كل ما تود معرفته عن الجداول الحسابية

إن إدارة الحسابات وتسجيل البيانات المالية بحاجة إلى الجداول الحسابية لتنظيمها وإعدادها، فبلا شك أنك قد استخدمت أحد البرامج المخصصة لإنشاء جداول حسابية لإعداد التقارير المالية أو القيام بالعمليات الحسابية، إذ تعد تلك الجداول إحدى الأدوات الأساسية المعتمدة لدى المحاسبين لتنظيم أعمالهم وتنسيق بياناتهم المحاسبية، وفي هذا المقال سنعرض لك كل ما يهمك حول الجداول المحاسبية، وسنقدم لك حلولًا محاسبية أكثر تطورًا لتقليل الوقت والجهد الذي تحتاجه لإعداد تلك الجداول، تابع القراءة لتتعرف أكثر عليها.

تعرف على مفهوم الجداول الحسابية

تعرف الجداول الحسابية بأنها أداة يمكنك من خلالها تنظيم البيانات المحاسبية وعرضها على شكل جدول مكون من صفوف وأعمدة، بحيث يحوي كل صف أو عمود على مجموعة من الخلايا التي يمكن أن ندخل إليها الأرقام أو النصوص أو الصيغ الرياضية، وتتميز تلك الجداول بسهولة استخدامها ومرونتها في إعداد التقارير المالية وإجراء العمليات الحسابية بفعالية، بالإضافة إلى إجراء تحليل للبيانات، ويعد برنامج الإكسل من أشهر البرامج المستخدمة لإعداد الجداول الحسابية.

ما أهمية استخدام الجداول الحسابية؟ إليك الإجابة

بالطبع فإن استخدام الجداول الحسابية في عملك المحاسبي يعد أمرًا أساسيًا لتنظيم عملك وترتيبه وإظهاره بصورة دقيقة وسهلة القراءة والتدقيق من قبل أي شخص، ومن هنا تظهر أهمية الجداول الحسابية التي يمكن أن نلخصها لك على النحو التالي:

• تنظيم البيانات وترتيبها: إن الجداول الحسابية تعد أداة فعالة تمكنك من تنظيم البيانات بحيث يسهل الوصول إليها وقراءتها وتصنيفها وتحليلها.
• إجراء العمليات الحسابية: لا شك بأن إجراء العمليات الحسابية يدويًا سيستهلك منك الكثير من الوقت والجهد، كما أنه قد ينتج عنها الكثير من الأخطاء البشرية التي ستؤثر حتمًا على دقة البيانات المحاسبية، وبالتالي فإن الجداول الحسابية تعد وسيلة فعالة لإجراء تلك الحسابات بسرعة ودقة، وذلك عبر استخدام الصيغ الرياضية المدمجة في البرامج المخصصة لإعداد تلك الجداول.
• إنشاء الرسومات البيانية: يمكنك استخدام الجداول الحسابية لتحويل البيانات التي أدخلتها فيها إلى رسوم بيانية تسهل عليك إجراء التحاليل المالية وفهم أداء شركتك.
• إجراء التحليل المالي: سيساعدك استخدام الجداول الحسابية بكل تأكيد على إجراء التحليل المالي لشركتك، وإنشاء التقارير المالية الدقيقة بشكل سريع، والتي يمكنك من خلالها مقارنة المبيعات بين كل فترة محاسبية وأخرى، أو حساب الأرباح والخسائر، الأمر الذي سيساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة فيما يتعلق بتحسين الوضع المالي للشركة.
• أتمتة العمليات المحاسبية: يمكنك باستخدام الجداول الحسابية أتمتة بعض العمليات المحاسبية بحيث توفر عليك مهمة إعدادها يدويًا، إذ بإمكانك حساب أجور الموظفين، أو صافي الربح والخسارة، وتسجيل الإيرادات والمصروفات، وإجراء مقارنة بين أداء الشركة المالي في سنة معينة مع سنوات سابقة.

لكن، ما تحديات استخدام الجداول الحسابية في عملك؟

بالرغم من أن استخدام الجداول الحسابية يوفر لك العديد من الفوائد التي ذكرنا بعضها سابقًا، إلا أن الأمر لا يخلو من وجود بعض العيوب لها ومواجهة مستخدميها العديد من التحديات، تعرف على أبرزها فيما يأتي:

