راجع المحتوى:
30/08/2025 قبل اعتماد الفوترة الإلكترونية في المملكة، لا بد أنَّك قد سئمت الفواتير الورقية التي تبطئ وتيرة عملك، ومنشأتك لا بد أنَّها قد كانت غارقة في بحر من الفواتير الورقية، للدرجة التي جعلتكَ تشعر بالإرهاق بسبب الوقت والموارد اللازمة لإدارة هذا النظام الذي أكل الدهر عليه وشرب.
والآن، وبعد بدء العمل بنظام الفواتير الإلكترونية في المملكة؛ فقد فُتحت أمامك أبواب عالم من الكفاءة والدقة؛ ولك أن تتخيل الفوائد التي ستجنيها منشأتك حال انتقالها إلى نظام الفوترة الجديد هذا؛ من إنشاء وإرسال الفواتير بشكل فوري، والقضاء على الأخطاء والتحقق من صحة البيانات، وتعزيز الإنتاجية وغيرها من فوائد مالية وتنظيمية سيجنيها عملك.
لذا في هذه المقالة، سنعمل على تزويدك بدليل شامل للتنقل خلال مراحل الفاتورة الإلكترونية في المملكة، لنتعمق في شرح تفاصيل كل مرحلة من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، ونجيب عن جميع أسئلتك المُلحّة، وسنعرفك على مزايا استخدام برنامج فوم المحاسبي في تطبيق الفوترة الإلكترونية لمنشأتك.
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية: كل ما تحتاج معرفته لتجهيز منشأتك
يتم تنفيذ نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية على مرحلتين متميزتين، تركز كل منهما على جوانب محددة من عملية الفوترة الإلكترونية:
أولاً: المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ)
في إطار سعي المملكة العربية السعودية إلى رقمنة الاقتصاد وتعزيز التحول الرقمي في كافة مجالات العمل، أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ZATCA نظام الفوترة الإلكترونية “فاتورة” في ديسمبر 2021. وقد بدأت المرحلة الأولى من هذا النظام، والتي سميت “مرحلة الإصدار والحفظ” في 4 ديسمبر 2021.
لقد شهدت المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية في السعودية تنفيذًا أوليًّا ناجحًا على نطاق واسع، شمل جميع الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك المنشآت الكبيرة والصغيرة والمتوسطة.
وقد ركزت الهيئة على توفير الدعم التقني والتدريب للمنشآت خلال هذه المرحلة، وذلك من خلال إطلاقها بوابة إلكترونية شاملة للمعلومات والدعم. كما قامت الهيئة بتنظيم العديد من الندوات وورش العمل لتعريف المنشآت بنظام الفوترة الإلكترونية ومتطلباته، وفيما يأتي تفاصيل أكثر حول تلك المرحلة:
الجدول الزمني
بدأ تنفيذ المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية في 4 ديسمبر 2021.
الهدف من المرحلة:
أن تقوم جميع المنشآت بإصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية لجميع التعاملات المالية التي تتم من منشأة إلى مستهلك B2C (أو ما يُعرف بالفاتورة الضريبية المبسطة).
المتطلبات الرئيسة
- يجب إصدار جميع هذه الفواتير إلكترونيًّا بتنسيق متوافق مع لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- يجب أن تحتوي الفواتير على رمز استجابة سريعة QR، يتيح للعملاء التحقق من صحتها.
- يجب على الشركات الاحتفاظ بالفواتير والسجلات ذات الصلة بها لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
- يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الأولى البيانات التالية: بيانات المورِّد والمشتري، وبيانات السلع أو الخدمات المشتراة، وقيمة ضريبة القيمة المضافة، وتاريخ ووقت إصدار الفاتورة أو الإيصال.
التأثير
- تحسين الشفافية من خلال إصدار فواتير يمكن للمستهلكين الوصول إليها بسهولة.
- تقليل الأخطاء البشرية في بيانات الفواتير الصادرة.
- تسهيل معالجة الفواتير بالنسبة إلى الشركات.
لقد أحدثت هذه المرحلة من الفوترة الإلكترونية تأثيرًا إيجابيًّا على نظام عمل المنشآت من حيث الامتثال وتحسين الكفاءة، فقد ساعدت الفوترة الإلكترونية في هذه المرحلة المنشآت على تقليل الوقت والجهد المبذول في إنشاء وإدارة الفواتير. كما ساهمت في تقليل الأخطاء البشرية فيها.
لكن، ما التحديات التي واجهت المكلفين خلال الإطلاق الأولي؟
واجهت بعض المنشآت تحديات خلال الإطلاق الأولي لفئة الإصدار والحفظ، ومن أبرز هذه التحديات:
- صعوبة اختيار نظام فوترة إلكتروني مناسب: يوجد العديد من أنظمة الفوترة الإلكترونية المتاحة في السوق، وفي حين أنَّ هذه الوفرة تعدُّ عاملًا إيجابيًّا من جهة، إلا أنَّها قد صعَّبت على المنشآت اختيار نظام يلبي احتياجاتها من جهة أخرى.
