كل ما تحتاج لمعرفته حول متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية

سعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية إلى مواكبة التطور الرقمي الذي تشهده المملكة في الوقت الحاضر، فعملت على جعل الفوترة الإلكترونية أحد المتطلبات الأساسية في الشركات الصغيرة والمتوسطة لتنظيم أعمالها المحاسبية بأسلوب يعكس البساطة والشفافية في العمل، ومع تطبيق هذا النظام، قد تجد صعوبة في فهم وتطبيق متطلبات الفوترة الإلكترونية الأساسية، لذا سنساعدك في هذا المقال على معرفة كل ما يدور في ذهنك حول متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية.

 

امتثل لمتطلبات الفوترة الإلكترونية بسهولة مع ڤوم الآن.  مع برنامج ڤوم المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، بإمكانك إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع متطلبات الهيئة وإدارة جميع أعمالك المحاسبية بسلاسة واحترافية اشترك في ڤوم وأصدر فواتيرًا معتمدة ومتوافقة مع المرحلة الثانية من زاتكا!

 

ما هي الفوترة الإلكترونية؟ ولماذا هي إلزامية في السعودية؟ إليك الإجابة

تعد الفوترة الإلكترونية نظامًا رقميًا يهدف إلى تحويل الفواتير الورقية إلى فواتير بصيغة إلكترونية، بحيث يتم إصدار وحفظ وتبادل الفواتير بنظام إلكتروني ووفقًا لشروط معينة وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، الأمر الذي يسهل عليك توثيق تلك الفواتير ومتابعتها بسلاسة.

 

وقد أصدرت الهيئة قرارًا بإلزام الشركات بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية، وتطبيقه على مرحلتين؛ مرحلة الإصدار والحفظ، ومرحلة الربط والتكامل، كجزء من رؤية المملكة 2030، والتي تهدف إلى تعزيز التحول الرقمي فيها، وقد جاء هذا القرار لعدة أسباب أبرزها:

• الحرص على تعزيز الشفافية وتقليل المخاطر المتعلقة بالتلاعب بالأوراق المالية.
• الحرص على تبسيط الإجراءات المحاسبية في الشركات.
• تسهيل الإجراءات المتعلقة بالرقابة الضريبية، بحيث يمكن للهيئة مراقبة العمليات التجارية بدقة أكبر، الأمر الذي يقلل من احتمالية التجاوزات التجارية والضريبية.

 

للاستزادة اقرأ: مقارنة بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من إصدار الفاتورة الإلكترونية

تعرف على متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ)

بدأ تطبيق المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية والتي عرفت باسم (مرحلة الإصدار والحفظ) في 4 ديسمبر من عام 2021م، وتقتضي تلك المرحلة إلزام الشركات والأفراد الخاضعين لهذا النظام بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني، تعرف على أبرز متطلبات تطبيق تلك المرحلة فيما يأتي:

 

• المتطلبات الفنية للفواتير الإلكترونية

تقسم الفواتير الإلكترونية إلى فواتير ضريبية (Tax Invoice) تصدر من منشأة إلى منشأة أخرى، وفواتير ضريبية مبسطة (Simplified Tax Invoice) والتي تصدر من منشأة إلى مستهلك، ولكل من تلك الفواتير متطلباتها الخاصة التي يمكنك التعرف عليها فيما يأتي:

 

1.1 متطلبات الفواتير الضريبية (Tax Invoice)