• زيادة الأخطاء البشرية: إن إدخال البيانات بطريقة يدوية في الجداول الحسابية يعني أن تلك المدخلات قد تكون عرضة للأخطاء البشرية؛ كإدخال رقم غير صحيح، أو إدخال البيانات في الخلايا الخاطئة، أو سوء استخدام الصيغ الرياضية، أو نسيان تحديث بعض البيانات عند تغييرها في الحسابات، الأمر الذي يجعل من نتائج تلك الأخطاء كارثية عند إعداد التقارير المحاسبية.
• صعوبة استخدامها للمهام الحسابية المعقدة: إن التعامل مع كمية كبيرة من البيانات المعقدة يعني أن تلك الجداول الحسابية ستصبح غير عملية لاستخدامها في إدارة الحسابات، خاصة للشركات الكبيرة، الأمر الذي يجعل تلك الشركات تبحث عن حلول أكثر فعالية.
• صعوبة ربطها بأنظمة محاسبية أخرى: إن صعوبة ربط الجداول الحسابية ببرامج أو أنظمة محاسبية أخرى قد تستخدمها في شركتك سيجعل من الصعب التعامل مع البيانات، وسيحتاج منك إلى استردادها يدويًا لإدخالها في تلك البرامج، الأمر الذي يزيد من الوقت والجهد اللازمين لذلك.
• صعوبة استخدام الصيغ الرياضية: تحتوي الجداول الحسابية على صيغ رياضية قد تكون صعبة ومعقدة بالنسبة للأشخاص الذين لا يمتلكون معرفة كبيرة بكيفية استخدامها، الأمر الذي قد يؤدي إلى سوء استخدامهم لتلك الصيغ، مما ينتج عنها نتائج غير دقيقة في الحسابات.
• عدم وجود ميزة التحديث التلقائي: إن الجداول الحسابية بحاجة إلى تحديثها يدويًا، فهي لا تحدث بياناتها تلقائيًا، الأمر الذي يؤدي إلى نتائج غير دقيقة في الحسابات نتيجة وجود بيانات قد تسهو عن تحديثها في تلك الجداول.
• عدم وجود ميزات أمان: إن مشاركة الجداول الحسابية مع الآخرين عبر البريد الإلكتروني ودون تأمين لبياناتها سيجعل من السهل سرقتها والتلاعب بها أو ضياعها خاصة إذا لم يكن لديك نسخة احتياطية منها.
• صعوبة تدقيق الجداول: إن تتبع وتدقيق الجداول الحسابية التي تحوي كمًا هائلًا من البيانات عملية صعبة ومعقدة، وبحاجة إلى الكثير من الوقت والتركيز، خاصة وأن تلك البيانات قد تكون مدخلة من قبل أكثر من شخص ومعدل عليها أكثر من مرة.
• عدم التوافق مع القوانين والمتطلبات المحاسبية: إن الجداول الحسابية غالبًا لا تتوافق مع القوانين والمتطلبات المحاسبية في بعض الدول كالمملكة العربية السعودية، إذ أصدرت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيها متطلبات معينة لإعداد الفواتير الإلكترونية، مما يعني عدم إمكانية اعتماد الشركات الكبيرة أو المتوسطة على تلك الجداول لإدارة حساباتها، وإنما ستلجأ إلى استخدام البرامج المحاسبية المتخصصة مثل برنامج ڤوم المحاسبي السحابي المعتمد من قبل الهيئة.

ڤوم أم الجداول الحسابية؟ احكم بنفسك

والآن بعد أن تعرفت على المشاكل والتحديات التي ستواجهك عند استخدام الجداول الحسابية، فإن الخيار البديل والأكثر سهولة والذي سيوفر عليك الكثير من الوقت والجهد هو استخدام البرامج المحاسبية المتخصصة، والذي يعد برنامج ڤوم المحاسبي السحابي أبرزها وأكثرها فعالية، فهو سيقدم لك خدمات رائعة ستجعل من مهمة إعداد الجداول الحسابية من الصفر ضرب من الماضي، اطلع على أوجه المقارنة بين ڤوم والجداول الحاسبية واحكم بنفسك:

وللاستزادة حول مزايا برنامج ڤوم اقرأ: مميزات ڤوم.

إليك أكثر الأسئلة شيوعًا حول الجداول الحسابية

ما هي أشهر برامج الجداول الحسابية؟

يعد برنامج مايكروسوفت إكسل من أشهر برامج الجداول الحسابية، بالإضافة إلى جوجل شيت Google Sheets، وApple Numbers، ويوجد العديد من البرامج الأخرى التي تتيح إمكانية إعداد الجداول الحسابية إلا أن تلك البرامج هي الأشهر والأكثر استخدامًا.

هل يمكن استخدام الجداول الحسابية لإدارة حسابات الشركات؟

نعم، إذا كنت تمتلك شركة صغيرة، فبإمكانك استخدام الجداول الحسابية لإدارة حساباتها، إلا أنه كما ذكرنا سابقًا، فهي غير عملية عند الحاجة إلى إعداد جداول حسابية لكمية كبيرة من البيانات أو إعداد التقارير المالية الدقيقة المتوافقة مع متطلبات الهيئة، لذا فإن استخدام ڤوم لهذا الغرض هو الحل الأكثر سهولة.

هل يمكن استخدام ڤوم بدلاً من الجداول الحسابية للمشاريع الصغيرة؟

بالطبع، يعد برنامج ڤوم المحاسبي السحابي البديل الأفضل والأكثر فعالية للجداول الحسابية للعمل على المشاريع الصغيرة والمتوسطة باستخدامه، فهو يتميز بواجهة استخدام سهلة وأدوات محاسبية رائعة تسهل عليك العمل وتقلل من الوقت والجهد اللازمين لإنجازه مقارنة بالجداول الحسابية.

الخلاصة

وفي الختام، تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكن لأي محاسب الاستغناء عن الجداول الحسابية لتنظيم البيانات وإجراء العمليات الحسابية في عمله، فهي أداة فعالة ومهمة لإدارة الحسابات البسيطة وإدخال كمية بيانات قليلة، إلا أن أمر استخدامها يصبح أكثر تعقيدًا إذا كنت بحاجة إلى إدخال كمية كبيرة من البيانات وإنشاء تقارير مالية دقيقة، وعندها ستحتاج إلى برنامج محاسبي يسهل عليك أداء تلك المهمة الصعبة في وقت قليل.

ولا شك بأن برنامج ڤوم المحاسبي السحابي سيكون خيارك الأفضل لذلك، فلا تجهد نفسك في البحث عن برنامج محاسبي بديل للجداول الحسابية بوجود ڤوم، فهو يقدم لك ميزات رائعة وتجربة مجانية لمدة 7 أيام (بالنقر هنا) لتحكم بنفسك على أدائه الفعال في إدارة وتنظيم حساباتك، سارع بتجربة ڤوم دون تردد وستجد ما يسرك.