- عدم كفاية الدعم الفني من مقدمي خدمات الفوترة الإلكترونية: إذ لم يكن جميع مقدمي خدمات الفوترة الإلكترونية قادرين على تقديم الدعم الفني المناسب للمنشآت بالكفاءة المطلوبة خلال فترة التحول هذه.
ثانياً: المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)
تعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط والتكامل حيث يحب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلف مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) ويجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة. وسيتم تنفيذها بشكل مرحلي وستقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المكلفين بالمرحلة الثانية قبل 6 أشهر على الأقل، وفيما يأتي بعض التفاصيل المتعلقة فيها:
الجدول الزمني
قيد التنفيذ حاليًّا، ويتم تنفيذه على مراحل زمنية تستهدف مجموعات محددة من المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
الهدف من المرحلة:
أن تقوم الشركات بربط أنظمة المحاسبة ونظام الفوترة الخاصة بها مع منصة “فاتورة” من أجل تبادل البيانات بسلاسة.
المتطلبات الرئيسة
- يجب على الشركات إدماج أنظمتها المحاسبية مع منصة فاتورة لإعداد تقارير الفواتير والتحقق من صحتها في الوقت الفعلي.
- التأكد من أنَّ البرنامج المحاسبي المستخدم، بالإضافة إلى نظام الفوترة فيه، متوافقان مع كافة الشروط المطلوبة، كأن يكون النظام سحابيًّا ومتصلاً بالإنترنت.
- يجب أن يتمتع نظام الفوترة الخاص بالمنشآت بالقدرة على إصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة (XML)، أو (PDF/A-3، متضمنة صيغة XML).
- يجب على الشركات ضمان اتخاذ تدابير أمنية قوية لحماية البيانات المالية الحساسة، كأن تكون الفواتير الإلكترونية مختومة بختم تشفير فريد صادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما يجب أن تحتوي الفاتورة على رمز استجابة سريع QR Code، والذي من شأنه أن يضمن عدم القدرة على تزوير الفواتير أو التلاعب بها.
- يجب على الشركات الامتثال للمواصفات الفنية والتقنية للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (فاتورة).
التأثير
- تعزيز الكفاءة من خلال تبادل البيانات بين منصة فاتورة والبرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- تحسين دقة وموثوقية البيانات المالية.
- تقليل المهام اليدوية والتكاليف المرتبطة بها.
- زيادة الامتثال للوائح الهيئة.
شكل الفاتورة
إذا أردنا عمل مقارنة بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من إصدار الفاتورة الإلكترونية من حيث شكل الفاتورة، فسنجد أنَّ الفواتير في هذه المرحلة تتضمن معلومات إضافية لكلا نوعي الفواتير الإلكترونية:
الفاتورة الضريبية المبسطة
- عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية مبسطة”.
- رقم الفاتورة.
- اسم المتجر أو المنشأة.
- عنوان المتجر أو المنشأة.
- تاريخ الإصدار.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
- البنود، مع ذكر معلومات كل بند، مثل: الكمية، وسعر الوحدة، قيمة الضريبة، مجموع سعر الوحدة مع الضريبة.
- إجمالي سعر البنود في الفاتورة دون القيمة المضافة.
- إجمالي قيمة الضريبة المضافة التي سيتم تطبيقها على الفاتورة.
- إجمالي الفاتورة؛ أي البنود، مضافًا إليها قيمة الضريبة المضافة.
- رمز استجابة سريع QR Code.
وإليك فيما يأتي نموذجًا يوضح الشكل العام للفاتورة الضريبية المبسطة:
الفاتورة الضريبية
- عنوان الفاتورة أو نوعها “فاتورة ضريبية”.
- رقم الفاتورة.
- تاريخ الإصدار.
- معلومات البائع: اسمه، عنوانه، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، رقم السجل التجاري لمنشأته.
- معلومات المشتري: اسمه، عنوانه، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، رقم السجل التجاري لمنشأته (ذلك أنَّ الفاتورة الضريبية هذه تكون بين منشأة ومنشأة في الغالب B2B).
- البنود، مع ذكر معلومات كل بند، مثل: الكمية، وسعر الوحدة، وقيمة الضريبة لكل بند، ونسبة الضريبة لكل بند، وإجمالي سعر الوحدة بدون الضريبة، وإجمالي سعر الوحدة مع الضريبة.
- إجمالي سعر البنود في الفاتورة دون القيمة المضافة.
- إجمالي قيمة الضريبة المضافة التي سيتم تطبيقها على الفاتورة.
- إجمالي الفاتورة؛ أي البنود، مضافًا إليها قيمة الضريبة المضافة.
- رمز استجابة سريع QR Code.
