسام يتم فيها إنفاق الأموال بشكل غير فاعل.
• إعداد الضرائب: عند إعداد الضرائب، يحتاج المحاسبون إلى تتبع جميع الإيرادات والمصروفات للشركة خلال فترة زمنية معينة؛ لذا يتم استخدام معلومات دفتر القيد الأولي لإعداد هذه المعلومات. يساعد هذا في تسهيل إعداد الضرائب ويجعلها أكثر دقة.
• اتخاذ قرارات مالية صائبة: يمكن للمحاسبين ورواد الأعمال استخدام معلومات هذا الدفتر لاتخاذ قرارات مالية أفضل للمؤسسة، على سبيل المثال، إذا كان لدى المؤسسة الكثير من التدفقات النقدية الداخلة، فقد يقرر رواد الأعمال الاستثمار في أصول جديدة، أما إذا كانت تعاني من خسارة، فقد يتخذون خطوات لخفض التكاليف.

تعرف معنا في هذا المقال إلى الفرق بين مسك الدفاتر بالصورة التقليدية وبين خدمات المحاسبة السحابية

عناصر دفتر اليومية

يتكون هذا الدفتر من عناصر عدة، نذكر منها:

• الحساب المدين: فيه تُسجل المعاملات المالية المدينة من مبالغ وعملاء وغيرها.
• الدائن: فيه تُسجل جميع المعاملات المالية الدائنة من شركات وعملاء وغيرها.  
• البيان: يشرح هذا البند نوع العملية، مع تبيان قيدها المحاسبي.
• رقم القيد: وهو رقْم يُعطى لكل عملية وفق تسلسلها الزمني. 
• رقم المستند: هو رقْم يُفيد في ضبط المعاملة المالية وفق مستندها، سواءً أكان مستند صرف أم قبض أم قيد. 
• رقم صفحة الأستاذ: كل المعاملات التي تجري في دفاتر اليومية تُرحل إلى دفتر الأستاذ، مع رقم الصفحة لمراجعتها حين يأتي موعد ترحيلها.
• التاريخ: يسجل التاريخ من أجل توثيق وتأريخ العملية المالية وفق يوم حدوثها.

كيفية تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية

يتم تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية باستخدام طريقة القيد المزدوج. كما ذكرنا، تتضمن طريقة القيد المزدوج تسجيل كل معاملة في دفتر اليومية مرتين، مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن بحيث تسجل وفق الخطوات الآتية:

1. كتابة تاريخ المعاملة.
2. كتابة وصف موجز للمعاملة.
3. كتابة اسم الحساب المدين.
4. تسجيل المبلغ المدين.
5. كتابة اسم الحساب الدائن.
6. تسجيل المبلغ الدائن.
7. تلخيص المبلغ المدين والمبلغ الدائن للتأكد من تطابقهما.

فيما يلي مثال على إدخالات دفاتر اليومية:

في مثالنا هذا، تم شراء بضاعة بقيمة 1000 ريال نقدًا، لذا تم تسجيل الحساب المدين “النقدية” بمبلغ 1000 ريال. والحساب الدائن “المشتريات” بمبلغ 1000 ريال. يتطابق المبلغ المدين والمبلغ الدائن، مما يعني أنَّ المعاملة متوازنة (يتم تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية بترتيب زمني).

ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟

تُستخدم دفاتر اليومية لتسجيل المعاملات اليومية بتفاصيلها، بينما يُستخدم دفتر الأستاذ لتلخيص وتحليل هذه المعلومات وإعدادها لاتخاذ قرارات إدارية ومالية أكثر تفصيلًا.

أخطاء شائعة عند استخدام دفاتر اليومية

فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي قد تحدث عند استخدام دفاتر اليومية:

• إغفال تسجيل معاملة مالية: يعد هذا الخطأ من أكثر الأخطاء شيوعًا، ويؤدي إلى عدم اكتمال السجلات المالية.
• خطأ في تاريخ المعاملة: يجب أن يكون تاريخ المعاملة مسجلاً بدقة في دفاتر اليومية؛ إذ يتسبب هكذا خطأ بصعوبة تتبع المعاملات وإعداد البيانات المالية.
• خطأ في اسم الحساب: يجب أن يكون اسم الحساب المدين واسم الحساب الدائن مسجلين بدقة. يمكن أن يؤدي الخطأ في اسم الحساب إلى صعوبة تتبع حركة الأموال وإعداد البيانات المالية.
• خطأ في قيمة المبلغ المسجل: يجب أن يكون المبلغ المدين والمبلغ الدائن مسجلَين بدقة. يؤدي الخطأ في المبلغ المسجل إلى عدم توازن المعاملة المالية، وإعداد بيانات مالية غير دقيقة.
• خطأ في وصف المعاملة: يؤدي الخطأ في وصف المعاملة إلى صعوبة تتبعها وإعداد البيانات المالية.
• خطأ في ترحيل المعاملة إلى دفتر الأستاذ: يجب ترحيل جميع المعاملات المالية من الدفتر إلى دفتر الأستاذ؛ فعدم القيام بذلك من شأنه أن يوجِد حالةً من عدم التوازن البيانات المالية.

