يشير مصطلح نقاط البيع POS إلى التكنولوجيا والمعَدات المستخدمة لمعالجة معاملات البيع والشراء في متجر أو شركة أو منشأة ما.
صُممت هذه الأنظمة لجعل عملية بيع السلع والخِدمات أكثر كفاءة ودقة من خلال أتمتة كثير من المهام التي تنطوي عليها عملية البيع، مثل حساب الأسعار وقبول المدفوعات وتتبع مستويات المخزون.
يمكن استخدام أنظمة نقاط البيع ضمن مجموعة مختلفة من المنشآت التجارية، كمتاجر البيع بالتجزئة والمطاعم والشركات الأخرى التي تبيع سلعًا أو خِدمات للعملاء.
وعادةً ما تتضمن هذه المنشآت جهاز كمبيوتر أو جهازًا محمولاً، وآلة كاشير أو قارئ بطاقة ائتمان، وبرامج لتتبع المبيعات والمخزون، كما يمكن أن تتضمن ميزات إضافية مثل مسح الرموز الشريطية وإدارة عَلاقات العملاء وأدوات إعداد التقارير.
اقرأ أيضًا: المشهد المالي والضريبي في السعودية: فرص للشركات الناشئة!
ما هي أهمية نقاط البيع؟
تنبع أهمية أي نقطة بيع من عوامل عدة، نذكر منها:
- تعزيز الكفاءة والدقة: يعمل نظام نقطة البيع على أتمتة كثير من المهام التي تنطوي عليها عملية البيع، مثل حساب الأسعار وقبول المدفوعات وتتبع مستويات المخزون.
من شأن هذا أن يساعد على تسريع عملية سداد ثمن المشتريات وتقليل حدوث أخطاء.
- تتبع المخزون: تُستخدم هذه الأنظمة لتتبع مستويات المخزون وإنشاء تقارير عن المبيعات، مما يُمكِّن الشركات من إدارة مخزونها بصورة أكثر فاعلية.
- إدارة عَلاقات العملاء: تشتمل بعض هذه الأنظمة على أدوات مدمجة لإدارة معلومات العملاء، مثل معلومات الاتصال وسجلات الشراء؛ مما يساعد الشركات على فهم عملائها بصورة أفضل بحيث تقدر على تعديل وتحسين مجهوداتها التسويقية.
- إعداد التقارير: يمكن لهذه الأنظمة إنشاء تقارير مفصلة عن المبيعات والمخزون وسلوك العملاء عند الشراء. يمكن استخدام هذه التقارير لاتخاذ قرارات مستنيرة ترتكز على البيانات الخاصة بإستراتيجية العمل.
- زيادة عامل الأمان في عمليات البيع: توفر هذه الأنظمة طريقة آمنة لمعالجة معاملات الشراء، كاستخدام التشفير وترميز المعلومات الحساسة.
- إمكانية التنقل: تتيح هذه الأنظمة للشركات معالجة معاملات البيع في أثناء التنقل؛ بحيث يمكن لسائقي التوصيل أو مندوبي المبيعات أو البائعين استخدامها في المعارض التجارية.
- إدارة الموظفين: يمكن استخدام بعض هذه الأنظمة لتتبع ساعات عمل موظفي المبيعات، إضافة إلى إدارة جداول الموظفين وكشوف المرتبات.
- برامج التسويق والولاء: تتضمن بعض هذه الأنظمة أدوات مدمجة لبرامج التسويق والولاء، والتي يمكن استخدامها لإنشاء وإدارة برامج المكافآت وقسائم الشراء والتخفيض، والعروض الترويجية الأخرى.
- الأمان في عملية الدفع: توفر هذه الأنظمة طريقة آمنة لمعالجة المدفوعات ببطاقات الائتمان والوسائل الإلكترونية، مما يساعد على منع الاحتيال والتأكد من معالجة المعاملات بسرعة ودقة.
- التكامل مع برامج أخرى: يمكن إدماج كثير من هذه الأنظمة مع برامج محاسبية أخرى مثل إدارة المخزون وأنظمة تخطيط موارد الشركات، مما يُسهِّل عمليات الشركات ويحسِّن من كفاءتها.