1. وجوب إصدار الفاتورة الضريبية الإلكترونية عبر نظام إلكتروني.
2. لا يوجد إلزام بصيغة محددة للفاتورة، إذ يمكن استخدام أي صيغة باللغة العربية وأي لغة أخرى، وإمكانية استخدام الأرقام العربية أو الهندية.
3. ضرورة أرشفة الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع أحكام ضريبة القيمة المضافة.
4. إمكانية الوصول إلى الفاتورة في أي وقت من قبل الهيئة.
5. لا يوجد إلزام بوجود رمز الاستجابة السريعة، أو الختم التشفيري، أو تسجيل الجهاز المستخدم، أو رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID)، أو حتى دالة التشفير (Hash)، أو اعتماد الفاتورة من قبل الهيئة.
6. وجوب استخدام نظام إلكتروني متصل بالإنترنت.
7. تضمين الفاتورة الضريبية جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية وهي:
   1. عنوان الفاتورة هو (فاتورة ضريبية).
   2. الرقم التسلسلي للفاتورة.
   3. معلومات البائع والمشتري.
   4. تاريخ ووقت إصدار الفاتورة الإلكترونية.
   5. قيمة ضريبة القيمة المضافة.
   6. قيمة الفاتورة مع الضريبة.

 

1.2 متطلبات الفواتير الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice)

1. وجوب إصدار الفاتورة الضريبية الإلكترونية عبر نظام إلكتروني.
2. لا يوجد إلزام بصيغة محددة للفاتورة، إذ يمكن استخدام أي صيغة باللغة العربية وأي لغة أخرى، وإمكانية استخدام الأرقام العربية أو الهندية.
3. ضرورة تخزين الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع أحكام ضريبة القيمة المضافة.
4. إمكانية الوصول إلى الفاتورة في أي وقت من قبل الهيئة.
5. يجب أن تتضمن الفاتورة رمز الاستجابة السريع.
6. وجوب استخدام نظام إلكتروني متصل بالإنترنت.
7. لا يوجد إلزام بوجود الختم التشفيري، أو تسجيل الجهاز المستخدم، أو رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID)، أو دالة التشفير (Hash)، أو مشاركة الفاتورة مع الهيئة.
8. تضمين الفاتورة الضريبية المبسطة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية وهي:
   1. عنوان الفاتورة هو (فاتورة ضريبية مبسطة).
   2. الرقم التسلسلي للفاتورة.
   3. رمز الاستجابة السريع (QR Code).
   4. اسم المتجر وعنوانه.
   5. تاريخ إصدار الفاتورة.
   6. رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
   7. قيمة ضريبة القيمة المضافة.
   8. إجمالي الفاتورة متضمنًا قيمة ضريبة القيمة المضافة.

 

2. المتطلبات التقنية للفواتير الإلكترونية

فيما يأتي أبرز المتطلبات التقنية التي فرضتها الهيئة على الأفراد والشركات الخاضعة لنظام الفوترة الإلكتروني، تعرف عليها:

• أن يكون النظام الإلكتروني المستخدم للفوترة قادرًا على الاتصال بالإنترنت، وقادرًا على الاتصال بواجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالهيئة لمشاركة الفواتير معها.
• أن يتضمن النظام الإلكتروني آليات تمنع التلاعب به من خلال التعديل على الفواتير أو العبث بها أو بالنظام نفسه، وأن يكون قادرًا على اكتشاف وتسجيل أي تلاعب به، وتشمل تلك الآليات ما يأتي:
  • منع إعادة تعيين العداد الخاص بالفواتير.
  • منع التعديل أو التغيير على وقت إصدار الفواتير.
  • منع التعديل على الفواتير أو حذفها.
  • منع تسجيل الدخول إلى النظام لمن لا يحق لهم ذلك.
  • منع استخدام كلمة مرور افتراضية أو تلك الخاصة بإعادة ضبط المصنع.
  • منع السماح بإصدار أكثر من تسلسل واحد للفواتير.