وإليك فيما يأتي نموذجًا يوضح الشكل العام للفاتورة الضريبية:
تعقيدات تكامل برامج الفوترة لدى المنشآت مع منصة الفاتورة الإلكترونية
يتمثل أحد أهم التحديات التي تواجه المكلفين في هذه المرحلة في تعقيدات تكامل برامج الفوترة الخاصة بها مع منصة الفاتورة الإلكترونية. حيث تتطلب هذه العملية إدماج العديد من الأنظمة والتطبيقات المختلفة، بما في ذلك أنظمة المحاسبة، وأنظمة إدارة سلسلة التوريد، وأنظمة إدارة المخزون.
وتشمل بعض التحديات التي تواجه المنشآت في هذه المرحلة ما يلي:
- اختلاف تنسيقات البيانات بين أنظمة الفوترة الخاصة بالمنشآت ومنصة الفاتورة الإلكترونية.
الحاجة إلى تطوير واجهات برمجة التطبيقات (APIs) للتكامل بين الأنظمة المختلفة (مع ملاحظة أنَّ الهيئة قد وفرت للمطورين حُزمة أدوات برمجية لتسهيل هذه العملية، والتي يمكن الوصول إليها من هذا الرابط.
فوائد مرحلة الربط من حيث تبادل البيانات في الوقت الفعلي بين المنشآت والهيئة
من شأن تبادل البيانات في الوقت الفعلي أن يحسن الامتثال الضريبي للمنشآت، وذلك من خلال:
- تمكين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من التحقق من صحة البيانات الضريبية في الوقت الفعلي وذلك لاكتشاف الأخطاء أو حالات حدوث تلاعب في البيانات.
- تمكين الهيئة من تتبع المعاملات التجارية لتحديد أي تعاملات مشبوهة.
- تمكين الهيئة من استخدام البيانات الضريبية المقدمة في الوقت الفعلي لتحديد المنشآت التي قد تكون معرضة لمخاطر ضريبية.
لكن، ما شروط جاهزية أي منشأة للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟
- الاعتماد: عبر اعتماد برنامج محاسبة إلكتروني يوفر نظام فوترة متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة. يجب أن يتمتع هذا النظام بالقدرة على إصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة XML أو 3-PDF/A، مع توفير جميع البيانات المطلوبة. كما يجب أيضًا التأكد من أن البرنامج المحاسبي متوافق مع جميع الشروط المطلوبة ويكون قابلاً للتكامل مع الإنترنت.
- الربط: ربط الفواتير مع منصة “فاتورة”، وهي منصة أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- الالتزام: بقواعد أمن البيانات المعتمدة في المملكة العربية السعودية؛ إذ يجب أن تحتوي الفاتورة على رمز استجابة سريع QR Code، والذي من شأنه أن يضمن عدم القدرة على تزوير الفواتير أو التلاعب بها.
آلية تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة
لن يتم تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية دفعة واحدة، بل على مراحل عدة، وهي كالتالي:
والآن، ماهي خطوات البدء في المرحلة الثانية ؟
وفيما يأتي توضيح لخطوات البدء بتطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في منشأتك:
- إشعار المكلفين: تقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المكلفين بمراحل الربط والتكامل الخاصة بهم.
- الدخول إلى بوابة المكلف.
- الضغط على أيقونة (منصة “فاتورة”).
- الضغط على تهيئة حل الفوترة الإلكترونية.
- إصدار كلمة مرور لمرة واحدة.
- إدخال كلمة المرور مرة واحدة في بوابة التقنيات الخاصة بمنشأتك.
- بداية إصدار الفواتير بعد تهيئة الجهاز، يبدأ المكلف بإصدار الفواتير.
وإليك طريقة الربط مع الهيئة الإلكترونية بأمان لتتمكن من تحقيق الامتثال الكامل وتجنب فقدان الفواتير.
آلية عمل الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية
يتساءل البعض حول الآلية التي تعمل بها المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وسنقدم فيما يلي توضيح بسيط لها مع الفرق بينها:
إليك مقارنة شاملة بين المرحلتين الأولى والثانية للفوترة الإلكترونية
والآن بعد أن تحدثنا عن كلتا المرحلتين، إليك مقارنة بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من إصدار الفاتورة الإلكترونية بشكل أكثر وضوحًا وإيجازًا:
ولتتمكن من التوسع في كل ما يخص الفوترة الإلكترونية، فقد جهزنا لك دليلًا مفصلًا حولها، يمكنك الاطلاع عليه والاستفادة منه (بالنقر هنا).
