دليلك الشامل للتوافق مع الفوترة الإلكترونية في السعودية

يهدف نظام الفوترة الإلكتروني الذي فرضته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية على المنشآت والأفراد إلى تحويل الفواتير الورقية إلى أخرى إلكترونية، بحيث يتم إصدارها وتبادلها ومتابعتها باستخدام نظام إلكتروني، مما يعزز الشفافية في المعاملات التجارية، وقد ألزمت الهيئة الخاضعين لهذا النظام بالامتثال لمتطلبات معينة، فإذا كنت من الأشخاص الخاضعين لنظام الفوترة الإلكتروني، فقد وصلت إلى وجهتك الصحيحة التي ستمكنك من معرفة كيفية الامتثال لتلك المتطلبات بالشكل الصحيح.

 

امتثل لمتطلبات الفوترة الإلكترونية مع ڤوم الآن.  سيساعدك برنامج ڤوم المحاسبي السحابي على إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، مما يضمن عدم تعرضك للغرامات أو المخالفات اشترك في ڤوم الآن وأصدر فواتيرًا متوافقة مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية!

 

كيف تتوافق مع متطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية؟ إليك الطريقة

تعرف المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية بمرحلة الإصدار والحفظ، وقد بدأ تطبيق تلك المرحلة في الرابع من ديسمبر لعام 2021م، وقد وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من المتطلبات التي يجب على الأشخاص الخاضعين لهذا النظام تطبيقها بدقة، وسنبين لك فيما يأتي كيف يمكنك الامتثال لتلك المتطلبات بشيء من البساطة:

 

• التزم بالمواصفات الفنية للفواتير الإلكترونية

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من المواصفات الفنية للفواتير الإلكترونية التي تقسم إلى؛ فواتير ضريبية؛ وهي التي تصدر من منشأة إلى أخرى، وفواتير ضريبية مبسطة؛ والتي تصدر من منشأة إلى فرد، ولتتمكن من التوافق مع نظام الفوترة الإلكترونية عليك الامتثال لتلك المتطلبات عبر تحقيق النقاط التالية:

 

1.1 الالتزام بالمواصفات الفنية للفواتير الضريبية

• تأكد من أرشفة أو تخزين الفواتير الإلكترونية في النظام المستخدم بحيث تتمكن الهيئة من الوصول إليها في أي وقت.
• تأكد من وجود جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، وهي:
  • معلومات البائع والمشتري.
  • تاريخ ووقت إصدار الفاتورة الإلكترونية.
  • الرقم التسلسلي للفاتورة.
  • عنوان الفاتورة، والذي يجب أن يكون (فاتورة ضريبية).
  • قيمة ضريبة القيمة المضافة المفروضة على الفاتورة.
  • إجمالي مبلغ الفاتورة شاملًا لضريبة القيمة المضافة.

 

1.2 الالتزام بالمواصفات الفنية للفواتير الضريبية المبسطة

• احرص على تخزين الفواتير الإلكترونية في النظام المستخدم، بحيث تتمكن الهيئة من الوصول إليها ومعاينتها في أي وقت.
• احرص على وجود رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة.
• احرص على تضمين الفاتورة جميع الحقول الإضافية المطلوبة في تلك المرحلة من الفوترة الإلكترونية وهي:
  • عنوان الفاتورة، والذي يجب أن يكون (فاتورة ضريبية مبسطة).
  • رمز الاستجابة السريعة (QR Code).
  • الرقم التسلسلي للفاتورة.
  • اسم المنشأة وعنوانها.
  • وقت وتاريخ إصدار الفاتورة.
  • رقم التسجيل الخاص بضريبة القيمة المضافة.
  • قيمة ضريبة القيمة المضافة.
  • المبلغ الإجمالي للفاتورة متضمنًا قيمة الضريبة.

 

• التزم بتحقيق المواصفات التقنية للفوترة الإلكترونية

تتطلب المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية تطبيق بعض المواصفات التقنية في النظام الإلكتروني المستخدم في الفوترة، تعرف عليها فيما يأتي:

• احرص على استخدام نظام فوترة إلكتروني قادرًا على الاتصال بشبكة الإنترنت، والاتصال بواجهة التطبيقات (API) الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ لتتمكن من مشاركة الفواتير الإلكترونية معها.
• تأكد من استخدام نظام إلكتروني يتضمن تقنيات تمنع التلاعب بالفواتير أو حذفها او التعديل عليها.
• استخدم نظامًا يمنع الأشخاص غير المصرح لهم بالدخول إليه دون تسجيل الدخول باستخدام كلمة المرور الخاصة، مع ضرورة عدم سماحه باستخدام كلمات مرور افتراضية.

 

• التزم بالتعليمات الخاصة بتخزين البيانات

يمكن للأشخاص الخاضعين لنظام الفوترة الإلكتروني وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تخزين فواتيرهم الإلكترونية في خادم محلي في المملكة العربية السعودية، أو تخزينها في خادم سحابي غير موجود في السعودية، على أن يتوافق هذا الخادم مع المتطلبات الفنية والتقنية ولوائح قوانين ضريبة القيمة المضافة وغيرها من القوانين الخاصة بالفوترة الإلكترونية.

 

تعرف على خطوات الامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية

تعرف المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية بمرحلة الربط والتكامل، وقد بدأ تطبيق تلك المرحلة في الأول من يناير من عام 2023م، وقد ألزمت الهيئة الخاضعين لنظام الفوترة بتطبيق مجموعة من المتطلبات التي يمكنك الالتزام بها عبر تطبيق الخطوات التالية:

 

1. التزم بالمواصفات الفنية للفواتير الإلكترونية

لا بد من اتباع الخطوات التالية للالتزام بالمواصفات الفنية للفواتير الإلكترونية الضريبية أو الضريبية المبسطة:

 

1.1 الالتزام بالمواصفات الفنية للفواتير الضريبية

• استخدم نظامًا إلكترونيًا لإصدار الفواتير.
• احرص على تخزين الفواتير الإلكترونية في النظام المستخدم بطريقة يسهل على الهيئة الوصول إليها في أي وقت.
• تأكد من تسجيل الجهاز والنظام الإلكتروني المستخدم على منصة فاتورة.
• احرص على تضمين الفاتورة لرقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) ودالة التشفير (Hash).
• احرص على استخدام نظام تقني متصل بالإنترنت لتتمكن من اعتماد الفاتورة لدى الهيئة.
• تأكد من وجود جميع الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية من نظام الفوترة في الفاتورة الإلكترونية، وتلك الحقول هي:
  • قيمة الفاتورة بحيث تكون شاملة لضريبة القيمة المضافة.
  • قيمة الفاتورة غير شاملة ضريبة القيمة المضافة.
  • رمز الاستجابة السريع (QR Code)، والذي سينشأ عبر النظام الإلكتروني وسيتم تحديثه عبر منصة فاتورة.

 

ويمكنك الاطلاع على الشكل العام للفاتورة الضريبية متضمنة جميع الحقول المطلوبة في المرحلتين الأولى والثانية من خلال المثال التالي:

1.2 الالتزام بالمواصفات الفنية للفواتير الضريبية المبسطة

• استخدم نظامًا إلكترونيًا لإصدار الفواتير.

• احرص على أرشفة الفواتير الإلكترونية بحيث تتمكن الهيئة من الوصول إليها في أي وقت.
• احرص على وجود ختم التشفير، ودالة التشفير (Hash) ورقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) في الفاتورة.
• تأكد من تسجيل الجهاز والحل التقني المستخدم في الفوترة على منصة فاتورة.
• احرص على وجود رمز الاستجابة السريعة (QR Code) بحيث يحتوي على معلومات متعلقة باسم البائع، وتاريخ إصدار الفاتورة، وقيمة ضريبة القيمة المضافة، وقيمة الفاتورة شاملة الضريبة، ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة الخاص بالبائع.
• تأكد من وجود جميع الحقول المطلوبة في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، وأبرزها؛ قيمة المنتجات شاملة لضريبة القيمة المضافة.

 

ويمكنك الاطلاع على الشكل العام للفاتورة الضريبية المبسطة متضمنة جميع الحقول المطلوبة في المرحلتين الأولى والثانية من خلال المثال التالي:

 

• التزم بتطبيق المواصفات التقنية للفوترة الإلكترونية

وذلك عبر اتباع الخطوات التالية:

• أصدر الفواتير الضريبية بالصيغة المعتمدة من قبل الهيئة وهي؛ XML أو أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML.
• اربط النظام الإلكتروني المستخدم مع منصة فاتورة.
• استخدم نظامًا أو برنامجًا إلكترونيًا يمنع التلاعب في الفواتير الإلكترونية، أو تسجيل الدخول غير المصرح به، أو استخدام كلمات مرور افتراضية، أو إصدار الفواتير بتواريخ غير صحيحة، أو إعادة ضبط عداد الفواتير.

 

• التزم بالتعليمات الخاصة بإرسال الفواتير للهيئة

احرص على مشاركة الفواتير الإلكترونية والإشعارات المرتبطة بها مع الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من تاريخ إصدارها، بحيث يجب أن يكون الإرسال عبر النظام أو البرنامج الإلكتروني المطابق لمتطلبات الهيئة الفنية والتقنية ووفقًا للآلية المحددة من قبلها وبما يتناسب مع الأحكام الخاصة بالفوترة الإلكترونية.

 

تعرف على فوائد امتثالك لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية

لا شك بأن هناك مجموعة من الفوائد التي ستجنيها من امتثالك وتطبيقك لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيما يتعلق بالفوترة الإلكترونية، تعرف على تلك الفوائد فيما يأتي:

• تجنب الغرامات والعقوبات المفروضة على المخالفين من قبل الهيئة.
• زيادة الشفافية والمصداقية في التعاملات المالية لدى العملاء والجهات الرسمية.
• تسهيل إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها وإرسالها إلى العملاء، وتوفير الوقت الوجهد اللازمين لإعدادها.
• تحسين سمعة المنشأة والعمل التجاري وزيادة ثقة العملاء والشركاء بها.

 

برنامج ڤوم المحاسبي السحابي: كيف سيساعدك على التوافق مع الفوترة الإلكترونية في السعودية؟

سيساعدك برنامج فوم المحاسبي السحابي على الامتثال لمتطلبات الهيئة فيما يتعلق بالفوترة الإلكترونية من خلال تقديمه الميزات التالية لك:

• إصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات الهيئة: إذ ستتمكن باستخدام برنامج فوم من إصدار الفواتير الإلكترونية التي تطبق المعايير التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بحيث تتضمن كافة الحقول المطلوبة وتكون بالصيغة المحددة.
• التكامل مع منصة فاتورة: يعد برنامج فوم من البرامج المعتمدة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وبالتالي يمكنك ربطه مع منصة فاتورة لرفع الفواتير مباشرة إلى الهيئة.
• إصدار تقارير مالية دقيقة: إن التقارير المالية الدقيقة والشاملة التي يصدرها برنامج فوم لعملائه تمكنهم من إعداد التقارير الضريبية والمالية المطلوبة من قبل الهيئة بدقة أكبر.
• أتمتة العمليات المحاسبية: إن أتمتة العمليات المالية يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يقلل من الأخطاء البشرية، ويزيد من الكفاءة المحاسبية.

 

وللاستزادة اقرأ: كيف يساعد فوم في الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

 

إليك إجابتها: الأسئلة الشائعة حول التوافق مع الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

هل تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الامتثال لنظام الفوترة الإلكترونية؟

نعم، إذ إن الشركات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة ملزمة من قبل الهيئة بالامتثال للمتطلبات الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية مهما كان حجمها.

 

هل يمكن استخدام أنظمة الفوترة اليدوية بجانب الفوترة الإلكترونية؟

لا، إذ يجب على الشركات نقل أعمالها الخاصة بالفوترة بالكامل إلى نظام الفوترة الإلكترونية بما يتناسب مع متطلبات الهيئة، وعدم استخدام أنظمة الفوترة اليدوية إطلاقًا.

 

هل يوفر ڤوم تحديثات مستمرة لمواكبة متطلبات الفوترة الإلكترونية الجديدة؟

نعم بالتأكيد، يحرص القائمون على برنامج فوم على تضمين خصائص التحديث المستمر فيه لضمان التوافق مع آخر التحديثات على المعايير والمتطلبات الصادرة من قبل الهيئة.

 

الخلاصة

وفي الختام، يظهر لك بأن التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بالفوترة الإلكترونية والالتزام بها سيساعدك على تجنب الغرامات والعقوبات التي تفرض على المخالفين، بالإضافة إلى أنها ستسهل العمليات المحاسبية الخاصة بمنشأتك، إذ إن الفوترة الإلكترونية تعد نقلة نوعية من إصدار الفواتير يدويًا إلى إصدارها وتبادلها وإرسالها إلكترونيًا.

ولتتمكن من الامتثال لمتطلبات الهيئة عليك استخدام برنامج محاسبي قوي، وبالتأكيد لن تجد أفضل من برنامج فوم المحاسبي السحابي الذي سيوفر عليك عناء القلق من امتثالك للقوانين الخاصة بالفوترة الإلكترونية، وسيقوم بكل ما هو مطلوب في هذا الصدد، ولتتمكن من التعرف على ميزات هذا البرنامج الفعال، سيمنحك فوم ميزة الاشتراك المجاني لمدة 7 أيام (بالنقر هنا)، وحتمًا ستنال تلك التجربة المحاسبية الرائعة إعجابك.