 

إليك أبرز متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)

بدأ تطبيق المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية والتي تعرف باسم (مرحلة الربط والتكامل) في 1 يناير من عام 2023م، والتي تلزم الخاضعين لهذا النظام بربط فواتيرهم الإلكترونية مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، وبالتأكيد فإن لتلك المرحلة متطلبات معينة وضعتها الهيئة، تعرف عليها فيما يأتي:

 

• المتطلبات الفنية للفواتير الإلكترونية

إليك أبرز المتطلبات الفنية للفواتير الإلكترونية الضريبية أو الضريبية المبسطة فيما يأتي:

 

1.1 متطلبات الفواتير الضريبية (Tax Invoice)

1. إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر نظام إلكتروني، وبصيغة XML.
2. تخزين الفواتير الإلكترونية وفقًا لأحكام ضريبة القيمة المضافة، بحيث يمكن للهيئة الوصول إليها في أي وقت.
3. عدم وجود متطلبات على رمز الاستجابة السريع، والذي سيتم إنشاؤه عبر النظام الإلكتروني المستخدم وتحديثه بواسطة منصة فاتورة أثناء عملية اعتماد الفاتورة، ومن ثم تضمينه في الفاتورة عبر النظام الإلكتروني المستخدم.
4. لا يوجد متطلبات حول الختم التشفيري أو الرقمي، فهو سيطبق عبر منصة فاتورة.
5. وجوب تسجيل الجهاز والنظام الإلكتروني المستخدم على منصة فاتورة بعد عملية الإعداد.
6. وجوب تضمين دالة التشفير (Hash) ورقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) في الفاتورة.
7. وجوب اتصال النظام التقني المستخدم بالإنترنت لاعتماد الفاتورة من قبل الهيئة.
8. تضمين الفاتورة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية من نظام الفوترة، وهي:
   1. رمز الاستجابة السريع (QR Code).
   2. قيمة الفاتورة غير شاملة ضريبة القيمة المضافة.
   3. قيمة الفاتورة شاملة لضريبة القيمة المضافة.
   4. معرف إضافي للمورد، ويمكن أن يكون رقم السجل التجاري.

 

وفيما يأتي مثال توضيحي على الفاتورة الضريبية متضمنة جميع الحقول المطلوبة في المرحلتين الأولى والثانية:

1.2 متطلبات الفواتير الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice)

1. إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر نظام إلكتروني، وبصيغة XML.
2. أرشفة الفواتير الإلكترونية وفقًا لأحكام ضريبة القيمة المضافة، بحيث يمكن للهيئة الوصول إليها في أي وقت.
3. وجوب وجود ختم التشفير.
4. وجوب تسجيل الجهاز والنظام الإلكتروني المستخدم على منصة فاتورة بعد عملية الإعداد.
5. وجوب تضمين دالة التشفير (Hash) ورقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) في الفاتورة.
6. وجوب اتصال النظام التقني المستخدم بالإنترنت لمشاركة الفاتورة مع الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدار الفاتورة.
7. ضرورة وجود رمز الاستجابة السريع (QR Code) والذي يحتوي على المعلومات التالية:
   1. اسم البائع.
   2. وقت وتاريخ إعداد الفاتورة والإشعار.
   3. رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة الخاص بالبائع.
   4. إجمالي ضريبة القيمة المضافة.
   5. قيمة الفاتورة أو الإشعار مشتملًا على قيمة ضريبة القيمة المضافة.
8. تضمين الفاتورة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية من نظام الفوترة، وهو إجمالي قيمة المنتجات شاملة ضريبة القيمة المضافة.

 

وفيما يأتي مثال توضيحي على الفاتورة الضريبية المبسطة متضمنة جميع الحقول المطلوبة في المرحلتين الأولى والثانية:

2. المتطلبات التقنية للفواتير الإلكترونية

يجب أن تتحقق المتطلبات التقنية التالية في المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية، تعرف عليها فيما يأتي:

• إصدار الفواتير الإلكترونية وتخزينها بصيغة XML أو PDF / A3 مع تضمين صيغة XML.
• ربط النظام أو البرنامج الإلكتروني المستخدم مع منصة فاتورة.
• ألا يشتمل النظام المستخدم على الأمور التالية:
  • السماح بالوصول إليه دون استخدام بيانات تسجيل الدخول.
  • استخدام كلمة مرور افتراضية.
  • السماح بالتعديل أو الحذف على الفواتير الإلكترونية.
  • إصدار الفواتير بأوقات أو تواريخ غير صحيحة.
  • إعادة ضبط عداد الفواتير.
  • تغيير وقت الجهاز المستخدم، والذي سيؤدي إلى تغيير الوقت الخاص بإصدار الفواتير الإلكترونية.