- التعامل مع البيانات في الوقت الفعلي: توفر نقاط البيع بيانات آنية عن المبيعات والمخزون وسلوك العملاء، والتي يمكن للشركات استخدامها لاتخاذ قرارات إستراتيجية تعتمد على البيانات.
- إمكانية الوصول عن بُعد: تسمح بعض هذه الأنظمة للشركات بالوصول إلى بيانات المبيعات والمعلومات الأخرى عن بُعد، الأمر الذي قد يكون مفيدًا للشركات التي يكون لديها مواقع متعددة، أو الشركات التي يتعيَّن عليها تتبع مبيعاتها عن بُعد.
اقرأ أيضًا: كيف تستفيد من المنصّات الرقمية لإطلاق شركتك الناشئة؟ منصّة “زد” السعودية نموذجًا
التكنولوجيا التي يعتمد عليها أي نظام نقاط البيع
تختلف التِّقْنية الكامنة وراء أي نظام نقاط البيع POS باختلاف النظام نفسه، والاستخدام المقصود منه. لكن بصورة عامَّة، تتكون هذه الأنظمة من عدة مكونات تِقْنية رئيسية:
-
الأجهزة
تشتمل هذه الأنظمة عادةً على جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي، والذي يعمل كوحدة معالجة أساسية للنظام. يعمل الكمبيوتر على تشغيل برنامج نقطة البيع ويتحكم في مكونات الأجهزة المختلفة.
تُستخدم شاشة لعرض برنامج نقطة البيع والشاشة التي تواجه العميل. ويُستخدم درج النقود لتخزين النقود وأشكال الدفع الأخرى، في حين يُستخدم قارئ الباركود لقراءة الرموز الشريطية للمنتجات.
كما يجري استخدام طابعات لطباعة الإيصالات للعملاء.
-
البرمجيات
برنامج نقاط البيع هو العمود الفقري للنظام، وهو مسؤول عن التعامل مع المهام مثل حساب الأسعار، وقبول المدفوعات، وتتبع مستويات المخزون.
وهو يوفر ميزات مثل إعداد التقارير والتحليلات، مما يمكّن الشركات من تتبع المبيعات وسلوك المستهلكين. يُصمَّم البرنامج ليكون سهل الاستخدام، مما يجعل من السهل معالجة المعاملات وإدارة المخزون.
-
برمجية معالجة عمليات الدفع
يُدمج برنامج لمعالجة عمليات الدفع في النظام نفسه، وهو يمكِّن الشركات من قبول مجموعة متنوعة من أنواع الدفع، مثل بطاقات الائتمان والمدفوعات الإلكترونية والنقدية.
وقد يُدمَج هذا البرنامج مع برنامج آخر لمعالجة عمليات الدفع، والتي هي خدمة تابعة لجهة خارجية تتعامل مع المعالجة الفعلية للمدفوعات.
-
شبكة اتصال
عادة ما تكون هذه الأنظمة متصلة بشبكة، مما يسمح لها بالاتصال بأنظمة وأجهزة أخرى مثل أنظمة إدارة المخزون، وبرامج المحاسبة، والخوادم البعيدة.
يتيح ذلك للشركات الوصول إلى بيانات المبيعات والمخزون من مواقع متعددة، كما يتيح لها مزامنة البيانات في الوقت الفعلي.
-
أنظمة الحماية والأمان
يجب أن تتضمن هذه الأنظمة ميزات أمان مثل التشفير والترميز والامتثال للوائح الأمان وخصوصية البيانات. الهدف من هذا هو حماية بيانات العملاء الحساسة.
يتضمن ذلك اتخاذ مجموعة تدابير للوقاية من القرصنة وانتهاكات البيانات وأشكال الجرائم الإلكترونية الأخرى.
-
تكنولوجيا التخزين السحابي
تزداد شعبية الأنظمة المستندة إلى السحابة لأنَّها تتيح للشركات الوصول إلى بياناتها وبرمجياتها من أي جهاز متصل بالإنترنت، مما يلغي الحاجة إلى الاستثمار في أجهزة وبنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات باهظة الثمن.