لكن، لماذا الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية؟
في إطار سعيها إلى تحقيق رؤية المملكة لعام 2030؛ تعتزم الحكومة السعودية التخلص من الفواتير التي تتم كتابتها بخط اليد بصورة تدريجية، وذلك عبر الانتقال إلى بيئة رقمية غير ورقية. ولهذا السبب، سيتم الاعتماد على هذا النظام الجديد للفوترة بالكامل بحلول ذلك الوقت. وفي حين أنَّ هذا السبب وحده يُشكل دافعًا قويًّا لذلك الانتقال، إلا أنَّ الشركات والأفراد والجهات الحكومية على حد سواء، ستجني فوائد إضافية من هذا التحول، نذكر منها:
زيادة الكفاءة والدقة في إنشاء الفواتير
يعمل إدخال بيانات الفواتير المؤتمت على التخلص من الأخطاء اليدوية وحالات التناقض في البيانات المدخلة، مما يقلل بشكل كبير من وقت معالجة الفواتير وتصحيح أخطائها. وتضمن التحديثات في الوقت الفعلي حصول جميع الأطراف على أدق المعلومات وأحدثها، كما تؤدي عملية قبول الفواتير بسرعة إلى تسريع وتيرة استلام الدفعات.
تحسين التدفق النقدي
بفضل إنشاء الفواتير الإلكترونية ومعالجتها وتسليمها إلكترونيًّا، ستقل حالات التأخر في الدفع بصورة كبيرة؛ مما يمكِّن المنشآت من الوصول إلى أموالها بشكل أسرع، ويحسن صحتها المالية. كما ستكون الحسومات التي تطبق على الدفعات المبكرة خيارًا متاحًا، مما يعود بالنفع على دافعي تلك الفواتير (أفرادًا أو منشآت)، ويعزز التدفق النقدي لمستلميها.
خفض التكاليف
يؤدي التخلص من طباعة الفواتير الورقية وإرسالها بالبريد وتخزينها في سجلات مادية إلى وفورات كبيرة في التكاليف؛ إذ تتطلب عملية إصدار الفواتير الإلكترونية جهدًا يدويًّا أقل، مما يقلل من عبء العمل أيضًا والتكاليف المرتبطة بالعملية برمتها؛ بما يُمكِّن المنشآت من تخصيص هذه الموارد في مجالات أخرى من العمل.
تعزيز الشفافية والوفاء بمتطلبات الامتثال
توفر الفواتير الإلكترونية مسارًا واضحًا لعمليات التدقيق الضريبي، إذ تعمل التنسيقات الموحدة وأدوات التحقق من صحة البيانات على ضمان دقة المعلومات واكتمالها؛ فيسهل إعداد التقارير الضريبية في الوقت الفعلي، وتصبح جودة الإدارة المالية أعلى، وتتسارع وتيرة عملية اتخاذ القرارات بناءً على بيانات مالية دقيقة تضمن الامتثال الكامل للوائح الضريبية.
تحسين عملية إدارة البيانات
بخلاف الفواتير الورقية، يتم تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل آمن يمكن الوصول إليه بسهولة، مما يزيل مخاطر فقدان هذه الفواتير أو تلفها. كما تصبح عملية تحليل البيانات أسهل وأكثر كفاءة.
إنشاء قاعدة بيانات مشتركة لعمليات التدقيق
يمكن ربط الفواتير الإلكترونية التي تصدرها المنشآت من منصة فاتورة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من إنشاء قاعدة بيانات مركزية يمكن للجهات الضريبية الوصول إليها، مما يسهل عمليات التدقيق الضريبي ويسرع وتيرتها ويرفع من كفاءتها. كما يعمل الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي على تعزيز الشفافية ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء أو تناقضات.
القضاء على الأنشطة الاحتيالية
لعلَّ هذا هو إحدى أهم الفوائد التي ستجنيها المملكة على المدى الطويل؛ إذ تعمل تنسيقات الفواتير الإلكترونية الموحدة وأدوات التحقق من صحة البيانات على زيادة صعوبة تزوير الفواتير أو التلاعب بها، مما يقلل من مخاطر الاحتيال. كما توفر مسارات التتبع والتدقيق في الوقت الفعلي رؤية وتحكمًا أكبر في المعاملات المالية؛ مما يُحسِّن الشفافية ويردع الأنشطة الاحتيالية ويعزز المنافسة العادلة في السوق.
تقليل وتيرة عمليات التدقيق الضريبي
يؤدي تعزيز الشفافية والإبلاغ الدقيق عن البيانات المالية المرتبطة بالفواتير الإلكترونية إلى زيادة الثقة بين الشركات والسلطات الضريبية. ومع انخفاض مخاطر حدوث أخطاء في الفواتير، تقل الحاجة إلى إجراء عمليات تدقيق ضريبي متكرر.
ويمكنك أن تتتعرف أيضًا على طريقة الاستعداد الصحيح للتدقيق لتكون منشأتك جاهزة لهذا الإجراء.
كيف تمتثل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة للفوترة الإلكترونية؟ إليك الطريقة
وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من المعايير التي يجب على الأشخاص الخاضعين للوائح الفوترة الإلكترونية تطبيقها في المرحلتين لتحقيق الامتثال الكامل، وسنبين لك فيما يأتي كيفية تطبيق تلك المعايير في المرحلتين الأولى والثانية:
الامتثال لمتطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية
يمكنك الامتثال لمتطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية باتباع الخطوات التالية:
- إصدار الفاتورة: عليك إصدار الفواتير الضريبية؛ التي تصدر من منشأة إلى منشأة، أو الفواتير الضريبية المبسطة التي تصدر من منشأة إلى مستهلك عبر نظام إلكتروني، بحيث يجب أن تتضمن جميع الحقول المطلوبة في المرحلة الأولى من الفوترة وهي؛ معلومات البائع والمشتري، والرقم التسلسلي للفاتورة، وتاريخ إصدارها، وعنوانها، وقيمتها شاملة لضريبة القيمة المضافة، على أن يتم تخزينها في النظام بحيث يسهل على الهيئة الوصول إليها في أي وقت.
- أمن وربط المعلومات: لا يوجد إلزام بوجود الختم التشفيري أو دالة التشفير أو رقم التعريف الموحد عالميًا، وإنما يلزم وجود رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفواتير الضريبية المبسطة، ولا يستلزم وجوده في الفواتير الضريبية.
- ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية: احرص على استخدام نظام إلكتروني قادرًا على الاتصال بشبكة الإنترنت، ولا يستلزم اعتماد أو مشاركة الفاتورة مع الهيئة.
- المتطلبات التقنية: احرص على أن يكون النظام المستخدم قادرًا على الاتصال بواجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالهيئة لمشاركة الفواتير معها، كما احرص على اختيار نظام أو برنامج يمنع التلاعب في الفواتير أو حذفها أو تعديلها، أو الوصول إلى بياناته بشكل غير مصرح به، أو إعادة ضبط عداد الفواتير وتغيير تواريخ إصدارها.
- تخزين البيانات: احرص على تخزين البيانات في خادم محلي في المملكة العربية السعودية أو خادم سحابي خارج المملكة، على أن يكون متوافقًا مع متطلبات الهيئة واللوائح الخاصة بالفوترة الإلكترونية وضريبة القيمة المضافة.
الامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية
يمكنك الامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية باتباع الخطوات التالية:
- إصدار الفاتورة: احرص على إصدار الفواتير عبر نظام إلكتروني وبصيغة XML أو أو PDF / A3 متضمنة صيغة XML، على أن تتضمن جميع الحقول المطلوبة في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية وهي؛ قيمة الفاتورة شاملة ضريبة القيمة المضافة، وقيمتها غير شاملة الضريبة، مع تخزينها بطريقة يسهل الوصول إليها من قبل الهيئة.
- أمن وربط المعلومات: احرص على أن تتضمن الفاتورة رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، ودالة التشفير، والختم التشفيري، ورقم التعريف الموحد عالميًا، وتسجيل الجهاز والنظام المستخدم لدى الهيئة، وأن يكون النظام قادرًا على الاتصال بالإنترنت لاعتماد الفواتير الضريبية من الهيئة، ومشاركة الفواتير الضريبية المبسطة معها.
- ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية: احرص على مشاركة الفواتير الضريبية على منصة فاتورة في الوقت الفعلي للاعتماد، ومشاركة الفواتير الضريبية المبسطة مع المنصة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدارها.
- المتطلبات التقنية: تأكد من ربط النظام الإلكتروني مع منصة فاتورة، واستخدام نظام يمنع التلاعب في الفواتير من حيث التعديل أو الحذف أو الوصول إلى البيانات دون تسجيل دخول، أو استخدام كلمة مرور افتراضية، أو إصدار الفواتير بتواريخ غير صحيحة، ويمكنك الاستعانة ب(ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة: دليلك لتجنب المخالفات!) لتتعرف على طريقة الربط الصحيحة مع هيئة الزكاة.
- إرسال الفواتير: يجب أن يكون إرسال الفواتير عبر النظام الإلكتروني إلى منصة فاتورة وفقًا للقوانين التي وضعتها الهيئة.
لكن، كيف يمكن لفوم مساعدتك على الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟
لا بد أن تعلم بأن فوم السحابي المحاسبي ليس مجرد أداة لإصدار الفواتير الإلكترونية، وإنما يعد أحد مزودي الحلول المعتمدين من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، إذ سيساعدك على الانتقال بسلاسة إلى المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لسهولة ربطه مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، ونظرًا لأن فوم الحل الأمثل لتلبية متطلبات الهيئة، فسنعرض لك مميزات هذا البرنامج الرائع التي ستساعدك على تحقيق ذلك:
- إصدار فواتير إلكترونية مطابقة للمتطلبات: يعد برنامج فوم من البرامج المعتمدة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وبالتالي فإن الفواتير الإلكترونية التي يصدرها لك تتماشى مع المعايير التي وضعتها الهيئة للفوترة الإلكترونية، الأمر الذي يضمن قبول تلك الفواتير وعدم رفضها أثناء مراجعتها من قبل الهيئة.
