وجود نظامٍ لنقاط البيع أمر ضروري لكي تضمن المنشآت التجارية أن تعمل جميع عملياتها في انسجام تام، وأن يحصد مديرو هذه المنشآت فوائد استخدامه من حيث تسيير هذه العمليات بسلاسة.
ولأنَّ نظام نقاط البيع هو مزيج من الأجهزة والبرامج التي تستخدمها المنشآت لمعالجة معاملات البيع، فإنَّك ستستخدم برنامجًا مخصصًا لنقاط البيع من أجل إدارة عمليات البيع والشراء خاصتك، والتواصل مع العملاء، وقبول المدفوعات، وتتبع مبيعاتك.
هذا النظام يتطلب منك إدخال قيود ومدخلات خاصة تُعرف باسم قيود نقاط البيع، والتي ستكون مدار حديثنا في هذا المقال.
فما هي قيود نقاط البيع؟ وما أهميتها لتجارة التجزئة من حيث إدارة المخزون وغيره؟ هذا ما ستعرفه في قادم سطور مقالنا هذا.
ما هي قيود نقاط البيع؟
تشير قيود نقاط البيع إلى المعاملات التي ينفذها العملاء عند شراء سلع أو خِدمات من متجر تجزئة فعلي أو متجر عبر الإنترنت.
تُسجَّل هذه المعاملات في نظام نقاط البيع، والذي يتتبع معلومات مثل العناصر المشتراة، وتكلفة كل عنصر، وتاريخ ووقت الشراء، ومعلومات الدفع.
ثم يجري استخدام هذه المعلومات لتتبع المبيعات وإدارة المخزون وتحليل بيانات العملاء وأداء وظائف مهمة أخرى للأعمال.
ما هي أنواع القيود والمدخلات التي يمكن أن نجدها في برنامج نقاط البيع؟
فيما يلي مزيد من المعلومات حول الأنواع المختلفة للقيود والمدخلات التي يجري تضمينها عادةً في برامج نقاط البيع (POS):
-
قيود المبيعات
يجري إنشاء هذا النوع من المدخلات في كل مرة يشتري فيها العميل. وهي تتضمن عادةً معلومات مثل: العناصر المشتراة وسعر كل عنصر والتكلفة الإجمالية للبيع وطريقة الدفع المستخدمة.
توفر قيود المبيعات بيانات قيمة يمكن استخدامها لتتبع اتجاهات المبيعات وتحليل سلوك العملاء وتحسين الأداء المالي العام للمنشأة.
-
قيود العملاء
يجري إنشاء هذا النوع من المدخلات عند إضافة عميل جديد إلى النظام، وهو يتضمن معلومات مثل: اسم العميل ومعلومات الاتصال وسجل الشراء وتفضيلاته.
توفر قيود العملاء رؤى قيمة حول سلوك العملاء وتفضيلاتهم الشرائية، والتي يمكن استخدامها لتحسين مشاركة العملاء وولائهم.
-
قيود المخزون
يُنشأ هذا النوع من القيود في كل مرة يجري فيها إضافة منتج إلى المخزون أو إزالته منه، وهو يتضمن معلومات مثل: اسم المنتج والوصف والكمية والتكلفة.
تُعدُّ هذه القيود ضرورية لتتبع مستويات المخزون والتأكد من وجود مخزون كافٍ دائمًا لتلبية طلبات العملاء.
اقرأ أيضًا: ما هي ضريبة الاستقطاع وكيف تسدّدها، وتعترض عليها، وتدفعها على أقساط؟
-
قيود الموظفين
يُنشأ هذا النوع من المدخلات لكل موظف، ويتضمن معلومات مثل: اسم الموظف ومعلومات الاتصال والمسمى الوظيفي وساعات العمل ومقاييس الأداء.
توفر قيود الموظفين بيانات قيمة يمكن استخدامها لتتبع أداء كل موظف وإدارة كشوف المرتبات ومسيرات الرواتب وتحسين كفاءة العمل عمومًا.
-
قيود الموردين
يجري إنشاء هذا النوع من القيود لكل مورد، ويتضمن معلومات مثل: اسم المورد ومعلومات الاتصال وشروط الدفع وجدول التسليم.
توفر هذه القيود بيانات قيمة يمكن استخدامها لإدارة المخزون وتبسيط عمليات الطلب وتحسين العلاقات مع الموردين.