كما يتيح هذا للشركات توسيع نطاق عملياتها بسهولة أكبر، ويلغي الحاجة إلى الخوادم المحلية ودعم تكنولوجيا المعلومات.
باختصار، تعد هذه الأنظمة تِقْنية معقدة تتضمن مجموعة متنوعة من مكونات الأجهزة والبرامج لتزويد الشركات بطريقة كاملة وفعالة لإدارة مبيعاتها ومخزونها.
تتطور التكنولوجيا التي تقف وراء هذه الأنظمة باستمرار، مع إضافة ميزات وإمكانات جديدة لتحسين تجربة المستخدم وتقديم قيمة أكبر للشركات.
اقرأ أيضًا: أربع خطوات تساعد منشأتك على النمو بشكل أسرع
آلية عمل أنظمة نقاط البيع
عادةً ما يعمل نظام نقاط البيع POS من خلال تسجيل تفاصيل المعاملات أولاً، مثل المنتجات التي يجري شراؤها ومعلومات الدفع الخاصة بالعميل.
تبدأ هذه العملية عندما يختار العميل المنتجات التي يريد شراءها. يمسح مندوب المبيعات بعد ذلك الباركود الخاص بالمنتج باستخدام ماسح ضوئي للأكواد الشريطية، أو يُدخل يدويًّا معلومات المنتج في النظام.
يحسب النظام التكلفة الإجمالية لعملية الشراء ويعرضها على الشاشة المواجهة للعميل.
بعد ذلك، يوفر العميل طريقة للدفع في مقابل شراء هذه المنتجات، كالدفع النقدي أو بطاقة الائتمان أو كوبون شراء أو نظام دفع الرقْمي مثل آبل باي Apple Pay أو محفظة جوجل Google Wallet.
ثمَّ يسجل النظام معلومات الدفع، ويتواصل برنامج معالجة الدفع مع معالج الدفع للسماح بالدفع ومعالجته.
بعد معالجة الدفع، يُنشئ نظام نقاط البيع إيصالاً للعميل. يمكن طباعة الإيصال أو إرساله إلكترونيًّا إلى البريد الإلكتروني أو الهاتف الخاص بالعميل. كما يحدّث النظام مستويات المخزون الخاصة به ويسجل عملية البيع في بيانات المبيعات الخاصة به.
باختصار، يسجل النظام تفاصيل العملية، ويحسب التكلفة الإجمالية للشراء، ويحتفظ بالدفعة، وينشئ إيصالاً، ويحدّث مستويات المخزون، ويسجل عملية البيع في بيانات المبيعات الخاصة به.
كما يسمح للشركات بتتبع سلوك العملاء وإدارة المخزون وإنشاء تقارير المبيعات.
اقرأ أيضًا: أيّها تناسبك أكثر: برامج المحاسبة التقليدية أم السحابية؟
تحديات تفرضها هذه الأنظمة
في الوقت الذي توفر فيه نظام نقاط البيع POS كثيرًا من المزايا للشركات، فإنَّ هنالك بعض التحديات المحتملة التي يجب وضعها في الحسبان، منها:
- التكلفة الأولية: قد يكون تنفيذ هذا النظام مكلفًا، إذ قد يتعيَّن على الشركات شراء الأجهزة الطرفية وقارئات الرموز الشريطية وطابعات الإيصالات والأدراج النقدية والأجهزة الطرفية الأخرى.
كما يتعيَّن عليهم دفع رسوم تراخيص البرامج، ورسوم التركيب، ورسوم اشتراك مستمرة في بعض الأحيان. وتتطلب بعض هذه الأنظمة أجهزة إضافية مثل الخوادم ومعَدات الشبكات، والتي يمكن أن تزيد التكلفة الإجمالية للتركيب.
- صعوبة الاستخدام: قد يكون من الصعب تجهيز هذه الأنظمة واستخدامها عمليًّا، بخاصة للشركات الصغيرة التي قد لا تمتلك الخبرة الفنية أو الموارد اللازمة لإدارتها.
عادةً ما يتطلب إعداد نقطة بيعٍ تكوينَ إعدادات البرامج والأجهزة والشبكة، والتي يمكن أن تكون صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً أكثر مما يجب.
- الصيانة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها: تتطلب هذه الأنظمة إجراء صيانة وتحديثات منتظمة لضمان أن تظل تعمل بسلاسة وأمان؛ ويتضمن ذلك تحديثات البرامج وتصحيحات الأمان وعمليات النسخ الاحتياطي.
وإذا ظهرت مشكلات معينة، فقد يتطلب الأمر خبرة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها، الأمر الذي قد يكون مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
- محدودية قابلية التوسع: قد يكون لبعض هذه الأنظمة قيود عندما يتعلق الأمر بتوسيع عدد النقاط أو السجلات أو المنتجات والخِدمات؛ مما يُمثل مشكلة للشركات التي تتطلع إلى النمو أو توسيع عملياتها.
- الاعتماد على التكنولوجيا: تعتمد هذه الأنظمة على التكنولوجيا، لذا في حالة وجود صعوبات فنية أو أعطال في الشبكة التي تعمل عليها، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعطيل العمليات التجارية وخسارة المبيعات.
- التحديات الأمنية: تتعامل هذه الأنظمة مع بيانات العملاء الحساسة، لذا يجب على الشركات التأكد من أنَّها مؤمّنة جيدًا لتكون محمية من انتهاكات البيانات وغيرها من أشكال الجرائم الإلكترونية.
كما تحتاج الشركات إلى الامتثال للوائح خصوصية البيانات، والتأكد من أنَّ لديها خطة لحماية بيانات العملاء في حالة حدوث خرق أمني من نوعٍ معيَّن.
- محدودية التخصيص: قد لا تكون بعض هذه الأنظمة قابلة للتخصيص لتلبية الاحتياجات المحددة للعمل، مما قد يحد من فائدتها. يمكن أن يُشكِّل هذا مشكلة للشركات التي لديها متطلبات معيَّنة، أو تعمل في صناعات متخصصة.
- محدودية خِيارات خدمة العملاء: قد لا تحتوي بعض الأنظمة على خِيارات خدمة العملاء التي تحتاج إليها، مثل الدعم عبر الهاتف أو دعم البريد الإلكتروني أو الدعم عبر الإنترنت.
هذا الأمر قد لا يلبي تطلعات الشركات التي تحتاج إلى وصول سريع وسهل لتقديم الدعم اللازم لعملائها.
اقرأ أيضًا: الدليل الوحيد الذي ستحتاج إلى قراءته عن المحاسبة الإدارية
أسئلة شائعة
هل يوجد مثال عملي على استخدام أنظمة نقاط البيع؟
مثال بسيط: يحتوي متجر تجزئة على كثير من محطات نقاط البيع التي جرى إعدادها ليتمكَّن العملاء من إجراء عمليات الشراء الخاصة بهم. عندما يقترب العميل من الكاشير، فإن أمين الصندوق يمسح العناصر التي يشتريها العميل باستخدام قارئ الباركود.
يحدّث النظام تلقائيًّا مستويات المخزون ويسجل عملية البيع، مع تطبيق أي حسومات أو عروض ترويجية قد تكون متاحة.
يدفع العميل بعد ذلك باستخدام بطاقة الائتمان، والتي يجري معالجتها من خلال النظام؛ أو نقدًا. ثم يطبع أمين الصندوق إيصالًا للمشتري لتكتمل عملية الشراء.
يمكن لمدير المتجر بعد ذلك استخدام البيانات التي جرى جمعها بواسطة النظام لتتبع المبيعات والمخزون، وتحديد المنتجات الأكثر طلبًا.
-
كيف أختار نظام نقاط بيع يناسب عملي؟
قد يكون اختيار نظام مناسب لنقاط البيع عملية معقدة، ولكن هنالك بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها لكي تُسهِّل على نفسك هذه العملية:
- حدد احتياجات عملك: ضع في اعتبارك الميزات التي تحتاج إليها، مثل إدارة المخزون وتتبع العملاء وقدرات إعداد التقارير.
- تفقد الخِيارات المتاحة: انظر إلى ميزات وإمكانات كل نظام متاح، وقارن بين الأسعار وانظر إلى مراجعات العملاء.