- التكامل مع أنظمة الهيئة: كن جاهزًا لمرحلة الربط والتكامل مع برنامج فوم، إذ يتيح لك التكامل مع أنظمة الهيئة ومنصة فاتورة، مما يضمن سهولة مشاركة الفواتير معها.
- إصدار تقارير مالية شاملة: يساعدك برنامج فوم على إصدار مجموعة منوعة من التقارير المالية الدقيقة؛ كالإيرادات، والدخل، والمصروفات وغيرها، مما يساعدك على تتبع الأداء المالي لشركتك، ويضمن أن تكون الفواتير المرسلة إلى الهيئة عالية الدقة.
- سهولة الوصول بفضل التخزين السحابي: نظرًا لأن فوم من البرامج السحابي، فإنه يتيح الوصول إلى البيانات المالية والفواتير في أي وقت من قبل الهيئة.
- أمن البيانات: يتمتع فوم بخصائص تشفير عالية الأمان، بالإضافة إلى إمكانية عمل نسخ احتياطية من الفواتير والمعاملات المالية، مما يضمن عدم سرقتها أو ضياعها.
- إصدار فواتير تحوي الحقول المطلوبة من الهيئة: يصدر لك برنامج فوم فواتير إلكترونية تتضمن جميع الحقول المطلوبة من قبل الهيئة بما فيها؛ رمز الاستجابة السريعة، والتوقيع الإلكتروني، والأختام التشفيرية وغيرها.
ولمزيد من المعلومات حول الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية اقرأ: دليلك الشامل للتوافق مع الفوترة الإلكترونية في السعودية
ما قد يهمك حول منصة فاتورة هيئة الزكاة والدخل
ءتلعب منصة فاتورة هيئة الزكاة والدخل دوراً مهماً في المرحلة الثانية من تطبيق الفاتورة الإلكترونية، إذ تساعد المنصة في:
- تسهيل الربط الإلكتروني: الربط بين الأنظمة المختلفة لضمان التكامل.
- مراقبة الامتثال: متابعة الامتثال الكامل للشركات للمتطلبات والمعايير.
- توفير الدعم: تقديم الدعم اللازم للشركات لضمان تنفيذ النظام بشكل صحيح.
استخدام المنصة
يمكن للشركات استخدام منصة فاتورة هيئة الزكاة والدخل لتسجيل الفواتير الإلكترونية والتحقق من صحتها وضمان الامتثال الكامل. وتشمل عملية الاستخدام:
- التسجيل: تسجيل الشركة في المنصة.
- الربط: الربط الإلكتروني للفواتير بالنظام.
المراقبة: متابعة حالة الفواتير وضمان التوافق مع المعايير.
اعتماد الفواتير الإلكترونية في منشأتك: دليل خطوة بخطوة
تتطلب مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية التخطيط والتنفيذ الدقيق؛ فيما يلي دليل خطوة بخطوة لتنفيذ هذه العملية:
اختيار مزود معتمد لحلول الفوترة الإلكترونية
- ابحث في الحلول المختلفة وقارن بينها: ضع في اعتبارك عوامل مثل الميزات والتسعير، واختر حلًّا سهل الاستخدام ومعتمدًا من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- اختر حلًّا آمنًا: اختر مزودًا يتمتع ببروتوكولات أمان قوية لحماية معلوماتك المالية الحساسة.
- ضع قابلية التوسع بعين الاعتبار: اختر حلًّا يمكنه تلبية احتياجاتك المستقبلية.
ويمكنك الاطلاع على: برنامج فاتورة إلكترونية لمعرفة المزايا التي يقدمها لك.
إدماج نظام الفوترة مع أنظمتك الحالية
- راجع مسارات عملك: حدد المجالات التي يمكن أن يؤدي فيها إدماج الفاتورة الإلكترونية إلى تبسيط المهام.
- تعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك: تعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لضمان التكامل السلس والآمن لحل الفاتورة الإلكترونية مع أنظمتك الحالية.
- تأكد من توافق البيانات: تأكد من توافق تنسيقات البيانات بين أنظمتك وحل الفاتورة الإلكترونية الذي اخترته.
- اختبر النظام الذي اخترته: قم بإجراء اختبار شامل لنظام الفوترة لاكتشاف ومعالجة أي مشكلات محتملة قبل التنفيذ الكامل.
تدريب الموظفين على العملية الجديدة
- قم بإنشاء مواد تدريب واضحة ومختصرة تغطي جميع جوانب العملية الجديدة لإصدار الفواتير.
- نظِّم جلسات تدريبية تفاعلية لجميع الموظفين المشاركين في عملية إصدار الفواتير.
- قم بإنشاء موارد وقنوات دعم للإجابة عن أسئلة الموظفين خلال هذه المرحلة الانتقالية.
كيف يساعدك فوم في الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
إليك فيما يأتي كيف يمكن لبرنامج فوم المحاسبي السحابي مساعدتك في الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
تسهيل عملية التقديم
أصبح بإمكان جميع المكلفين تقديم فواتيرهم بكل سهولة ويسر إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال النظام المحاسبي.