فيما يلي بعض النصائح التي تساعد على تجنب حدوث مثل هكذا أخطاء:

• استخدام نظام موثوق به لتسجيل المعاملات: توجد العديد من الأنظمة المتاحة التي تساعد على تسجيل المعاملات المالية بدقة وسهولة.
• التحقق من صحة البيانات قبل تسجيلها: قبل تسجيل أي معاملة، يجب التأكد من دقة بياناتها.
• استخدام مراجعة الأقران: يساعد استخدام مراجعة الأقران في اكتشاف أي أخطاء محتملة.
• استخدام برنامج محاسبي: تسهل برامج المحاسبة إجراء عملية تتبع للمعاملات وإعداد التقارير المالية.

أسئلة شائعة

• ما هي الطريقة المثلى لتنظيم دفاتر اليومية؟

لتنظيم دفاتر اليومية بالشكل الأمثل، يجب على المحاسبين اتباع بعض الخطوات الهامة. ينبغي تخصيص صفحة محددة لكل يوم، وتسمية كل صفحة بالتاريخ المناسب. كما يجب أن يتم تصنيف العمليات المالية وتجميعها بناءً على نوعها في أعمدة منفصلة؛ مثل المبيعات، والمشتريات، والمصاريف والإيرادات الأخرى.

• ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟

يُستخدم دفتر اليومية يوميًّا لتسجيل جميع المعاملات المالية. في حين يُستخدم دفتر الأستاذ لمعاينة كل صفحة من دفاتر اليومية على حدة والتأكد من صحتها خلال الفترة المحاسبية. والغرض من دفتر اليومية هو أخذ صورة دقيقة عن جميع المعاملات المالية التي حدثت في الشركة يوميًّا. أما الغرض من دفتر الأستاذ فهو الاطلاع على الرصيد المالي قبل نقله لميزان المراجعة. وفي حين تكمن أهمية دفتر اليومية في أنَّ الشركة لا تغفُل أي معاملة يومية مهما كانت، يهتم دفتر الأستاذ بمتابعة الرصيد الخاص بكل حساب.

• ما هي أنواع دفاتر اليومية؟

يوجد نوعان رئيسان لدفاتر اليومية:

• الدفتر العام: وهو النوع الأكثر شيوعًا من دفاتر اليومية. يتم استخدامه لتسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة.
• الدفتر الخاص: وهو دفتر يُستخدم لتسجيل المعاملات المالية التي تتكرر بشكل متكرر، ويُستخدم عادةً في مسك الدفاتر بصورة يدوية لتسهيل العثور على أمثلة لأنواع معينة من المعاملات.

• ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الجرد؟

دفتر اليومية هو سجل محاسبي يُستخدم لتسجيل جميع العمليات المالية اليومية بتفاصيلها، مثل المبيعات والمشتريات والنقدية والمصروفات والإيرادات الأخرى، بينما دفتر الجرد هو سجل محاسبي يُستخدم لتتبع وإدارة البضائع أو المخزون لدى المؤسسة، مسجلاً تفاصيل كل صنف من البضائع المخزونة مثل الكميات المتوفرة والكميات التي تم بيعها والكميات التي تم شراؤها.

في الختام

إذاً كما رأينا، دفتر اليومية هو مِفتاح العمل اليومي الدقيق لأي معاملة مالية؛ ولهذا يكون له تأثير حقيقي في جميع التقارير المالية لأي مؤسسة. وبناءً على ذلك، تحولت معظم المؤسسات إلى استخدام برامج محاسبية شاملة كبديل عن السجلات الورقية أو برنامج الإكسل، لما لهذه البرامج من مميزات تساعد المحاسبين على إتمام مهامهم المحاسبية بسهولة ودقة كبيرة.

ولهذه الأسباب مجتمعة، جهزت فوم للمحاسبين ورواد الأعمال برنامج محاسبة سحابيًّا يمكِّنهم من القيام بذلك بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان. برنامج فوم السحابي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، لذا يقدم أفضل الميزات لك خاصة، هيا لا تتردد، قدِّم عليه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.