- ضع في حسبانك قابلية التوسع: تأكد من أنَّ النظام الذي تختاره لديه القدرة على التوسع والتكيف مع احتياجاتك المستقبلية.
- تحقق من توافقية النظام: تحقق من أنَّ النظام الذي تختاره متوافق مع البرامج والأجهزة الأخرى التي تستخدمها.
- تحقق من وجود دعم للعملاء: تأكد من أنَّ المزود الذي ستلجأ إليه يتمتع بسمعة طيبة وأنَّه يستجيب لاحتياجات عملائه.
- أجرِ تقييمًا للتكاليف والفوائد: قارن تكلفة النظام مع الفوائد التي سيجلبها لعملك.
- جرِّب قبل الشراء: يقدم كثير من المزودين نسخة تجريبية مجانية أو عرضًا تجريبيًّا، لذا استفد منهم واختبر النظام قبل اتخاذ أي قرارات.
اقرأ أيضًا: دليلك الشامل لمحاسبة التكاليف: مفهومها، وأهدافها وخصائصها وتفاصيل أخرى
-
كيف أدرب الموظفين لدي على استخدام نظام نقاط البيع؟
قد يبدو تدريب موظفيك على استخدام هذه الأنظمة مهمة شاقة، لكن يجب ألا يكون الأمر كذلك. إليك بعض النصائح التي تُسهِّل عليك هذه المهمة:
- ابدأ بالأساسيات: ابدأ بتزويد موظفيك بنظرة عامة أساسية عن النظام.
- استخدم الوسائل المرئية: استخدم الصور والرسوم البيانية ومقاطع الفيديو لتوضيح الخطوات المتبعة في استخدام النظام.
- أعطِ تدريبًا عمليًّا: اسمح لموظفيك بالتدرُّب على استخدام النظام في بيئة خاضعة للرقابة.
- قدم تعليمات مكتوبة: زوِّد موظفيك بتعليمات مكتوبة للرجوع إليها في أثناء تعلمهم.
- تابع تقدمهم: تابع مع الموظفين للتأكد من فهمهم لكيفية استخدام النظام.
- قدِّم الدعم المستمر: تأكد من حصول موظفيك على الدعم والموارد التي يحتاجون إليها.
-
كيف يمكنني تخصيص نظام نقطة البيع ليناسب احتياجات عملي؟
يمكن عمل ذلك من خلال:
- إضافة حقول مخصصة: تسمح لك كثير من هذه الأنظمة بإضافة حقول مخصصة إلى سجلات العميل أو المنتج.
- ضبط إعدادات إدارة المخزون: يتضمن ذلك إعداد مستويات المخزون ونقاط إعادة الطلب ومعلومات الموردين.
- إنشاء تقارير مخصصة: أنشئ تقارير مخصصة لتتبع معلومات محددة مهمة لعملك.
- إعداد مهام سير عمل مخصصة: أعد مهام سير عمل مخصصة لأتمتة مهام معينة، مثل إنشاء أوامر الشراء.
- تخصيص إعدادات النظام: خصِّص إعدادات النظام لتلائم المتطلبات المحددة لعملك.
اقرأ أيضًا: أنواع المحاسبة: 9أنواع لا يسعك جهلها
في الختام
أصبح نظام نقاط البيع حلّاً متكاملاً لإدارة جميع الأعمال التجارية، لذا لا تتردد في إضافة هذه القيمة لعملك.
لقد أصبحت نقاط البيع تناسب أي نوع من أنواع التجارة، فلا يهم إذا كانت تجارتك عبر الإنترنت؛ بل من الممكن تفعيلها والاستفادة منها في أي متجر أو منشأة تقليدية.
وأنت، هل تمتلك نقاط بيع في متجرك؟ لقد خصصت لكَ فوم برنامج محاسبة سحابيًّا بأعلى معايير الجودة يساعدك على الربط مع نقاط البيع لديك. لذا قدِّم عليه الآن، لتستفيد من حسم (خصم) 90٪ لمدة 6 أشهر دون أي تكاليف تُذكر.
