دليل تسوية الحسابات البنكية: اكتشف الأخطاء قبل وقوعها

هل تعتقد بأن المبالغ الموجودة في حساب شركتك المصرفي هي نفسها المسجلة في السجلات المحاسبية؟

إذا كنت كذلك، فأنت كالكثير من رواد الأعمال، وقد حان الوقت لتغيير هذا الاعتقاد لديك، فلا بد أن تعلم بأن وجود الفروقات بين الحساب البنكي والسجلات المحاسبية أمرًا لا بد منه إذا أغفلت عملية تسوية الحسابات البنكية، لكن هل لديك معرفة كافية حول هذا الأمر؟

إذا كانت إجابتك بلا، فنحن هنا لنقدم لك دليلًا شاملًا حول تسوية الحسابات البنكية لتتمكن من تطبيقها في شركتك بالشكل الصحيح.

تسوية الحسابات البنكية: اكتشف الأخطاء قبل أن تُكلفك الكثير

في البداية وقبل أن تتعرف على طريقة تسوية الحسابات البنكية، فلا بد لك من معرفة مفهومها لتتمكن من إجرائها على النحو الصحيح، إذ إنها تعبر عن عملية المقارنة التي يجريها المحاسبون بين الأرصدة البنكية للشركة والسجلات المالية لديهم، والتي تهدف إلى معرفة أسباب وجود فروقات بين المبالغ في الحسابات البنكية وتلك التي في السجلات المحاسبية لاتخاذ الإجراءات والقرارات المناسبة لتعديلها.

ولا شك بأنه قد تبادر إلى ذهنك السؤال التالي: ما أبرز أسباب الاختلاف بين الحسابات البنكية والسجلات المحاسبية؟

حسنًا، لا بد أن تعلم بأن وجود تلك الاختلافات أمر طبيعي في الكثير من الشركات، وقد يعود لأحد الأسباب التالية:

• الرسوم التي تتقاضاها البنوك: إذ إن البنوك تقتطع جزءًا بسيطًا من المبلغ الموجود في الحساب المصرفي مقابل الخدمات التي تقدمها للعملاء.
• النقود والشيكات غير المسجلة: وهي تلك الأموال والشيكات التي استلمتها الشركة من عملائها، إلا أنها لم تسجلها بعد في حسابها المصرفي.
• الشيكات مستحقة الدفع: وهي التي أصدرتها الشركة للدائنين، إلا أنه لم يتم تسجيلها ومعالجتها بعد.
• عمليات الاحتيال والسرقة: فقد تكون تلك الفروقات ناتجة عن التلاعب في السجلات والدفاتر المحاسبية بهدف سرقة أموال الشركة.
• الأخطاء البشرية: والتي تتمثل بنسيان تسجيل بعض العمليات المالية في السجلات المحاسبية، أو كتابة مبلغ معين بطريقة خاطئة.

والآن، تعرف على أهمية مطابقة الحسابات البنكية في المحاسبة

لا شك بأن الحرص على عملية تسوية الحسابات البنكية في شركتك وإلزام موظفيك بإجرائها سيعود عليها بفوائد كبيرة، تعرف على أبرزها فيما يأتي:

• اكتشاف عمليات الاحتيال: كما أسلفنا سابقًا، فإن عمليات الاحتيال والسرقة تعد من الأسباب الأساسية لظهور اختلافات بين الحسابات البنكية والسجلات المحاسبية، ويمكن أن يظهر ذلك من خلال وجود معاملات مالية غير منطقية، كإصدار سند لشراء أحد المعدات للشركة وتسجيله في الدفاتر بمبلغ أكبر.
• معرفة ديون الشركة: إن إجراء تلك العملية يساعد على معرفة الفواتير التي لم تسدد بعد، والتي قد تنتج عن نسيان تسجيلها من قبل الموظفين.
• تحديد مستويات التدفق النقدي: إن عملية تسوية الحسابات البنكية تساهم في التحقق من دقة السجلات المالية والتي تُبنى عليها الخطوات المستقبلية التي ستتخذها الشركة في تطوير أعمالها، والتعرف على الأموال الداخلة والخارجة منها، سواء أكانت أرباحًا أو ديونًا ينبغي تسديدها.
• اتخاذ القرارات الصحيحة: إن ظهور فروقات بين الحساب المصرفي والسجلات المالية يعني وجود أخطاء فيها، وهذا ما يعرض الشركة إلى الكثير من المخاطر التي تتمثل بتراكم الديون أو خسارة الكثير من الفرص الاستثمارية أو التجارية، لذا فإن التسوية تساعد على وضع أساس لقرارات صحيحة تخدم مصلحة الشركة.

لكنك قد تتساءل: متى يجب إجراء عملية التسوية البنكية؟

يعتمد ذلك على نوع نشاطك التجاري وحجمه، إذ قد تحتاج إلى إجراء تلك العملية خلال فترات زمنية منتظمة ومحددة، والتي قد تكون في نهاية كل فترة محاسبية سواء أكانت شهرية أو ربع سنوية أو سنوية، بحيث تضمن دقة التقارير المحاسبية والسجلات المالية في الشركة.

خطوة بخطوة: إليك طريقة التسوية البنكية

إن تسوية الحسابات البنكية ليست بالعملية الصعبة، وإنما هي بحاجة إلى محاسب محترف ودقيق ليتمكن من اكتشاف الفروقات وتسجيلها ومعرفة الأسباب التي تقف خلفها، لذا اتبع الخطوات التالية التي ستمكنك من إجراء تلك العملية بسهولة أكبر:

1. اطلع على السجلات المحاسبية في الشركة، وقارن بين الرصيد الموجود فيها مع الرصيد المكتوب في كشوفات الحسابات البنكية.
2. إذا لاحظت وجود فروقات بين الرصيدين، فعليك الآن تدقيق السجلات المحاسبية، وابدأ بتصنيف العمليات المالية إلى دائن ومدين، ويمكنك التعرف على الفرق بين الدائن والمدين عبر قراءة: ما هو الفرق بين دائن ومدين؟.
3. حدد العمليات المالية المذكورة في السجلات والتي لم تودع بعد في حساب الشركة المصرفي.
4. تعرف على قيمة الفوائد والرسوم المفروضة على الحسابات البنكية الخاصة بالشركة لتتمكن من خصم قيمتها من الفروقات في المبالغ.
5. تأكد مما إذا كان هناك أي معاملات مالية لم يتم تسجيلها في دفاتر الشركة أو معاملات مسجلة لكنها لم تنفذ بعد.
6. احرص على إجراء مراجعة ومقارنة دورية بين الحسابات للتحقق من تنفيذ المعاملات التي لم تنفذ وتسجيل المعاملات التي أجريت فيما بعد.

لكن، ما أبرز الأخطاء التي قد تحدث أثناء تسوية الحسابات البنكية؟

بالرغم من أهمية تلك العملية وأهمية تحري الدقة الكبيرة فيها، إلا أن بعض المحاسبين قد يرتكبون عدة الأخطاء التي من شأنها تقليل فاعليتها، تعرف على أبرز تلك الأخطاء التي عليك تجنبها أثناء التسوية البنكية فيما يأتي:

• إدخال المعاملة المالية الواحدة أكثر من مرة في السجلات.
• الأخطاء الحسابية المتمثلة بإضافة أو خصم مبالغ من السجلات.
• تجاهل بعض المعاملات المالية؛ كتلك المتعلقة بالمدفوعات أو الإيداعات التي لم تسجل بعد.
• عدم تسجيل الرسوم الإضافية التي يفرضها البنك على الحساب في النظام المحاسبي الخاص بالشركة.

لا تدع الأخطاء المالية تتراكم: ڤوم سيسهل عليك التسوية البنكية

إن فوم ليس مجرد برنامج محاسبي لتسجيل العمليات المالية اليومية، بل هو عبارة عن نظام محاسبي متكامل مكون من مجموعة من الأدوات الذكية التي ستخفف عنك عبء الكثير من المهام المحاسبية المعقدة، إليك فيما يأتي كيف يمكن لفوم أن يساعدك في عملية تسوية الحسابات البنكية:

• المقارنة بين الحسابات: يمكنك باستخدام أدوات فوم الذكية إجراء مقارنة بين الكشف البنكي والمعاملات المالية المسجلة فيه، مما يساعدك على اكتشاف أي خطأ أو فرق دون أن تحتاج إلى إجراء بحث يدوي.
• الحصول على التنبيهات عبر مركز إشعارات للتذكير: فإذا ظهرت الفروقات بين الحسابات، ستحصل على تنبيه مباشر وفوري من فوم لتتمكن من اتخاذ الإجراءات المناسبة.
• تقليل الأخطاء البشرية: وذلك من خلال حصولك على تقارير مالية مفصلة ودقيقة بسهولة كبيرة، مما يعني إلغاء احتمالية أن تكون الفروقات بين الحسابات نتيجة خطأ بشري.
• إدارة الحسابات البنكية: فإذا كنت تمتلك أكثر من حساب بنكي لشركتك، فيمكنك إدخالها على فوم ليتمكن من متابعتها وتسويتها مع السجلات المحاسبية المخزنة لديه بصورة مرنة ودقيقة.

ويمكنك التعرف أكثر على الخدمات التي يقدمها لك فوم عبر قراءة: مميزات ‫ﭬوم‬

الخلاصة

وفي الختام، لا بد أن تعلم بأن تسوية الحسابات البنكية من العمليات المحاسبية الأساسية والتي ستبني عليها الكثير من القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالشركة، لذا يجب أن تحرص على أخذها على محمل الجد وإلزام موظفيك بتطبيقها على النحو الصحيح لما لها من فوائد كبيرة تخدم مصلحة الشركة.

ولا شك بأن استخدام برنامج محاسبة احترافي كبرنامج فوم سيساعدك على إجراء تلك العملية بسهولة ودقة أكبر، خاصة مع وجود العديد من الميزات التي تجعل منه الخيار الأمثل كنظام محاسبي فعال لشركتك، ولا يقتصر دوره على ذلك، وإنما يتعداه ليكون الشريك الأمثل لنجاحك ونمو القسم المحاسبي في شركتك، لذا لا داعي للانتظار أكثر، وابدأ بتجربة مجانية مع فوم الآن لمدة 7 أيام (بالنقر هنا) لتتعرف أكثر على هذا البرنامج الرائع.