تقديم الفواتير بسلاسة
يمكن لعملائنا الآن تقديم الفواتير بكل سهولة، سواء كانت فواتير ضريبية أو فواتير ضريبية مبسطة، بسلاسة ويسر مباشرة من خلال برنامج ڤوم المحاسبي المتكامل.
سهولة التعامل مع الإشعار الدائن والمدين
يمكن للمستخدم عبر ڤوم من استخدام إشعارات الدائن والمدين بسهولة وسلاسة، وذلك لفواتيرهم. يتم إرسال هذه الإشعارات إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وفقًا لمتطلباتها، مما يضمن الشفافية الكاملة والدقة.
دعم فوري في حالة عدم الإرسال
نحن نتعامل مع مشكلات الإرسال بأسرع وقت ممكن، حيث يتيح برنامجنا المحاسبي ڤوم عملية إعادة إرسال الفواتير تلقائيًا في حالة عدم الإرسال.
تبسيط العمليات
تعمل منصة ڤوم المحاسبية بشكل أساسي على تبسيط التعامل مع جميع الإعدادات، خاصةً بالفواتير الإلكترونية، مما يوفر للعملاء سهولة الاستخدام وضمان الامتثال وفقًا لمتطلبات “زاتكا”.
نحن هنا لنساعدك في تحقيق خطوة خالية من الإشكالات ومليئة بالنجاح. تواصل معنا اليوم وسنقوم بتسهيل متطلبات الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية لمنشأتك، واستفد من الفوائد العظيمة التي تقدمها المرحلة الثانية “مرحلة الربط والتكامل” مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
كيف يساعدك فوم على تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة؟
لأنَّ ﭬوم برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فأنت تستطيع من خلاله إصدار فواتير إلكترونية معتمدة من قبل الهيئة، ومطابقة للشروط والمواصفات التي حددتها لك. إليكَ طريقة القيام بذلك:
- سجل دخولك إلى ڤوم، وبعدها حدد نوع الفاتورة المقصودة، سواء كانت فاتورة ضريبية أم فاتورة ضريبية مبسطة.
- إذا ما افترضنا مثلاً أنَّها فاتورة ضريبية؛ اضغط على خيار “فواتير المبيعات” من قائمة “المبيعات”، ليتم تحويلك إلى الصفحة التالية، ثم اضغط على خيار إضافة (+)، كما يظهر لكَ في الصورة أدناه:
- بعدها مباشرة سيجري تحويلك إلى صفحة مفصلة تضع فيها جميع المعلومات التي يجب توفرها في الفاتورة.
- والآن نصل إلى المرحلة الأخيرة، وهي حفظ الفاتورة وإرسالها.
ويمكنك التعرف أكثر على طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية عبر قراءة: تعرف على طريقة عمل فاتورة إلكترونية سليمة في السعودية
أسئلة شائعة حول مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية
ما هي أنواع الفواتير الإلكترونية في المملكة؟
يوجد نوعان من أنواع الفواتير الإلكترونية، وهما الفاتورة الضريبية المبسطة (من منشأة إلى مستهلك B2C)، والفاتورة الضريبية القياسية (من منشأة إلى منشأة B2B).
كيف يمكن للمكلف التحقق من أنَّ نظام الفوترة الإلكتروني الخاص به قد تم ربطه بنجاح؟
بعد اكتمال إجراء تهيئة الوحدة/الجهاز الخاص بالمكلف، سيتم إشعار المكلف بنجاح عملية الربط، كما يمكن للمكلف زيارة منصة فاتورة لاستعراض قائمة الوحدات والأجهزة المرتبطة.
هل يجب على المكلفين الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تنطبق عليهم المرحلة الثانية؟
نعم، يجب على المكلفين الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تاريخ الإلزام بحسب الفئات المستهدفة التي ستعلن عنها الهيئة، حيث سيتم إشعار المكلفين بالبدء في اتباع متطلبات المرحلة الثانية من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية.
ما هي العناصر التي يجب توفرها في الفاتورة الضريبية المبسطة عند مسح رمز الاستجابة السريعة (QR Code)؟
عند مسح رمز الاستجابة السريعة على الفاتورة الضريبية المبسطة، يجب أن تظهر العناصر التالية كحد أدنى:
- اسم المورد.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمورِّد.
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة أو الإشعار.
- القيمة الإجمالية للفاتورة أو الإشعار (مع ضريبة القيمة المضافة).
- إجمالي ضريبة القيمة المضافة.
ويمكنك معرفة المزيد حول كل ما يخص رمز الاستجابة السريع عبر قراءة: قارئ الاستجابة السريعة: كل ما تحتاجه لمعرفة معلومات الفاتورة الإلكترونية
هل يمكن للمكلفين في المرحلة الثانية أن يستخدموا نظام الفوترة الإلكترونية نفسه الذي تم استخدامه في المرحلة الأولى؟
نعم، يمكن للمكلفين استخدام نفس نظام الفوترة الإلكترونية الذي تم استخدامه للمرحلة الأولى، وذلك من خلال تحديث حل الفوترة الإلكترونية ليكون متوافقًا مع متطلبات المرحلة الثانية.