 

كيف سيساعدك برنامج ڤوم على الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟

يقدم لك برنامج فوم المحاسبي السحابي مجموعة من المميزات والأدوات التي ستساعدك على الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية، تعرف على أبرز تلك الميزات:

• سيسهل عليك تقديم فواتيرك للهيئة بكل سهولة وسلاسة ويسر من خلال نظام محاسبي ذكي وسهل الاستخدام.
• سيساعدك على إصدار الفواتير الإلكترونية المطابقة لمتطلبات الهيئة بحيث يجنبك مشاكل الوقوع في أخطاء عدم الامتثال.
• ستحصل على ميزة التحديثات المستمرة للمتطلبات القانونية لضمان التوافق مع أي تغيرات جديدة في القوانين الخاصة بالفوترة الإلكترونية.
• سيساعدك على حفظ جميع فواتيرك الإلكترونية في نظام سحابي آمن ويسهل الوصول إليه.
• ستتمكن من إعداد التقارير المالية الشاملة والدقيقة لمبيعاتك ومشترياتك لإعداد فواتير إلكترونية دقيقة.
• سيسهل عليك التكامل مع الأنظمة المحاسبية الأخرى، مما يجعل عملية الفوترة الإلكترونية سهلة ولا تحتاج إلى وقت وجهد إضافيين.

 

للمزيد من المعلومات اقرأ: كيف يساعد فوم في الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

إليك أكثر الأسئلة شيوعًا حول متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية

 

كيف يمكنني التأكد من توافق برنامج الفوترة مع متطلبات الهيئة؟

يمكنك التحقق من ذلك عبر الاطلاع على القائمة الخاصة بالبرامج المعتمدة للفوترة الإلكترونية لدى الهيئة عبر (النقر هنا).

 

ما هي العقوبات التي تفرض في حال عدم الامتثال للفوترة الإلكترونية؟

بالطبع فإن عدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية سيعرضك لدفع غرامات وعقوبات مالية، بحيث تختلف تلك العقوبات وفقًا لحجم المخالفة التي ارتكبتها.

 

هل يوفر ڤوم دعمًا فنيًا لمساعدتي في استخدامه للامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟

نعم بالتأكيد، سيساعدك فريق دعم فني متخصص في فوم على استخدام البرنامج وسيجيب على جميع استفساراتك فيما يتعلق بضمان الاستخدام السلس والفعال للفوترة الإلكترونية.

 

الخلاصة

وفي الختام، تجدر الإشارة إلى ضرورة الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيما يتعلق بنظام الفوترة الإلكتروني، والذي يهدف إلى تحقيق الوضوح والشفافية في المعاملات التجارية، بالإضافة إلى تعزيز التحول الرقمي الذي تشهده المملكة العربية السعودية بما يتوافق مع رؤيتها لعام 2030.

ولا شك بأن اختيار برنامج محاسبي متوافق مع متطلبات الهيئة للفوترة الإلكترونية سيكون صعبًا بعض الشيء أمام العدد الكبير من البرامج المتاحة، لكن لا تبحث كثيرًا وثق بفوم، البرنامج المحاسبي السحابي الذي سيجعل من عملية الفوترة الإلكترونية سهلة وفعالة، اشترك الآن في فوم مجانًا لمدة 7 أيام (بالنقر هنا) لتتمكن من الاطلاع على ميزاته الرائعة، ولتستمتع بتجربة محاسبية سهلة وتضمن لك الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية.