سواء أكنت محاسبًا جديدًا أو رائد أعمال، فمن المؤكد أنه لحّ عليك سؤال: كيف يتعامل المحاسب مع البيانات المالية؟ أو ما شكل يوم المحاسب؟
الجواب هو: الدورة المحاسبية؛ فهي نقطة الارتكاز اليومية لأي محاسب. وستجد في هذا الدليل تفصيلاً شاملاً عنها.
ولنبدأ أولا بتعريف الدورة المحاسبية.
ما هي الدورة المحاسبية:
الدورة المحاسبية هي عدد من الخطوات التي تجري في كل منشأة أو مؤسسة تمتلك قسم محاسبة داخليًّا، أو حتى تتعامل مع طرف خارجي مثل برنامج ڤوم المحاسبي السحابي، لتقييد وتسجيل وتبويب جميع المعاملات المالية خلال فترة محاسبية محددة، تمتد في الغالب إلى سنة لتخرج هذه البيانات والأرقام في شكل قوائم مالية يسهل فهمها.
أو إن شئت قل إنها مجموعة من الإجراءات المتكاملة التي تهدف إلى تزويد أصحاب القرار بصورة واضحة عن وضع المؤسسة/المنشأة المالي.
يقدم لك ڤوم برنامج محاسبة سحابيًّا متكاملاً لأتمتة مختلِف مراحل وإجراءات الدورة المحاسبية في خطوات معدودات. ندعوك لتجربته بنفسك مجانًا دون قيود. جرّبه الآن لمدة 7 أيام.
ما هي أهداف الدورة المحاسبية؟
للدورة المحاسبية عدة أهداف ومن أهمها:
- الاطلاع الشامل على مختلف البيانات المالية لتفادي أي أخطاء قد تقع وتسبب ضررًا مستقبليًّا للمنشأة.
- تقديم إجابات مفصلة عن وضع المنشأة المالي لأي طرف خارجي معنيّ مثل مصلحة الضرائب والمستثمرين.
- تقديم قوائم مالية لأصحاب القرار في الفترة الزمنية المحددة لمساعدتهم في اتخاذ أنجع القرارات الإدارية.
- تلافي الأخطاء القاتلة وتدارك الغش.
إن شئت الحق، تعتبر الدورة المحاسبية أساس العمل المحاسبي كله؛ فمن دونها لا توجد محاسبة أصلا. لكن دائما ما يصادفنا السؤال التالي:
ما المدة الكافية لإعداد الدورة المحاسبية في المنشأة؟
تحدث الدورة المحاسبية كل فترة مالية أو فترة محاسبية، وطول أي فترة مالية أو محاسبية هو سنة بالتحديد، أي أن موعد بدء الدورة المحاسبية يجب أن يمتد لمدة عام كامل سعيًا لرسم صورة كلية عن وضع المنشأة المالي، لأنه من غير المنطقي أن تقيَّم منشأة ما في شهر أو شهرين.
وإليك الركائز الأساسية للدورة المحاسبية:
- تسجيل وتقييد المعاملات المالية في دفتر اليومية، ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ ثم ميزان المراجعة، تلافيًا لأي أخطاء مالية قد تقع.
- يختلف تسجيل معاملات المنشأة المالية على حسب نموذج عملها، فثمة منشأت تسجل معاملاتها يوميًّا وثانية شهريًّا، وثالثة كل ربع سنة.
سنناقش الركائز السابقة بمزيد من التفصيل في الخطوة التالية.
مراحل الدورة المحاسبية الصحيحة
تتكون الدورة المحاسبية من 8 خطوات أساسية تعتبر حجر أساس محاسبة أي منشأة، وسنذكرها بمزيد من التفصيل فيما يلي:
الخطوة الأولى: معرفة المعاملات المالية
معرفة المعاملات المالية هي اللبِنة الأولى في الدورة المحاسبية، وتتمثّل هذه الخطوة تحديدًا في رصد وجمع كل البيانات والأرقام المالية في مكان واحد، سواء أكانت فواتير جرى إرسالها إلى العملاء أم مبيعات مقيّدة في مِلف معين. دورنا في هذه الخطوة هو رصد كل تلك البيانات وتحديد الدائن والمدين لكي نستطيع تطبيق الخطوات القادمة بسلاسة.
بديهي أن تستغرق هذه الخطوة منك وقتًا مضنيًا لكنها هي الأهم، ومع الأسف تغفل الكثير من المنشآت عن هذه الخطوة لتتفاجأ عند انتهاء السنة المالية بأرقام غير دقيقة أو ناقصة، والسبب أن البيانات المالية لم تُجمع.
لكن المنشآت التي تستخدم برنامج محاسبة سحابيًّا مثل ڤوم لا تعاني أبدًا من هذه المعضلة، إذ يمكنها في دقائق معدودات معرفة كل أرقامها المالية وفق الفترة المحددة.
الخطوة الثانية: تسجيل البيانات في دفتر اليومية
بعد أن عرفنا معاملاتنا المالية، تأتي الخطوة الثانية وهي دفتر اليومية. دفتر اليومية هو دفتر محاسبي يُعنى بتقييد المعاملات المالية للمنشأة سواء يوميًّا أو أسبوعيًّا أو حتى شهريًّا، ويستخدم المحاسب طريقة تدعى القيد المزدوج لتقييد المعاملات المالية في ذلك الدفتر.
القيد المزدوج يعني أن ثمة زيادة في طرف ونقصانًا في طرف آخر، أي: إذا اشتريت أثاثًا لمكتبك، فبديهي أن ينقص رصيد حسابك البنكي إذا كنت استخدمته لإتمام عملية الشراء.
يهتم دفتر اليومية بكل المعاملات المالية الجارية في المنشأة أيًّا كانت، وإليك مثالين عنها:
- بيع خدمة المنشأة لعميل ما بمبلغ قدره 50000 ﷼.
- شراء أثاث لمكتب جديد في المنشأة بمبلغ قدره 35000 ﷼، وغير ذلك من أمثلة.
تستخدم معظم المنشآت قوالب المحاسبة المجانية على الإكسل، لكن المنشأة الذكية تستخدم ڤوم لأنه آمن ويخزن المعلومات على الأنترنت للوصول إليها في أي وقت:
لم ننتهِ بعد؛ ما زلنا في حاجة إلى ترحيل جميع البيانات المالية من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ.
الخطوة الثالثة: ترحيل أو نقل البيانات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ
من الضروري ترحيل جميع البيانات المالية المقيدة في دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ لمعرفة ما عليك وما لك، ولأن القيود (الأرقام المالية) في الغالب ستكون كثيرة يجب وضع تاريخ لكل واحد منها لمعرفة تاريخه ونوعه. والأفضل استخدام دفتر الأستاذ الموجود في ڤوم لسهولته من جهة، ومرونته في التخصيص من جهة أخرى:
أما لمجابهة الغش والاحتيال، فعليك بمتابعة الخطوة التالية. وكنا كتبنا مؤخرا مقال يغوص في أعماق دفتر الأستاذ وتفاصيله، تجده هنا.
الخطوة الرابعة: إعداد وبناء ميزان المراجعة
مفهوم ميزان المراجعة يعني جمع مختلف الأرصدة وتقسيمها إلى قسمين: دائن ومدين، ويجب أن تتساوى، وإن لم تتساوَ فهذا يعني أن ثمة أخطاء حدثت، إما في التقييد في دفتر اليومية وإما في أثناء ترحيلها إلى دفتر الأستاذ، لذا تُدعى هذه العملية ميزان المراجعة. يجري إعداد ميزان المراجعة وفق البيانات المتاحة في دفتر الأستاذ.
وميزان المراجعة خطوة غاية في الأهمية لعدة أسباب:
- يسهّل عملية اكتشاف الأخطاء المالية التي حدثت في دفتر اليومية أو دفتر الأستاذ.
- يساهم في إعداد قائمتَي المركز المالي والدخل.
- يعطيك صورة واضحة عن وضع المنشأة المالي خلال الفترة المحاسبية.
أما عن الآلية والطريقة الصحيحة لإعداد ميزان المراجعة فهذا يعود للمنشأة نفسها؛ إذ يمكن عمله كل 4 أو 6 أشهر، الخِيار خيارك.
تلاحظ المنشآت التي تستخدم ميزان مراجعة ڤوم دقة عالية في بياناتها المالية، هذا فضلا عن سهولة إعداد قوائم مالية في دقائق معدودات:
الخطوة الخامسة: معرفة قيود التسوية
المقصود بقيود التسوية هو ترحيل أو قل تحميل إيراد ومصروف كل فترة مالية على حدة، وتتكون قيود التسوية من أربعة أسس:
- عمل التسوية الضريبية: وتساعد هذه القيود في تأهيل المنشأة لمجابهة أي ضرائب خلال الفترة المالية المحددة.
- إجراء التأجيلات: تشير هذه القيود إلى أي مبلغ حققته المنشأة دون تقديم أي خدمة أو منتج للعميل.
- إجراء المستحقات: تشير هذه المستحقات إلى أي فاتورة أو تكلِفة لم يدفعها لك العميل بعد.
- تسوية أي معاملة مفقودة: وهذه القيود غالبا ما تُنسى، كأن تشتري المنشأة بضاعة ما من مال المؤسس وتنسى تسجيلها.
السؤال المنطقي الآن: ما هي الفائدة الحقيقية من قيود التسوية؟
تكمن قيمة قيود التسوية في تصحيح ميزان المراجعة، فميزان المراجعة هو وقود العملية المحاسبية الذي يتفرع منه كل شيء مثل: القوائم المالية التي تساعد أصحاب القرار في اتخاذ القرارات، وهل برأيك يصلح أن يُتخذ قرار من بيانات خاطئة؟
لا يُعقل هذا، لهذا يجب إعادة مراجعة ميزان المراجعة بعد التسويات السابقة.
الخطوة السادسة: إعداد وبناء ميزان المراجعة مرة أخرى بعد قيود التسوية
يجب أن يجري عمل ميزان المراجعة من جديد وفق كل التسويات الأربع السابقة، لأنها في الغالب تُنسى ولا تُوضع في دفتر اليومية. ولو اكتفينا بالقيود المتاحة في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ لأصبح ميزان المراجعة ناقصًا.
بعد إضافة قيود التسوية إلى ميزان المراجعة يجب أن تتساوى دفّتا الدائن والمدين، إن لم تتساوَ فثمة خطأ ما، يجب معرفة سببه.
بما أن ميزان المراجعة جرى إعداده إعدادًا صحيحًا فإنك تستطيع أن تُخرج منه القوائم المالية المهمة.
الخطوة السابعة: تحضير القوائم المالية المهمة
في نهاية أي فترة محاسبية (مالية) يجب إعداد ثلاث قوائم مالية:
- القائمة الأولى: قائمة الدخل.
- القائمة الثانية: قائمة المركز المالي (وتعرف أيضا باسم الميزانية العمومية).
- القائمة الثالثة: قائمة التدفقات النقدية.
القائمة الأولى: قائمة الدخل
تساعد قائمة الدخل في رصد جزأين أساسيين: خسائر وأرباح المنشأة خلال الفترة المالية المحددة، وهي قائمة في غاية الأهمية للمستثمرين، كما أنها تلعب دورًا في قضية الضرائب.
قد يهمك: إليك أبرز أنواع الضرائب في السعودية التي لا يسعك جهلها.
القائمة الثانية: قائمة المركز المالي (الميزانية العمومية)
تهتم الميزانية العمومية بعرض جميع أصول وخصوم المؤسسة أو المنشأة، وعلى تلك الخصوم والأصول أن تكون متعادلة مع حقوق الملكية.
تنطلق الميزانية العمومية من المعادلة التالية: الأصول = الخصوم + حقوق الملكية.
يجعل ڤوم من عملية إعداد الميزانية العمومية مهمة غاية في السهولة:
القائمة الثالثة والأخيرة: قائمة التدفقات النقدية
تركز هذه القائمة على حركة المال في المنشأة، أي حجم ما يخرج ويدخل وإلى أين؟
هذا تحديدًا ما تركز قائمة التدفقات النقدية على إبرازه.
الخطوة الثامنة والأخيرة: إغلاق الحسابات
بمجرد أن يجري إعداد القوائم المالية فهذا دليل على أن الفترة المحاسبية انتهت وبدأت أخرى، ومن ثَم يجري إغلاق الحسابات، والمقصود بذلك بدء سنة جديدة من الصفر بعيدًا عن أرقام وبيانات السنة السابقة.
لكن تجدر الإشارة إلى أن الحسابات التالية لا تُغلق وهي: الأصول والخصوم، لسبب بسيط وهو أنها حسابات دائمة.
وبهذا نكون قد وضحنا كل ما لا يسعك جهله عن الدورة المحاسبية.
الدورة المحاسبية في ڤوم (برنامج المحاسبة السحابي الأفضل في السعودية)
تلكم كانت أهم أسس الدورة المحاسبية، وكما رأيت فإن خطواتها متشعبة وتحتاج إلى مِلفّات دقيقة لتخزين بياناتها، لكن هل تعلم أن ڤوم يجعل من خطوات الدورة المحاسبية أمرًا يسيرًا بأتمتتها كلها في مكان واحد، ثم مدك بالتقارير المالية التي تحتاج إليها دون أي خبرة محاسبية كبيرة؟ نعم، يجعل ڤوم من عملية المحاسبة أمرًا بسيطًا وسهلاً ويقدم كل ذلك.