-
قيود الضرائب
يجري إنشاء هذا النوع من الإدخالات في كل عملية بيع، ويتضمن معلومات مثل الضرائب المطبقة ومعدل الضريبة ومبلغ الضريبة المطبق.
تضمن الإدخالات الضريبية امتثال المنشأة التجارية لقوانين وأنظمة الضرائب المحلية، كما توفر بيانات قيِّمة يمكن استخدامها لتحسين عملية التخطيط الضريبي وإدارتها، وتحسين المعالجة المحاسبية لنقاط البيع.
-
قيود عملية الدفع
يُنشأ هذا النوع من المدخلات في كل مرة تحدث فيها معالجة عملية الدفع في جميع أنواع نقاط البيع، حيث تتضمن معلومات مثل طريقة الدفع المستخدمة والمبلغ المدفوع وتاريخ الدفع.
توفر هذه المدخلات بيانات هامة يمكن استخدامها لتتبع التدفق النقدي وإدارة الشؤون المالية وتحسين كفاءة عملية معالجة الدفع.
اقرأ أيضًا: ما هي الدورة المحاسبية؟ وما أهدافها ومراحلها؟ (اقرأ لتعرف)
-
قيود الحسومات
يجري إنشاء هذا النوع من المدخلات عند تطبيق حسمٍ على عملية بيع.
تتضمن هذه المدخلات معلومات مثل نوع الحسم ومقداره وسببه. وتوفر بيانات يمكن استخدامها لتتبع العروض الترويجية وتحليل سلوك العملاء وتقييم فاعلية إستراتيجيات تطبيق الحسومات.
-
قيود المرتجعات
يُنشأ هذا النوع من المدخلات عندما يُرجع العميل منتجًا ما، ويتضمن معلومات مثل العناصر التي أُرجعت، وسبب الإرجاع وطريقة الاسترداد أو الاستبدال.
توفر هذه القيود بيانات يمكن استخدامها لتتبع سلوك العميل وتحسين خدمة العملاء وتقييم فاعلية سياسات الإرجاع.
-
قيود طرائق الدفع
يجري إنشاء هذا النوع من المدخلات لكل طريقة دفع، ويتضمن معلومات مثل اسم طريقة الدفع ووصفًا لها والرسوم المطبقة عليها.
توفر هذه المدخلات بيانات في غاية الأهمية، إذ يجري استخدامها لتتبع تكاليف معالجة الدفع، وتقييم مدى ربحية طرائق الدفع المختلفة، وتحسين كفاءة معالجة عملية الدفع.
-
قيود الإيصالات
يجري إنشاء هذا النوع من المدخلات في كل عملية بيع، وهو يتضمن سجلًا مفصلاً لعملية البيع، كالعناصر المشتراة والأسعار والضرائب ومعلومات الدفع.
توفر هذه القيود بيانات قيمة يجري استخدامها لتتبع اتجاهات المبيعات، وتحليل السلوك الشرائي للعملاء، وتقييم فاعلية إستراتيجيات التسعير.
اقرأ أيضًا: أنواع المحاسبة: 9أنواع لا يسعك جهلها
فوائد قيود نقاط البيع في تجارة التجزئة
تعدُّ القيود الموجودة في برامج نقاط البيع هامة في تجارة التجزئة لأنَّها توفر بيانات مفيدة يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين الجوانب المختلفة لعمل المنشآت التجارية. ومن هذه الفوائد:
- تحسين إدارة المخزون: توفر قيود الشحن سجلاً مفصلاً لحركة المخزون، مما يمكّن تجار التجزئة من تتبع مستوياته والتأكد من توفر المنتجات عندما يريدها العملاء، وتقليل مخاطر حدوث نقص أو زيادة في المخزون.
- توفير خدمة عملاء أفضل: توفر قيود المرتجعات بيانات قيمة عن سلوك العميل، بما في ذلك العناصر التي أُرجعت وسبب الإرجاع. يساعد ذلك على تحسين عمليات خدمة العملاء وتقليل عدد المرتجعات وزيادة رضا العملاء.
إضافة إلى تحليل سلوك العملاء، وتحديد أسباب الإرجاع الشائعة، وإجراء تغييرات على المنتجات أو السياسات لتقليل العوائد وتحسين تجربة العملاء.
- زيادة المبيعات: توفر كل من قيود الحسومات وقيود الإيصالات بيانات قيمة عن اتجاهات المبيعات وسلوك العملاء، ومن ذلك العناصر المشتراة والأسعار ومعلومات الدفع.
يمكن لبائعي التجزئة استخدام هذه البيانات لتحديد المنتجات المرغوب فيها وإجراء تغييرات على إستراتيجياتهم التسويقية والترويجية لزيادة المبيعات، وهو ما يعدُّ من أبرز جوانب مهام نقاط البيع.
- اتخاذ قرارات أفضل: من خلال تحليل البيانات المقدمة من جميع أنواع القيود، يستطيع أي مسؤول نقاط بيع اتخاذ قرارات مستنيرة حول جوانب مختلفة من العمل، مثل إدارة المخزون وخدمة العملاء والمبيعات وطرائق الدفع.
يمكن لبائعي التجزئة استخدام هذه البيانات لتحديد مجالات العمل التي تحتاج إلى تحسين، وإجراء تغييرات على عملياتهم، وتتبع نتائج هذه التغييرات مع مرور الوقت. يسمح هذا لتجار التجزئة بتحسين عملياتهم باستمرار وزيادة أرباحهم.
اقرأ أيضًا: ما هي المحاسبة المالية؟ وما أهميتها وكيفية تفعيلها في منشأتك؟
أسئلة شائعة
فيما يلي بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا حول قيود نقاط البيع:
-
كيف أُضيف منتجًا جديدًا إلى قيود المخزون في نظام نقاط البيع؟
تختلف تلك العملية باختلاف البرنامج المستخدم، لكن عمومًا، سوف يتعيَّن عليك اتباع الخطوات الآتية:
- ادخل إلى قسم إدارة المنتجات في برنامج نقاط البيع.
- أدخل تفاصيل المنتج، كاسمه وفئته وسعره، وأدخل وصفًا له.
- عيّن معرف منتج فريدًا، مثل رمز شريطي (باركود).
- حمّل صورة للمنتج – إذا رغبت في ذلك.
- حدد مستويات المخزون الخاص بهذا المنتج، ومعلومات أخرى ذات صلة.
- احفظ معلومات المنتج وأضِفها إلى المخزون.
-
كيف يمكنني إنشاء تقارير من قيود نظام نقاط البيع؟
عمومًا، سوف تتبع الخطوات التالية:
- ادخل إلى قسم التقارير في برنامج نقاط البيع.
- اختر نوع التقرير الذي تريد إنشاءه، مثل تقرير المبيعات أو تقرير المخزون، وما إلى ذلك.
- حدد النطاق الزمني للتقرير.
- حدد أي عوامل تصفية أو خِيارات إضافية، مثل فئات المنتجات وطرائق الدفع، وما إلى ذلك.
- أنشئ التقرير.
-
كيف أُحدّث أسعار المنتجات في قيود نظام نقاط البيع؟
اتبع الخطوات التالية:
- اذهب إلى قسم إدارة المنتجات.
- ابحث عن المنتج الذي تريد تحديث سعره.
- افتح تفاصيل المنتج وانتقل إلى قسم التسعير.
- أدخل السعر الجديد للمنتج.
- احفظ التغييرات.
-
كيف يمكنني تتبع مستويات المخزون باستخدام نظام نقاط البيع؟
اتبع الخطوات التالية:
- تأكد من تجهيز نظام نقاط البيع لديك لتتبع مستويات المخزون بدقة.
- استخدم نظام نقاط البيع لمعالجة معاملات المبيعات، والتي ستحدث تلقائيًّا مستويات المخزون لكل منتج يجري بيعه.
- راجع تقارير المخزون التي جرى إنشاؤها بواسطة نظام نقاط البيع بانتظام.
- حدِّث مستويات المخزون حسب الضرورة.
اقرأ أيضًا: برنامج محاسبة: إليك الآلية الصحيحة لاختيار البرنامج المناسب لمنشأتك
في الختام
كما رأينا، توفر قيود نقاط البيع بيانات مفيدة يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين الجوانب المختلفة لعمل المنشآت التجارية عمومًا، وتجار التجزئة خصوصًا.
إذ يمكن من خلالها تتبع معلومات مثل العناصر المشتراة، وتاريخ ووقت الشراء ومعلومات الدفع.
وأنت، هل تمتلك نظامًا لنقاط البيع في منشأتك؟ لقد خصصتْ لكَ فوم برنامج محاسبة سحابيًّا بأعلى معايير الجودة يساعدك على الربط مع نظام نقاط البيع لديك، ويمكِّنك من إدارة قيود نقاط البيع.
قدِّم عليه الآن، لتستفيد من حسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر.