كيف أقوم بتفعيل الفوترة الإلكترونية في برنامج فوم؟
إذا كنتَ تخضع لضريبة القيمة المضافة، فيجب اتباع الخطوات التالية:
- قم بالانتقال إلى “الإعدادات”، ثم انتقل إلى صفحة “الإعدادات العامة”.
- بعد ذلك، قم بتفعيل الخيار الخاص بالخضوع لضريبة القيمة المضافة، واحفظ الإعدادات.
- والآن عند إضافة أي فاتورة جديدة، سيطلب منك النظام تحديد ما إذا كانت الفاتورة مبسطة أم ضريبية، ويطلب منك إدخال البيانات المطلوبة ضمن حملة العميل، وتاريخ التوريد ووقته.
المرحلة الثانية سيتم تطبيقها على دفعات، فكيف أعرف تاريخ تطبيقها على منشأتي؟
الأمر بسيط هنا؛ إذ سترسل الهيئة إشعارات للفئات المستهدفة في كل مرحلة قبل التاريخ المحدد لتطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية بستة أشهر على الأقل. مع العلم أنَّه لا يُطلب من الشخص الخاضع للضريبة تطبيق متطلبات المرحلة الثانية، إلى أن تُخطره هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتاريخ تطبيق الربط الموجه له، والذي فيه يجب عليه البدء باتباع متطلبات المرحلة الثانية.
ما هو تاريخ إصدار الفاتورة الذي يجب استخدامه في حال دخلت الفاتورة في عملية الموافقة التي قد تستغرق أسبوعين بعد إنشائها؟
يجب أن يكون تاريخ إصدار الفاتورة هو التاريخ الذي يتم فيه إنشاء فاتورة الضرائب النهائية، وإذا كانت هناك عمليات داخلية للموافقات، فيمكن التفكير في معاملة الفاتورة على أنَّها نهائية فقط بمجرد الحصول على جميع الموافقات الداخلية، ثم تقديم الفاتورة النهائية إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كما يجب ملاحظة أنَّه يمكن إصدار الفواتير الضريبية في غضون 15 يومًا من الشهر التالي للشهر الذي يتم فيه التوريد.
ومع ذلك، بالنسبة للفواتير الضريبية المبسطة، يجب أن يبلغ الأشخاص الخاضعين للضريبة عنها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في غضون 24 ساعة من إنشائها.
ما الذي ينبغي فعله بالنسبة للفواتير الضريبية إذا فشل الاعتماد قبل إصدار الفاتورة للمشتري؟
في حالة الفواتير الضريبية، (تكون الاستجابة هي 400 خطأ) في حالة فشل الاعتماد. وهنا يجب على الخاضع للضريبة تقديم فاتورة أخرى للاعتماد بعد تصحيح الأخطاء، مع ملاحظة أنَّه يجب أن يكون لكل مستند قيمة تجزئة، وقيمة مضادة خاصة بها، ولا يجوز تغيير أو تحديث قيمة المستند المرفوض والقيمة المضادة.
ما هي العقوبات المحتملة في حال عدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟
يمكن أن تفرض عليك هيئة الزكاة والضريبة والجمارك غرامات أو عقوبات في حال عدم امتثالك للمتطلبات الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية، خاصة فيما يتعلق بإصدار الفواتير إلكترونيًا وضمن التنسيق المطلوب، ولتتعرف أكثر على تلك الغرامات، اقرأ: هل تعرف كم تبلغ قيمة غرامة الفاتورة الإلكترونية؟ ستتفاجأ بالأرقام
هل يقدم برنامج ڤوم تحديثات دورية لمواكبة متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
نعم بالتأكيد، يوفر لك فوم تحديثات دورية فيما يتعلق بالتغيرات على المعايير التي تضعها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية، مما يضمن توافقك مع أحدث متطلباتها، كما أن الدعم الفني للبرنامج يساعدك على تطبيق تلك التحديثات بسهولة وسلاسة في منشأتك.
في الختام
والآن بعد أن قدمنا لك مقارنة بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من إصدار الفاتورة الإلكترونية؛ هل ما زلت مرتبكًا بشأن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
لا تفكر في الأمر حتى؛ فقد جهزت فوم للمحاسبين ورواد الأعمال برنامج محاسبة سحابيّ مُعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، يمكِّنهم من القيام بإعداد فواتير إلكترونية تلتزم بجميع متطلبات الهيئة لكلتا المرحلتين بطريقة سهلة في أي وقت، ومن أي مكان. فلا تتردد باستكشافه، جربه الآن، واحصل على خصم 90٪ لمدة 6 أشهر، دون أي تكاليف تُذكر.
